Office System: Bedarf, Wichtigkeit, Planung und Vorteile

In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die Anforderungen, Merkmale, Wichtigkeit, Planung, Vor- und Nachteile des Bürosystems.

Notwendigkeit für das System in einem Büro:

Jedes Büro ist auf ein Ziel ausgerichtet. Um dies zu erreichen, müssen bei jedem Schritt eine Reihe von Aufgaben ausgeführt werden.

Dies stellt eine große Anforderung an das Management, da das Unternehmen mit zunehmender Expansion einem harten Wettbewerb ausgesetzt ist.

Falls bei der Ausführung einer Aufgabe ein Fehler begangen wird, weil ein System fehlt, wird es zu einer kostspieligen Angelegenheit, die Aufgabe zu korrigieren, in Ordnung zu bringen und erneut voranzutreiben.

In einfachen Worten, wenn ein System eingerichtet ist und im Laufe der Zeit, wenn alle im Büro dem System folgen, wird dies zu einem Verfahren des Büros. „Büroabläufe sind somit eine Reihe von Schritten, die erforderlich sind, um eine bestimmte Arbeit im Büro gemäß den Bürosystemen zu erledigen.“ Beispielsweise ist die Einstellung des Büropersonals auf der Grundlage eines geplanten Systems durchzuführen.

Eigenschaften von Office System:

Dies sind die folgenden Merkmale eines guten Bürosystems:

1. Office-Systeme sind zusammenhängende Teile, die in einer Sequenz arbeiten, und es sind keine isolierten Aktionen.

2. Bürosysteme befassen sich mit der Arbeitsweise im Büro.

3. Sie zielen darauf ab, das Ziel eines Unternehmens zu erreichen.

4. Sie befassen sich mit dem Ort und der Zeit der Ausführung der Arbeit im Büro oder in einem Teil des Unternehmens.

Bedeutung von Office System:

1. Wenn das Büropersonal ausreichend gekürzt werden muss, ist ein gutes Bürosystem unerlässlich.

2. Der von einem Mitarbeiter verursachte häufige Fehler kann bei ordnungsgemäßem System und im Büro weitgehend reduziert werden.

3. Frustration, Verzögerungen und Blockaden der Büroarbeit werden reduziert, wenn ein gutes Bürosystem vorhanden ist.

4. Um eine ordnungsgemäße Koordinierung, Kontrolle und Überwachung in einem Büro sicherzustellen, ist ein sehr gutes Bürosystem erforderlich.

5. Da im System eine Methode enthalten ist, kann ein Job schneller ausgeführt werden, da das Personal im Büro das System kennt und befolgt.

6. Eine Einsparung von Arbeit und Overhead wird erzielt, wenn ein ordnungsgemäßes System eingerichtet wird.

Planung oder Entwurf eines Office-Systems:

Es ist die Aufgabe des Top-Managements, sich zu engagieren und die Verantwortung zu teilen, Begeisterung und Eifer für die Gestaltung eines Bürosystems zu zeigen. Wie bei jeder anderen Aktivität muss ein System ordnungsgemäß geplant und sorgfältig entworfen werden. Ein von der Geschäftsführung geplantes, entworfenes und genehmigtes System, das in einer Organisation eingeführt wird, führt zwangsläufig zu einem reibungslosen Funktionieren eines Büros und zu einem guten Ergebnis.

Organisation für Systementwurf:

Ein System kann auf eine der folgenden Arten erstellt, festgelegt oder formuliert werden:

1. Externe Berater: Diese Berater können zu einer besonderen Besichtigung des Amtes aufgefordert werden, um ein System und Verfahren zu erstellen, mit denen die Beratung eingeleitet wird.

2. Das Top-Management ernennt ein Systemkomitee, das jeden Aspekt des Systems berücksichtigt und geeignete Vorschläge macht.

3. Eine eigene Abteilung oder Abteilung, bestehend aus der Systemanalyse, wird erstellt, um ein System zu entwickeln und bestimmte Methoden und Verfahren vorzuschlagen.

4. Wenn ein Büro sehr klein ist, erhält der Büroleiter die Aufgabe der Systemanalyse und der Vorschläge für seine Institution.

Schritte zur Planung von Systemen:

Die Arbeit der Planung des Systems kann unterteilt werden in:

1. Festlegung von Zielen und Richtlinien:

Es ist eine grundlegende Notwendigkeit eines Systems. Es ist die Aufgabe des Top-Managements.

Einige der wichtigsten Aspekte bei der Festlegung der Ziele sind:

(i) Welche Informationen sind an wen zu übermitteln?

(ii) Gibt es Gründe, die derzeitigen Kosten zu senken?

(iii) Wie groß ist der Wettbewerb, in dem das System etabliert ist?

(iv) Wie sollte die Mechanisierung aussehen?

(v) Wie hoch würde der Prozentsatz sein, wenn das System eingerichtet ist, und wie hoch wäre das Wachstum des Systems?

