Büromaterial: Bedeutung, Typen, Kauf und Lagerung | Büromanagement

In diesem Artikel erfahren Sie mehr über Bedeutung, Typen, Kauf, Lagerung und Ausgabe von Büromaterial.

Bedeutung von Büromaterial:

Ein Briefpapier, genau das Büro-Briefpapier, ist eine Gruppe von Waren, an die der Bürojob zur Erfüllung des Bürojobs je nach Anforderung und Spezifikation gewöhnt ist oder benötigt wird.

Jedes Büro muss bestimmte Aufzeichnungen führen, sowohl in Form von Akten als auch in Bezug auf Art und Weise der Informationstechnologie.

Diese Aufzeichnungen, die für einen längeren Zeitraum abgelegt werden müssen, müssen typisiert und für einen längeren Zeitraum aufbewahrt werden. Dadurch entstehen oder werden Büromaterialien benötigt.

Büromaterialien lassen sich grob in drei Kategorien einteilen:

Wie aus der Tabelle hervorgeht, werden die Artikel, von denen einige Beispiele genannt werden, in die Kategorie der langlebigen Verbrauchsmaterialien und Klebstoffe eingestuft.

Hier ist eine kurze Studie und Einführung erforderlich, um zwischen den Gebrauchsgütern und den Verbrauchsmaterialien zu unterscheiden. Gegenstände wie Pin, Clips sind Verbrauchsartikel und innerhalb kürzester Zeit werden diese Artikel verbraucht. Es ist jedoch nicht sicher und bekannt, wann das gesamte gekaufte Paket des Clips verbraucht wird und zu welchem ​​Zeitpunkt es verbraucht wird.

Daher bleibt es bis zu dem Moment, an dem es nicht verbraucht wird, so wie es ist - es fällt in die Kategorie der Verbrauchsmaterialien. Die Definition würde das Verständnis des Themas sehr klar machen.

Verbrauchsmaterialien sind Gegenstände, die im Büro sehr schnell und in sehr kurzer Zeit verwendet werden und nicht wiederverwendet werden können.

Gebrauchsgüter sind Gegenstände, die ständig verwendet werden und die für sehr lange Zeit in Form, Form und Größe bleiben. Diese Elemente können wiederverwendet werden oder werden häufig verwendet.

Klebstoffe sind Gegenstände, mit denen etwas verklebt, eingefügt oder repariert wird. Bei diesen Gegenständen handelt es sich in der Regel um Chemikalien oder Chemikalien, die auf einer bestimmten Oberfläche zum Befestigen, Fixieren oder Verkleben einer Ware verwendet werden.

Die Definitionen und Erklärungen machen daher deutlich, welche Arten von Büromaterial im Büro täglich verwendet werden.

Arten und Formen von Büromaterialien:

Nachdem wir die drei oben genannten Kategorien von Papierwaren besprochen haben, lassen Sie uns die Art der Papierwaren und die verschiedenen Formen der Papierwaren untersuchen.

Nehmen wir zum Beispiel Papier. Papiere sind von folgender Art:

1. A4

2. A3

3. B4

4. B3

Dies sind die folgenden vier Arten von Papieren, die gelegentlich und hauptsächlich in jedem Büro verwendet werden. A4 ist kleiner als A3 und A3 ist kleiner als das Papierformat A2. B4 ist kleiner als B3 und B3 ist kleiner als B2.

A4- und A3-Papier werden meistens in jedem Büro in Indien verwendet. Diese Papiere werden von Gesteter (I) Ltd, JK Papers, Birla Papers usw. hergestellt und geliefert.

Diese Papiere werden von den Regierungsbehörden speziell für das Schreiben usw. verwendet. A3-Papiere werden zum Schreiben der großen Dokumente verwendet, die eine Anweisungsliste sein können.

B3- und B4-Papiere sind im Vergleich zu A4- und A3-Papieren etwas länger und breiter. Diese sind im Vergleich zu A3- und A4-Papieren dicker und etwas dichter. Diese werden hauptsächlich für Xerox und zum Zwecke des Duplizierens usw. verwendet.

