Techniken der Materialkostenkontrolle (11 Techniken)

Einige der wichtigsten Techniken der Materialkostenkontrolle sind folgende:

Die Materialkontrolle zielt darauf ab, alle Arten von Abfällen und Verlusten zu vermeiden und zu minimieren, während die Materialien gekauft, gelagert, gehandhabt, ausgegeben oder verbraucht werden. Eine Reihe von Techniken werden bei der Planung, Beschaffung und Aufbewahrung von Material eingesetzt, die bei der Durchführung und Durchführung der Materialkostenkontrolle helfen.

Solche Techniken wurden im Folgenden diskutiert:

I. Pegeleinstellung:

Um eine ordnungsgemäße Kontrolle der Materialien zu erhalten, werden die folgenden Stufen festgelegt:

(a) Nachbestellmenge

(b) Mindeststand

(c) Maximalwert

(d) Gefahrenstufe

(e) durchschnittlicher Lagerbestand

Diese werden einzeln besprochen.

(a) Nachbestellmenge:

Wenn sich der Lagerbestand eines bestimmten Materials in der Filiale nähert, sollte der Lagerhalter die Bestellanforderung für neue Materialvorräte initiieren. Dieses Niveau wird irgendwo zwischen dem Höchst- und dem Mindestniveau festgelegt, so dass die Differenz der Materialmenge zwischen dem Nachbestellungsniveau und dem Mindestniveau ausreicht, um die Produktionsanforderungen bis zu dem Zeitpunkt zu erfüllen, an dem die Ware neu geliefert wird Material wird erhalten.

Das Niveau der Neuordnung kann mit der folgenden Formel berechnet werden.

Bestellstufe = Mindestmenge + Verbrauch während der Zeit, die erforderlich ist, um die frische Lieferung zu erhalten.

Eine andere von Wheldon in seinem Buch "Cost Accounting" angegebene Formel lautet wie folgt:

Nachbestellungsstufe = Maximaler Verbrauch x Maximale Nachbestellungsdauer. Maximaler Nachbestellungszeitraum bedeutet hier den maximalen Zeitraum, um das Material zu erhalten, sobald es initiiert ist. Wheldon hat in dieser Zeit die maximale Zeit und den maximalen Verbrauch genommen, so dass die Fabrik auf keinen Fall aufgrund von Materialmangel aufhören darf.

Abbildung 1:

Berechnen Sie die Bestellmenge von Material A aus folgenden Angaben:

(i) Mindestgrenze 500 Einheiten.

(ii) Höchstgrenzen 2.500 Einheiten.

(iii) Tagesbedarf an Material 100 Einheiten.

(iv) Erforderliche Zeit für eine frische Lieferung 10 Tage. LÖSUNG

Bestelllevel = Mindestlimit + Verbrauch während der Zeit, die für eine frische Lieferung erforderlich ist

= 500 Einheiten + 100 x 10 Einheiten = 1.500 Einheiten.

Die Bestellung für den Materialeinkauf sollte erteilt werden, wenn das vorrätige Material 1.500 Einheiten erreicht.

Abbildung 2:

Berechnen Sie die Nachbestellungsstufe aus den folgenden Informationen:

Maximaler Verbrauch = 300 Einheiten pro Tag Minimaler Verbrauch = 200 Einheiten pro Tag Nachbestellungszeitraum = 8 bis 10 Tage.

Lösung:

Nachbestellungsstufe = Maximaler Verbrauch x Maximaler Nachbestellungszeitraum = 300 Einheiten x 10 = 3.000 Einheiten.

(b) Mindeststand (Cr-Sicherheitsbestand):

Dies ist die Mindestmenge des Materials, die zu jeder Zeit in der Hand bleiben muss. Die Menge ist festgelegt, so dass die Produktion aufgrund von Materialmangel nicht gestoppt werden kann.

Bei der Festlegung dieses Niveaus werden die folgenden Faktoren berücksichtigt:

1. Vorlaufzeit, dh Zeitverzögerung zwischen Einrücken und Empfangen des Materials. Es ist die Zeit, die benötigt wird, um die Versorgung aufzufüllen.

2. Verbrauchsrate des Materials während der Vorlaufzeit.

3. Art des Materials Bei einem speziellen Material, das für die spezifische Bestellung des Kunden erforderlich ist, ist kein Mindeststand erforderlich.

Die Formel für die Berechnung des von Wheldon angegebenen Mindestniveaus lautet wie folgt:

Mindestbestand = Nachbestellmenge - (Normaler Verbrauch x Normaler Nachbestellungszeitraum),

(c) Höchstgehalt:

Sie stellt die maximale Menge eines Materials dar, die zu jeder Zeit auf Lager gehalten werden kann. Der Vorrat sollte diese Menge nicht überschreiten. Die Menge ist fixiert, damit es nicht zu einer Überfüllung kommen kann.

Überbestände sollten wegen der folgenden Nachteile so weit wie möglich vermieden werden:

1. Überbestände blockieren unnötig das Betriebskapital, das anderweitig gewinnbringend eingesetzt werden könnte.

2. Überbestände erfordern mehr Platz, daher muss mehr Miete bezahlt werden.

3. Es kann zu einem Verlust aufgrund von Überalterung aufgrund von Überbeständen kommen.

4. Es gibt Chancen für eine Qualitätsminderung, da große Bestände mehr Zeit benötigen, bevor sie verbraucht werden.

5. Es besteht die Gefahr, dass die Marktwerte der überladenen Materialien sinken.

Der Höchstbestand wird unter Berücksichtigung der folgenden Faktoren festgelegt:

1. Zur Verfügung stehender Kapitalbetrag für die Lagerhaltung.

2. Godown Platz zur Verfügung.

3. Maximaler Bedarf der Lager für Produktionszwecke zu jedem Zeitpunkt.

4. Verbrauchsrate des Materials während der Vorlaufzeit.

5. Die Zeitspanne zwischen Einrücken und Empfangen des Materials.

6. Verlustmöglichkeit in Geschäften durch Verschlechterung, Verdampfung usw. Es gibt bestimmte Geschäfte, deren Menge sich verschlechtert, wenn sie über einen längeren Zeitraum gelagert werden.

7. Instandhaltungskosten.

8. Wahrscheinliche Preisschwankungen. Besteht beispielsweise die Möglichkeit eines erheblichen Preisanstiegs in der kommenden Zeit, wird ein vergleichsweise hoher Höchstbestand festgelegt. Auf der anderen Seite werden die Lagerbestände auf einem sehr niedrigen Niveau gehalten, wenn in naher Zukunft die Möglichkeit eines Preisrückgangs besteht

9. Der saisonale Charakter der Materialversorgung. Bestimmte Materialien sind nur zu bestimmten Jahreszeiten verfügbar, daher müssen diese während dieser Zeiträume stark gelagert werden.

