Hinweise zu Office: Rolle, Bedeutung und Zweck

Lesen Sie diesen Hinweis, um mehr über Office zu erfahren. Nachdem Sie diesen Hinweis gelesen haben, werden Sie Folgendes kennenlernen: 1. Rolle eines Amtes 2. Wichtigkeit eines Amtes 3. Zweck 4. Wichtigkeit des Amtes für ein Unternehmensunternehmen.

Rolle eines Amtes:

In einem Büro gibt es drei Arten von Rollen:

(a) Sie wird von einer Organisation zur Erfüllung ihrer Ziele benötigt. Hier spielt ein Büro eine untergeordnete Rolle. Es ist der Organisation untergeordnet, weil die Organisation ihr Büro aufbaut. Diese Rolle ist für die Routinearbeit notwendig.

(b) Ein Amt spielt auch eine ergänzende Rolle. Wenn kein Büro vorhanden ist, kann eine Organisation nicht funktionieren. Eine Fabrik ohne Büro kann keine Produktion ausführen. Die Fabrik muss ein Büro haben, um Aufzeichnungen über die Lieferung von Rohstoffen, die an die Arbeit gezahlten Löhne, die Lagerbestände usw. zu führen.

(c) Die dritte Rolle eines Amtes ist die Kontrolle. Für jede Art von Organisation sind unterschiedliche Arten der Kontrolle erforderlich. Zum Beispiel Kontrolle der Finanzen, Kontrolle der Produktion usw. Wenn keine Kontrolle vorhanden ist, können die Ziele der Organisation nicht zielgerichtet und effizient erreicht werden. Diese Rolle ist für die administrative Arbeit notwendig. In dieser Hinsicht wird die Organisation dem Amt unterstellt.

Bedeutung eines Amtes:

Da ein Büro verschiedene Rollen spielt, gewinnt es für eine Organisation an Bedeutung. Organisation braucht Kommunikation und das Büro ist das Zentrum der Kommunikation. Deshalb ist Büro für jede Organisation unerlässlich.

Eine Organisation benötigt ein effektives Management für ihr Funktionieren und Wachstum. Management bedeutet, die Dinge durch und mit den Bemühungen anderer zu erledigen. Das Management erfordert Planung und Entscheidungsfindung und die Entscheidungen müssen ausgeführt werden. Das Büro ist der definitive Ort, an dem solche Entscheidungen getroffen werden. Das Amt liefert die notwendigen Daten und Informationen, auf deren Grundlage Entscheidungen getroffen werden sollen.

Weiterhin müssen diese Daten und Informationen erfasst werden, die Entscheidungen müssen aufgezeichnet werden, die durchgeführten Aktionen sind ebenfalls zu erfassen. Aufzeichnungen sind als Referenz, Anleitung und Nachweise erforderlich. Das Büro ist der Ort, an dem Aufzeichnungen vorbereitet und aufbewahrt werden. Jede Aktion muss kontrolliert werden, andernfalls kann nicht garantiert werden, dass die Aktion gemäß dem Standard oder Plan durchgeführt wird.

Das Büro ist das Kontrollzentrum. Laut Leffingwell „ermöglicht es ein gut organisiertes Büro, dass das Management seinen Betrieb intelligent plant, seinen Plan sicher umsetzt, seinen Fortschritt aktuell verfolgt, seine Wirksamkeit zeitnah ermittelt, die Ergebnisse unverzüglich bewertet und alles koordiniert die Aktivitäten des Unternehmens “ .

Aufgaben eines Amtes:

Aus der obigen Bemerkung kann man die Bedeutung eines Amtes erkennen, da es folgende Zwecke erfüllt:

(a) Es ist ein Ort, an dem das Management die Pläne intelligent vorbereiten kann.

(b) Die Geschäftsführung kann ihre Pläne vom Büro aus wirksam machen.

(c) Aus den Bürodatensätzen kann der aktuelle Fortschritt des Aktionsplans ermittelt werden.

