Verwaltungskontrollprozess: Eigenschaften, Bedeutung, Techniken und andere Details

Lesen Sie diesen Artikel, um mehr über den Managementprozess zu erfahren: Merkmale, Bedeutung, Typen, Anforderungen an ein effektives Kontrollsystem und Techniken!

Eine effektive Organisation ist eine Organisation, in der Manager verstehen, wie sie verwaltet und kontrolliert werden. Das Ziel von Kontrolle als Konzept und Prozess besteht darin, die Mitarbeiter in ihren Rollen zu motivieren und zu lenken. Das Verstehen von Steuerungskontrollprozessen und -systemen ist für die langfristige Wirksamkeit einer Organisation unerlässlich.

Ohne ausreichende Kontrollsysteme können Verwirrung und Chaos eine Organisation überwältigen. Wenn Kontrollsysteme jedoch eine Organisation "verschlucken", leidet die Organisation unter Erosion von Innovation und Unternehmergeist.

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Konzept der Kontrolle:

Der Begriff Kontrolle hat unterschiedliche Konnotationen, abhängig vom Kontext der Verwendung des Begriffs. In der Fertigung bezieht sich dies auf ein Gerät oder einen Mechanismus, der installiert oder eingerichtet ist, um die Aktivitäten oder den Betrieb eines Geräts, einer Maschine, einer Person oder eines Systems zu steuern oder zu regeln; im rechtlichen Sinne bezieht sie sich auf die Kontrolle der Interessen und auf die Geschäftsführung als Befugnis, die Abläufe und die Geschäftsführung eines Unternehmens zu ordnen und zu verwalten.

Kontrolle ist ein Managementprozess, der darauf abzielt, innerhalb eines festgelegten Zeitplans definierte Ziele zu erreichen, und besteht aus drei Komponenten: (1) Festlegen von Standards, (2) Messen der tatsächlichen Leistung und (3) Ergreifen von Korrekturmaßnahmen.

Merkmale der Kontrolle:

Folgende Kontrollmerkmale können identifiziert werden:

1. Kontrolle ist ein Managementprozess:

Der Managementprozess umfasst fünf Funktionen, nämlich Planung, Organisation, Besetzung, Leitung und Controlling. Kontrolle ist also Teil des Managementprozesses.

2. Kontrolle ist vorausschauend:

Was auch immer passiert ist, ist geschehen, und der Manager kann nur die zukünftigen Vorgänge korrigieren. Die Vergangenheit ist relevant, um anzuzeigen, was schiefgegangen ist und wie die Zukunft korrigiert werden kann.

3. Kontrolle ist auf jeder Ebene der Organisation vorhanden:

Jeder, der Manager ist, muss in die Kontrolle einbezogen werden - Vorsitzender, Geschäftsführer, CEO, Abteilungsleiter oder First Line Manager. Auf jeder Ebene unterscheidet sich die Kontrolle jedoch - das Top-Management würde in die strategische Kontrolle, das mittlere Management in die taktische Kontrolle und die untere Ebene in die operative Kontrolle einbezogen.

4. Kontrolle ist ein kontinuierlicher Prozess:

Controlling ist nicht die letzte Funktion des Managements, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Kontrolle ist keine einmalige Tätigkeit, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Der Prozess der Festlegung der Standards erfordert eine ständige Analyse und Überarbeitung in Abhängigkeit von den äußeren Einflüssen, Plänen und der internen Leistung.

5. Kontrolle ist eng mit der Planung verbunden:

Planung und Controlling sind eng miteinander verbunden. Die beiden werden zu Recht als "siamesische Zwillinge" des Managements bezeichnet. „Jedes Ziel, jedes Ziel, jede Politik, jedes Verfahren und jedes Budget wird zum Standard, mit dem die tatsächliche Leistung verglichen wird.

Die Planung legt den Kurs des Schiffes fest und das Controlling hält es auf Kurs. Wenn das Schiff den Kurs verlässt, merkt es der Navigator und empfiehlt einen neuen Kurs, um das Schiff wieder in die richtige Richtung zu bringen. Sobald der Kontrollprozess abgeschlossen ist, werden seine Erkenntnisse in die Planung integriert, um neue Kontrollstandards festzulegen.