10. Von der Regierung oder der örtlichen Behörde auferlegte Beschränkungen in Bezug auf Material, bei dem inhärente Risiken bestehen, z. B. Feuer und Explosion.

11. Möglichkeit einer Änderung der Mode und der Gewohnheit, die eine Änderung der Materialanforderungen erforderlich macht.

Die von Wheldon angegebene Formel für die Berechnung des Höchstbestandes lautet wie folgt:

Maximaler Lagerbestand = Nachbestellmenge + Nachbestellmenge - (Mindestverbrauch x Mindestbestelldauer)

(d) Gefahrenstufe:

Dies bedeutet eine Ebene, auf der normale Ausgaben des Materials gestoppt werden und Ausgaben nur unter bestimmten Anweisungen erfolgen. Der Einkaufsbeauftragte trifft spezielle Vorkehrungen, um die Materialien, die auf ihre Gefahrenstufe gelangen, zu erreichen, damit die Produktion nicht aufgrund von Materialmangel anhält.

Gefahrenstufe = Durchschnittsverbrauch x max. Nachbestellfrist für Notkäufe

(e) durchschnittlicher Lagerbestand:

Diese Stufe wird nach folgender Formel berechnet:

Durchschnittsbestand = Mindestbestand + 1/2 der Nachbestellmenge oder 1/2 (Mindestbestand + Höchstbestand)

Abbildung 3:

Wenn der Mindestbestand und der durchschnittliche Lagerbestand des Rohmaterials A 20.000 bzw. 40.000 Einheiten betragen, ermitteln Sie die Nachbestellmenge.

Lösung:

Durchschnittlicher Lagerbestand = Mindestbestand + ½ Nachbestellmenge

oder ½ Nachbestellmenge = Durchschnittlicher Lagerbestand - Mindestbestand

oder ½ Nachbestellmenge = 40.000 Einheiten - 20.000 Einheiten.

Nachbestellmenge = 20.000 Einheiten x 2 = 40.000 Einheiten.

Abbildung 4:

In einem Unternehmen beträgt der wöchentliche Mindest- und Höchstverbrauch an Material A 25 bzw. 75 Einheiten. Die vom Unternehmen festgelegte Nachbestellmenge beträgt 300 Stück. Das Material ist innerhalb von 4 bis 6 Wochen nach Abgabe des Lieferauftrags bei uns eingetroffen. Berechnen Sie die Mindestmenge und die Höchstmenge an Material A.

Lösung:

Minimale Ebene = Nachbestellmenge - (Normaler Verbrauch x Normaler Nachbestellzeitraum)

= 450 Einheiten - (50 Einheiten x 5 Wochen)

= 450 Einheiten - 250 Einheiten = 200 Einheiten

(Nachbestellmenge = Maximaler Verbrauch x Maximale Nachbestellungsdauer)

= 75 Einheiten x 6 Wochen = 450 Einheiten

Normal dh Durchschnittsverbrauch = 25 Einheiten + 75 Einheiten / 2 = 50 Einheiten

Normal dh durchschnittliche Periode = 4 Wochen + 6 Wochen / 2 = 5 Wochen

Maximalwert = Nachbestellwert + Nachbestellmenge - (Mindestverbrauch x Mindestbestellzeitraum)

= 450 Einheiten + 300 Einheiten - (25 Einheiten x 4 Wochen) = 650 Einheiten

Abbildung 5:

"ZEE" ist ein Produkt, das aus drei Rohstoffen "M", "N" und "Q" hergestellt wird. Jede Einheit von ZEE erfordert 10 kg, 8 kg. und 6 kg von M, N bzw. Q. Die Nachbestellmengen von 'M' und 'N' betragen 15.000 kg. und 10.000 kg. Der Mindestwert von 'Q' beträgt 2.500 kg. Die wöchentliche Produktion von ZEE variiert zwischen 300 und 500 Einheiten, während die wöchentliche Durchschnittsproduktion 400 Einheiten beträgt.

Sie müssen Folgendes berechnen:

Abbildung 6:

Bei der Herstellung seiner Produkte verwendet ein Unternehmen die drei Rohstoffe A, B und C, für die Folgendes gilt:

Abbildung 7:

(a) Die Verfügbarkeit eines importierten Maschinenteils ist unregelmäßig, weshalb sich auch das Verbrauchsmuster im Jahresverlauf ändert. Zeigen Sie, wie die "Neuordnungsstufe" für diese Komponente ermittelt werden soll.

(b) Berechnen Sie aus den folgenden Daten für die letzten zwölf Monate den durchschnittlichen Lagerbestand für diese Komponente:

II. Wirtschaftliche bestellmenge :

Die Gesamtkosten eines Materials bestehen normalerweise aus:

Gesamt Anschaffungskosten + Gesamt Bestellkosten + Gesamt Buchhaltungskosten.

Akquisitionskosten insgesamt:

Die gesamten Anschaffungskosten durch den Kauf bleiben unabhängig von der zu einem Zeitpunkt bestellten Materialmenge unberührt, sofern keine Mengenrabatte verfügbar sind. Wenn zum Beispiel der jährliche Gesamtbedarf eines Materials von 10.000 Einheiten bei 50 Bestellungen von je 200 Einheiten oder bei 10 Bestellungen von jeweils 1.000 Einheiten zu 10 Rs pro Einheit gekauft wird, betragen die gesamten Anschaffungskosten 1, 00 Rs (dh 10.000 Einheiten @ Rs) 10) unter jeder Alternative, wenn keine Mengenrabatte verfügbar sind.

Wenn also die Anschaffungskosten eines Materials gleich bleiben, sind sie irrelevant und werden oft ausgeschlossen, wenn die Menge eines Materials, das auf einmal bestellt werden soll, festgelegt wird. Die einzigen Kosten, die zu beachten sind, sind die Bestellkosten und die Transportkosten.

Die auf einmal zu bestellende Materialmenge wird als wirtschaftliche Bestellmenge bezeichnet. Diese Menge wird so festgelegt, dass die Kosten für das Führen und Bestellen des Lagers minimiert werden.

Transportkosten:

Dies sind die Kosten für die Aufbewahrung der Materialien im Laden und umfassen:

1. Kosten für Speicherplatz, die für einen anderen Zweck hätten genutzt werden können.

2. Kosten für Behälter und Gestelle, die für die Lagerung von Materialien bereitgestellt werden müssen.

3. Kosten für die Instandhaltung der Materialien, um eine Verschlechterung zu vermeiden.

4. Zinsbetrag für das in den Materialien gesperrte Geld.

5. Kosten für den Verderb in Geschäften und Handhabung.

6. Transportkosten in Bezug auf Lager.

7. Obsoleszenz-Kosten, weil einige der Materialien nach längerer Lagerung entweder aufgrund von Prozess- oder Produktänderungen veraltet sind.

