Büromanagement: Planung, Rolle der Manager und HR-HR-Aufgaben

Büroplanung:

Jede Ebene des Büroangestellten hat eine ganz unterschiedliche Verantwortung. Der grundlegende Unterschied liegt in dem Ausmaß, in dem mechanische Routinen eine Rolle bei der Arbeit des Mitarbeiters spielen. Vorhersehbare Aufgaben machen einen großen Teil des Arbeitstages eines Angestellten aus, aber einen viel kleineren Teil im Leben eines Bereichsdirektors.

Die Visualisierung eines „integrierten Büros“ kann zu der falschen Vorstellung führen, dass dieselben elektronischen Werkzeuge die Antwort auf die Notwendigkeit einer besseren Produktivität auf beiden Ebenen liefern. Sie können nicht mehr als eine Schreibkraft auf die Textverarbeitung umschalten, indem sie denselben Mikrocomputer verwendet, der die Arbeit ihres Kollegen in der Buchführung verändert hat.

Für den Manager ist Effektivität das Thema; Für Angestellte, Sekretäre und Hilfspersonal bedeutet dies Effizienz. Manager werden im Großen und Ganzen dafür bezahlt, gewinnbringende Entscheidungen zu treffen und um sicherzustellen, dass diese von ihren Untergebenen ordnungsgemäß durchgeführt werden. Was beinhaltet dieser Prozess? Erstens das Sammeln von Informationen.

Verbaler Kontakt ist in der heutigen Geschäftswelt die beliebteste Methode, und es besteht kaum ein Zweifel, dass Konversation das geeignetste Medium für die Erfassung und Weitergabe von Fakten bleibt. Dokumente stützen diesen Prozess, und angesichts der begrenzten Kapazität und der unbegrenzten Fehlbarkeit des menschlichen Gedächtnisses ist es nicht verwunderlich, dass Manager Informationen in eine Form von temporärer oder permanenter Speicherung übergehen, in der Regel Papier.

Der zweite Teil der Funktion des Managers besteht aus Analyse, Imagination und Vermutung. die gewonnenen Informationen zur Entscheidungsfindung nutzen. Dies führt zu einem geringeren Datenaustausch mit anderen Personen. Die Effektivität des Managers hängt jedoch davon ab, ob er auf die Informationen schnell genug zugreifen kann, um mit seinem Gedankengang Schritt zu halten. Die Qualität der Analyse wird durch schlecht organisierte oder langsame Speicher- und Abrufsysteme beeinträchtigt, und seine Arbeit wird erschwert, wenn er auf rohe, unbearbeitete Daten angewiesen ist. Um schnell zu arbeiten, braucht er indizierte Zusammenfassungen der wichtigsten Fakten, und er muss sie unverzüglich in die Hand nehmen.

Sobald eine Entscheidung getroffen ist, müssen andere Personen davon erfahren. Der Manager verwendet Kommunikationssysteme, um sowohl die Vorgesetzten als auch die Untergebenen über die Ergebnisse seiner Beratungen zu informieren und ständig zu überprüfen, mit welcher Genauigkeit seine Anweisungen ausgeführt werden. Seine Wirksamkeit hängt wiederum von der Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit seiner Kommunikationsmedien ab; Bei einem fiktiven 100-prozentigen Kommunikationsdienst wäre die einzige Einschränkung für die Wirksamkeit seiner Führungskräfte die persönliche Fähigkeit.

Seltsamerweise sind die meisten europäischen Organisationen bereit, in Büroautomationshilfen für Supportmitarbeiter zu investieren, bei denen eine Produktivitätssteigerung einen relativ geringen finanziellen Gewinn pro Kapital generiert, als wenn elektronische Tools für das Management bereitgestellt werden, bei denen eine Verbesserung der Produktivität zu erwarten ist sparen Sie eine beträchtliche Summe für die Organisation.

Dies kann auf die Schwierigkeit des Messens von Verwaltungsausgaben zurückzuführen sein oder auf die Tatsache, dass elektronische Verwaltungshilfen in einem größeren, teureren Kontext arbeiten als ein Büro- oder Textverarbeitungssystem. Was auch immer der Grund ist, die Anzeichen sprechen dafür, dass sich diese Präferenz dramatisch ändern wird.

Mit dem Aufkommen von Arbeitsplätzen für Führungskräfte, dem Aufbau einer internationalen Kommunikationsinfrastruktur und dem Erfolg der internationalen Normungsorganisationen, Hersteller anzuregen, gemeinsame Designspezifikationen zu übernehmen, ist dies eine neue Chance für Unternehmen, die ernsthaft elektronische Hilfsmittel für den mittleren und oberen Bereich planen Managementpersonal.

