Office-Funktionen: 4 Haupttypen von Office-Funktionen

Dieser Artikel beleuchtet die vier Hauptarten von Funktionen eines Büros. Die Funktionen sind: 1. Kommunizieren 2. Computing 3. Aufzeichnen 4. Platzverwaltung.

Büro Funktion # 1. Kommunikation:

Jede Organisation braucht ein Büro. Arbeit zu organisieren bedeutet, mit den Menschen in Kontakt zu treten. Eine Organisationsstruktur wird von Menschen aufgebaut. Kommunikation ist der Prozess, durch den Kontakte hergestellt werden können. Kommunikation bedeutet Ideenaustausch und ist ein wechselseitiger Verkehr. Informationen müssen empfangen und Informationen müssen auch gesendet werden. Dies wird allgemein als Kommunikation bezeichnet.

(1) Es gibt zwei Arten von Kommunikation:

Außerhalb und innerhalb,

(a) extern:

Eine Organisation muss Kontakte und Beziehungen zu Außenstehenden herstellen - den Kunden, den Schuldnern, den Gläubigern, den Lieferanten, anderen Organisationen, der Regierung und schließlich der Öffentlichkeit. Sogar die Kommunikation mit den Mitgliedern einer Organisation kann als externe Kommunikation bezeichnet werden, da sich die Mitglieder an verschiedenen Orten befinden.

Externe Kommunikation ist ein aufwendiger und expandierender Prozess. Es gibt so viele Arten mechanischer Geräte, um breitere und schnellere Kontakte herzustellen. Zum Beispiel ein Telefon, die Telegrafenvorrichtung, die Telexvorrichtung usw.

Externe Kommunikation kann durch Meetings, Konferenzen usw. erreicht werden, an denen Personen aus der Ferne teilnehmen können. Korrespondenz ist der üblichste und bequemste Prozess der externen Kommunikation, unabhängig von der Entfernung.

(b) intern:

Die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern des Büros in verschiedenen Abteilungen ist notwendig. Eine solche Kommunikation ist eine ständige Angelegenheit. Bei jedem Schritt jeder Tätigkeit ist es notwendig. Zwischen dem Vorgesetzten und den Untergebenen kann man vertikale Kommunikation nennen. Es gibt horizontale Kommunikation zwischen Menschen auf der gleichen Ebene oder Stufe, die als Peers bezeichnet wird.

In großen Büros gibt es ein ausgeklügeltes Arrangement für die Interkommunikation (allgemein als Inter-Com-System bezeichnet) mit Hilfe mechanischer Geräte. Zusammenkünfte, Konferenzen usw. finden auch unter den Mitarbeitern statt. Auch die Bildung von Komitees, Gruppendiskussionen usw. sind heutzutage sehr beliebt.

(2) Kommunikation kann in drei verschiedene Kategorien unterteilt werden:

(a) mündlich:

Dies ist eine direkte Kommunikation zwischen zwei oder mehreren Personen. Eine Person kann mit einer oder mehreren Personen sprechen. Dies ist meistens für die interne Kommunikation mit Hilfe von Intercom, Gerät, Diktiergerät usw. Es ist eine mündliche Fernkommunikation über das Telefon möglich. Das Halten eines Interviews ist eine exklusive Form der mündlichen Kommunikation.

(b) geschrieben:

Dies geschieht in Form von Briefen, Berichten, Hinweisen, Rundschreiben, Memos usw. Dies wird auch als Korrespondenz bezeichnet. Es ist üblicher für entfernte Kommunikation. Schreibmaschinen, Vervielfältigungsmaschinen usw. werden zur Vorbereitung des Textes verwendet. Der größte Vorteil der schriftlichen Kommunikation besteht darin, dass gleichzeitig aufgezeichnet werden kann. Natürlich kann die mündliche Kommunikation auch mit einem Tonbandgerät aufgezeichnet werden.

Die schriftliche Kommunikation kann in derselben Form an eine große Anzahl von Personen gesendet werden, indem Dubliermaschinen oder eine Druckmaschine verwendet werden. Korrespondenz ist vielleicht die wichtigste Funktion eines Amtes. Die Sekretärin soll ein Experte für diese Arbeit sein.

(c) Gestik

Dies ist eine Kommunikationsmethode durch Signale und Zeichen, Handbewegung, Hinterhalten usw. Sie erfolgt in einer sehr engen Sphäre und ist in den meisten Fällen informeller Natur. Es ist richtig gesagt, dass Augen mehr sagen können als Worte. Gestische Kommunikation oder Verwendung von "Körpersprache" ist international, da es keine Sprachbarriere gibt.

Die Kommunikation kann auch visuell mit Hilfe von Fotos, Bildern usw. und auch durch Signalisieren eines Summers, eines roten Lichts usw. erfolgen.

Externe Kommunikation ist meistens schriftlich und teilweise mündlich, während interne Kommunikation weitgehend mündlich, teilweise schriftlich und oft gestisch ist.