8. Versicherungskosten.

9. Bürokosten usw.

All diese Kosten zusammengenommen betragen in Indien etwa 20 bis 25 Prozent der Materialkosten pro Jahr. Es sollten daher Anstrengungen unternommen werden, um diese alarmierende Rate der Transportkosten zu reduzieren.

Bestellkosten:

Es sind die Kosten für die Bestellung von Material für den Einkauf von Materialien und umfassen:

1. Personalkosten, die in der Einkaufsabteilung, der Prüfabteilung und der Zahlungsabteilung gebucht wurden.

2. Kosten für Briefpapier, Porto und Telefonkosten.

Diese Art von Kosten umfasst somit die Kosten variabler Angebote, die Kosten für die vergleichende Bewertung von Angeboten, die Papierkosten und das Porto, die mit der Auftragserteilung verbunden sind, die Kosten für die Prüfung, die Kosten für die Rechnungslegung und die Zahlung. Mit anderen Worten, die Kosten variieren mit der Anzahl der Bestellungen.

Die zu bestellende Menge sollte so gewählt werden, dass die Kosten für den Transport und die Bestellung minimiert werden. Die Bestellung für das zu kaufende Material sollte groß genug sein, um mehr Handelsrabatt zu erzielen und den Massenguttransport zu nutzen, es sollte jedoch nicht zu groß sein, um eine zu hohe Zahlung für Zinsen, Lagerung und Versicherung zu leisten Kosten.

Wenn der zu zahlende Preis stabil ist, kann die jeweils zu bestellende Menge anhand der folgenden Formel ermittelt werden:

woher

Q = zu bestellende Menge.

C = Verbrauch des betreffenden Materials in Einheiten während eines Jahres.

O = Kosten für die Bestellung einer Bestellung einschließlich der Kosten für den Erhalt der Ware, dh die Kosten für die Einlieferung eines Artikels in den Bestand der Firma.

I = Zinszahlung einschließlich variabler Lagerkosten pro Einheit pro Jahr, dh Betriebskosten.

Beispielsweise kostet eine Materialeinheit X 50 Rupien und der Jahresverbrauch beträgt 20.000 Einheiten. Die Kosten für die Bestellung einer Bestellung einschließlich der Kosten für den Erhalt des Materials betragen 20 Rupien, und die Zinsen einschließlich variabler Lagerkosten betragen 10% pro Jahr. Die optimale Menge für die Bestellung ist

Zusammenfassend wird die wirtschaftliche Bestellmenge unter Berücksichtigung der Bestellkosten und der Buchkosten ermittelt. Durch das Zusammenspiel dieser beiden Kosten entsprechen die wirtschaftlichen Bestellkosten während eines bestimmten Zeitraums den Buchkosten während dieses Zeitraums, und die Gesamtkosten für Bestellung und Transport sind die niedrigsten, wie aus Abb. 1 hervorgeht. 4.1:

Aus dem obigen Diagramm geht hervor, dass sich die Transportkosten und die Bestellkosten gegensätzlich verhalten. Wenn eine große Menge auf einmal bestellt wird, sind die Bestellkosten niedrig und die Transportkosten hoch und umgekehrt, wenn eine geringe Menge auf einmal bestellt wird.

Annahmen bei der Berechnung des EOQ:

1. Es gibt dynamische Lieferbedingungen, die es einem Unternehmen ermöglichen, so viele Aufträge wie nötig zu erteilen.

2. Die Preise des Artikels bleiben stabil, wodurch die Transportkosten konstant bleiben.

3. Die Menge des Gegenstandes, die während eines bestimmten Zeitraums verbraucht werden soll, ist völlig bekannt, dh die zu verbrauchende Menge ist sicher.

Unterschied zwischen EOQ und Nachbestellmenge :

Die wirtschaftliche Bestellmenge unterscheidet sich von der Nachbestellmenge. Nachbestellmenge ist die Menge, für die die Bestellung tatsächlich angegeben ist. Es kann mehr oder weniger als die wirtschaftliche Bestellmenge sein, wenn das Unternehmen keine Bestellungen gemäß der wirtschaftlichen Bestellmenge aufgibt. Wenn keine Informationen zur wirtschaftlichen Bestellmenge vorliegen, kann die angegebene Nachbestellmenge als wirtschaftliche Bestellmenge angesehen werden.

Abbildung 8:

Ermitteln Sie die wirtschaftliche Bestellmenge (EOQ) aus den folgenden Angaben und zeigen Sie auch eine grafische Darstellung der wirtschaftlichen Bestellmenge.

Jährliche Nutzung: 6.000 Einheiten

Materialkosten pro Einheit: 20 Rs

Kosten für die Bestellung und den Erhalt einer Bestellung: 60 Rs

Jährliche Buchkosten einer Einheit: 10% des Inventarwerts.

Lösung:

Die Formel für die Berechnung der wirtschaftlichen Bestellmenge lautet:

Abbildung 9:

Ermitteln Sie die wirtschaftliche Bestellmenge (EOQ) aus den folgenden Angaben:

Abbildung 10:

Täglich werden ca. 50 Artikel für eine Maschine benötigt. Ein fester Preis von Rs. 50 pro Bestellung fallen für die Bestellung an. Die Lagerhaltungskosten pro Artikel betragen Rs. 0, 02 pro Tag. Die Vorlaufzeit beträgt 32 Tage. Berechnen:

(i) wirtschaftliche Bestellmenge

(ii) Nachbestellmenge.

Abbildung 11:

Der Komplettgärtner entscheidet über die wirtschaftliche Bestellmenge für zwei Rasendüngemarken: Super Grown und Nature's Own.

Folgende Informationen werden gesammelt:

Abbildung 12:

Folgende Informationen zu einem Materialtyp sind verfügbar:

Abbildung 13:

Die jährliche Nachfrage nach einem bestimmten Artikel beträgt 10.000 Einheiten. Die Lagerbestandskosten pro Einheit und Jahr betragen 20% und die Bestellkosten betragen Rs. 40 pro Bestellung. Der vom Lieferanten angegebene Preis beträgt Rs. 4 pro Einheit. Der Lieferant ist jedoch bereit, einen Rabatt von 5% für Bestellungen von 1.500 Einheiten oder mehr zu gewähren. Lohnt es sich, das Rabattangebot in Anspruch zu nehmen?

Abbildung 14:

PQR Limited produziert ein Produkt mit einem monatlichen Bedarf von 52.000 Einheiten. Das Produkt erfordert eine Komponente X, die bei Rs erworben wird. 15 pro Einheit. Für jedes fertige Produkt werden 2 Einheiten der Komponente X benötigt. Die Bestellkosten betragen Rs. 350 pro Bestellung und die Buchkosten betragen 12% pro Jahr

Abbildung 15:

Ein Großhändler liefert 30 verschiedene ausgestopfte Puppen an verschiedenen Geschäften. Puppen werden vom Hersteller in Lots von jeweils 12 Rs gekauft. 1.200 pro Los. Für jede Bestellung wird eine Bearbeitungsgebühr von Rs berechnet. 60 plus eine Frachtgebühr von Rs. 250 pro Bestellung. Es können auch mehrere und unvollständige Lots bestellt werden, und alle Bestellungen werden am nächsten Tag ausgeführt. Die zusätzlichen Kosten betragen Rs. 0, 60 pro Jahr, um eine Puppe im Inventar zu lagern. Der Großhändler finanziert die Lagerbestandsinvestitionen, indem er seiner Holdinggesellschaft für geliehenes Geld monatlich 2% zahlt.