Die Kosten für leitende Arbeitsplätze sind dank der weitverbreiteten Akzeptanz der Klerialsysteme, die ihre Vorläufer waren, jetzt in vertretbaren Grenzen. Die Hersteller können sich nun einen Markt mit einer gewissen Größe für diese Produkte vorstellen, und sie können die Investitionen in Hardware und Software rechtfertigen, die erforderlich sind, um Desktop-Systeme auf die besonderen Anforderungen der Managementschichten abzustimmen.

Die vielleicht wichtigste Managementarbeit gilt heute als eine sehr kostspielige Ressource, und es besteht ein Anreiz unter den Arbeitgebern, alle Schritte zu unternehmen, die ein vernünftiges Versprechen geben, Managern die Möglichkeit zu geben, mehr oder bessere Arbeit zu verrichten nicht wirklich vergleichbar, hat Planer dazu angeregt, die gleiche Erwartung einer verbesserten Produktivität auf Führungsfunktionen anzuwenden.

Die Planer entwickeln neue Methoden zur Bewertung des qualitativen Fortschritts bei der Managementproduktivität, obwohl es in einer Umgebung, in der Routinen besonders fehlen, unvermeidlich keine einfache Antwort gibt. Der eigentliche Feind der Integration auf Büro- oder Abteilungsebene bleibt die Inkompatibilität von Geräten.

Bislang waren nur wenige Hersteller bereit oder in der Lage, sicherzustellen, dass ihre Systeme problemlos mit anderen Systemen kommunizieren können, die wahrscheinlich in derselben Benutzerorganisation zu finden sind: nicht willens, da das Konzept eines Benutzers, der sich ausschließlich auf die Produkte eines einzelnen Herstellers konzentriert, auch scheint verlockend; und nicht in der Lage, weil die erforderlichen Normenspezifikationen bis vor kurzem zu vorläufig waren, um die Annahme zu rechtfertigen.

Es wurden jedoch wichtige Schritte unternommen, und es ist heute für einen großen Hersteller ungewöhnlich, ein neues Produkt einzuführen, das die allgemein anerkannten behördlichen oder faktischen Standards nicht einhält. Obwohl wir uns auf allen Ebenen immer noch weit vom Ziel der echten Kompatibilität entfernt befinden, muss sich der Anwender nicht mehr sorgen, dass die Produkte eines großen Zulieferers durch im nächsten Jahr eingeführte Geräte ungültig werden. Die Hersteller haben erkannt, dass die Gewährleistung von Kompatibilitäts- und Migrationspfaden in eigener Verantwortung liegt. Die Einführung von "offener Architektur" in der Region und auf breiter Front ist ein Beleg für diese Absicht.

Es ist nützlich, die Faktoren zu berücksichtigen, die unseren Fortschritt in Richtung Büroautomation verlangsamen. Einige davon sind technologisch, andere soziologisch. Planer können ihre Programme unabsichtlich von letzteren sabotiert finden, während von den leitenden oder administrativen Benutzern elektronischer Systeme erwartet wird, dass sie für die ersteren nur wenig Sympathie zeigen. Jede Art von Verhaltensänderung ist durch natürlichen Widerstand des Menschen begrenzt. Die Menschen sind von Natur aus konservativ und widersetzen sich entweder der Regel oder der Verweigerung, bequeme und vertraute Verhaltensmuster zu ändern. Die Beobachtungen weisen auf zwei Faktoren hin.

Der erste wesentliche Faktor, der sowohl für leitende Angestellte als auch für Büroangestellte gilt, bezieht sich auf die kritische Masse. Der Widerstand gegen die Einführung elektronischer Systeme scheint plötzlich und auf wundersame Weise abzufallen, sobald eine bestimmte Sättigung erreicht ist.

Zweitens: Sowohl Manager als auch Sachbearbeiter werden für ihr eigenes System arbeiten, sobald sie sehen, dass der Besitz einem Kollegen einen Vorteil verschafft. Ein Markenmanager wird beispielsweise eine Situation nicht tolerieren können, in der einer seiner Kollegen sofortige Marktleistungsdaten von seinem Desktop-Terminal erhalten kann, selbst wenn er immer geschworen hat, er würde sich niemals dazu zwingen lassen, eine Tastatur zu benutzen. Sobald es sich um eine Wohnung handelt, verschmilzt der Besitz eines Bildschirmgeräts oder einer Arbeitsstation mit Macht und Widerstand. In ähnlicher Weise besteht die beste Methode zur Überwindung der Antipathie gegen Textverarbeitungsprogramme darin, sie einigen ausgewählten Typisten zu überlassen; Sehr bald wird der Rest Meuterei sein, es sei denn, auch sie sind mit dem Äquivalent ausgestattet.