Schablonen:

Es gibt zwei Arten von Schablonen:

(a) Die Rückseitenschablonen

(b) Ohne Deckblattschablonen Papier

Die hintere Deckschablone hat hinten eine Abdeckung. Es hat das Hauptpapier, in das bestimmte Maße auf der Titelseite eingeschrieben sind, und wird von einem Kohlepapier in der Mitte gestützt. Wenn eine Angelegenheit dupliziert werden muss, wird die Schablone zum Schreiben in den Typschreiber eingefügt. Wenn während des Tippens ein Fehler aufgetreten ist, kann er mit einer Korrekturflüssigkeit korrigiert werden und die Rechtschreibung oder die Wörter können leicht korrigiert werden.

Sobald die gesamte Angelegenheit getippt ist, wird die hintere Abdeckung abgerissen und die Schablone in den Vervielfältiger eingelegt, um die kopierten Kopien zu erhalten. Die andere Form von Schablonenpapier ist die Schablone ohne vordere Abdeckung. In diesem Fall ist die vordere Abdeckung überhaupt nicht vorhanden und ein Kohlepapier ist auf der hinteren Abdeckung befestigt.

Diese wird in ein Scanning-Gerät eingelegt, um das Duplikat zu scannen, sodass das zu duplizierende Material auf dem Papier zu sehen ist. Nachdem die Angelegenheit gescannt wurde, wird das Kohlepapier in das Kopiergerät eingelegt, so dass das Kopiermaterial in unserer Hand ist. Die hintere Abdeckung wird hier abgerissen, bevor das Papier in die Kopiermaschinen eingelegt wird.

Kohlenstoffe:

Dies ist im Wesentlichen ein Papier, das auf der einen Seite schwarz oder blau und auf der anderen Seite eine Siebdruckschicht ist. Die Siebdruckseite des Papiers wird in die Schreibmaschine eingeführt, wobei es den Zeichen der Schreibmaschine gegenüberliegt, zusammen mit dem Papier, in dem der Eindruck des Schreibers oder der zu druckenden Sache erhalten wird.

Der Charakter des Schreibers in den Bildschirm und der Abdruck, der auf der Kohle entsteht, wird auf das Papier gedruckt. Kohlenstoffe in Indien werden von GESTETNER, JK PAPERS und CAMLIN (I) LTD hergestellt, um nur einige zu nennen.

Radiergummis:

Radiergummis werden in zwei Formen erhalten:

1. Flüssigkeiten zur Korrektur

2. Weißmacher für die Rechtschreibung oder Wörter.

Flüssigkeiten sind Flüssigkeiten, die aus Chemikalien bestehen, die über die Schablonen gesprüht werden, während sie eine Frage zum Schablonen-Duplizieren machen.

Die Flüssigkeit, die über einer Rechtschreibung oder einem versehentlich eingegebenen Wort verwendet wird, bildet eine sehr dünne Bildschirmschicht, und die Schicht ist mikroskopisch klein. Dies kann nicht mit einem normalen Auge gesehen werden.

Nach dem Austrocknen der Flüssigkeit trocknet auch der Bildschirm, der für das Wort verwendet wurde, oder die falsch geschriebene Schreibweise. Dann werden die richtigen Wörter eingegeben, die auf dem Bildschirm angezeigt werden. Auf diese Weise hilft die Flüssigkeit bei der Korrektur auf einem Schablonenpapier.

Aufheller werden allgemein als "Erax" bezeichnet. Diese werden mit einem Verdünner geliefert, mit dem der Weißmacher flüssiger wird, wenn er sich bei Luftkontakt verfestigt.

Whiteners werden auf die falsch getippten Zeichen oder auf die falsch geschriebene Schreibweise verteilt und dürfen trocknen. Nach dem Trocknen wird derselbe Platz in der Schreibmaschine zurückgesetzt, um die Wörter oder das Zeichen richtig einzugeben.

Langlebige Güter:

Bei den Gebrauchsgütern benötigen die Waren wie Hefter, Stanzmaschinen, Papiergewichte usw. weder eine Beschreibung noch eine Einführung.

Wenn diese Waren einmal gesehen werden, sind sie gut genug, um zu verstehen, was sie sind und was der Mechanismus ist.

Diese Waren werden für eine sehr lange Zeit gelagert, verwendet und gepflegt, daher werden sie als Gebrauchsgüter bezeichnet.