(i) Wie viele Puppen sollten gleichzeitig bestellt werden, um die jährlichen Gesamtinventarkosten zu minimieren? Angenommen, es gibt 250 Wochentage pro Jahr?

(ii) Wie oft sollte er bestellen?

Abbildung 16:

(a) EXE Limited hat bei der Bestellung von Material ein Mengenrabatt wie folgt erhalten:

Der Jahresbedarf für das Material beträgt 5.000 Tonnen. Die Bestellkosten pro Bestellung betragen Rs 1.200 und die Lagerkosten werden auf 20% der Materialkosten pro Jahr geschätzt. Sie müssen den wirtschaftlichsten Kaufpreis berechnen.

(b) Wie lautet Ihre Antwort auf die obige Frage, wenn keine Rabatte angeboten werden und der Preis pro Tonne 1.500 Rs beträgt?

Wissenschaftliche Bestandsführung für Nachschub :

Im Folgenden sind die drei Inventarmodelle aufgeführt, die hauptsächlich zum Wiederauffüllen der Einzelhandelsgeschäfte verwendet werden:

(a) Festes Bestellmengen-System

(b) Nachschubsystem

(c) Optionales oder modifiziertes Nachschubsystem.

Jedes der obigen Systeme berücksichtigt die Buchhaltungskosten des Lagerbestandes, die Bestellkosten des Lagerbestandes und die Lagerkosten. In diesen Modellen ist die Bestimmung, wie viel auf einmal gekauft werden soll und wie oft gekauft werden soll, die beiden Grundüberlegungen.

Mit anderen Worten, diese Modelle basieren auf der Bestimmung der Bestellmenge und der Häufigkeit der Bestellung. Die Bestellfaktoren, die berücksichtigt werden, sind die Durchlaufzeit und der Sicherheits- oder Puffervorrat.

(a) Festes Bestellmengen-System:

In diesem System wird die Materialbestellmenge fixiert und für diese Menge immer dann neu bestellt, wenn der Lagerbestand den Nachbestellungspunkt erreicht. Die festgelegte Nachbestellmenge ist eine wirtschaftliche Bestellmenge, so dass die Bestell- und Transportkosten am niedrigsten sein können.

(b) Nachschubsystem:

In diesem System ist die Bestellmenge nicht festgelegt, sondern ändert sich bei jeder Bestellung. Es gibt einen festen Bestellzeitpunkt, wenn die Lagerbestände geprüft werden und für eine unterschiedliche Menge Aufträge bestellt werden, die dem Höchststand abzüglich des Lagerbestands am festgelegten Überprüfungszeitpunkt entsprechen.

In diesem System wird der maximale Lagerbestand festgelegt, über dem der Bestand voraussichtlich nicht überschritten wird. Dieses System ist nützlich, wenn das Verbrauchsmuster schwankt, wohingegen ein System mit fester Bestellmenge nützlich ist, wenn das Verbrauchsmuster stabil ist.

(c) Optionales oder modifiziertes Nachschubsystem:

Dieses System ist eine Modifikation des Nachschubsystems. In diesem System ist auch die Bestellmenge des Nachschubsystems variabel, aber seine Größe wird mit einer Untergrenze begrenzt, dh, die Bestellmenge sollte nicht unter der festgelegten Untergrenze liegen, wenn die Bestellung zu einem festen Zeitraum erfolgt.

Somit kombiniert dieses Verfahren die Hauptmerkmale des Systems mit fester Bestellmenge und des Nachschubsystems, da es ein Maximalniveau, eine variable Bestellmenge, die einer bestimmten Untergrenze unterliegt, ein Neuordnungsniveau und ein System zur Überprüfung zu einem festgelegten Bestellzeitpunkt berücksichtigt .

III. Just-in-Time-Inventarsystem :

Angesichts der enormen Bestandskosten in den Filialen und Eigenheimen fordern Hersteller und Händler häufigere Lieferungen mit kürzeren Bestellvorlaufzeiten von ihren Lieferanten. Heutzutage sind Organisationen immer mehr daran interessiert, durch kleinere und häufigere Kaufaufträge potenzielle Gewinne zu erzielen.

Mit anderen Worten, sie interessieren sich für das Just-in-Time-Einkaufssystem. Der Just-in-Time-Einkauf (JIT-Kauf) ist der Einkauf von Material oder Waren in einer Weise, dass die Lieferung gekaufter Artikel vor deren Verwendung oder Nachfrage sichergestellt ist.

Beim Just-in-Time-Einkauf werden die mit hohen Lagerbeständen verbundenen hohen Transportkosten berücksichtigt. Daher empfiehlt es sich, gute Beziehungen zu den Lieferanten aufzubauen und rechtzeitig bei bewährten Lieferanten einzukaufen, die bei Bedarf Waren bereitstellen können.

Das EOQ-Modell (dh die wirtschaftliche Bestellmenge) setzt eine konstante Bestellmenge voraus, wohingegen die JIT-Einkaufspolitik für jede Bestellung eine andere Menge vorschreibt, wenn die Nachfrage schwankt. Die wirtschaftliche Bestellmenge legt den Schwerpunkt auf die Bestell- und Transportkosten. Die Bestandsverwaltung umfasst jedoch nicht nur die Buch- und Bestellkosten, sondern auch die Anschaffungskosten, die Qualitätskosten und die Lagerkosten. Der Just-in-Time-Einkauf berücksichtigt all diese Kosten und verlässt die Annahmen des EOQ-Modells.

Die Annahmen des EOQ-Modells lauten wie folgt:

1. Die Menge des Gegenstandes, die während eines bestimmten Zeitraums verbraucht werden soll, ist bekannt, dh die zu verbrauchende Menge ist sicher.

2. Die Preise der zu kaufenden Materialien oder Waren bleiben stabil, wobei die Transportkosten konstant bleiben.

3. Es gibt dynamische Lieferbedingungen, die es einem Unternehmen ermöglichen, so viele Aufträge wie nötig zu erteilen.

Die obigen Annahmen treffen nicht zu. Der Just-in-Time-Einkauf basiert daher nicht auf diesen Annahmen. Die Kosten für Qualität und termingerechte Lieferungen haben beim Einkauf von JIT eine besondere Bedeutung, und Unternehmen, die diese Richtlinien einhalten, treffen die richtige Wahl der Lieferanten, um eine schnelle Lieferung zu erhalten, und die gelieferte Ware ist von guter Qualität. Der Preis ist nur eine Überlegung bei der Auswahl der Lieferanten.