Abgesehen von den psychologischen Tricks wird dringend empfohlen, dass die Mitarbeiter auf das Aufkommen elektronischer Bürosysteme vorbereitet werden. Da dies wahrscheinlich die dramatischste Veränderung ist, die jemals in ihrem Büroleben stattfinden wird, ist es extrem kontraproduktiv, sie allein damit zurechtkommen zu lassen. Trotzdem führen die Unternehmen bis heute Mikrosysteme, neue Telefonsysteme und Wörter ein - Verarbeiten von Installationen ohne vorherige Ankündigung.

Das Ergebnis ist offensichtlich. Aufgeklärte Organisationen gewinnen Dividenden, indem sie auf allen Ebenen Erklärungs- und Schulungssitzungen einrichten. Selbst als eine Geste wird dieser Grad der Besorgnis gewürdigt und umgekehrt, während eine grundlegende Erklärung der Gründe für die Einführung der Automatisierung einen großen Beitrag zur Unterdrückung der Opposition geleistet hat.

An dieser Stelle kann es wichtig sein, die überraschenden Ergebnisse einer Umfrage zu berücksichtigen, die Philips Business Systems Mitte 1983 durchgeführt hat. Zweihundert Direktoren und Führungskräfte in Großbritanniens größten 1.000 Unternehmen wurden zu ihren Ansichten zur Büroautomatisierung befragt.

Die Analysten stellten erstaunt fest, dass 49 Prozent der befragten Top-Manager bereits eine Art computergestütztes Bürosystem verwendeten. Die Hälfte des Restes freute sich auf die Installation eines persönlichen Entscheidungshilfesystems in ihren eigenen Büros. Zumindest auf dieser Ebene scheint der kulturelle Widerstand von Office-Automatisierungssystemen praktisch verschwunden zu sein.

Neben subjektiven menschlichen Faktoren spielen technische Überlegungen eine wesentliche Rolle, wenn es darum geht, die vollständig automatisierte Büroinformationsumgebung zu verwirren und zu verzögern. Die Technologie macht sich die Quantensprünge bei den Kostensenkungen zunutze, die für die Marktöffnung so schnell verantwortlich sind, aber die Technologie schreitet so weit voran, dass bei den meisten Planern ein gewisses Maß an Unsicherheit eintritt, wenn man die Systemoptionen der Messingindustrie in Betracht zieht .

So kann beispielsweise kein elektronisches Mailing-, Nachrichten- und Ablagesystem papierbasierte Verfahren wirklich in Frage stellen, ohne zu berücksichtigen, dass immer ein Papierzufluss von Korrespondenten in ein Unternehmen vorhanden ist, die zu klein oder zu traditionell für eine elektronische Nutzung sind Alternative.

Das System muss also sowohl für die Dokumenteneingabe als auch für die digitale Eingabe direkt von WP, Teletex oder Computerausgabe ausgestattet sein. Digitale optische Aufzeichnung mit hochauflösenden Bildschirmen ist bei weitem die effektivste Methode, um diese Fähigkeit bereitzustellen. Da die Technologie jedoch relativ neu ist und eine Lösung bietet, die aufgrund ihrer Komplexität als fortschrittlich gilt, sind die Kosten für DOR derzeit hoch. Dies ist ein klassisches Beispiel für eine Technologie, die erst dann weltweit verfügbar wird, wenn sie von den großen Organisationen der Welt entwickelt wurde.

Für den Planer gleichermaßen verwirrend ist die Frage der Übertragungsmedien; Gegenwärtig stehen ihm verschiedene Optionen offen, wenn er eindeutig die Absicht hat, innerhalb seines Unternehmens auf ein Medium zu standardisieren, das von den PTTs und ihren Kunden weltweit angenommen wird.

In letzter Zeit wurde eine Reihe von großen Kommunikationsverwaltungssystemen eingeführt, um dieses Problem zu lösen. Der Planer hat jedoch eine berechtigte Beschwerde gegen die Telekommunikationsbehörden, deren Nichtkooperation ihn zu diesen Kosten führt. Selbst wenn international kompatible Dienste angekündigt werden, ist die Unzuverlässigkeit der vorgeschlagenen Gründungsdaten inzwischen bekannt.