6. Ziel des Controllings ist zielorientiert und somit positiv:

Kontrolle ist da, denn ohne sie könnte das Geschäft von der Spur gehen. Das Controlling hat sowohl für die Organisation als auch für den Einzelnen einen positiven Zweck (zur Erreichung von Organisationszielen einen Teil ihrer Unabhängigkeit aufzugeben).

Prozess der Kontrolle:

Folgende Schritte sind in den Kontrollprozess einbezogen:

1. Legen Sie die Standards fest:

Innerhalb des strategischen Gesamtplans einer Organisation definieren die Manager die Ziele für die Organisationsabteilungen unter spezifischen, genauen operativen Bedingungen, einschließlich Leistungsstandards, die mit den organisatorischen Aktivitäten zu vergleichen sind. Für einige Aktivitäten können die Standards jedoch nicht spezifisch und präzise sein.

Standards, mit denen die tatsächliche Leistung verglichen wird, können aus Erfahrungswerten, statistischen Methoden und Benchmarking abgeleitet werden (basierend auf den besten Branchenpraktiken). Soweit möglich, werden die Standards bilateral entwickelt, anstatt das Top-Management einseitig zu entscheiden und die Ziele der Organisation im Auge zu behalten.

Standards können greifbar sein (klar, konkret, spezifisch und allgemein messbar) - numerische Standards, monetäre, physische und zeitliche Standards; und immateriell (in Bezug auf menschliche Eigenschaften) - wünschenswerte Einstellungen, hohe Moral, Ethik und Kooperation.

2. Messen Sie die tatsächliche Leistung:

Die meisten Organisationen erstellen formelle Berichte über Leistungsmessungen, sowohl quantitativ als auch qualitativ (wo eine Quantifizierung nicht möglich ist), die von den Managern regelmäßig überprüft werden. Diese Messungen sollten sich auf die im ersten Schritt des Kontrollprozesses festgelegten Standards beziehen.

Wenn beispielsweise das Umsatzwachstum ein Ziel ist, sollte die Organisation über die Möglichkeit verfügen, Verkaufsdaten zu erfassen und zu melden. Daten können durch persönliche Beobachtung (durch Management durch den Ort, an dem sich die Dinge abspielen, erfasst werden), statistische Berichte (durch Computer möglich), mündliche Berichte (durch Konferenzen, Einzelgespräche oder Telefonanrufe) und schriftliche Berichte (umfassende und präzise Buchführungsinformationen - normalerweise eine Kombination aus allen. Um von Nutzen zu sein, sollte der Informationsfluss regelmäßig und zeitnah sein.

3. Vergleichen Sie die Leistung mit den Standards:

In diesem Schritt werden die tatsächlichen Aktivitäten mit den Leistungsstandards verglichen. Wenn Manager Computerberichte lesen oder durch ihre Werke laufen, erkennen sie, ob die tatsächliche Leistung den Standards entspricht, diese übersteigt oder unterschreitet.

Normalerweise vereinfachen Leistungsberichte diesen Vergleich, indem die Leistungsstandards für den Berichtszeitraum neben der tatsächlichen Leistung für denselben Zeitraum platziert werden und die Abweichung berechnet wird, d. H. Die Differenz zwischen den einzelnen tatsächlichen Beträgen und dem zugehörigen Standard.

Der Manager muss über die zulässige Standardabweichung (sowohl positive als auch negative) Bescheid wissen. Ausnahmsweise ist das Management am geeignetsten und praktischsten, um unwesentliche Abweichungen fernzuhalten. Der Zeitplan für den Vergleich hängt von vielen Faktoren ab, darunter Wichtigkeit und Komplexität, die mit Wichtigkeit und Komplexität verknüpft sind.

4. Ergreifen Sie Korrekturmaßnahmen und verstärken Sie Ihre Erfolge:

Wenn die Leistung von den Standards abweicht, müssen die Verantwortlichen festlegen, welche Änderungen gegebenenfalls erforderlich sind und wie sie anzuwenden sind. Im produktivitäts- und qualitätsorientierten Umfeld sind Mitarbeiter und Manager häufig befugt, ihre eigene Arbeit zu bewerten. Nachdem der Prüfer die Ursache oder die Gründe für die Abweichung ermittelt hat, kann er den vierten Schritt einleiten - Korrekturmaßnahme.

