Die Einkaufsfunktion

Dieser Artikel bietet einen umfassenden Überblick über die Einkaufsfunktion in der Materialwirtschaft.

Einkaufsfunktion:

Die Einkaufsfunktion war früher Teil der Produktionsfunktion und hatte in der Organisation nur einen sehr geringen Stellenwert.

In den letzten Jahrzehnten hat die Einkaufstätigkeit jedoch durch die Anerkennung ihres Beitrags zum Erfolg eines Unternehmens an Bedeutung gewonnen und wird nun als eigenständige Funktion anerkannt.

1. Es ist interessant, die enormen Auswirkungen zu berücksichtigen, die ein effizienter Einkauf (oder Einkauf, wie er oft genannt wird) auf die Kosten einer Organisation hat. Durch rationellen Einkauf kann der Einkauf sofort Gewinn erwirtschaften.

Die enorme Verantwortung, die den Einkaufsbeteiligten zukommt, ist daher deutlich sichtbar. Dies ist auf die zunehmende Größe von Organisationen, die zunehmende Komplexität von Materialien und Komponenten sowie den extremen Wettbewerb auf dem modernen Markt zurückzuführen.

2. Die Einkaufsfunktion unterscheidet sich von den meisten anderen darin, dass diejenigen, die diese Arbeit ausführen, weitgehend an ihre eigene Industrie gebunden sind. Es gibt jedoch viele Aktivitäten innerhalb der Einkaufsfunktion, die in vielen Branchen und anderen Unternehmenstypen üblich sind.

Allgemeine Einkaufsaktivitäten:

In den meisten Branchen sind folgende Aktivitäten üblich:

(a) Alle Käufer müssen über umfassende Kenntnisse der Märkte verfügen, auf denen sie ihre Einkäufe tätigen müssen, unabhängig davon, ob es sich um Rohstoffe, hergestellte Komponenten oder wie im Groß- und Einzelhandel mit Fertigwaren handelt. Das Wissen wird sich auf die Leistung der Lieferanten in Bezug auf Zuverlässigkeit und Lieferperformance erstrecken.

(b) In den meisten Fertigungsindustrien müssen Käufer eng mit der Produktionsabteilung interagieren, um ihre genauen Anforderungen zu ermitteln. Im Einzelhandelsverkauf spielt der Käufer eine Schlüsselrolle für den Erfolg des Unternehmens, indem er das Verhalten und die Einstellung des Verbrauchers sowie dessen Geschmack und Nachfrage genau beobachten muss.

(c) Obwohl die Bestandskontrolle zwar in direkter Verantwortung des Beschaffungsbeauftragten liegen kann oder nicht, ist er in erster Linie dafür verantwortlich, dass ausreichend Material- oder Komponentenvorräte zur Verfügung stehen, um die Kontinuität der Produktion oder des Verkaufs aufrechtzuerhalten. Der Käufer kann dies durch Verträge mit Lieferanten für regelmäßige Lieferungen oder durch Aufstockung von Beständen nach Bedarf tun.

Erstere hält ein Minimum an Kapital im Lager, aber es besteht immer das Risiko, dass Lieferanten die Lieferverpflichtungen nicht einhalten. Die Zulieferer wiederum versuchen sicherzustellen, dass Materialien oder Komponenten leicht verfügbar sind.

(d) In den meisten Organisationen ist die Einkaufsabteilung für die Aushandlung von Einkaufspreisen und Kreditbedingungen verantwortlich.

(e) Der Einkauf ist im Allgemeinen auch dafür verantwortlich, dass die bestellte und in Rechnung gestellte Ware tatsächlich empfangen wird und dass der berechnete Preis den angegebenen Preisen entspricht. Um das Risiko zu minimieren, sind notwendige Kontrollen von Personen durchzuführen, die nicht direkt an der Erteilung der Bestellungen beteiligt sind.

(f) Der Einkauf überwacht ständig die erwarteten Lieferungen, um sicherzustellen, dass die Lieferanten ihren Verpflichtungen hinsichtlich Qualität und Lieferterminen nachkommen.

(g) Der Einkauf wird den Markt ständig untersuchen

(i) nach besseren Produkten, Preisen, Bedingungen oder Lieferungen zu suchen;

(ii) alternative Lieferanten zu ermitteln, um die Kontinuität der Lieferungen sicherzustellen, falls die Hauptquelle aus irgendeinem Grund plötzlich ausfällt.