Vorteile des JIT-Einkaufs :

1. Die Vorräteinvestitionen werden reduziert, da häufiger kleine Bestellungen bestellt werden.

2. Die Transportkosten werden durch geringe Investitionen in das Inventar reduziert.

3. Eine Verringerung der Anzahl der zu behandelnden Lieferanten ist möglich. Nur bestellte Lieferanten, die eine schnelle Lieferung von Qualitätsware anbieten können, erhalten Bestellungen. Infolgedessen ist eine Reduzierung der Verhandlungszeit möglich. Die Verwendung langfristiger Verträge mit einigen Lieferanten mit minimalem Papieraufwand ist möglich.

4. Qualitätskosten wie Inspektionskosten für eingehende Materialien oder Waren, Ausschuss und Nacharbeitskosten werden reduziert, da der Einkauf von JIT schnelle und häufige Lieferungen kleiner Bestellungen gewährleistet, was zu geringen Lagerbeständen führt, die ein Minimum an Verschwendung verursachen. Daher wird der JIT-Einkauf häufig von Organisationen angewendet, die mit verderblichen Waren handeln.

5. JIT trägt dazu bei, den Zeitaufwand der Belegschaft zu reduzieren, und der gesamte Produktionsprozess konzentriert sich auf die Zeit, die für die eigentliche Herstellung von Produkten aufgewendet wird.

IV. Bestandskontrolle durch ABC-Analyse:

Herstellerorganisationen halten es für sinnvoll, Materialien in drei Kategorien zu unterteilen, um eine selektive Materialkontrolle zu erreichen. Eine Analyse der Materialkosten wird zeigen, dass ein geringerer Prozentsatz von Material in den Filialen zu einem hohen Prozentsatz des Verbrauchswerts beitragen kann, und andererseits kann ein großer Prozentsatz von Artikeln einen geringeren Prozentsatz des Wertes ausmachen der verbrauchten Gegenstände. Zwischen diesen beiden Extremen fallen die Elemente, deren prozentuale Anzahl mehr oder weniger ihrem Verbrauchswert entspricht.

Es ist ein System der Bestandskontrolle. Es übt eine diskriminierende Kontrolle über verschiedene Einzelhandelsgeschäfte aus, die auf der Grundlage der beteiligten Investitionen eingestuft werden. Normalerweise werden sie nach ihrer Bedeutung in drei Kategorien unterteilt, nämlich nach Wert und Häufigkeit der Auffüllung während eines Zeitraums.

Die Kategorie „A“ umfasst nur einen kleinen Prozentsatz, dh etwa 10% der gesamten von den Geschäften abgewickelten Artikel, erfordern jedoch aufgrund ihres hohen Preises oder ihres hohen Bedarfs oder beider hohe Investitionen etwa 70% des Inventarwerts.

Artikel der Kategorie „B“ sind relativ unwichtig - 20% der gesamten von Geschäften gehandelten Artikel und% der erforderlichen Investitionen machen etwa 20% der Gesamtinvestitionen in Vorräte aus.

Kategorie „C“: 70% der insgesamt behandelten Artikel und 10% des Wertes.

Eine solche Materialanalyse ist als ABC-Analyse bekannt. Diese Technik der Lagerkontrolle wird auch als Lagerkontrolle nach der Wertmethode oder der Methode Always Better Control oder der Methode der proportionalen Teilewertanalyse bezeichnet. Bei dieser Materialkontrollmethode werden die Materialien daher in absteigender Reihenfolge, basierend auf dem Geldwert des Verbrauchs, in den Kategorien "A", "B" und "C" aufgelistet.

Die ABC-Analyse misst die Kostenrelevanz jedes Materials. Es konzentriert sich auf wichtige Elemente und wird daher auch als "Kontrolle durch Wichtigkeit und Ausnahme" (CIE) bezeichnet. Es handelt sich hierbei um eine wissenschaftliche Methode der Materialkontrolle, da der Schwerpunkt auf der diskriminierenden Kontrolle über verschiedene Einzelteile der Filialen liegt, die auf der Grundlage der beteiligten Investitionen klassifiziert werden. Es handelt sich also um ein System zur selektiven Bestandskontrolle.

Der Bericht des indischen Produktivitätsteams über „Filialen und Bestandskontrolle in den USA, Japan und Westdeutschland“ gibt das folgende Beispiel für die ABC-Analyse:

Beispielsweise hat ein Geschäft 2.000 Verbrauchsartikel und einen monatlichen Verbrauch von Rs. 10, 00.000. In diesem Beispiel haben gemäß dem obigen Bericht 160 Artikel einen Verbrauch von Rs 7, 50.000. Bei 500 Artikeln werden Rs 2, 00.000 gezahlt, und 1.340 Artikel verbrauchen nur Material im Wert von 50.000 Rs.

Die Bedeutung dieser Analyse besteht darin, dass die Positionen der Gruppe A ', die einen hohen Kostenanteil ausmachen, sehr genau kontrolliert werden, während für die Kategorie "B" eine weniger strikte Kontrolle ausreicht und für die Kategorie "C" nur sehr wenig Kontrolle ausreicht. Artikel.

Alle Arten der Materialkontrolle, dh Einkauf, Lagerhaltung und Ausgabe, sind bei den Artikeln der A'-Gruppe strikt anzuwenden. Bei den 'C'-Positionen wird keine aufwendige Materialkontrolle durchgeführt, da diese Positionen einen sehr geringen Teil der Materialkosten ausmachen.

Diese Artikel können einmal im Jahr erworben werden, und verschiedene Lagerbestände, z. B. Mindestbestand, Höchststand, Bestellstand usw., können nicht eingehalten werden. Die ganze Zeit, Aufwand und Kosten, die für die Elemente der C-Gruppe eingespart werden, wenn keine aufwändige Kontrolle vorhanden ist, können für die Elemente der A- und B-Gruppe sinnvoll genutzt werden.

Vorteile:

1. Die Positionen, die einen hohen Prozentsatz der Materialkosten ausmachen, werden streng kontrolliert. Die Verwaltungszeit wird für 'A'-Artikel aufgewendet, während' C'-Artikel und manchmal 'B'-Artikel von Büroangestellten mit der geringsten Überwachung durch das Management bearbeitet werden können. Die gleiche Aufmerksamkeit für alle Einzelteile der Geschäfte ist nicht wünschenswert, da sie teuer ist.

Die Konzentration auf alle Einzelhandelsgeschäfte wirkt sich wahrscheinlich ungeachtet des Verbrauchswertes auf alle drei Einzelposten aus. Daher sollte der ABC-Analyse gefolgt werden, um den Gegenständen, die sie verdienen, gebührende Beachtung zu schenken, im Hinblick auf ihren Verbrauchswert.