Die Korrekturmaßnahme kann darin bestehen, den Status Quo aufrechtzuerhalten (Erfolge zu verstärken), die Abweichung zu korrigieren oder Standards zu ändern. Der effektivste Kurs kann durch Richtlinien vorgegeben werden oder am besten dem Urteil und der Initiative der Mitarbeiter überlassen werden. Die Korrekturmaßnahme kann unmittelbar oder grundlegend sein (Änderung der Standards selbst).

Bedeutung der Kontrolle :

1. Leitet das Management beim Erreichen vordefinierter Ziele:

Durch den kontinuierlichen Informationsfluss über Projekte bleibt die weitreichende Planung auf dem richtigen Weg. Es hilft, in Zukunft Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, wenn die Leistung nicht den Anforderungen entspricht.

2. Gewährleistet eine effektive Nutzung knapper und wertvoller Ressourcen:

Das Kontrollsystem hilft, die organisatorische Effizienz zu verbessern. Verschiedene Steuergeräte wirken für Manager als Motivatoren. Die Leistung jeder Person wird regelmäßig überwacht und ein etwaiger Mangel wird frühestens korrigiert.

Kontrollen üben psychologischen Druck auf Personen in der Organisation aus. Andererseits ermöglicht die Steuerung auch dem Management zu entscheiden, ob die Mitarbeiter die richtigen Dinge tun.

3. Erleichtert die Koordination:

Kontrolle hilft bei der Koordination von Aktivitäten durch die Aktionseinheit. Jeder Manager versucht, die Aktivitäten seiner Untergebenen zu koordinieren, um die Ziele der Abteilung zu erreichen.

Ebenso koordiniert der Chief Executive das Funktionieren verschiedener Abteilungen. Die Kontrolle dient als Kontrolle der Leistung, und korrekte Ergebnisse werden nur dann erzielt, wenn Aktivitäten koordiniert werden.

4. führt zur Delegierung und Dezentralisierung der Behörde:

Eine Entscheidung über Folgemaßnahmen wird ebenfalls erleichtert. Kontrolle macht das Delegieren einfacher / besser. In großen Unternehmen ist eine Dezentralisierung der Autorität erforderlich. Das Management kann keine Befugnisse delegieren, ohne eine angemessene Kontrolle sicherzustellen.

Die Ziele oder Ziele verschiedener Abteilungen werden als Steuerungstechnik verwendet. Verschiedene Steuerungstechniken wie Budgetierung, Kostenkontrolle; Pre-Action-Genehmigungen usw. ermöglichen die Dezentralisierung, ohne die Kontrolle über die Aktivitäten zu verlieren.

5. Ersetzt das Top-Management, um sich auf die Politikgestaltung zu konzentrieren:

Für Kontrollprozesse ist ab und zu keine Aufmerksamkeit des Managements erforderlich. Das Management ausnahmsweise ermöglicht es dem Top-Management, sich auf die Formulierung von Richtlinien zu konzentrieren.

Warum widersetzen sich Menschen der Kontrolle?

Viele Menschen sind aus folgenden Gründen dem Begriff der Kontrolle abgeneigt:

(i) Neue, „organischere“ Organisationsformen (selbstorganisierende Organisationen, selbstverwaltete Teams, Netzwerkorganisationen usw.) ermöglichen Organisationen, in der sich schnell verändernden Welt von heute ansprechbarer und anpassungsfähiger zu sein. Diese Formen kultivieren auch die Stärkung der Mitarbeiter, viel mehr als die hierarchischen, streng strukturierten Organisationen der Vergangenheit.

(ii) Viele Leute behaupten, dass sich mit der Art der Organisationen auch die Managementkontrolle ändern muss. Einige Leute gehen so weit zu behaupten, dass das Management keinerlei Kontrolle ausüben sollte.

Sie behaupten, dass das Management vorhanden sein sollte, um die Bemühungen der Mitarbeiter zu unterstützen, voll produktive Mitglieder von Organisationen und Gemeinschaften zu sein. Daher ist jede Form der Kontrolle dem Management und den Mitarbeitern völlig kontraproduktiv.

(iii) Einige Leute reagieren sogar heftig gegen den Ausdruck "Managementkontrolle". Das Wort selbst hat eine negative Konnotation, zB kann es dominierend, zwanghaft und schwerfällig klingen. Es scheint, dass Schriftsteller der Managementliteratur den Begriff "koordinieren" lieber als "steuern" verwenden.

