Abfüllsysteme in einem Büro organisieren: Top 2-Methoden

Dieser Artikel beleuchtet die beiden obersten Methoden zur Organisation von Abfüllsystemen in einem Büro. Die Methoden sind: 1. Zentralisierte Einreichung 2. Dezentrale Einreichung.

Methode Nr. 1. Zentralisierte Einreichung:

Bei diesem System wird das gesamte Archivierungsgerät an einen zentralen Ort des Büros gebracht, damit die Akten der verschiedenen Abteilungen dort aufbewahrt werden können. Es gibt eine Gruppe von Angestellten, die die Archivierungsmitarbeiter genannt werden, die die Arbeit unter einem Vorgesetzten erledigen. Im Allgemeinen gibt es einen separaten Raum, den so genannten Records Room, in dem die Archivierungsarbeiten durchgeführt werden. Alle Akten können unter Verwahrung des Büroleiters oder der Sekretärin aufbewahrt werden.

Zentralisiertes System wird auch als Bibliothekssystem bezeichnet, da Dateien wie in einer Bibliothek zentral in einer geheimen Weise verwaltet werden. Wie Bücher werden Dateien nach ihrer Klassifizierung kategorisch nummeriert. Der Vorgesetzte oder die verantwortliche Abteilung funktioniert wie ein Bibliothekar. Jede Person, die eine bestimmte Datei benötigt, muss einen Anforderungsschein mit Name und Nummer der erforderlichen Datei vorlegen.

Die betreffende Akte wird, falls nicht ausgeschrieben, gegen Unterschrift ausgestellt. Eine Leitkarte wird sofort an dem leeren Platz, in dem die Datei aufbewahrt wurde, als Signal abgelegt. Ein Eintrag in ein Register erfolgt. Eine Erinnerung kann gesendet werden, wenn die Datei nicht innerhalb einer angemessenen Frist zurückgesandt wird oder wenn eine andere Abteilung oder Person dies verlangt. Das gesamte Verfahren ist dasselbe wie in einer Bibliothek.

Für den effizienten Betrieb dieses Systems müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

(a) Die Anzahl der Dateien muss groß genug sein.

(b) Die Akten müssen wissenschaftlich klassifiziert und nummeriert sein.

(c) Es muss ein ordnungsgemäßer Index der Dateien geführt werden.

(d) Es muss geschultes Personal für den Umgang mit den Akten sein.

(e) Die Organisation muss verschiedene Arten von Archivierungsgeräten erwerben können.

Möglicherweise sind einige zusätzliche Ausrüstungsgegenstände wie Sortiertisch und -tabletts, tragbare Leitern für das Erreichen hoher Regale usw. erforderlich.

Vorteile:

(a) Es gibt Wirtschaft von zwei Seiten. Eine geringere Anzahl von Archivierungsgeräten reicht aus, da nicht jede Abteilung ihre Ausrüstung separat hat. Weniger Platz wird belegt. So wird Geld und Platz gespart.

(b) Es gibt einheitliche Verfahren für die Zusammenstellung und Aufbewahrung der Akten aller Abteilungen. Diese Einheitlichkeit und Standardisierung trägt zur Entwicklung der Arbeitseffizienz bei.

(c) Das Ablagesystem hat eine bessere Kontrolle, da die Zuständigkeit in der Ablageabteilung festgelegt ist und es einen Vorgesetzten gibt.

(d) Es muss eine geringere Anzahl von Kopien eines bestimmten Dokuments angefertigt werden, da sie nicht für die Akten der betroffenen Abteilungen gesendet werden müssen. Der Schreibaufwand wird somit reduziert.

(e) Das Anmeldepersonal wird auf die Arbeit spezialisiert, und moderne Anmeldetechniken können eingeführt werden.

(f) Dies kann die Tätigkeit des Amtes beschleunigen, da möglicherweise keine Zeit verschwendet wird, um relevante Papiere aus den Akten verschiedener Abteilungen zu erhalten.

Nachteile:

(a) Es kann zu Verzögerungen kommen, bis eine Akte von der Anmeldestelle abgerufen wird, weil das strenge Verfahren der Vorlage eines Anforderungsscheins usw. befolgt werden muss.

(b) Die Klassifizierung von Akten, die von der zentralen Anmeldeabteilung erstellt werden, ist möglicherweise nicht für eine bestimmte Abteilung geeignet. Zum Beispiel kann es sein, dass die Verkaufsabteilung zuerst eine territoriale Klassifizierung der Dateien benötigt, und dann kann eine parteiweise alphabetische Klassifizierung der Archivierungsabteilung nur eine alphabetische Klassifizierung vornehmen.