Der nützlichste Rat, den wir dem Planer für Büroautomatisierung bieten können, ist möglicherweise, dass er oder sie die Mitarbeiter dazu anregt, so schnell wie möglich Erfahrungen zu sammeln. Alle Probleme, die wir besprochen haben, werden noch verschärft, wenn die Einführung in die Realität der Büroelektronik bis zum magischen Moment in der Zukunft abgewartet wird und sich das ganze Problem von selbst klärt. Es wird nicht; Die mühseligen Entscheidungen, mit denen wir heute konfrontiert sind, werden morgen durch andere ersetzt. Inzwischen werden die abenteuerlustigen Unternehmen, die bereit sind, sowohl die vorhersehbaren als auch die unerwarteten Auswirkungen der Veränderung zu überwinden, ihre Entschädigung für sich entscheiden.

Auf der klerikalen Ebene ist es keine Frage, dass die lokale Datenverarbeitung mit oder ohne Datenbankzugriff die Produktivität der Mitarbeiter mit einem signifikanten Faktor multipliziert. Dank der Textverarbeitung kann das Sekretariat und das Schreibpersonal sowohl das Produktionsvolumen als auch die Qualität ihrer Arbeit verbessern. Auf der Managementebene ist ein ausgeklügeltes Sprachkommunikationssystem wohl der stärkste Beitrag zur Steigerung der Effektivität, während der persönliche Zugriff auf zentrale Statistiken oder Abteilungsstatistiken über eine Desktop-Anzeigeeinheit dem Manager ermöglicht, den täglichen Kontakt mit den Fakten über seinen Verantwortungsbereich aufrechtzuerhalten .

Der Umgang mit eingehender und ausgehender Korrespondenz ist eine Bürofunktion, die in ihrer traditionellen Form sowohl die klerikale Effizienz als auch die Wirksamkeit der Verwaltung unterdrückt. Die Installation eines elektronischen Informationsspeicher- und -abrufsystems zur Übernahme der Funktionen für Archivierung, Dateipflege und Dateianfrage bietet die Möglichkeit eines Quantensprungs auf beiden Ebenen gleichzeitig.

Die Wahl des Systems für jede der drei Installationen auf Büroebene wird von einer Vielzahl von Faktoren bestimmt, von denen die persönliche Präferenz keineswegs die unwichtigsten ist, obwohl das Endziel einer vollständigen Systemintegration immer noch in einiger Entfernung liegt Unermesslich geglättet werden, indem man sich heute für die Ausrüstung entscheidet, die den veröffentlichten und de facto internationalen Standards entspricht, und indem die Lieferantenbeziehungen auf die Hersteller beschränkt werden, die sich dem Prinzip der offenen Systemarchitektur verpflichtet fühlen.

Rolle des Office-Managers:

Die Bedeutung des Büroleiters lässt sich mit einem Wort zusammenfassen: Effizienz. Ein Büroleiter befreit Sie von einer ganzen Reihe zeitaufwändiger Aufgaben, so dass Sie und alle anderen in Ihrem Unternehmen sich auf die Grundlagen konzentrieren können, um das Geschäft zu führen oder Ihre Aufgaben zu erledigen.

Die Aufgaben eines Büroleiters variieren von Büro zu Büro. Bitten Sie Ihren Büroleiter, alles zu erledigen, was für einen effizienten Betrieb Ihres Unternehmens erforderlich ist. In einigen Unternehmen kann der Büroleiter eine Sekretärin oder eine Rezeptionistin sein. In anderen Fällen kann der Büroleiter mehr Verantwortung übernehmen - als Buchhalter oder technischer Problemlöser.

Im Folgenden sind einige Aufgaben aufgeführt, die häufig einem Büroleiter unterliegen:

(i) Telefone:

Sie können es zur Aufgabe des Office Managers machen, alle Telefonanrufe entgegenzunehmen und sie auf die entsprechenden Nebenstellen zu übertragen. Der Büroleiter kann auch dafür sorgen, dass Ihr Telefonsystem reibungslos funktioniert und Ihre Anforderungen erfüllt.

(ii) Empfang:

Büroleiter können direkt an der Rezeption im Büro sitzen und alle Besucher beim Betreten begrüßen. Zusätzliche Aufgaben könnten das Signieren von Lieferungen, das Empfangen und Verteilen von Post und das Aufräumen des Empfangsbereichs sein (dafür sorgen, dass die Zeitschriften auf dem neuesten Stand sind, Bewässerungsanlagen usw.).