(iv) Die Menschen lehnen auch Kontrollen ab, da sie daran denken, Autonomie zu verringern, Kreativität zu unterdrücken, die Sicherheit zu bedrohen und Unterdrückung aufrechtzuerhalten. Dies kann zu einer Änderung der Fach- und Machtstruktur sowie der Sozialstruktur in der Organisation führen.

Arten der Steuerung:

Steuerelemente können zahlreich sein. Diese können auf der Grundlage von (a) Zeitpunkten, (b) Entwurfssystemen, (c) Managementebenen und (d) Verantwortlichkeiten klassifiziert werden

Auf der Grundlage des Zeitpunkts:

Die Steuerung kann sich auf Ereignisse vor, während oder nach einem Prozess konzentrieren. Ein lokaler Autohändler kann sich beispielsweise auf Aktivitäten vor, während oder nach dem Verkauf von Neuwagen konzentrieren. Solche Kontrollen können als Präventiv, Detektiv und Korrektur bezeichnet werden.

Auf dieser Grundlage kann die Steuerung sein:

(i) Vorwärtssteuerung

(ii) gleichzeitige Kontrolle

(iii) Rückkopplungssteuerung

1. Vorwärtssteuerung:

Das Ziel der Feedforward-Kontrolle oder der vorläufigen Kontrolle besteht darin, die wahrscheinlichen Probleme zu antizipieren und die Kontrolle auszuüben, noch bevor die Aktivität begonnen hat oder ein Problem aufgetreten ist oder gemeldet wurde. Es ist zukunftsgerichtet.

Diese Art der Kontrolle ist bei Fluggesellschaften sehr beliebt. Sie setzen vorbeugende Instandhaltungsmaßnahmen ein, um strukturelle Schäden zu erkennen und zu verhindern, die zu einer Katastrophe führen können. Diese Kontrollen zeigen sich in der Auswahl und Einstellung neuer Mitarbeiter. Es hilft, vorher Maßnahmen zu ergreifen.

Bei der Rückkopplungssteuerung stützt man sich auf historische Daten, die nach Durchführung der Aktivität stammen. Dies bedeutet, dass die Informationen verspätet sind und die Berichtigung nicht möglich ist. Korrekturen können nur für zukünftige Aktivitäten vorgenommen werden.

Das bedeutet, dass alles, was falsch gemacht wurde, getan wurde und nicht rückgängig gemacht werden kann. In der Praxis wird die zukunftsgerichtete Kontrolle jedoch weitgehend außer Acht gelassen, da Manager zu Kontrollzwecken übermäßig auf Buchführungsdaten und statistische Daten angewiesen waren. Wenn es keine Möglichkeit gibt, nach vorne zu schauen, wird der Bezug auf die Geschichte als besser angesehen als überhaupt kein Hinweis.

Das Konzept der Feed-Weiterleitung wurde jedoch gelegentlich angewendet. Eine übliche Art und Weise, wie Manager dies praktiziert haben, besteht darin, sorgfältige und wiederholte Vorhersagen unter Verwendung der neuesten verfügbaren Informationen durchzuführen, den gewünschten Wert mit den Vorhersagen zu vergleichen und Programmänderungen einzuführen, damit die Vorhersagen vielversprechender gemacht werden können.

2. Gleichzeitige Kontrolle:

Die gleichzeitige Kontrolle überwacht die laufenden Mitarbeiteraktivitäten, um sicherzustellen, dass die Qualitätsstandards eingehalten werden, während eine Aktivität läuft oder läuft. Es beinhaltet die Regulierung laufender Aktivitäten, die Teil des Transformationsprozesses sind, um sicherzustellen, dass sie den organisatorischen Standards entsprechen.

Die Technik der direkten Überwachung ist die bekannteste Form der gleichzeitigen Steuerung. Durch die gleichzeitige Kontrolle soll sichergestellt werden, dass die Aktivitäten der Mitarbeiter die richtigen Ergebnisse liefern und die Probleme (sofern vorhanden) korrigieren, bevor sie kostspielig werden.

Wenn der Computer getippt wird, die Schreibweise falsch ist oder die Konstruktion falsch ist, weist das Programm den Benutzer sofort darauf hin. Viele Fertigungsvorgänge umfassen Geräte, die messen, ob die produzierten Artikel den Qualitätsstandards entsprechen.

Da bei gleichzeitiger Kontrolle laufende Aufgaben geregelt werden, ist ein umfassendes Verständnis der spezifischen Aufgaben und ihrer Beziehung zu dem gewünschten Produkt und Produkt erforderlich.