(d) Durch verschiedene Kontrollmethoden, die im Büro mit verfügbaren Aufzeichnungen durchgeführt werden, kann die Wirksamkeit des Plans in Aktion festgestellt werden.

(e) Die Ergebnisse dieser Maßnahmen werden unverzüglich im Büro ausgewertet.

(f) Die verschiedenen Aktivitäten werden vom Büro aus koordiniert.

Tatsächlich sind dies die verschiedenen Funktionen, die in einem Büro ausgeführt werden. Alle Funktionen sind für ein erfolgreiches Management einer Organisation unerlässlich. Es zeigt die Bedeutung des Amtes.

Bedeutung des Büros für Unternehmen

Ein Unternehmen muss organisiert werden, und daher ist ein Unternehmen eine Organisation. Als Organisation muss es ein Büro haben, in dem verschiedene Funktionen ausgeführt werden müssen. Wie in jeder anderen Organisation hat das Büro eine große Bedeutung für eine Unternehmensorganisation oder ein Unternehmen. Die Bedeutung des Büros für ein Unternehmen hat eine besondere Bedeutung. Geschäft bedeutet Risikobereitschaft.

In einem Unternehmen gibt es vier Arten von Stakeholdern oder Risikoträgern. Sie sind:

(a) die Aktionäre (im Falle einer Aktiengesellschaft) oder die Eigentümer, die ein monetäres Risiko eingehen,

(b) Gläubiger, die auch ein monetäres Risiko eingehen,

(c) die Mitarbeiter, deren Einkommen mit dem Geschäft verbunden ist,

(d) Kunden, die Geld ausgeben, um die Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens zu kaufen, und können leiden, wenn die Produkte oder Dienstleistungen nicht den erwarteten Standard aufweisen.

Alle diese Arten von Stakeholdern müssen zufrieden sein, und daher ist die erfolgreiche Führung eines Unternehmens eine gewaltige Aufgabe. Das Management braucht ein gut organisiertes Büro, das eine ständige Kommunikation und zuverlässige Aufzeichnungen aufrechterhält.

Geschäftsunterlagen müssen perfekt sein, da verschiedene Verpflichtungen gegenüber der Regierung bestehen. Prof. Dicksee hat zu Recht bemerkt: "Das Büro ist für ein Unternehmen das, was die Triebfeder für die Uhr ist" . Wenn sich die Hauptfeder einer Uhr bewegt, bewegt sich das Hauptritzel, gefolgt von anderen. Diese Bemerkung rechtfertigt die Bedeutung des Amtes von zwei Seiten. Es ist ein Koordinierungszentrum und es ist ein Kontrollzentrum.

Im Laufe der Zeit besteht eine Tendenz zur Vergrößerung des Betriebsumfangs und der Unternehmensgröße. Es besteht eine Tendenz zur Diversifizierung. All dies führt zu mehr Druck in der Büroarbeit, sowohl quantitativ als auch qualitativ.

Ebenso werden im Laufe der Zeit mehr Funktionen zu einer Uhr hinzugefügt. Mit Uhrzeit, Datum und Tag wird auch eine Uhr angezeigt. Aber die Triebfeder kontrolliert alles, obwohl die Belastung zunimmt. Die Analogie zwischen einem Büro und der Uhr einer Uhr ist daher sehr angemessen.

Ein Büro wird auch mit dem Gehirn des menschlichen Körpers verglichen. Das Gehirn ist das Nervenzentrum und das Kontrollzentrum des menschlichen Körpers. Im Gehirn entstehen Ideen, die durch die Nerven kommuniziert werden, und die Handlungen werden durch das Ziehen der Muskeln ausgelöst.

Ein zerebraler Angriff macht den Körper gelähmt und kann tödlich sein. Die Nerven koordinieren die Empfindungen verschiedener Körperteile. Von weitem oder von der Oberseite des Körpers aus kontrolliert das Gehirn sowohl die entferntesten als auch die nächstgelegenen. Ebenso können von einem gut organisierten Büro aus die verschiedenen Aktivitäten einer Organisation (nah oder fern) gesteuert und koordiniert und die Kommunikation aufrechterhalten werden.