Einkaufsbeziehungen mit anderen Funktionen:

1. Die Einkaufsabteilung hat wahrscheinlich direkte Beziehungen zu mehr funktionalen Abteilungen in der gesamten Organisation als jede andere Abteilung.

2. Seine hauptsächliche Beziehung zu produzierenden und ähnlichen Industrieunternehmen bezieht sich auf die drei Aspekte Produktionstechnik, Produktionsplanung und Produktionssteuerung. Es dient der Produktionstechnik durch Beratung zu Verfügbarkeit und Kosten von Ausrüstung und Material.

Die Einkaufsabteilung verfügt durch ständige Untersuchungen aller geeigneten Bezugsquellen über ein breites Wissen und Erfahrung, um sie in diesen wichtigen Fragen zu beraten. Ein ähnlicher Service wird für die Produktionsplanung angeboten, bei dem Informationen über die Verfügbarkeit und Kontinuität der Lieferungen wichtig sind, damit die Produktion effektiv geplant werden kann.

Ebenso profitiert die Produktionssteuerung von den Aktivitäten der Einkaufsabteilung, da diese Abteilung die Überwachung der Lieferperformance von Lieferanten und die Suche nach alternativen Bezugsquellen anstrebt, wenn es zu Verzögerungen oder Ausfällen der Hauptlieferquellen kommt oder in naher Zukunft wahrscheinlich ist.

3. Die Einkaufsabteilung hat auch einen direkten Bezug zur Marketingfunktion. Dies liegt daran, dass die Bemerkungen und Reklamationen der Kunden, insbesondere in Bezug auf die Materialqualität, einen direkten Einfluss darauf haben, was gekauft wird und manchmal wo.

4. Der Einkauf hat auch sehr viel mit Finanzen zu tun: Die Einkaufsabteilung ist in jeder Organisation ein großer Spender. Ihre Verbindung mit der Buchhaltung ist daher offensichtlich. Kreditbedingungen in Bezug auf Zahlungszeiten und Skonti sind ebenso wichtig wie die tatsächlichen Einkaufspreise.

Ein korrektes Timing der Käufe kann sich wiederum positiv auf das Betriebskapital auswirken. Wenn zum Beispiel die Kreditbedingungen am Ende des Monats nach der Lieferung zur Überweisung bestimmt sind, erlauben Bestellungen für die Lieferung in der ersten Woche eines Monats eine Gutschrift von zwei Monaten, bevor die Zahlung fällig wird.

Viele dieser Geräte werden auch von der Einkaufsabteilung verwendet, um den finanziellen Aspekt der Organisation zu nutzen, und zwar sehr oft. Beispielsweise kann der Käufer in der Lage sein, ein gutes Geschäft für die Organisation zu erzielen, und ein effizienter Einkaufsbeauftragter ist stets aufmerksam und aufmerksam ist in der Lage, solche günstigen Angebote zu nutzen.

Auf der anderen Seite muss in diesem Zusammenhang immer Vorsicht walten, da die Lagerkosten die durch günstige Preise erzielten Einsparungen leicht auffangen können.

Einkaufspolitik:

Wie bei anderen Funktionen muss eine klare Einkaufspolitik festgelegt werden. Dies ist natürlich letztlich die Aufgabe des Top-Managements, aber der Einkaufsbeauftragte wird in dieser Angelegenheit viele Ratschläge geben können:

1. Vielleicht ist der erste zu berücksichtigende Aspekt der Einkaufspolitik der Umfang der zu tragenden Bestände. Das normale Lieferverhalten der Lieferanten kann dies bestimmen. Wenn die Lieferungen im Allgemeinen konstant sind, kann man sich auf einen fortlaufenden Erhalt der bestellten Waren verlassen, aber wenn sie unberechenbar sind, kann es ratsamer sein, einen Bestand anzulegen, um einen regelmäßigen Input in die Produktion sicherzustellen.

Lagerkosten, Mengenrabatte, die möglichen finanziellen Auswirkungen von Produktionsausfällen sowie die Anfälligkeit für Verschlechterung und Diebstahl werden bei dieser Entscheidung eine Rolle spielen.