Gleichzeitige Kontrolle wird manchmal als Steuerung, Kontrolle oder Ja-Nein-Kontrolle bezeichnet, da es oft Kontrollpunkte gibt, an denen Entscheidungen darüber getroffen werden, ob der Fortschritt fortgesetzt, Korrekturmaßnahmen eingeleitet oder die Arbeit an Produkten oder Dienstleistungen insgesamt eingestellt werden soll.

3. Rückkopplungssteuerung:

Die Kontrolle erfolgt nach Beendigung des Jobs. Korrekturmaßnahmen werden nach der Analyse der Abweichungen von den geplanten Standards am Ende der Aktivität ergriffen. Es wird auch als "Post Action Control" bezeichnet, da die Rückkopplungskontrolle ausgeführt wird, nachdem das Ereignis stattgefunden hat.

Diese Steuerung wird verwendet, wenn Feedforward oder gleichzeitig nicht möglich oder sehr teuer ist. oder wenn genaue Vorgänge bei der Durchführung einer Arbeit schwer zu bestimmen sind.

Die zwei Vorteile der Rückkopplungssteuerung bestehen darin, dass aussagekräftige Informationen bezüglich des Planungsaufwands erhalten werden und die Rückkopplungssteuerung die Motivation der Mitarbeiter erhöht.

Auf der Grundlage des Entwurfs von Steuerungssystemen:

Beim Entwurf von Kontrollsystemen können drei Ansätze verfolgt werden, nämlich Marktkontrolle, Bürokratische Kontrolle und Clankontrolle. Die meisten Organisationen sind jedoch nicht nur auf eine von ihnen angewiesen.

1. Marktkontrolle :

Die Kontrolle basiert auf Marktmechanismen der Wettbewerbsaktivitäten in Bezug auf Preis und Marktanteil. Unterschiedliche Geschäftsbereiche werden in Profit Center umgerechnet und ihre Leistung wird nach Segmenten (Umsatz), Gewinn (Gewinn) und Marktanteil bewertet.

Die Marktkontrolle bedeutet, dass die Manager in Zukunft Ressourcen zuweisen oder Abteilungen oder andere Aktivitäten erstellen, die den Marktkräften entsprechen.

2. Bürokratische Kontrolle:

Die bürokratische Kontrolle konzentriert sich auf Autorität, Regeln und Vorschriften, Verfahren und Richtlinien. Die meisten öffentlichen Stellen in Indien setzen auf bürokratische Kontrolle.

Wenn sie sich nicht an das Regelwerk halten, werden sie von den gesetzgebenden Ausschüssen und den Ministerien, unter denen sie arbeiten, gerügt. In einem Krankenhaus dürfen keine Arzneimittel verwendet werden, es sei denn, das Rezept ist da und es wird in das Ausgabenregister eingetragen, auch wenn der Patient dazwischen stirbt.

3. Clan Control:

Die Kontrollsysteme sind so konzipiert, dass gemeinsame Visionen, gemeinsame Werte, Normen, Traditionen und Überzeugungen usw., die Teil der Unternehmenskultur sind, weichen.

Es basiert nicht auf hierarchischen Mechanismen, sondern auf arbeitsbezogenen und Leistungskennzahlen. Diese Art der Kontrolle eignet sich am besten für Unternehmen, die Teamarbeit in Arbeitsgruppen verwenden und bei denen sich die Technologie sehr schnell ändert.

Auf der Basis von Levels :

Menschen auf verschiedenen Ebenen haben unterschiedliche Planungsaufgaben und übernehmen auch das Controlling. Auf der Grundlage von Ebenen können Kontrollen als operativ, strukturell, taktisch und strategisch eingestuft werden.

1. Betriebskontrolle:

Der Fokus liegt weiterhin auf den Prozessen, die die Organisation zur Umwandlung der Inputs (Ressourcen) in Outputs (Produkte / Dienstleistungen) verwendet. Betriebskontrollen werden im unteren Management verwendet. Es wird fast täglich ausgeübt. Qualitätskontrolle, Finanzkontrollen sind Bestandteil der betrieblichen Kontrollen.

2. Strukturkontrolle :

Erfüllen die verschiedenen Elemente der Organisationsstruktur ihre beabsichtigten Ziele? Gibt es Überbesetzung? Steigt das Verhältnis von Personal zu Leitung? Notwendige Maßnahmen sind zu ergreifen.