2. Die Vorräteinvestitionen werden auf ein Mindestmaß reduziert, da eine angemessene Menge von A-Positionen erworben wird, die einen erheblichen Teil der Materialkosten ausmachen. Um die Investitionen in Materialien zu reduzieren, trägt die strenge Kontrolle von A-Artikeln wesentlich mehr bei als die genaue Kontrolle von C-Artikeln.

3. Die Lagerkosten werden reduziert, da eine angemessene Menge an Materialien, die einen hohen Prozentsatz des Verbrauchswerts ausmachen, in den Filialen aufbewahrt wird.

4. Mit der Einführung der ABC-Analyse wird Verwaltungszeit eingespart, da nur einige Elemente und nicht alle Elemente beachtet werden müssen.

Zusammenfassend ist eine Tabelle mit den wichtigsten Eigenschaften der ABC-Analyse dargestellt:

Abbildung 17:

In einer Fabrik werden 4.000 verschiedene Lagerarten und Lagerbestände verwendet, und die folgenden Informationen werden eingehalten.

(1) Eine Anzahl von 15 Sorten von Artikeln sollte als Kategorie A eingestuft werden, die aus folgenden Gründen die wichtigste Gruppe darstellt:

(i) Sie machen 0, 375% der Gesamtzahl der Sorten von Lagerartikeln in der Filiale aus. Dies ist gemäß der jeweiligen Einstufung des Problems ein Minimum.

(ii) Sie machen 50% des Inventarwerts aus, der gemäß dem Problem maximal ist.

(iii) Sie machen 85% der gesamten Lagerbestandsnutzung aus.

(2) Die Anzahl der Sorten von Inventargegenständen sollte aus folgenden Gründen als Artikel der Kategorie B eingestuft werden:

(i) Sie machen 2, 75% der Gesamtzahl der von der Filiale gehandelten Bestandsartikel aus.

(ii) Sie erfordern eine moderate Investition von 30% des Gesamtinventarwerts.

(iii) Ihr Verbrauch ist ein moderater Verbrauch von 10% des Lagerbestandes.

(3) Die Anzahl der Sorten von Inventargegenständen von 3.875 sollte als Kategorie der Kategorie C eingestuft werden, da sie 96, 875% der gesamten Sorten von Inventargegenständen ausmachen und Investitionen in Höhe von 20% des Gesamtwerts der Lagerbestände erfordern. Ihr Verbrauch beträgt ebenfalls 5% des gesamten Lagerbestandes. Es ist angebracht, diese Elemente als Kategorien der Kategorie "C" einzustufen, da sie in den drei Gruppen "A", "B" und "C" am wenigsten wichtig sind.

V. VED-Analyse :

VED - lebenswichtig, wichtig und wünschenswert - wird hauptsächlich zur Kontrolle von Ersatzteilen eingesetzt. Die Ersatzteile können in drei Kategorien unterteilt werden - lebenswichtig, wichtig oder wünschenswert - und dabei die Kritikalität für die Produktion berücksichtigen. Die Ersatzteile, deren Lagerbestand selbst für kurze Zeit die Produktion für einige Zeit einstellt und bei denen die Lagerbestandskosten sehr hoch sind, werden als lebenswichtige Ersatzteile bezeichnet.

Die Ersatzteile, deren Fehlen nicht länger als ein paar Stunden oder einen Tag toleriert werden kann, und die Kosten für einen Produktionsausfall hoch sind und die für die Fortsetzung der Produktion unerlässlich sind, werden als wesentliche Ersatzteile bezeichnet. Die erwünschten Ersatzteile sind diejenigen Ersatzteile, die benötigt werden, aber ihre Abwesenheit für etwa eine Woche führt nicht zu einer Produktionsunterbrechung. Einige Ersatzteile sind zwar im Geldwert vernachlässigbar, können jedoch für die Fortsetzung der Produktion von entscheidender Bedeutung sein und erfordern ständige Aufmerksamkeit.

Solche Ersatzteile erhalten möglicherweise nicht die Aufmerksamkeit, die sie verdienen, wenn sie gemäß ABC-Analyse gewartet werden, da ihr Verbrauchswert gering ist. In diesen Fällen wird eine VED-Analyse durchgeführt, um effektive Ergebnisse zu erzielen. Da die VED-Analyse Artikel anhand ihrer Kritikalität für die Produktion analysiert, kann sie auch für schwer zu beschaffende Materialien verwendet werden.

VI. Perpetual Inventory System :

Das Chartered Institute of Management Accountants, London, definiert das permanente Inventar als "ein von der Controlling-Abteilung geführtes System von Aufzeichnungen, das die physischen Bewegungen der Bestände und ihren aktuellen Saldo widerspiegelt". Sammelkarten und das Geschäftsbuch helfen dem Management bei der Pflege dieses Systems, indem sie die physischen Bewegungen des Bestands auf den Einnahmen und Ausgaben des Materials erfassen und auch das Gleichgewicht in den Filialen widerspiegeln.

Es handelt sich also um ein System zur Ermittlung des Saldos nach jedem Erhalt und der Ausgabe von Materialien durch Bestandsaufzeichnungen, um die regelmäßige Überprüfung zu erleichtern und eine Schließung des Unternehmens für die Bestandsaufnahme zu vermeiden.

Um die Genauigkeit der Bestandsdatensätze auf Dauer (z. B. Fach- und Lagerkontokorrent) sicherzustellen, wird die physische Verifizierung der Filialen durch ein Programm der kontinuierlichen Inventur durchgeführt. Es ist möglich, dass der auf den Abteilungskarten oder im Filial-Ledger ausgewiesene Bestand sich von dem durch physische Überprüfung ermittelten tatsächlichen Bestand unterscheiden kann. Dies kann auf die folgenden vermeidbaren und nicht vermeidbaren Ursachen zurückzuführen sein.

Vermeidbare Ursachen :

1. Tippfehler, dh falsche Buchung, Nichtbuchung von Einträgen, falsches Casting usw. Diese Fehler können korrigiert werden und der tatsächliche Kontostand kann mit dem Kontostand übereinstimmen, indem die erforderliche Korrektur in Ablagekarten oder Geschäftsbüchern vorgenommen wird.

2. Diebstahl und Diebstahl.

3. Unachtsamkeit im Materialumschlag.

4. Kurz- oder Überausgabe von Materialien.

Unvermeidliche Ursachen :

1. Das tatsächliche Gleichgewicht kann aufgrund von Schrumpfung und Verdampfung geringer sein.

2. Das tatsächliche Gleichgewicht kann mehr auf Feuchtigkeitsaufnahme zurückzuführen sein.

3. Das tatsächliche Gleichgewicht kann aufgrund von Feuer, Unruhen usw. geringer sein.

4. Material kann verloren gehen, wenn Schüttgut in kleinere Teile zerlegt wird. Zum Beispiel geht etwas Eisen verloren, weil große Eisenstangen in kleinere Teile zerbrochen werden.

