Office Manual: Bedeutung, Bedeutung und Inhalt

Office Manual: Bedeutung, Bedeutung und Inhalt!

Bedeutung:

Ein Büro, das für jede Art von Organisation unerlässlich ist, ist ein Ort, an dem verschiedene Aktivitäten wie Kommunikation, Datenverarbeitung und Aufzeichnung ausgeführt werden. Jede Arbeit hat ihre eigene Methode für beste Leistung und besteht aus mehreren Schritten, die vom Personal und mit Hilfe verschiedener Ausrüstungsarten zu befolgen sind. Der Begriff „Handbuch“ bezeichnet ein Handbuch, das aus einigen „vorgeschriebenen Bewegungen“ besteht. Jede Person, die eine Arbeit effizient ausführen möchte, muss die Schritte oder die vorgeschriebenen Bewegungen kennen, die für ihre beste Leistung bestimmt sind.

Ein Bürohandbuch ist eine Art Handbuch, das die Standardpraktiken sowie die Organisationsrichtlinien enthält, um die für ein Büro bestimmten Praktiken umzusetzen. Es ist ein Leitfaden für die Mitarbeiter. Es legt die Richtlinien fest, nach denen die Jobs ausgeführt werden müssen. Es ist eine ständige Informationsquelle, durch die das Büropersonal bequem und automatisch eingewiesen wird.

Bedeutung:

In einem Büro werden verschiedene Arten von Arbeiten ausgeführt. Es liegt in der Verantwortung des Büromanagements, dafür zu sorgen, dass während der Bürozeiten maximale Arbeit effizient erledigt wird. Dafür benötigt das Büropersonal Anweisungen sowie Aufsicht. Es ist weder wünschenswert noch praktikabel, dass bei jedem Schritt und zu jeder Zeit Anweisungen erteilt werden.

Büroarbeit umfasst sowohl Routine- als auch programmierte Arbeit und nicht programmierte Arbeit. Es ist durchaus richtig, dass für nicht programmierte Arbeiten spezifische Anweisungen ausgegeben werden müssen, aber für die Routine- oder programmierte Arbeit müssen einige Standardpraktiken befolgt werden.

Für diese Arbeit wird ein Bürohandbuch mit Anweisungen für Standardpraktiken erstellt und eine Kopie des Handbuchs wird jedem Mitarbeiter als Leitfaden übergeben. Durch diese Praxis wird Zeit gespart und Verschwendung jeglicher Art wird vermieden. Dies führt zu einem kontinuierlichen Arbeitsfluss und zur Wirtschaftlichkeit. Die Bedeutung des Office-Handbuchs ist daher sehr groß. Abgesehen davon ist die Bedeutung des Office-Handbuchs auch von anderen Seiten zu spüren.

Erstens kann eine Person, die mit einem Job besetzt wird, auch die Art ihrer Autorität und Verantwortung anhand der im Office-Handbuch angegebenen Details des Jobs nachvollziehen.

Zweitens bietet es eine automatische Überprüfung. Sobald eine Person ihren Job gut kennt, ist es seine Aufgabe, den Job so perfekt wie möglich auszuführen. Ein Bürohandbuch gewährleistet somit die Selbstkontrolle.

In der Regel wird ein Ausschuss mit den Leitern der verschiedenen Funktionsabteilungen des Büros eingerichtet, um das Bürohandbuch so auszuarbeiten, dass eine perfekte Koordination zwischen den verschiedenen im Handbuch beschriebenen Aktivitäten erhalten bleibt. Man kann sagen, dass die Bedeutung eines Office-Handbuchs weiter gefestigt wird, da es die Koordination fördert.

Inhalt:

Ein offizielles Handbuch enthält verschiedene Informationen über die Organisation, den Arbeitsplatz (dh das Büro), die Arbeit und die Arbeitnehmer. All dies muss systematisch und klassifiziert angeordnet werden, um sie verständlich zu machen.

Die Anordnung muss wie folgt sein:

(A) Über die Organisation:

Im Allgemeinen wird zu Beginn eine kurze Beschreibung der gesamten Organisation mit ihren Hauptzielen und allgemeinen Richtlinien gegeben. Über seine Produkte oder Dienstleistungen muss ein detaillierter Bericht erstellt werden, da dies stark von der Art der Produkte oder Dienstleistungen abhängt. Durch sie hindurch kann jeder Mitarbeiter erkennen, welche Rolle er im gesamten Rahmen spielen muss.