Zwei wichtige Formen der Strukturkontrolle können bürokratische Kontrolle und Clankontrolle sein, über die wir bereits gesprochen haben. Die strukturelle Kontrolle wird vom oberen und mittleren Management wahrgenommen.

3. Taktische Kontrolle :

Da sich die taktische Kontrolle mit den Abteilungszielen befasst, werden die Kontrollen weitgehend von der mittleren Führungsebene ausgeübt.

4. Strategische Kontrolle:

Strategische Kontrollen sind Frühwarnsysteme. Strategische Kontrolle ist der Prozess, mit dem festgestellt wird, ob die Effektivität einer Unternehmens-, Geschäfts- und Funktionsstrategie erfolgreich ist, um Organisationen dabei zu unterstützen, ihre Ziele zu erreichen. Strategische Kontrollen werden von der obersten Führungsebene ausgeübt.

Auf der grundlage der verantwortung :

Wer hat die Verantwortung für das Controlling? Die Verantwortung kann bei der Person liegen, die die Sachen ausführt, oder beim Vorgesetzten oder Manager. Diese Art der Steuerung kann intern und extern sein.

Die interne Kontrolle erlaubt es hochmotivierten Menschen, Selbstdisziplin auszuüben. Externe Kontrolle bedeutet, dass der Faden der Kontrolle in den Händen des Vorgesetzten oder des Managers liegt und die Kontrolle durch formale Systeme ausgeübt wird.

Anforderungen an ein effektives Kontrollsystem:

Ein Steuersystem ist kein automatisches Phänomen, sondern bewusst geschaffen. Zwar können verschiedene Organisationen ihre Kontrollsysteme nach ihren einzigartigen und besonderen Merkmalen oder Bedingungen auslegen, doch bei der Entwicklung eines guten und wirksamen Kontrollsystems müssen die folgenden grundlegenden Anforderungen beachtet werden:

1. Konzentrieren Sie sich auf Ziele und Bedürfnisse:

Das wirksame Kontrollsystem sollte die Erreichung organisatorischer Ziele in den Vordergrund stellen. Es sollte im Einklang mit den Bedürfnissen des Unternehmens funktionieren. Zum Beispiel kann die Personalabteilung die Feedforward-Steuerung zur Rekrutierung eines neuen Mitarbeiters und die gleichzeitige Kontrolle für die Schulung verwenden.

Auf der Shopebene muss die Kontrolle einfach sein, aber für übergeordnete Manager können komplexere und umfassendere Kontrollen entwickelt werden. Die Kontrollen sollten daher auf die Pläne und Positionen abgestimmt sein.

2. Sofortige Warnung und rechtzeitige Maßnahme:

Die schnelle Meldung von Abweichungen steht im Mittelpunkt der Kontrolle. Ein ideales Steuerungssystem könnte Engpässe erkennen, keine Engpässe erzeugen und eine signifikante Abweichung so schnell wie möglich melden, so dass notwendige Korrekturmaßnahmen rechtzeitig getroffen werden können. Dies erfordert ein effizientes Beurteilungssystem und einen zeitnahen Informationsfluss.

3. Indikativ, Suggestiv sowie korrigierend:

Kontrollen sollten nicht nur in der Lage sein, auf die Abweichungen hinzuweisen, sondern sie sollten auch Korrekturmaßnahmen vorschlagen, die das Wiederauftreten von Variationen oder Problemen in der Zukunft überprüfen sollen.

Die Kontrolle ist nur dann gerechtfertigt, wenn angegebene oder erlebte Abweichungen von den Plänen durch geeignete Planung, Organisation, Besetzung und Leitung korrigiert werden. Kontrolle sollte auch dazu führen, dass den Managern wertvolle Vorhersagen gemacht werden, damit sie sich der Probleme bewusst werden, mit denen sie in der Zukunft konfrontiert sind.

4. Verständlich, objektiv und wirtschaftlich:

Die Kontrollen sollten einfach und leicht verständlich sein, die Leistungsstandards werden so festgelegt, dass sie unvoreingenommen erscheinen, und bestimmte Instrumente und Techniken sollten umfassend, verständlich und für die Manager wirtschaftlich sein.

Sie müssen alle Details und kritischen Punkte des Steuergerätes sowie deren Nützlichkeit kennen. Wenn entwickelte und komplexe statistische und mathematische Techniken angewendet werden, müssen die Führungskräfte angemessen geschult werden.