(iii) Bürobedarf:

Büroleiter können alle Vorräte bestellen, die für ein effizientes und professionelles Büro erforderlich sind, um zu verfolgen, wenn die Vorräte knapp werden, und sicherstellen, dass Waren bestellt werden, bevor sie aufgebraucht sind.

(iv) Büromöbel:

Büromanager wählen möglicherweise Schreibtische, Stühle, Aktenschränke und dergleichen aus.

(v) Büroausstattung:

Büroleiter können Geräte wie Fotokopierer, Faxgeräte und Telefonsysteme warten. Sie sind möglicherweise in der Lage, mechanische Probleme zu beheben oder zumindest die Reparatur durch einen Fachmann zu beaufsichtigen. Zusätzliche Aufgaben könnten das Programmieren häufig verwendeter Nummern in Faxgeräte und Telefonkurzwahlsysteme sein.

(vi) Computer:

Beauftragen Sie Ihren Büroleiter mit der Beaufsichtigung von Bürocomputern und gegebenenfalls der Fehlerbehebung. Beispielsweise sollte der Büroleiter mit grundlegenden Computerproblemen vertraut sein und in der Lage sein, Mitarbeitern zu helfen, wenn ihr Computer oder Drucker einfriert. Diese Aufgabe ist besonders wichtig, wenn Ihr Unternehmen zu klein ist, um einen Vollzeitbeschäftigten für den technischen Support zu haben.

(vii) Einreichung:

Eine zentrale Aufgabe für Büroleiter ist die Organisation der Papierkramhügel. Der Manager sollte ein umfassendes und leicht nachvollziehbares Ablagesystem für Rechnungen, Quittungen, Kundeninformationen und andere wichtige Dokumente entwickeln.

(viii) Buchhaltung:

In der Regel beauftragen wachsende Unternehmen einen Steuerberater, um die Budgetplanung auf hoher Ebene durchzuführen, und verlassen sich bei der Buchhaltung auf den Büroleiter. Zu den Aufgaben zählen das Verfolgen der Kundenabrechnungen, das Zusammenstellen von Mitarbeiterstunden, die Verbindung zwischen dem Buchhalter des Unternehmens oder die Durchführung von Lohnabrechnungsdiensten und das Austeilen von Gehaltsschecks.

(ix) Besprechungsplanung:

Ihr Büroleiter kann die Planung von Besprechungen vor Ort und außerhalb des Standorts übernehmen.

(x) Personalverwaltung:

In vielen wachsenden Unternehmen ist der Büroleiter die De-facto-Personalabteilung, die sich mit Fragen wie neuen Mitarbeiterpapieren und Mitarbeiterakten befasst. Seien Sie bereit, gutes Geld für einen erstklassigen Büroleiter zu zahlen. Die Alternative ist, all diese Aufgaben selbst zu erledigen.

Effektiver Office Manager werden:

Selbstverbesserung kann kostspielig und zeitraubend sein. Als Büroleiter kann jedoch die Effektivität Ihrer Arbeit für das Management einfacher und wertvoller werden. Büroleiter sind fachkundige Multitasks. Wenn Sie mehr als vier Dinge gleichzeitig tun, reicht das wahrscheinlich noch nicht aus.

Ihr Wissen über das Büro ist unvergleichlich - Sie wissen genau, wen Sie wann anrufen müssen. Außerdem haben Sie einen sechsten Sinn für Bürokrisen. Mit anderen Worten, Sie sind praktisch unverzichtbar. Was ist dein Geheimnis? Du bist organisiert. Verständnis (bis zu einem gewissen Punkt), ein guter Kommunikator und kann immer das große Bild sehen. Wie jeder Schlüsselmitarbeiter suchen Büroleiter häufig nach Wegen, um effektiver zu werden.

Hier sind ein paar wichtige Tipps:

1. Verbessern Sie Ihre mündlichen Kommunikationsfähigkeiten:

Für Büroleiter ist es wichtig zu wissen, wie man mit Menschen spricht. In vielen Fällen sind Sie die Zielperson, daher ist Ihre Fähigkeit, gut zuzuhören, von entscheidender Bedeutung. Sie sind auch dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass die Dinge erledigt werden. Wenn Sie wissen, wie Sie Fragen stellen und Klarheit erlangen, können Sie auch effektiver werden.

Wenn Sie beispielsweise nicht verstehen, wie eine Aufgabe ausgeführt werden soll, suchen Sie nach einer Erläuterung. Sie müssen nicht unbedingt zugeben, dass Sie etwas nicht verstehen. Fragen Sie einfach nach einer Klarstellung. Wenn Sie feststellen, dass die Leute Ihre Anweisungen nicht verstehen, sollten Sie sich auch fragen, ob Sie in Ihrer Kommunikation klarer sein müssen.