Klebstoffe:

Kleber sind Gegenstände wie Klebebänder, Schnellbefestigung usw. Diese bestehen ebenfalls aus Chemikalien und werden im Büro zum Fixieren bestimmter Umschläge, Pakete usw. verwendet, die aus dem Büro entfernt werden müssen.

Kauf von Büromaterialien:

Ein Kauf von Schreibwaren erfolgt in der Regel auf zwei Arten:

(1) Zentraler Einkauf oder

(2) Dezentraler Einkauf.

Lassen Sie uns verstehen, was zuerst das zentrale Einkaufssystem ist:

Nehmen wir an, der Hauptsitz der Firma, sagen wir TOMCO, in Mumbai. Er kauft die Schreibwaren vom Hauptbüro in Mumbai und liefert diese Schreibwaren an alle Büros, dh an das Zonenbüro und an das Gebietsbüro des Zonenbüros.

Dieses System des Erwerbs der Schreibwaren durch das Hauptbüro allein für das gesamte darunterliegende Büro und das Liefern der Schreibwaren an die verschiedenen Büros darunter wird als zentraler Einkauf bezeichnet.

Dieses System des Kaufens findet heutzutage keine Gunst für den Kauf von Gegenständen wie die Schreibwaren usw. Daher hat das Hauptbüro, das auch als Hauptbüro bezeichnet wird, dem Zonal Office und dem Gebietsbüro unter dem Zonal Office bestimmte Befugnisse zum Kauf die Papiere, wenn und wie erforderlich, unter einem bestimmten Betrag, den wir einen "Höchstbetrag" nennen.

Ein Höchstbetrag ist der von der Hauptgeschäftsstelle festgelegte Betrag, der den Käufer dazu zwingt, nichts zu kaufen, der über dem festgesetzten Betrag liegt, der für die Ausgabe des jeweiligen Artikels für diesen bestimmten Artikel festgelegt wurde. Diese Kaufmethode, bei der die Zentrale bestimmte Grenzwerte für den Kauf bestimmter Artikel oder Waren zur Büronutzung festlegt, wird als "dezentrales" Kaufsystem bezeichnet.

Im Allgemeinen wird der Kauf von Schreibwaren im ganzen Land durch das SYSTEM OF DECENTRALIZED-Kauf getätigt.

Kaufarten von Büromaterialien:

Der Kauf von Schreibwaren im Büro oder in der Organisation erfolgt auf folgende Weise:

2. Kauf im Tarifvertrag

3. Käufe durch das DGS & D-System

4. Käufe durch Ausschreibungen.

Dies kann dargestellt werden:

Wir werden jede Methode detailliert beschreiben:

1. Lokaler Kauf:

Diese Art von Einkäufen wird im lokalen Bereich getätigt, dh im Bereich innerhalb der Grenzen der Gemeindekorporation in der Stadt, Stadt oder im Bezirk. Diese finden sofort oder unmittelbar statt, wenn ein dringender Bedarf an einer bestimmten Ware routinemäßiger Natur besteht.

Es wird ein Gedankenstrich für die zu kaufende Ware erhoben, und nach Erhalt der Genehmigung durch die zuständige Behörde dieses Amtes wird das Material gekauft. Diese Art des Kaufs eignet sich für Artikel, die routinemäßiger Natur sind und bei denen die Kosten geringer oder geringer sind.

2. Tarifvertrag:

Dieser Typ oder dieses System hat in den öffentlichen Unternehmen und in den staatlichen Sektoren an Bedeutung gewonnen.

Jede Organisation stellt auf der Zeitung Informationen zur Verfügung, oder sie setzt sich direkt mit den Lieferanten in Verbindung, über die Gelben Seiten usw., über die Elemente, die gekauft werden müssen.

Die Lieferanten werden gebeten, ihre eigenen Sätze zusammen mit den Informationen zu den Steuern usw. für die Artikel anzugeben, die sie liefern können.

Im Tarifvertragssystem muss der Lieferant, der den Vertrag erhält, die Materialien über einen bestimmten Zeitraum, beispielsweise 12 Monate, in derselben Rate liefern, unabhängig davon, ob die Tarife überarbeitet, geändert, eskaliert, erhöht wurden usw.

Diese Art des Einkaufs ist nützlich, da die Organisation über einige Lieferanten verfügt, die jederzeit Rohstoffe liefern können.