(B) Über das Amt :

Ein Büro selbst hat seinen Standort, seine Unterbringung, seine Organisationsstruktur und seine Autorität. Die Organisationsstruktur mit vertikalen und horizontalen Abteilungen ist ein wesentliches Merkmal, die vertikalen Abteilungen basieren auf Autoritätsebenen und die horizontalen Abteilungen sind funktional oder abteilungsbezogen. Eine solche Struktur sollte niemals starr sein, sondern ändert sich mit dem Wachstum und der Expansion der Organisation und ihres Büros. Ein Office-Handbuch muss daher an die sich ändernden Situationen angepasst werden.

Sogar das Layout des Büros als Ganzes muss dem Personal für eine bessere interne Kommunikation bekannt gemacht werden. Ein Mitarbeiter muss das Wissen über den Standort einiger allgemeiner Funktionsabteilungen wie der Bargeldabteilung, der Versandabteilung usw. und sogar der Kantine oder des Arztraums besitzen

(C) Über die Arbeit :

(1) Standardarbeit:

Die meisten Anweisungen oder Richtlinien beziehen sich auf Standard- oder Routinearbeiten, die unter allen Umständen bequem befolgt werden können. Die Standardarbeit umfasst die Bearbeitung von Post, Ablage usw. Das Handbuch muss die Schritte befolgen, die zu befolgen sind, sowie die Ausrüstung, die zu diesem Zweck verwendet werden soll. Hier kommt die Bedeutung des Einsatzes von Maschinen und Formen zum Tragen.

Ein Mitarbeiter muss über gründliche Kenntnisse über die von ihm zu verwendenden Maschinen und Geräte sowie über die mit den Maschinen eng verbundenen Formen verfügen. Es ist eine Frage der allgemeinen Richtlinien einer Organisation, ob und inwieweit Maschinen und Geräte verwendet werden sollen. Ein großes Büro hat eine eigene O & M-Abteilung zur Verbesserung der Büromethode und -praxis. In diesem Fall muss im Handbuch darauf hingewiesen werden, dass die festgestellten Neuerungen zu befolgen sind.

(2) Nicht-Standardarbeit :

Nicht-Standardarbeit in n-Office ist nicht weniger wichtig, obwohl sie nicht üblich ist oder wiederholt praktiziert wird, z. B. bei der Bearbeitung ausländischer Korrespondenz. Wenn es sich nicht um ein Import-Export-Haus handelt, ist ausländische Korrespondenz nicht üblich. Das Handbuch muss angeben, welche Schritte zu befolgen sind, wer für Anweisungen usw. angesprochen werden muss.

(D) Über die Mitarbeiter:

Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Menschen in einem Büro - Exekutive und Mitarbeiter. Der erstgenannte Typ hat eine größere Autorität bei der Entscheidungsfindung und Steuerung sowie Kontrolle als die letztere Gruppe. Für jeden Typ gibt es Regeln und Bestimmungen.

Büroregeln betreffen:

(a) die Art der Einstellung;

(b) die Anstellungsbedingungen für Entschädigungen, Anreize, Nebenleistungen, Urlaub usw .;

(c) Verschiedene Nebenleistungen, Annehmlichkeiten, Wohlfahrtsmaßnahmen. usw.;

(d) Bürozeiten und Anwesenheit; usw.

Jeder Mitarbeiter muss sich dieser ansonsten unnötigen Komplikationen oder Missverständnisse bewusst sein, die zu Unzufriedenheit und Unruhen führen, die sowohl für das Management als auch für das Management schädlich sind. Jeder Mitarbeiter muss zumindest aus eigenem Interesse die Regeln kennen.

Das Büropersonal kann auch eingeteilt werden in: bestehende Mitglieder und Neueinsteiger. Für die letztere Kategorie kann es spezielle Bestimmungen für die Ausbildung geben, obwohl die Ausbildung des vorhandenen Personals nicht ungewöhnlich ist. In dem Handbuch wird angegeben, welche Schulungsmöglichkeiten vorhanden sind, entweder am Arbeitsplatz oder außerhalb des Arbeitsplatzes. Die Schulung von Neueinsteigern ist unvermeidlich, wenn in einem Büro besonders anspruchsvolle Maschinen eingesetzt werden. Es ist die Pflicht eines Vorgesetzten oder des unmittelbaren Chefs eines Neueinsteigers, ihm das Handbuch mitzuteilen.

(E) Andere :

Es gibt verschiedene andere Anweisungen, die aus einem Bürohandbuch erhältlich sind. Zum Beispiel: Welche Maßnahmen sind im Falle eines physischen Notfalls wie Feuer, Unfall usw. zu ergreifen; Allgemeines Wissen über die gängigen Büromaschinen und deren Wartung; die Verfassung und die Funktionen der Arbeitnehmergewerkschaften, Freizeiteinrichtungen usw.