Bürokommunikation: Bedeutung, Bedeutung und Typen

In diesem Artikel erfahren Sie mehr über Office Communication. Nachdem Sie diesen Artikel gelesen haben, erfahren Sie Folgendes: 1. Bedeutung der Bürokommunikation 2. Wichtigkeit der Bürokommunikation 3. Arten der Bürokommunikation.

Bedeutung der Bürokommunikation:

Kommunizieren heißt Konversation führen. Dies ist eine gewöhnliche Funktion in unserem täglichen Leben. Dies ist notwendig, um Kontakte zu knüpfen, Dinge zu erklären, Ideen auszutauschen, Informationen zu vermitteln, Anweisungen zu erteilen und Missverständnisse zu beseitigen. Kommunikation ist für das Dasein unverzichtbar. Kommunikation hat jedoch eine spezifischere Bedeutung in der Managementwissenschaft.

Professor Allen zufolge: „Es ist eine Brücke der Bedeutung. Es besteht aus einem systematischen und kontinuierlichen Erzählen, Abhören und Verstehen. “ Es ist klar, dass die Kommunikation abgeschlossen ist, wenn die vom Kommunikator gesendete Nachricht von der Kommunikation verstanden wird. Es ist eine Brücke der Bedeutung, dh die Bedeutung einer Nachricht wird von dem Kommunikator und dem Kommunikator in demselben Sinne verstanden.

Bedeutung der Bürokommunikation:

Ihre Bedeutung ist groß und wächst weiter. Der Erfolg einer Organisation hängt davon ab, wie umfassend und intensiv die Kommunikation von ihr ausgeübt wird. Es wird als Werkzeug des Managements beschrieben. Es ist das letzte Wort im Management. Wenn sich mehr als eine Person trifft, gibt es Kommunikation zwischen ihnen.

In einem Büro treffen sich Menschen und arbeiten zusammen. Daher muss Kommunikation zwischen ihnen bestehen. Die Hauptaufgabe eines Büros besteht darin, intern und extern zu kommunizieren. Eine Organisation braucht ein Büro, da die gesamte Kommunikation von dort ausgeht und in sie eingeht. Die meisten Büromaschinen sind für die Kommunikation gedacht.

Arten der Bürokommunikation:

Im Allgemeinen kann Kommunikation intern und extern sein. Die interne Kommunikation findet zwischen den Mitarbeitern des Büros statt. Es bedeutet auch die Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Angestellten oder zwischen Mitgliedern eines Verbandes oder zwischen einem Unternehmen und seinen Anteilseignern.

Externe Kommunikation erfolgt mit den Außenseitern, wie den Kunden, den Lieferanten, den Schuldnern, den Gläubigern, den anderen Organisationen, der Regierung und ihren verschiedenen Behörden und schließlich der Öffentlichkeit. Die Sekretärin hat die Hauptaufgabe, beide Kommunikationsarten zu überwachen und zu kontrollieren.

Je nach Methode kann Kommunikation in drei Teile unterteilt werden - mündlich, schriftlich (Korrespondenz) und gestisch.

Interne Kommunikation:

Durch die Kommunikation können sowohl das Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Verhältnis als auch das übergeordnete Verhältnis gepflegt werden. Entscheidungen, die auf oberster Managementebene getroffen werden, fließen auf der Ausführungs- und Betriebsebene durch die Kette übergeordneter untergeordneter Beziehungen innerhalb einer Organisationsstruktur nach unten.

Wenn die Ziele und Richtlinien der Organisation den Mitarbeitern nicht mitgeteilt werden, können sie sich weder mit der Organisation identifizieren noch ihre jeweiligen Funktionen erfüllen.

Wenn Änderungen in der Organisation vorgenommen werden sollen, müssen die Mitarbeiter vorab informiert werden, damit sie sich mental darauf einstellen. Andernfalls kann es zu einem Schock kommen. Die Angestellten müssen auch in der Lage sein, ihre Beschwerden, Beschwerden oder Schwierigkeiten dem Arbeitgeber mitzuteilen.

Dadurch wird eine bessere Beziehung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer hergestellt und etwaige Missverständnisse beseitigt. Kommunikation wird als bidirektionaler Verkehr bezeichnet. Die interne Kommunikation kann mündlich, schriftlich, visuell und gestisch sein. Die Abhaltung von Besprechungen, Konferenzen usw., gemeinsame Beratungen oder Gruppendiskussionen usw., das Senden von Berichten, Protokollkopien usw. sind einige der wirksamen Methoden der internen Kommunikation.

In Bezug auf die Kommunikation gibt es sechs Arten von Abfragen, und die Abfragen haben eindeutige Antworten. Sie sind:

Warum?

Ohne interne und externe Kommunikation kann keine Organisation aufgebaut und betrieben werden.

Wann?

Bevor die Nachricht durch andere Quellen durchgelassen wird.

Was?

Über Angelegenheiten von gemeinsamem Interesse sollte nichts verheimlicht werden. Letztlich kann kein Geheimnis wirklich bewahrt werden. Es ist daher besser, den Mitarbeitern des Personals nichts zu verbergen, jedoch mit einigen Ausnahmen.

Woher?

Die Kommunikation kann vertraulich zwischen zwei Personen in einer sehr kleinen Gruppe in einer Kammer oder offen bei einem Meeting oder einer Konferenz zwischen einer großen Anzahl von Personen oder bei einem öffentlichen Meeting stattfinden.

Wie?

Dies muss unter Verwendung eines solchen Mediums geschehen, das für den Kommunikator und für die Kommunikation beider verständlich ist. Die visuelle Kommunikation durch Bilder ist für Analphabeten sehr gut geeignet. Es gibt viele Hindernisse für eine effektive Kommunikation, wie Sprache, Lärm, Status usw.

Wem?

Die gemeinsamen Ziele der Organisation müssen jedem innerhalb der Organisation mitgeteilt werden, damit sich jeder mit der Organisation identifizieren kann.

Mechanische Geräte:

Für die interne Kommunikation werden verschiedene Maschinen oder arbeitssparende Geräte verwendet:

(a) Oral - Intercom-Telefonsystem, Diktiergerät, Pneumatikschläuche usw.

(b) Schriftlich - Schreibmaschine, Vervielfältigungsmaschinen usw.

(d) Signalisierung - Anrufen von Glocken, Summern, roten Lichtern usw.

Externe Kommunikation:

Externe Kommunikation ist für die Durchführung der Aktivitäten und für die Entwicklung einer Organisation, des Handels oder des Nichthandels unerlässlich. Dies ist notwendig, um die Öffentlichkeitsarbeit zu erweitern und zu verbessern sowie um den Goodwill und das Prestige zu verbessern. Für die Kommunikation sind unterschiedliche Werbemethoden vorgesehen. Die Veröffentlichung von Berichten, Zeitschriften usw. ist eine weitere Technik. Externe Kommunikation kann mündlich, schriftlich und visuell sein.

Mechanische Geräte:

Für die externe Kommunikation werden verschiedene Maschinen oder arbeitssparende Geräte verwendet:

(a) Mündlich - Telefon mit Amtsleitungssystem, Kabeln usw.

(b) Schriftlich: Schreibmaschine, Vervielfältigungsmaschinen, Tele-Drucker (das Telex-System) usw.

Tatsächlich ist Fernsehen eine audiovisuelle Technik.