3. Einkauf durch das Einlagensicherungssystem und das D-System:

Die Generaldirektion für Lieferung und Entsorgung (DGS und D) wurde 1961 von der Zentralregierung eingerichtet, um den Preis für Rohstoffe von Anstecknadeln bis Fahrzeugen festzusetzen und den staatlichen Sektoren den Erwerb von Material zu den festgelegten Preisen zu ermöglichen von der Regierung, von den Lieferanten.

In diesem Fall muss ein Umsatzsteuererklärung-Formular (STDF) von dem Käufer, der es kauft, an den Lieferanten geliefert werden, der es verkauft. Dieses System ermöglicht dem Verkäufer eine Steuerermäßigung oder einen Steuerabzug von nur 4%, wenn er dem Käufer eine Rechnung oder Rechnung erhebt. Dieses System spart dem Käufer eine Menge Steuer.

In den DGS- und D-Sätzen sind die Sätze für die Lieferanten für einen Zeitraum von einem Jahr verbindlich. Wenn nach einem Jahr die gleichen Waren von den Einlagensicherungssystemen und D in ihre Hände genommen werden, wird ein neuer Zinssatz festgelegt, der die verschiedenen Geschäftsfaktoren berücksichtigt.

4. Durch Ausschreibung:

Ein Angebot ist eine Benachrichtigung eines Käufers entweder in den Tageszeitungen oder auf dem Kommunikationsweg über das Erfordernis des Kaufs bestimmter Waren durch den Käufer bei den Anbietern auf dem freien Markt unter bestimmten Bedingungen, Bedingungen und Zeiten Lieferanten, bestimmte Waren an den Käufer zu liefern.

Wer am Angebot teilnehmen möchte, muss alle vom Käufer geforderten Verpflichtungen erfüllen. Der Käufer muss das Angebot zu einem bestimmten Zeitpunkt vor den Käufern öffnen und die von den verschiedenen Anbietern angegebenen Preise und sonstigen Informationen angeben.

Sobald das Material geliefert wurde, werden die Materialien geprüft, vom Käufer geprüft und die Zahlungen gemäß den vom Käufer festgelegten Bedingungen freigegeben.

Aufbewahrung der Büromaterialien:

Schreibwaren für jedes Büro werden in Almirahs aufbewahrt und aufbewahrt. Jede Almirah hat Abteile und ein Schließfach. Wichtige Gegenstände wie Stanzmaschinen, Klammergeräte, Papiergewichte usw., die teuer sind und sehr lange gebraucht werden, können im Schließfach der Almirah aufbewahrt werden. Gegenstände wie Stift, Minen usw. sollten im Schließfach aufbewahrt werden.

Routineartikel wie Stifte, Clips, Papiere usw. können in verschiedenen Abteilen in den Almirahs aufbewahrt werden. Die Papiere sollten unter der Kontrolle des leitenden Verwaltungsdirektors in der Verwaltungsabteilung stehen und von dieser Abteilung herausgegeben werden. Eine ordnungsgemäße Aufzeichnung der Quittung und der Ausgaben der Papiere sollte im Büro für die Prüfung aufbewahrt werden.

Ausgaben von Büromaterial:

Die Papiere können grundsätzlich auf zwei verschiedene Arten ausgegeben werden:

In der Anforderungsabteilung gibt der Abteilungsleiter ein Rundschreiben an alle in der Abteilung tätigen Mitarbeiter aus, um eine Liste der Schreibwaren in Anzahl oder in Einheiten zu erstellen, die von jedem Mitarbeiter benötigt werden.

Die Anforderung der Papiere aller Mitarbeiter wird an die Ausgabeabteilung gesendet. Ein bestimmter Mitarbeiter in jeder Abteilung wird vom Abteilungsleiter mit der Verantwortung beauftragt, die Schreibwaren zu übernehmen und ein Protokoll über die Ausgabe derselben zu führen.

Die zweite Methode ist die Anforderung - individuell. Bei dieser Methode wird jeder Mitarbeiter gebeten, die Erklärung der Schreibwaren abzugeben, die er jeden Monat verwenden würde. Die Liste wird von demjenigen gesammelt, der die Papiere ausgibt, und von ihnen wird eine Aufzeichnung der von ihnen ausgestellten Papiere geführt.