2. Vernachlässigen Sie nicht Ihre Schreibfähigkeiten:

Nur weil E-Mails im Allgemeinen unter schlechter Grammatik leiden und Satzzeichen bedeuten, bedeutet dies nicht, dass Ihre schriftliche Kommunikation etwas weniger professionell sein sollte. Aber zu wissen, was zu schreiben ist und wie es zu tun ist, ist nur ein Teil Ihrer Mission. Sie müssen auch über Ihr Lesepublikum Bescheid wissen.

Lesen die Leute normalerweise Ihre gesamte E-Mail oder hören sie nach den ersten beiden Zeilen auf zu lesen? Für letzteres sollten Sie die wichtigsten Informationen vorab einbeziehen. Denken Sie auch immer daran, dass es, sobald Sie etwas schriftlich niedergelegt haben, für die ganze Welt da ist. Seien Sie besonders sensibel in Ihren E-Mails und Memos, wenn Sie Mitarbeiter über neue Geräte, eine Änderung der Richtlinien oder einen Bericht informieren. Sie möchten niemals jemanden bevormunden oder beleidigen.

Und unterschätze niemals die Macht der Fehlinterpretation. Betrachten Sie die Verwirrung - und die schlechten Gefühle -, die entstehen könnten, wenn Sie „Ich ärgere mich darüber“ schreiben, das heißt, Sie haben erneut einen Bericht gesendet, und Sie waren von etwas beleidigt, das zuvor gesagt worden war. Natürlich möchten Sie wissen, wo Sie Bindestriche einfügen (erneut gesendet) und wann Sie einfach den Hörer abnehmen oder bei jemandes Schreibtisch für ein persönliches Gespräch vorbeischauen sollten.

Wenden Sie sich an Ihre internen Kunden. Denken Sie immer daran, dass Ihre Hauptaufgabe darin besteht, den effizienten Betrieb des Büros sicherzustellen. Durch die regelmäßige Kommunikation mit Ihren Kollegen können Sie lästige Probleme vermeiden und diejenigen angreifen, die kreativer auftreten.

3. Behandle deine Verkäufer wie die besten Freunde:

Als Anbieter von Büromaterialien ist es in Ihrem besten Interesse, solide und für beide Seiten vorteilhafte Beziehungen zu Ihren Lieferanten zu pflegen und aufrechtzuerhalten. Es ist sinnvoll, eine angenehme Beziehung zu den Unternehmen aufzubauen, die helfen

4. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Organisation reibungslos läuft:

So wie Sie von ihnen Loyalität erwarten, müssen Sie auch ein Engagement für die Beziehung zeigen. Andererseits ist es auch wichtig, hohe (aber faire) Erwartungen zu erfüllen. Versuchen Sie beides, und Sie werden wahrscheinlich einen überdurchschnittlichen bis exzellenten Service erleben. Vergessen Sie nicht, die Lieferantenlandschaft zu vergleichen. Als Kostenverantwortliche haben Sie die Aufgabe, die Lieferanten zu fragen, was sie für Sie und Ihr Unternehmen tun können. Ihre Aufgabe ist es, Sie glücklich zu machen.

5. Behalte eine positive Einstellung bei:

Das ist ziemlich offensichtlich. Trotzdem vergessen wir manchmal, wie ein Lächeln oder eine kluge Bemerkung eine beunruhigende Situation zerstreuen kann. Humor am Arbeitsplatz einzusetzen, zu lächeln und wann immer möglich eine positive Einstellung auszudrücken, ist eine gute Strategie, um eine Vielzahl von Bürosituationen zu überwinden. Als Büroleiter haben Sie eine großartige Gelegenheit, den Ton festzulegen. Wenn sich die Menschen auf Ihre Professionalität verlassen können, werden sie weniger besorgt sein und sich mehr für ein positives Arbeitsumfeld einsetzen.

Umgang mit HR-Aufgaben:

Ein Büroleiter, der mit HR umgeht, wird als Multitalent betrachtet. Aber bedeutet das notwendigerweise, dass es die beste Möglichkeit ist, die Zeit dieser Person zu nutzen? Sie könnten sich auch für Probleme öffnen, wenn die Person nicht richtig ausgebildet ist. Hier sind einige Kriterien, die Ihnen bei der Entscheidung helfen.