Anpassung der Abweichungen:

Zusammenfassungen von Quittungen und Materialausgaben werden periodisch aus dem Filial-Ledger erstellt und per Lastschrift bzw. Gutschrift auf ein Steuerkonto für Material (oder Filial-Ledger) gebucht. Ein Bestandsanpassungskonto wird eröffnet, um die Abweichungen zwischen dem physischen oder dem Bodensaldo und dem Buchsaldo anzupassen.

Wenn sich aus der physischen Verifizierung ergibt, dass der tatsächliche Bestand über dem Betrag liegt, der über dem Guthabenkonto auf dem Bin Card oder im Filialkonto ausgewiesen wird, wird eine Lastschrift erstellt und die Lagerbestände werden entsprechend angepasst. Das Bestandsanpassungskonto wird gutgeschrieben und das Materialkontrollkonto wird belastet. Die Eingabe sollte auch in der Quittungsspalte des Materialkontos im Filialbuch vorgenommen werden, wobei festgestellt wird, dass es sich um einen Überschuss handelt, und die Kontenspalte sollte auch um die festgestellte Menge erhöht werden.

In ähnlicher Weise werden bei Bestandsverknappung eine Gutschrift erstellt und die Bestandsaufzeichnungen entsprechend angepasst, indem die Buchungen für den Materialüberschuss passiviert werden, so dass das Buchsaldo mit dem tatsächlichen Saldo übereinstimmt. Am Ende des Abrechnungszeitraums wird der Saldo des Bestandsanpassungskontos analysiert, um die Gründe für eine Abweichung zu ermitteln.

Wenn sich herausstellt, dass die Abweichung aus unvermeidbaren Gründen besteht, wird der Saldo auf das Costing-Gewinn- und -Verlustkonto übertragen, und wenn die Abweichung aus vermeidbaren Gründen besteht, wird der Saldo an das Filialkostenkonto oder das Werkskostenkonto übertragen, wenn kein Filialkonto vorliegt gepflegt.

Die kontinuierliche Bestandsaufnahme ist ein wesentliches Merkmal des Bestandsführungssystems. Die beiden Begriffe, permanente Inventur und kontinuierliche Bestandsaufnahme, sollten jedoch nicht als eine Einheit betrachtet werden. Perpetual Inventory bezeichnet das System der Bestandsaufzeichnungen und der kontinuierlichen Bestandsaufnahme, während die ständige Bestandsaufnahme nur die physische Überprüfung der Bestandsaufzeichnungen mit den tatsächlichen Beständen bedeutet.

Was wird bei der kontinuierlichen Inventur getan? Bei der ständigen Kontrolle wird die physische Verifizierung über das ganze Jahr verteilt. Jeden Tag werden 10 bis 15 Artikel zufällig durch Rotation entnommen und überprüft, so dass das Überraschungselement bei der Bestandsverifizierung beibehalten werden kann und jeder Artikel während des Jahres mehrmals geprüft werden kann.

Auf der anderen Seite fehlt bei einer periodischen Überprüfung das Überraschungselement, da die Überprüfung in der Regel am Jahresende erfolgt. Außerdem können die Gründe für die Abweichungen nicht ermittelt werden, da zwischen zwei regelmäßigen Überprüfungen ein langer Abstand besteht.

Der Betrieb des Perpetual Inventory Systems kann wie folgt beschrieben werden:

1. Die Bestandsaufzeichnungen werden geführt, und es wird eine aktuelle Buchung von Transaktionen vorgenommen, so dass der aktuelle Saldo jederzeit bekannt sein kann.

2. Verschiedene Bereiche der Filialen werden zur physischen Überprüfung durch Rotation aufgenommen. Jeden Tag werden einige Artikel geprüft, so dass jeder Artikel im Laufe des Jahres auf mehrere Artikel geprüft werden kann.

3. Erhaltene Läden, deren Überprüfung noch nicht abgeschlossen ist, werden zum Zeitpunkt der physischen Überprüfung nicht mit regulären Läden verwechselt, da in den Bestandsaufzeichnungen noch keine Einträge für diese Läden gemacht wurden.

4. Die Benachrichtigung der einzelnen Artikel, die jeden Tag überprüft werden müssen, wird dem Ladenbesitzer erst am Tag der tatsächlichen Überprüfung mitgeteilt, so dass das Überraschungselement bei der Bestandsüberprüfung aufrechterhalten werden kann.

5. Der im Geschäft verfügbare physische Bestand wird nach dem Zählen, Wiegen, Messen oder der Auflistung ordnungsgemäß in Fachkarten oder Inventaretiketten oder Bestandsüberprüfungsbögen erfasst.

Aus der obigen Erörterung des Perpetual Inventory Systems können wir die Schlussfolgerung ziehen, dass dieses System aus den folgenden drei Elementen besteht:

1. Abteilungskarten (z. B. Quantitative Perpetual Inventory).

2. Lagerbuch (z. B. Quantitative Cum-Value-Inventar).

3. Kontinuierliche Inventur (z. B. Inventar)

Vorteile des Perpetual Inventory Systems:

Das sind die Vorteile des Perpetual Inventory Systems:

1. Es erübrigt die Notwendigkeit einer physischen Überprüfung aller Geschäftsgegenstände am Jahresende und vermeidet dadurch Produktionsstörungen.

2. Es ist möglich, eine periodische Gewinn- und Verlustrechnung und eine Bilanz ohne Inventur zu erstellen, da der Schlussbestand aus den Ablagekarten oder dem Filialbuch entnommen werden kann.

3. Eine detaillierte und zuverlässigere Überprüfung des Ladens wird erhalten.

4. Da die Aufzeichnungen und die kontinuierliche Bestandsaufnahme systematisch und ohne unnötige Hast durchgeführt werden, sind die Zahlen zuverlässiger.

5. Durch die kontinuierliche Bestandsaufnahme werden der Ladenbesitzer und der Buchhalter in ihrer Arbeit wachsamer und sie werden versuchen, ihre Aufzeichnungen korrekt und auf dem neuesten Stand zu halten. Der Ladenbesitzer wird versuchen zu sehen, dass die Geschäfte nicht auslaufen.

6. Die Planung der Produktion kann entsprechend der Verfügbarkeit des Materials in den Filialen erfolgen, da das Management ständig über die Position des Lagers informiert wird.

7. Ein System der internen Prüfung bleibt ständig in Betrieb, da die Ablagenkarten und das Filial-Ledger sich gegenseitig prüfen.

8. Fehler und Lagermangel werden schnell erkannt und es werden Anstrengungen unternommen, um den Lagermangel in Zukunft zu vermeiden.

9. Die Investitionen in Filialen können unter Kontrolle gehalten werden, da der tatsächliche Bestand mit dem Höchst- und Mindestniveau verglichen werden kann.