2. Definieren der Begrenzung der Systeme:

Dies wird auch als "weiß, was das System ist" bekannt. Sobald die Grenzen bekannt sind, wird es leicht, das System zu bedienen. Sobald die Ziele festgelegt sind, sind die Grenzen oder der Rahmen leicht zu entwerfen, und dann könnten eine Reihe von Prinzipien und Richtlinien in den Rahmen eingefügt werden, damit das System eine konkrete Form annimmt.

3. Erhebung von Daten:

Um die Daten zu sammeln, muss eine Methode angewendet werden. Unrelevante, unzureichende oder verschwenderisch erhobene Daten dienen nicht zur Bildung oder Formulierung eines Systems. Hier müssen nur diejenigen Daten gesammelt oder gesammelt werden, die für das System nützlich sind.

Zum Zeitpunkt der Erhebung der Daten sind folgende Punkte zu beachten:

(i) Die Art der gesammelten Daten

(ii) Die Quelle, aus der die Daten gesammelt werden

(iii) Der Zeitpunkt, zu dem die Daten erfasst werden

(iv) Der Ansatz, der bei der Erhebung der Daten anzuwenden ist.

Quellen der Datenerhebung:

1. Organisationshandbücher und -diagramme:

Organigramme und Handbücher enthalten auch einige skizzenhafte Details. Wenn sie jedoch in Organisationshandbüchern verwendet werden, geben sie an, wie die Aktivitäten gruppiert werden und welche Maßnahmen bei jedem Schritt zu ergreifen sind, damit die Aufgaben erledigt werden. Es ist sehr wichtig, eine Liste der durchzuführenden Aufgaben zu erstellen, da dadurch die durchgeführte Arbeit identifiziert wird, von wo aus sie erledigt wird und ob Doppelarbeit usw. besteht.

2. Informationsfluss und System:

Alle relevanten Dateien sollten verwendet werden, um Daten über das Informationssystem zu extrahieren. Sie geben Aufschluss über die Art der Arbeitsleistung - sowohl die Vergangenheit als auch die Strömung. Außerdem zeigen sie Präferenzen der verschiedenen Manager an.

3. Hersteller von Geschäftsmaschinen:

Einige Hersteller von Geschäftsmaschinen können beim Systemdesign helfen. Obwohl dies in industriell fortgeschrittenen Ländern üblich ist, ist es in unserem Land ziemlich ungewöhnlich, vielleicht mit Ausnahme von Computern, Vervielfältigungsmaschinen und Xerox-Maschinen. Gespräche mit Vorgesetzten, Vorgesetzten und operativen Mitarbeitern helfen.

Die an einem Prozess beteiligten Personen können die besten Daten für den Entwurf des Systems liefern. Sie sind in der Lage, Antworten auf viele unbeantwortete Fragen zu geben. Daher wäre es ratsam, Vorgesetzte und Mitarbeiter erst gegen Ende der Datenerhebung zu befragen, da dann die Fragen, auf die die Antworten gesucht werden, bekannt sind.

4. Beobachtung der Arbeit:

Die Beobachtung der Arbeit ist zuverlässig und sollte immer verwendet werden. Die Zuverlässigkeit der Daten, die bereits aus anderen Quellen erfasst wurden, kann mit seiner Hilfe überprüft werden. Eine ordnungsgemäße Beobachtung erfordert jedoch eine angemessene Schulung des Beobachters.

5. Studieren von Abrechnungsdaten:

Die Rechnungslegungsdaten geben Aufschluss über die Kosten- und Finanzkontrollkontrolle sowie über die Systeme und Methoden ihrer Funktionsweise. Es ist wahrscheinlich, dass in einigen Fällen ein unvollständiges, teilweises oder abgelehntes Buchführungssystem funktioniert, das sogar dazu beitragen kann, einige der Probleme beim Systemdesign zu lösen.

Systemvoraussetzungen einrichten:

Die bereits beschriebenen Schritte für das Systemdesign bilden die Grundlage, auf der die Systemräume errichtet werden sollen. Die gesammelten Informationen über die derzeitigen Verfahren und das System liefern Fakten über die Qualität und Quantität der bereits geleisteten Arbeit. Nun muss ein System entworfen werden, das die Tatsachen berücksichtigen muss, die für die künftigen Aufbaumöglichkeiten des Systems unabdingbar sind.

Mit anderen Worten, das System sollte eine eingebaute Flexibilität aufweisen. Obwohl kein Teil eines Systems über einen bestimmten Zeitraum gleich bleiben kann, müssen wir aus praktischen Gründen von einem statischen Konzept ausgehen, um ein System zu entwerfen. Wenn sich der Zustand über einen bestimmten Zeitraum ändert, kann das System geändert werden.