2. Zweitens unterliegen bestimmte Rohstoffe starken Preisschwankungen. Es kann daher sowohl rational als auch rentabel sein, große Mengen zu erwerben, wenn diese zu niedrigen Preisen verfügbar sind. Dies hat zwei Vorteile. Erstens profitiert die Produktionsabteilung von günstigeren Betriebsmitteln, die zu niedrigeren Verkaufspreisen führen werden.

Dies gibt den Endprodukten einen wettbewerbsfähigen Preisvorteil. Alternativ können die niedrigeren Kosten die Möglichkeit bieten, höhere Gewinne zu erzielen, wenn ein Markt für das Produkt des Unternehmens besteht. Zweitens: Wenn die Rohstoffpreise steigen, kann die Organisation ihre Überschussbestände gewinnbringend veräußern und dadurch einen Gewinn erzielen, indem sie die Bestände hält.

3. Drittens: Der Abschluss kurz- oder langfristiger Verträge über den Einkauf von Materialien ist Bestandteil der Einkaufspolitik oder die Markteinführung, wenn tatsächlich Material benötigt wird. Wenn die Preise im Allgemeinen steigen oder wenn die Versorgung schwierig oder unsicher ist, ist eine solche Praxis attraktiv.

Andererseits kann die Festschreibung eines Lieferanten zu festen Preisen schädlich sein, wenn die Preise plötzlich fallen oder die Lieferungen des Auftragnehmers aus irgendeinem Grund versagen.

Ziele eines effizienten Einkaufs:

Die Ziele eines effizienten Einkaufs können in den "sieben Rechten" dargelegt werden, die zum Kauf ausgedrückt werden können:

ein. die RECHTE Ware

b. zum RECHTEN Preis

c. in der richtigen Menge

d. der RECHTEN Qualität

e. Zur richtigen Zeit

f. An den RECHTEN Ort geliefert

G. auf der rechten Seite

Diese sieben Aspekte des effizienten Einkaufs sind selbsterklärend und gehen in alle Kaufvorgänge ein.

Lagerverwaltung:

1. Die Frage, ob Vorräte an Materialien und Komponenten in die Zuständigkeit der Einkaufsfunktion fallen, kann nicht allgemein beantwortet werden. Einige Unternehmen haben solche Vorräte unter der Kontrolle der Produktion, da die physische Verfügbarkeit dieser Artikel Teil der Produktionsfunktion ist.

Andere sagen, da die Einkaufsabteilung für die Beschaffung zuständig ist, liegt es in der Verantwortung dieser Abteilung, die Lagerbestände zu kontrollieren und abzurechnen. Viele andere glauben, dass Lagerung und Lagerkontrolle eine Abteilung sein sollten, zumal der finanzielle Wert der gehaltenen Aktien normalerweise sehr hoch ist.

2. Diese drei Gesichtspunkte sind nur dann wirklich relevant, wenn Operationen an einem Standort oder an einer sehr kleinen Anzahl von nahe gelegenen Standorten durchgeführt werden, und beziehen sich im Wesentlichen auf Fertigungsaktivitäten. Andere Industrien und Tätigkeiten, wie beispielsweise der Hochbau, bei dem Arbeiten an Standorten durchgeführt werden, haben die Frage beantwortet. So muss zum Beispiel jede Baustelle und jede Tiefbaustelle notwendigerweise Materialien und Komponenten zur Verfügung haben, die der direkten Kontrolle des Bauleiters (unter welchem ​​Namen auch immer) bekannt ist.

3. Die Hauptziele der Vorratshaltung und der Lagerkontrolle sind die Sicherstellung eines angemessenen Flusses von Materialien und Komponenten, die für den Betrieb der Organisation erforderlich sind, um Mindestvorräte an die betrieblichen Anforderungen anzupassen, um die physische Beschaffenheit und Sicherheit der Vorräte sicherzustellen und die Lagerbestände zu verringern Möglichkeiten von Betrug und Diebstahl so weit wie möglich.

Die zur Verwirklichung dieser Ziele erforderlichen Verfahren variieren je nach Art der Filialen, ihrer physischen Veranlagung und den Nutzungsraten.

4. Schließlich scheint es nicht üblich zu sein, die Wörter Aktien und Geschäfte allgemein zu gebrauchen, und sie werden meistens in demselben Sinne verwendet.