10. Es stellt korrekte Bestandszahlen für die bei der Versicherungsgesellschaft zu erhebenden Ansprüche für den Verlust von durch Feuer zerstörten Beständen zur Verfügung.

Das permanente Inventarsystem ist aus folgenden Gründen zu einem wesentlichen Bestandteil der Materialkontrolle geworden:

(i) Die Bestandsaufzeichnungen werden ordnungsgemäß geführt und von Tag zu Tag aufgeschrieben, so dass die aktuellen Salden jederzeit bekannt sind.

(ii) A number of items are systematically and by rotation are physically checked every day hence it serves as a moral check and acts as a deterrent to dishonesty.

(iii) Suitable adjustments or rectification can be made if any discrepancies have been found, (iv) Remedial action can be taken for removing the causes of discrepancies, if any.

Abbildung 18:

After the annual stock taking you came to know of some significant discrepancies between book stock and physical stock, you gather the following information:

(I) What action should be taken to record the information shown above?

(II) Recommend a possible course of action by management to prevent future losses.

(Your answer should be in points and you need not elaborate).

Lösung:

(I) Following action should be taken for recording the information shown in the problem:

(i) Stock card and stores ledger should be checked and the correct physical entry should be recorded.

(ii) An investigation into reasons for stock losses and gains should be made.

(iii) After ascertaining the reasons for stock losses and gains the following treatment may be followed:

For Stock Losses:

Following is a summary of result in physical verification of stores:

VII. Double Bin System :

This system is followed in small organisations which cannot afford expensive techniques of stores control. The method is also suitable for materials of comparatively less value. The materials are stored in bins which are divided into two compartments, (there can be two racks, two shelves or same shelf can be divided into two).

Materials are issued for production from the first compartment and the materials from the second compartment are not touched in regular course. When the materials in the first compartment are fully consumed, an order is placed.

The second compartment of materials takes care of the consumption requirement during the time required to get fresh delivery. The store-keeper has to divide the materials in the two bins in such a manner that production does not hamper for the want of material. This system has practical usage and is simple to understand and operate.

VIII. Input-Output Ratio:

This ratio is used to judge the efficiency in the usage of material. The ratio indicates the relation between the units of material put in for production and the units of finished product.

IX. Material (or Inventory) Turnover Ratio:

Average stock is the average of the opening stock and closing stock.

The stock turnover ratio can also be determined in days as follows:

Inventory Turnover in Days = Days during the period/Inventory Turnover Ratio

It is essential to compare the turnover of different kinds of material to find out the items which are slow moving thus helping management to avoid keeping capital locked up in such items. A low ratio is an indicator of slow moving stock, accumulation of obsolete stock and carrying of too much stock. On the other hand, a high turnover ratio is an indication of fast moving stock and less investment in stock.

A low turnover ratio will lead to the disadvantages arising out of overstocking. If the stock turnover ratio for a particular item is zero, it means that the item had not been used at all during the period and should be immediately disposed of otherwise the quality of the item will be deteriorated.

An exception to this is spare parts for machinery in use which can be required at any time when the machinery goes out of order. Thus, spare parts should be kept in stock for the period machinery is in use.

In this connection, it will be worthwhile to have a discussion on slow moving, dormant and obsolete stocks of stores items.

Slow Moving Stocks. Slow moving stocks are those items of stores which are not issued at frequent intervals. The issues of such items are irregular and are not made at normal intervals.

Dormant Stocks:

Dormant stocks are those items of stores which are rarely issued from the store. Consumption of such items is almost nil. These items are stored in case of need, such as spare parts may be needed when the machinery goes out of order.

Obsolete Stocks:

Obsolete stocks are those items of stores which have become out molded and have no further use for the purpose they were purchased. Stocks may become obsolete because of changes in product design or methods of production, use of substitute materials, discontinuation of a product etc.

Slow moving and obsolete items stock can be detected by scanning the stores records (ledger) and by inventory turnover ratio.

Following steps may be taken to reduce slow moving and obsolete items stock:

(i) Diversify production to use up such materials.

(ii) Use as substitute in place of other materials.

(iii) Dispose them off before it further deteriorates in value.

All these stocks are a cause of anxiety because they increase the cost of materials by increasing the carrying cost and losses of materials. Losses and costs arising from slow moving stocks can be reduced by reducing their quantity in the store.

Smaller quantity of such materials should be purchased keeping in view their consumption rate and lead period. To reduce the quantity of such stocks, efforts should be made to increase their consumption by finding out their alternative uses and increasing the production by creating m re demand in the market.

Losses and costs arising from dormant stocks can be reduced by purchasing only those items which are absolutely necessary for the production. Surplus dormant items, if any, should be disposed of as early as possible so that their value may not deteriorate further.

Obsolete items are not to be further used, so they should be disposed of immediately to reduce the carrying cost and losses due to deterioration in quality.

A systematic purchasing procedure should be followed to reduce losses on account of such stocks. Purchases should be made according to the material purchase budget so that no unauthorised purchases may be made. A periodical review of stores items should be made by the management to reduce the quantum of such stocks.

Abbildung 20:

Calculate the material turnover ratio for the year 2011 from the following information and determine which of the two materials is most fast moving.

Following transactions are extracted from stores bin card relating to a component during the year 2011-12:

X. FNSD Analysis:

FNSD analysis divides the items of stores into four categories in the descending order of importance of their usage rate. T stands for fast moving items that are consumed in a short span of time. 'N' stands for normal moving items which are exhausted over a period of a year or so. 'S' indicates slow moving items which are not issued at frequent intervals and are expected to be exhausted over a period of two years or more.

'D' means dead items and the consumption of such items is almost nil. D items can also be taken as obsolete items which have become outmoded and have no further use for the purpose they were purchased. Stocks of fast moving items should be taken care of continuously and replenishment orders should be placed in time to avoid stock-out of such items.

Normal moving items should be reviewed at a regular span of time and orders for their replenishment should be given at a regular period of time. Stock of slow moving items of stores should be reviewed very carefully before any replenishment orders are placed to avoid over stocking of such items. Alternative uses should be found for dead stock items. Otherwise, they should be disposed of as early as possible so that their value may not deteriorate further.

XI. Material (Inventory) Cost Reports:

The objective of material cost reporting is to help the management in exercising effective material control and taking appropriate decisions. Material cost reports serve as means of communications usually in the written form of facts relating to materials which should be brought to the attrition of the various levels of management who can use them to take suitable action for the purpose of material control. 'Material control' is divided into three aspects, viz. purchase control, stores control and consumption control.

Purchase control is to ensure the efficiency of the purchasing department; stores control, the efficiency of the stores department and consumption control, the efficiency of the departmental foremen.

Proper design of material cost reports is essential to achieve these purposes of material control. It is difficult to give the design of materials reports which will be suitable for all organisations. The design should be according to the individual requirements of the organisation. However, a few types of reports that should be prepared are given below.