In einem kleinen Unternehmen muss ein Büroleiter möglicherweise die Rolle des Personalmanagers übernehmen. Bevor dies geschieht, vergewissern Sie sich jedoch, dass diese Person ausreichend ausgebildet ist und über die geeigneten Werkzeuge verfügt, um ihre Aufgaben produktiv und im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften und Verpflichtungen zu erfüllen. Tausend Dinge können schief gehen, wenn diese Person die potenziellen Verbindlichkeiten des Personalmanagements nicht kennt.

Hier sind einige Richtlinien, die Ihnen helfen, diese Situation effektiv durchzuarbeiten:

(i) Die Rolle des Generalisten verstehen:

Ein Generalist kann verschiedene Aufgaben wahrnehmen und muss daher über umfassende Kenntnisse der Humanressourcen verfügen. In einem kleinen Unternehmen variieren die Verantwortlichkeiten je nach den Anforderungen des Unternehmens. Ein Generalist muss jedoch auch seine Grenzen kennen und wissen, wann er einen Spezialisten konsultieren muss. Eine Person kann nicht alles tun.

(ii) entscheiden, welche Aufgaben ausgelagert werden können:

Einige Verantwortlichkeiten können besser einem externen Berater überlassen werden. Ein Büroleiter, der zum Beispiel neue Mitarbeiter einstellt, hat möglicherweise keine Zeit, ein Schulungsprogramm zu implementieren. Das Outsourcing der Schulungsfunktion kann Ihrem Unternehmen Zeit und Geld sparen. Zunächst müssen Sie jedoch genau entscheiden, welche Art von Schulung erforderlich ist. Andererseits kann der Büroleiter durchaus in der Lage sein, die Einstellung und Beaufsichtigung verschiedener Arbeitnehmer zu überwachen. Seien Sie sicher, um herauszufinden.

(iii) den Trainer trainieren:

Zu wissen, was Sie nicht wissen, ist ein entscheidender Teil der Arbeit eines jeden, insbesondere für einen Büroleiter, der die Personaldienstleistungen ganz oder teilweise übernimmt. Ein Büroleiter muss daher mit allen Facetten des Personalmanagements vertraut sein. Ein Einführungskurs in das Personalmanagement kann wünschenswert sein.

Ein solches Programm würde Informationen über die Einstellung und Auswahl von Informationen bieten. Arbeitsrecht; Kompensationsgrundlagen; Leistungen; Mitarbeiter orientieren und schulen; und Performance Management. Bis ein Büroleiter mit diesen Bereichen vertraut ist, kann nicht erwartet werden, dass er weiß, wann er einen Spezialisten anrufen muss.

(iv) priorisieren:

In einer perfekten Welt könnte Ihr Büroleiter alles erledigen und das Unternehmen auf jeden Fall reibungslos laufen lassen. Die Rolle, die der Büroleiter spielt, hängt jedoch von der Komplexität der Arbeitsumgebung, den angebotenen Produkt- und Servicetypen und der Kundenbasis des Unternehmens ab.

Durch Priorisierung wird der Büroleiter vermieden, um kritische Pflichten und Verantwortlichkeiten zu vernachlässigen. Wenn es auf die Besetzung von Mitarbeitern ankommt, muss der Büroleiter möglicherweise seine Zeit konzentrieren. Auf der anderen Seite, wenn Sie sich auf die Implementierung neuer Technologien konzentrieren, muss diese Person dort ihre Zeit verbringen. Das erfordert Planung, daher ist es wichtig, zuerst zu klären, wie diese Aufgaben ausgeführt werden.

(v) sowohl konsequent als auch flexibel sein:

Nur weil ein Individuum ein Multitalent ist und hundert Pflichten (oder mehr) gleichzeitig erledigen kann, bedeutet das nicht, dass er oder sie immer Wunder vollbringen kann. Es mag so aussehen. Denn deshalb sind viele erfolgreiche Büroleiter praktisch unverzichtbar. Aber sie sind auch Menschen. Ihre Jobfunktionen von einem Tag auf den anderen zu ändern, ist verwirrend und unverantwortlich.

Darüber hinaus kann dies die Produktivität eines Unternehmens beeinträchtigen. Es ist am besten, eine Richtlinie zu implementieren, die es dem Büroleiter ermöglicht, die HR-Aufgaben regelmäßig durchzuführen und dabei die nötige Flexibilität zu erhalten, um den sich ändernden Geschäftsbedingungen Rechnung zu tragen. Mit anderen Worten: Geben Sie dem Büroleiter die Werkzeuge, die er zur Erledigung der Arbeit benötigt, und geben Sie ihm den nötigen Spielraum, um bei Bedarf Experten hinzuziehen.