Büro-Funktion Nr. 2 : Rechnen :

Durch Kommunikation und Aufzeichnungen gesammelte Informationen werden analysiert, verglichen und diskutiert. Gleichzeitig werden mit Hilfe verfügbarer Daten und Statistiken Berechnungen angestellt, um Entscheidungen zu treffen. Entscheidungen werden von Aktionen gefolgt.

Der Begriff Berechnung bedeutet Berechnung. Tatsächlich ist es mehr als bloße Berechnung. In modernen großen Büros werden Computermaschinen eingesetzt. Eine solche Maschine ist ein elektronisches Gerät zur Datenverarbeitung, das den Entscheidungsprozess unterstützt.

In kleinen Belangen wird die Rechenarbeit durch geistige Arbeit erledigt. Hochrangige und hochbezahlte leitende Angestellte sitzen im Büro, um solche Entscheidungen zu treffen. Die wichtigsten Entscheidungen werden von den Menschen auf höchster Ebene getroffen, wie z. B. die Direktoren eines Unternehmens. Die Sekretärin unterstützt sehr häufig die hochrangigen Mitarbeiter bei der Entscheidungsfindung.

Zu diesem Zweck werden statistische Diagramme und Diagramme erstellt. Für weitere Informationen werden Untersuchungen durchgeführt und darauf vorbereitet. Informationen über die Erfahrungen anderer Personen in derselben Zeile können sehr hilfreich sein.

Büro-Funktion Nr. 3 Aufnahme :

Anscheinend ist dies die Hauptfunktion eines Büros. Aufzeichnung bedeutet die Erhaltung von Informationen und Ereignissen aller Art. Die Aufzeichnung ist ein kontinuierlicher Prozess und sogar automatisch. Die Aufnahme beginnt mit der Kommunikation, insbesondere wenn die Kommunikation geschrieben wird. Welche Informationen empfangen und gesendet werden, wird aufgezeichnet.

Im Entscheidungsprozess werden Aufzeichnungen über verschiedene Berechnungen und Analysen geführt. Entscheidungen werden auch aufgezeichnet. Wichtige Entscheidungen werden sehr oft in Form von Beschlüssen bei Sitzungen getroffen, die in Protokollbüchern festgehalten werden. Ein großer Teil des Büropersonals ist mit der Aufnahme von Arbeiten beschäftigt.

(1) Die Aufzeichnung hat zwei Aspekte:

(a) Vorbereitung der Aufzeichnungen:

Aufzeichnungen müssen zuerst erstellt werden. Es gibt verschiedene Regeln für die Vorbereitung von Datensätzen. Zum Beispiel müssen Buchungssätze nach dem Buchungssystem mit doppelter Buchung erstellt werden. Es gibt verschiedene Formen, die verwendet werden können. Die Bilanz eines Unternehmens hat beispielsweise seine spezifische Form, wie in Anhang VI des Companies Act angegeben.

(b) Aufbewahrung von Aufzeichnungen:

Aufzeichnungen müssen aufbewahrt werden. Datensätze haben mehrere Dienstprogramme. Sie sind auf Nachweise und zukünftige Leitlinien vorbereitet und müssen daher bewahrt werden. Einreichung ist eine Kunst, um Aufzeichnungen zu bewahren. Zu diesem Zweck gibt es verschiedene Ausrüstungsgegenstände, beispielsweise einen Aktenschrank.

(2) Es gibt zwei Arten von Datensätzen:

(a) Finanziell

Verschiedene Arten von Kontobüchern machen die Finanzaufzeichnung. Dazu sind verschiedene statistische Karten erforderlich.

(b) Nichtfinanziell:

Briefe, Berichte, Sitzungsprotokolle usw. machen das nichtfinanzielle Protokoll. Beide Arten von Datensätzen sind für eine Organisation gleichermaßen wichtig. Einige Aufzeichnungen müssen in Umlauf gebracht werden. So müssen beispielsweise der Bericht des Directors (nichtfinanzielle Aufzeichnung) sowie die Gewinn- und Verlustrechnung und die Bilanz (finanzielle Aufzeichnung) zwischen den Mitgliedern eines Unternehmens verteilt werden. Die Sekretärin hat eine wesentliche Verantwortung für die Überwachung und Kontrolle der Vorbereitung und Aufbewahrung der Aufzeichnungen.

Bürofunktion # 4. Speicherplatzverwaltung:

Einige Leute sind der Meinung, dass die ordnungsgemäße Nutzung der Räume oder der Unterbringung des Büros eine andere Funktion des Büros ist. Der Platz ist knapp und kostspielig, so dass eine maximale Nutzung ohne Überfüllung erforderlich ist. Alles hängt vom wissenschaftlichen Layout ab, um einen maximalen Arbeitsfluss zu gewährleisten.

Für jede Art von Bürofunktion sind Fachkräfte erforderlich, daher muss das Personal sehr sorgfältig eingestellt werden. Zu diesem Zweck kann ihnen eine gesonderte Schulung erteilt werden. Die Sekretärin muss über praktikable Kenntnisse über jede Art von Funktion verfügen, andernfalls kann er das Personal nicht kontrollieren.