Standards sollten auf der Grundlage von Fakten und Partizipation festgelegt werden. Effektive Kontrollsysteme müssen Fragen beantworten wie „Wie viel kostet es?“, „Was wird es sparen?“ Oder „Was sind die Erträge aus der Investition?“

Die Vorteile von Kontrollen sollten die Kosten aufwiegen. Teure und aufwendige Steuerungssysteme werden beispielsweise für kleine Unternehmen nicht geeignet.

5. Fokus auf Funktionen und Faktoren:

Bei der Kontrolle sollten die Funktionen wie Produktion, Marketing, Finanzen, Humanressourcen usw. hervorgehoben werden, wobei vier Faktoren zu berücksichtigen sind: Qualität, Quantität, zeitgerechte Verwendung und Kosten. Nicht eine, sondern mehrere Steuerelemente sollten übernommen werden.

6. Strategische Punktesteuerung:

Die Kontrolle sollte selektiv sein und sich auf die wichtigsten Ergebnisbereiche des Unternehmens konzentrieren. Jedes Detail oder Ding kann und soll nicht kontrolliert werden, um Zeit, Kosten und Aufwand zu sparen.

Bestimmte strategische, kritische oder lebenswichtige Punkte müssen zusammen mit den Erwartungen an jenen Punkten identifiziert werden, an denen Ausfälle nicht toleriert werden können, und geeignete Kontrollinstrumente sollten in diesen Phasen entworfen und auferlegt werden.

Kontrollen werden angewendet, wenn ein Ausfall nicht toleriert werden kann oder die Kosten einen bestimmten Betrag nicht überschreiten können. Zu den kritischen Punkten gehören alle Bereiche der Unternehmensabläufe, die sich direkt auf den Erfolg der wichtigsten Vorgänge auswirken.

7. Flexibilität:

Kontrolle darf nicht Selbstzweck sein. Es muss umweltfreundlich sein und in der Lage sein, Änderungen oder Überarbeitungen vorzunehmen, die aufgrund der sich schnell ändernden und komplexen Geschäftsumgebung erforderlich sind. Flexibilität im Kontrollsystem wird im Allgemeinen durch die Verwendung alternativer Pläne oder flexibler Budgets erreicht.

8. Aufmerksamkeit auf den menschlichen Faktor:

Übermäßige Kontrolle führt zu Korruption. Es sollte keine negativen Reaktionen hervorrufen, sondern positive Gefühle unter den Menschen durch die Konzentration auf die Arbeit, nicht auf die Menschen. Das Ziel der Kontrolle sollte sein, Selbstkontrolle und Kreativität unter den Mitgliedern zu schaffen, indem sie in die Organisationskultur eingebettet wird. Die Einbindung der Mitarbeiter in die Gestaltung von Kontrollen kann die Akzeptanz erhöhen.

9. Eignung:

Die Kontrollen müssen mit der Organisationsstruktur übereinstimmen, in der die Verantwortung für das Handeln liegt, die Position, die Kompetenz und die Bedürfnisse der Personen, die die Kontrollmaßnahmen interpretieren und die Kontrolle ausüben müssen. Je höher die Qualität der Manager und ihrer Mitarbeiter ist, desto weniger werden indirekte Kontrollen benötigt.

Steuertechniken:

Es wurden viele Techniken entwickelt, um die Aktivitäten im Management zu kontrollieren. Die Liste ist sehr lang und es ist schwierig, sie alle zu beschreiben.

Einige der wichtigsten Techniken sind:

Finanzkontrolle :

Die Finanzierung steht im Zusammenhang mit der Mobilisierung von Geldern, ihrer Verwendung und der Rendite. Die Finanzkontrolle wird durch Folgendes ausgeübt:

1. Finanzberichte:

Gewinn- und Verlustrechnung (Aufschluss über Aufwendungen, Segmenteinnahmen, Gesamterlöse und -aufwendungen und Nettogewinn / -verlust) und Bilanz (zeigt den Nettovermögenswert zu einem bestimmten Zeitpunkt und den Umfang, in dem die Schulden oder das Eigenkapital die Vermögenswerte finanzieren).