Implementierung des Systems:

Sobald die Systeme geplant sind, müssen sie den Mitarbeitern auf allen Ebenen mitgeteilt werden. Viele Zeitsysteme deuten auf Änderungen in der bestehenden Arbeitsweise hin und verstärken die Mechanisierung. Daher könnte es erforderlich sein, Mitarbeiter über neue Arbeitsmethoden zu schulen oder zu schulen oder neue Maschinen zu kaufen und die Ausbildung oder Einstellung von Mitarbeitern für den Betrieb dieser Maschinen zu veranlassen. Ein System kann nur dann ordnungsgemäß entworfen oder implementiert werden, wenn eine Systemintegration vorliegt.

Vorteile von Office System:

1. Befreiung der Verwaltung:

Der einzige Vorteil ist von größter Bedeutung. Bei einem guten System kann der Chef das tun, was nur er tun muss. Er kann planen, wünschenswerte Maßnahmen einleiten, das Ergebnis dieser Maßnahmen prüfen, die Leistung bewerten, Verbesserungen vornehmen und mit Zuversicht delegieren, vorausgesetzt, er verwendet das System für alles Mögliche die Arbeit, die nicht seine Aufmerksamkeit erfordert.

2. Vermeidung von Verspätungen und Engpässen:

Ein gutes System sorgt für einen reibungslosen Büroablauf und somit werden Verzögerungen und Engpässe vermieden. Die Arbeit verläuft reibungslos.

3. Beseitigung des Fehlers:

Da ein System auf einer ordnungsgemäßen Analyse basiert, werden Fehlerwahrscheinlichkeiten eliminiert oder zumindest minimiert. Dies trägt weiter zur Effizienz der Maschine bei.

4. Bessere Geschwindigkeit:

Ein schneller Versand der Arbeit ist möglich, da ein System auf der angewandten Arbeitsmethode basiert und nicht auf bloßen Launen und Fantasien eines einzelnen Arbeiters oder eines Managers.

5. Schulung des Personals:

Office-System verbessert die Ausbildung des Personals und damit die Effizienz der Mitarbeiter im Büro. Einige gut ausgebildete Arbeiter sind besser als eine Armee von nicht ausgebildeten Arbeitern.

6. Bessere Kontrolle:

Das System gewährleistet eine bessere Kontrolle der Arbeit und hilft, Betrug zu vermeiden.

7. Bessere Koordinierung

Die richtige Koordination ist ein Hauptziel des Systems. Durch die Einführung eines Systems ist eine bessere Abstimmung möglich. Dies führt zu größerer Kohäsion und Effizienz. Der Flaschenhals wird entfernt.

8. Wirtschaft:

Ein gutes System spart auch Gemeinkosten und direkte Arbeit, da die Arbeitsmethode auf der richtigen Analyse beruht und von Zeit zu Zeit geändert wird, um sich an die sich ändernden Geschäftsumgebungen anzupassen.

9. Besseres Formulardesign und Kontrolle der Formulare:

Da ein gutes System auf eine bessere Formgestaltung und -kontrolle abzielt, erhöht sich die Arbeitseffizienz des Büros und die unnötigen Verzögerungen werden eliminiert. Dies führt zu einer höheren Effizienz in allen Abteilungen des Unternehmens.

Einschränkungen von Office System:

Unsere Diskussion über und im Bürosystem wäre unvollständig, wenn wir nicht die Einschränkungen berücksichtigen, unter denen sie tätig sind. Um den maximalen Nutzen aus dem System zu ziehen, kann es wichtig sein, deren Grenzen zu untersuchen.

Sie sind im Sommer als:

1. Einschränkung der Integration:

Das System muss integriert sein, um das Zielsystem zu erreichen. Die Systemintegration ist eine beeindruckende Aufgabe, die das System in verschiedenen Abteilungen einschränkt. Bestimmte Systeme müssen modifiziert werden, um die Anforderungen anderer Systeme zu berücksichtigen, die in der Organisation arbeiten.

2. Begrenzung der Planung:

Die Planung des Systems ist stark eingeschränkt. Ein System liefert keine Ergebnisse, es sei denn, die Installation wird ordnungsgemäß geplant.

3. Begrenzung der Kosten:

Der Kostenfaktor ist einer der wichtigen Faktoren bei der Festlegung und Einführung des Systems. Ein System muss in der Planungsphase bewertet werden, um seine Effizienz zu beurteilen, so dass es im Büro zu Einsparungen führen kann, anstatt die Gemeinkosten und die direkten Arbeitskosten zu erhöhen.

4. Einschränkung der wiederholten Verwendung:

Wenn ein System wiederholt und wiederholt verwendet wird, verliert es in hohem Maße seine Effizienz. Es wird zu einer großen Zurückhaltung im Büro. Das System muss von Zeit zu Zeit auf der Grundlage der aktuellen Bedürfnisse geändert werden, was einen erheblichen Aufwand für die Organisation bedeutet.

5. Einschränkung der strengen Haftung:

Die strikte Einhaltung des Systems macht das System unflexibel und nicht umsetzbar. Daher ist es wichtig, dass ein System dem Ermessen und dem Urteil des Managers, des Vorgesetzten und der Untergebenen etwas überlässt.