(vi) entsprechend entschädigen:

Wenn Ihr Büroleiter HR-Aufgaben übernimmt, müssen Sie dies entsprechend entschädigen. Wenn der Büroleiter ursprünglich für einen bestimmten Zweck eingestellt wurde und später mehrere HR-Aufgaben hinzugefügt hat, sollte er oder sie belohnt werden. Das Anhäufen einer Verantwortung nach der anderen, insbesondere wenn man nicht für diese Aufgaben ausgebildet ist, kann für ein kleines Unternehmen katastrophal sein.

Bedarf an Büroausstattung:

Wenn Sie nur Ihr eigenes Geschäft eröffnen möchten, müssen Sie viele wichtige Entscheidungen treffen. Wo werden Sie das Geschäft lokalisieren? Welche Finanzierungsmöglichkeiten gibt es? Wie können Sie sich in Ihrer Branche einen Wettbewerbsvorteil verschaffen? Die Wahl der richtigen Büromöbel macht Ihr Unternehmen zwar nicht gerade kaputt, aber es ist dennoch wichtig für Ihren Komfort und Ihre Produktivität.

Die meisten Unternehmen benötigen im täglichen Betrieb folgende Büroausstattung:

(i) Schreibtische und Stühle:

Auch hier müssen Sie nicht für die teuersten Artikel einkaufen, aber denken Sie daran, wie komfortabel diese Stühle bei Mitarbeitern sein werden, die den größten Teil des Tages sitzen.

(ii) Tische und Bücherschränke:

In früheren Zeiten wiesen Tische und Bücherregale eine Tonne auf, aber Sie können jetzt leichte Gegenstände finden, die das Bewegen im Büro zu einem Kinderspiel machen.

(iii) Telefonsystem:

Berücksichtigen Sie sorgfältig Ihre spezifischen Anforderungen, bevor Sie eine Telefonanlage kaufen. Wenn Sie durch die vielen verfügbaren Systeme verwirrt sind, fragen Sie andere Geschäftspartner, was sie verwenden und ob sie mit ihren Einkäufen zufrieden sind.

(iv) Computerausrüstung:

PCs, Drucker, Scanner und Monitore sind wichtige Bestandteile Ihres Geschäfts. Erforschen Sie, was verfügbar ist, und kaufen Sie sinnvoll ein.

Kopierer:

Bevor Sie Geld für einen Kopierer ausgeben, prüfen Sie, ob Sie einen Multifunktionsdrucker oder MFP verwenden können. Diese Geräte können drucken, faxen und kopieren, und dies zu ungefähr dem Preis eines billigen Kopierers. Wenn Sie jedoch Tausende von Kopien pro Monat erstellen, müssen Sie wahrscheinlich einen guten Kopierer mieten oder kaufen.

(v) Faxgeräte:

Da so viele PCs heutzutage über Faxfunktionen verfügen, verzichten viele Unternehmen auf Faxgeräte. Es schadet nie, ein kleines Basismodell zur Hand zu haben, nur für den Fall, dass das Computerfax nicht alle Ihre Anforderungen erfüllt. Die meisten Start-ups (und viele etablierte Unternehmen) sind ständig auf der Suche nach Möglichkeiten, Geld zu sparen.

Bevor Sie rausgehen und Top-Dollars und brandneue Designer-Bürogeräte ausgeben, sollten Sie sich Ihre gebrauchten Bürogeräteoptionen ansehen. Vergessen Sie nicht, die Kleinanzeigen Ihrer Lokalzeitung zu überprüfen. Manchmal finden Sie tolle Schnäppchen. Schauen Sie sich auch die Auktionshäuser an. Oft haben sie ein ganzes Büro, das sie verkaufen können.

Zu den Vorteilen beim Kauf gebrauchter Büroausstattung zählen:

(i) Geld sparen:

Dies ist offensichtlich. Der Kauf von gebrauchten Geräten spart viel Geld im Vergleich zu den Kosten für den Kauf von brandneuen Produkten.

(ii) Zeitersparnis:

Wenn Sie in der Vergangenheit bereits neue Bürogeräte bestellt haben, wissen Sie, dass es Wochen oder sogar Monate dauern kann, bis Ihre Bestellung ausgeführt wird. Wahrscheinlich finden Sie in Ihrer Stadt ein gebrauchtes Büromöbel- oder Ausrüstungsgeschäft und haben alles, was Sie in wenigen Tagen oder weniger brauchen.

(iii) Rettung der Umwelt:

Indem Sie einen gebrauchten Holzschreibtisch von der Mülldeponie aufheben, tragen Sie zum Umweltschutz bei.