2. Finanzprüfungen:

Interne oder externe Finanzprüfungen werden durchgeführt, um sicherzustellen, dass das Finanzmanagement den allgemein anerkannten Richtlinien, Verfahren, Gesetzen und ethischen Richtlinien entspricht. Die Prüfungen können intern (durch eigene Mitarbeiter der Organisation), extern (Abschlussprüfung durch Wirtschaftsprüfer) und Managementprüfung (durch Sachverständige) erfolgen.

3. Verhältnisanalyse:

Die Kennzahlanalyse überwacht die Aspekte der Liquidität, der Rentabilität, der Verschuldung und der Aktivitäten.

4. Haushaltskontrollen:

Haushaltskontrolle ist der Prozess der Erstellung von Budgets, des Vergleichs der tatsächlichen Leistung mit dem Budget und der Überprüfung von Budgets oder Aktivitäten unter Berücksichtigung veränderter Bedingungen.

Die Haushaltskontrolle bezieht sich als solche nicht nur auf den Finanzbereich, sondern alle Funktionsbereiche unterstützen die Haushaltskontrolle. Budgets helfen nicht nur bei der Planung, sondern behalten auch die Gesamtausgaben im Auge.

Die Budgetierung kann von oben nach unten erfolgen (die Manager bereiten das Budget vor und bitten die Untergebenen, es zu verwenden). Bottom-Up (Zahlen stammen aus den unteren Ebenen und wurden für die oberen Ebenen angepasst); nullbasiert (Begründung der Mittelzuteilung aufgrund von Aktivitäten oder Zielen); und flexible Budgetierung (unterschiedliche Standards und unterschiedliche Zuteilungen).

5. Break-Even-Analyse:

Es ist ein Instrument der Gewinnplanung und beschäftigt sich mit Kosten-Volumen-Gewinn-Beziehungen.

6. Buchhaltung:

Das Rechnungswesen umfasst die Verantwortlichkeitsrechnung, Kostenrechnung, Standardkostenmethode, direkte Kostenrechnung und Grenzkosten.

Marketingsteuerung :

Um sicherzustellen, dass der Kunde das richtige Produkt zum richtigen Preis am richtigen Ort und durch die richtige Kommunikation erhält, wird im Bereich des Marketings die Kontrolle durch Folgendes ausgeübt:

Marktforschung:

Es dient dazu, die Bedürfnisse, Erwartungen und die Lieferung der Kunden zu beurteilen. und das Wettbewerbsszenario.

Test Marketing:

Um die Akzeptanz eines neuen Produkts durch den Verbraucher zu beurteilen, wird eine kleine Vermarktung durchgeführt. HUL verwendet Chennai für den Großteil seines Testmarketings.

Marketingstatistik:

Marketingmanager kontrollieren durch Marketingkennzahlen und andere Statistiken.

Kontrolle der Humanressourcen:

Die Kontrolle der Humanressourcen ist erforderlich, um die Qualität des neuen Personals zu überprüfen und die Leistung der vorhandenen Mitarbeiter zu überwachen, um die Gesamtwirksamkeit des Unternehmens zu bestimmen.

Zielsetzung, Einführung von Richtlinien und Verfahren, um sie zu leiten, soll ihnen helfen. Zu den üblichen Kontrollen gehören Leistungsbeurteilungen, Disziplinarprogramme, Beobachtungen und Entwicklungsbewertungen.

Informationskontrolle :

Alle Organisationen haben vertrauliche und sensible Informationen, die geheim gehalten werden müssen. Es ist sehr wichtig, den Zugriff auf Computerdatenbanken zu kontrollieren. Dies ist zu einem zentralen Problem der Zeit geworden. Organisationen überwachen die Computernutzung der Mitarbeiter im Allgemeinen und das Internet im Besonderen.

Produktionskontrolle:

Um eine qualitativ hochwertige Produktion in der richtigen Menge zur richtigen Zeit sicherzustellen, sind Produktionskontrollen erforderlich. Zwei der wichtigsten Techniken sind: Bestandskontrolle (ABC-Analyse, wirtschaftliche Bestellmenge, Just-in-Time-Bestandskontrolle) und Qualitätskontrolle (durch Inspektion, statistische Qualitätskontrolle).

Projekt Kontrolle:

Die Netzwerkanalyse eignet sich am besten für Projekte, bei denen es nicht darum geht, die Kosten zu minimieren und das Projekt rechtzeitig abzuschließen. Bei der Netzwerkanalyse werden zwei Techniken verwendet: Programmbewertung und -prüfung (PERT) und Critical Path Method (CPM).