8 Leitfaktoren für eine effektivere Delegierung
Die wichtigsten Faktoren für eine effektivere Delegierung sind: 1. Ziele festlegen, 2. Verantwortlichkeit und Autorität klären, 3. Untergebene motivieren, 4. Schulungen anbieten, 5. angemessene Kontrolle einführen, 6. abgeschlossene Arbeit fordern, 7. wechselseitige Kommunikation. 8. Einhaltung des Delegationsgrundsatzes!
Delegation ist eine Kunst, keine Wissenschaft. Es gibt also keinen bestimmten Grundsatz zur Verbesserung der Delegationsfähigkeit. Der Manager muss es nur durch Erfahrung verbessern.
Die Erfahrung vieler Führungskräfte bildet die Grundlage für diese nachstehend erläuterten Faktoren:
1. Ziele festlegen:
Die Aufgaben sollten klar definiert sein in Bezug auf die erwarteten Ziele oder Ergebnisse. Wenn die Person die Delegation begeistert annehmen soll, sollte sie ausführlich informiert werden, wobei darauf hingewiesen wird, dass ihre Arbeit sowohl notwendig als auch wichtig ist. Erst nach einer Klärung aller dieser Ziele würden die Personen, die die Behörde erhalten, den ihnen zugewiesenen Jobs gerecht werden.
2. Klärung der Verantwortlichkeiten und Befugnisse:
Wenn ein Manager effizient arbeiten soll, muss er wissen, was seine Arbeit ist und mit welcher Autorität er sie ausführen muss. Darüber hinaus wird ein Supervisor, der sich seiner Autorität nicht sicher ist, Probleme umgehen oder jede Frage seinem Chef zur Entscheidung überbringen.
Der Kern des gesamten Problems besteht darin, das Autoritätsverantwortungsverhältnis jedes Managers und auch die Autoritätsbeschränkungen jeder Position schriftlich niederzulegen.
3. Untergebene motivieren:
Dies ist eine bewegende Kraft in der Delegation. Um die besten Ergebnisse zu erzielen, ist es die Pflicht eines jeden Managers, dafür zu sorgen, dass die Untergebenen motiviert sind, ihren Job freiwillig und mit Enthusiasmus zu erledigen. Wenn sie nicht definitiv versichert sind und durch bessere Löhne, verbesserte Arbeitsbedingungen, frühzeitige Beförderung usw. motiviert werden, wäre ein Versuch der Übertragung von Befugnissen und Verantwortlichkeiten nicht wirksam.
4. Schulung anbieten:
Die Delegation ist eher ein schwieriger Prozess und kann nur durch die erforderliche Ausbildung erreicht werden. Der Manager sollte seine Untergebenen ordnungsgemäß schulen, um die Delegierung anzunehmen.
Die Ausbildung in Delegierung umfasst jedoch die folgenden Schritte, damit sie effektiv akzeptiert werden kann:
(a) Bewertung der aktuellen Leistung bei der Delegierung.
(b) Beratung zur Verbesserung.
(c) Coaching am Arbeitsplatz.
5. Richtige Kontrolle einführen:
Das effektive Kontrollsystem sollte ein Kontrollsystem sein, das die Führungskräfte von Routineinspektionen befreien kann und es ihm ermöglicht, seine Verantwortlichkeit aufrechtzuerhalten. Dabei sollten die Untergebenen ermutigt werden, den Mitteln der Selbstkontrolle zu folgen. Sie sollten eine Vorstellung von den vorher festgelegten Standards erhalten, die von ihnen erwartet werden.
Voraussetzungen für die Selbstkontrolle:
(a) Die Untergebenen müssen an der Festlegung der Standards teilnehmen.
(b) Die Untergebenen sollten die so festgelegten Standards verstehen und akzeptieren.
(c) Von Zeit zu Zeit sollten Untergebene zuverlässige Informationen erhalten, und sie sollten auch Zugang zu diesen Informationen haben.
(d) Die Untergebenen sollten die täglichen Leistungskosten ihrer Arbeit kennen, damit sie fundierte Steuerungsentscheidungen treffen können, um ihre Kosten im Einklang zu halten.
(e) Schließlich sollten die Untergebenen gründlich geschult werden, um die Leistung zu bewerten und die Gründe für Abweichungen anzugeben.
6. Erledige abgeschlossene Arbeit:
Unter dieser Doktrin erwarten die Untergebenen von seinem Chef, eine klar verstandene Delegation zu bilden, so dass sie für jeden Schritt des Arbeitsprozesses ihren Chef nicht konsultieren müssen und dadurch die gesamte Angelegenheit verzögern müssen. Gleichzeitig plant der Manager Beratung, Coaching und Kommunikation
Die Doktrin der abgeschlossenen Arbeit wird wirksam und sinnvoll sein, sofern der Manager die Arbeit delegiert:
(a) macht eine klare Zuordnung
(b) Delegiert die Einzelheiten der Koordinierung
(c) gibt die erforderlichen Informationen an
(d) Bietet Beratung und Anleitung
(e) Erfordert ein fertiges Paket
7. Zweiwege-Kommunikation:
Es sollte eine wechselseitige Kommunikation zwischen dem Vorgesetzten und dem Untergebenen geben. Der Vorgesetzte muss die Anweisungen in klaren und eindeutigen Worten geben und dem Untergebenen gestatten, sich um Klarstellung und Anleitung zu bemühen, wenn dieser Schwierigkeiten hat.
8. Einhaltung des Grundsatzes der Befugnisübertragung
Die strikte Einhaltung der Grundsätze der Delegation (wie Gleichheit von Autorität und Verantwortung, Einheitlichkeit der Führung und Unbedenklichkeit der Rechenschaftspflicht) ist für den Erfolg der Delegierung äußerst wichtig.