(c) Alle wichtigen oder unwichtigen Papiere werden von allen anderen Abteilungen an die Anmeldeabteilung geschickt. Infolgedessen wird die Archivierungsabteilung zu einem Abladeplatz für alle Papiere oder zu einem "Dead Letter Repository", das zum Missbrauch von Speicherplatz führt. Von Zeit zu Zeit wird ein ordnungsgemäßes Zerkleinern oder Reinigen erforderlich.

(d) Es besteht jede Chance einer falschen Ablage oder ein Papier kann dabei verloren gehen.

(e) Die Angestellten oder Handelsassistenten anderer Abteilungen können die entwickelten Anmeldetechniken möglicherweise nicht erlernen.

(f) Es gibt keine Geheimhaltung der Dateien. Jeder kann sich auf Antrag eine Akte durchgehen.

Insgesamt sind die Vorteile wirksamer als die Nachteile, die durch eine ordnungsgemäße Überwachung und Kontrolle der Abteilung überwunden werden können.

Methode Nr. 2. Dezentrale Einreichung:

In diesem System werden Dateien von den verschiedenen Abteilungen entsprechend ihren jeweiligen Anforderungen angeordnet und verwaltet. Dieses System wird auch als Abteilungssystem bezeichnet. Jede Abteilung verfügt über eine eigene Akteneinrichtung, und entweder die Sachbearbeiter der Abteilung erledigen die Aufgabe, oder ein oder zwei Sachbearbeiter können in jeder Abteilung gesondert ernannt werden, um ausschließlich die Archivierungsarbeit zu erledigen.

Bei diesem System entfällt das aufwendige Verfahren zur Vorlage eines Anforderungsschiffes wie beim zentralisierten System. Es wird allgemeiner angenommen.

Vorteile:

(a) Es kommt zu keinen Verzögerungen, wenn die Papiere mit der jeweiligen Abteilung befasst werden. Es ist für die betroffenen Mitarbeiter leicht zugänglich.

(b) Einige Abteilungen müssen ausschließlich ohne direkte Verbindung zu anderen Abteilungen arbeiten. In diesem Fall ist es besser, wenn die Abteilung ihre eigenen Unterlagen führt. Zum Beispiel eine Konstruktionsabteilung in einem großen Produktionsunternehmen.

c) Akten vertraulicher Natur müssen unter der direkten Kontrolle des Abteilungsleiters aufbewahrt werden. Zum Beispiel die Datei der Einkommenssteuer.

(d) Eine Abteilung kann eine bestimmte Methode für die Klassifizierung und Pflege der Dateien wählen, die der Abteilung am besten entspricht.

Nachteile:

(a) Da jede Abteilung ein eigenes Ablagesystem benötigt, kommt es zu Doppelarbeit. Für den Kauf der Ausrüstung wird mehr Geld benötigt und mehr Platz benötigt. So steigen die Kosten.

(b) Die Sachbearbeiter einer Abteilung müssen einige Zeit für die Einreichung der Anmeldungsunterlagen aufwenden, die sie effektiver nutzen könnten. Wenn einige zusätzliche Hände zum Ablegen verwendet werden, entstehen zusätzliche Kosten.

(c) Möglicherweise müssen mehrere Exemplare desselben Dokuments für die Unterlagen verschiedener Abteilungen erstellt werden, die es möglicherweise benötigen. Die Last der Schreibarbeit wird erhöht.

(d) Es gibt keine Spezialisierung bei der Archivierung. Verschiedene Abteilungen können unterschiedliche Methoden zur Klassifizierung und Aufbewahrung von Dateien anwenden.

Insgesamt sind die Vor- und Nachteile gleichmäßig ausgewogen. Aber es gibt immer größere Kosten und Platzverschwendung. Vergleich zwischen beiden - Beide Systeme haben ihre Vor- und Nachteile. Es ist schwierig, aus den beiden zu wählen. Es ist richtig, dass ein Abteilungssystem generell kostspieliger ist, ein zentralisiertes System jedoch nur dann praktikabel ist, wenn die Anzahl der Dateien groß ist.

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass im Allgemeinen ein Kompromiss erreicht und ein kombiniertes System verfolgt wird.

Dies geschieht mit der folgenden Formel:

(a) Akten allgemeiner Art, die eine große Anzahl von Abteilungen betreffen können, werden zentral abgelegt und sind für alle gleichermaßen zugänglich.

(b) Akten vertraulicher Natur werden abteilungsmäßig angeordnet und verwaltet.

(c) Es gibt bestimmte Abteilungen, die über ausschließliche Tätigkeiten verfügen, und die Akten dieser Abteilungen müssen nicht zur zentralen Hinterlegung übermittelt werden.