Behandlung eingehender oder eingehender Post in einem Büro

Dieser Artikel beleuchtet die sieben wichtigsten Schritte, die für die Bearbeitung eingehender oder eingehender E-Mails in einem Büro erforderlich sind. Die Schritte sind: 1. Empfangen und Öffnen der Mail 2. Überprüfen des Inhalts 3. Datumsstempel 4. Aufnahme 5. Sortieren 6. Verteilen 7. Bewahren Sie die Spur auf.

Schritt # 1. Empfangen und Öffnen der Mail:

In einem kleinen Büro wird die Post von der Sekretärin oder dem Büroleiter direkt entgegengenommen und geöffnet.

E-Mails können auf eine der folgenden Arten empfangen werden:

(a) Post, die vom Postboten in regelmäßigen Abständen direkt vom Postamt zugestellt wird;

(b) Post, die vom Büro ein- oder zweimal täglich in einem Postbeutel direkt bei der Post abgeholt wird oder lose, wenn ein Postfach im Postamt aufbewahrt wird;

(d) E-Mail, die über das Kuriersystem empfangen wurde.

Die Post wird normalerweise von Hand geöffnet, aber eine Brieföffnungsmaschine kann verwendet werden, wenn die Anzahl der erhaltenen Briefe sehr groß ist. Die Maschine schneidet jeden Umschlag an seinem Rand sehr fein, ohne das eingeschlossene Material zu beschädigen. Eine Maschine kann einige hundert Buchstaben in einer Minute öffnen, wenn sie elektrisch betrieben wird. Die als "vertraulich" oder "persönlich" gekennzeichneten Briefe werden nicht geöffnet und direkt an die jeweiligen Adressaten gesendet.

Eingegangenes Telegramm ist unverzüglich an die betreffende Abteilung oder Person zu senden. Nach dem Öffnen eines Umschlags ist zu sehen, dass der gesamte Inhalt herausgenommen wird. Manchmal wird der Umschlag aufbewahrt und mit dem Inhalt als Nachweis für das Datum und den Ort der Absendung versehen, die auf dem Postsiegel angegeben sind.

Schritt # 2. Überprüfung des Inhalts:

Der Inhalt der Umschläge muss für folgende Zwecke geprüft oder überprüft werden:

a) um herauszufinden, an welche Abteilung der Brief gesendet werden soll;

(b) um zu überprüfen, ob die in einem Brief genannten Anlagen tatsächlich vorhanden sind oder der Beschreibung entsprechen. In den Beilagen können Schecks, Wechsel usw. enthalten sein. Der Sachbearbeiter muss bei der Überprüfung auf dem betreffenden Schreiben eine Empfangsbestätigung hinterlegen und die Schecks oder Wechsel unverzüglich der Barabteilung für notwendige Maßnahmen zusenden.

Manchmal werden eine Vielzahl von Schecks, Wechseln und Postanweisungen auf dem Postweg übermittelt. In diesem Fall ist es vorzuziehen, dass der Postöffnungsangestellte eine Liste aller solcher Belege erstellt, einen Gesamtbetrag ausweist und die Liste dann nach dem Unterschreiben an den Kassierer sendet. Dies geschieht zum Schutz vor Diebstahl und zur Sicherheit des Kassierers. Diese Liste kann auch mit den Einzahlungsscheinen der Bank überprüft werden.

Schritt # 3. Datumsstempelung:

Auf jedem eingegangenen Brief ist ein Stempel angebracht, der Folgendes enthält:

(a) eine Seriennummer für den erhaltenen Artikel,

b) den Tag des Eingangs,

(d) Die Initiale des Post-Openers.

Das Stempeln kann unter Verwendung von "Dating" -, "Numbering" - und "Time-Recording" -Maschinen erfolgen. Solche Maschinen verfügen über Vorrichtungen zum automatischen Wechseln der Figuren mit jedem Hub. In einigen Ämtern ist der Datumsstempel aufwendiger und enthält Bestimmungen für weitere Einträge wie das Datum der Absendung der Bestätigung oder der Antwort, das Datum der Einreichung usw.

Oder es kann zu diesem Zweck ein separater Stempel verwendet werden, der von der betreffenden Abteilung verwendet wird.

Für "Sammelbuchstaben" ist eine gesonderte Behandlung erforderlich:

Ein zusammengesetzter Brief ist derjenige, der mehr als eine Abteilung oder Person betrifft und an jede dieser Abteilung oder Person weitergeleitet werden muss. Es wird eine andere Art von Stempel verwendet, die Räume enthält, in denen die Abteilungen oder Personen benannt werden, durch die der Brief nacheinander durchlaufen werden soll, und er muss von der jeweiligen Person paraphiert werden.

Schließlich wird der Brief zur Einreichung gesendet. Oder es werden Kopien erstellt (vorzugsweise Xerox-Kopien) und an die entsprechenden Abteilungen verteilt.

In einigen Büros wird jedes Posteingangsterminal einmal zur Durchsicht und zur Initialisierung an die Sekretärin gesendet.

Schritt # 4. Aufnahme:

In einigen Büros wird ein Register namens Inwards Mail Register oder Letters Received Book geführt, in dem die Daten aller per Post erhaltenen Artikel erfasst werden. Dies ist als Beweismittel von großem Wert, wenn in Bezug auf einen eingehenden Artikel Zweifel oder Streitigkeiten auftreten.

Dies ist eine zeitaufwendige und kostspielige Angelegenheit, weshalb einige Büros dies nicht unterhalten. Alternativ kann ein Mail Room List-System verwendet werden. Für alle Briefe und anderen Artikel, die an einem bestimmten Tag an eine bestimmte Abteilung gesendet werden, wird eine Liste erstellt, die von der zuständigen Abteilung unterzeichnet wird. Solche Listen werden nach dem Sortieren der Mail erstellt.

Schritt # 5. Sortieren:

Nach dem Datumsstempel und der Aufzeichnung muss die Post aussortiert werden, um sie an die jeweiligen Abteilungen oder Personen zu senden. Zur Sortierung werden Tabletts oder Körbe für verschiedene Abteilungen auf den Tisch gelegt. Falls die Anzahl der Abteilungen groß ist, wird ein Taubenloch (eine Schachtel mit unterteilten Wohnungen wie ein Taubenloch) verwendet.

Dies ist nützlich, wenn für eine große Anzahl von Einzelsortierungen gearbeitet werden soll. Die Sortierung muss sehr sorgfältig erfolgen, damit es nicht zu einer falschen Platzierung kommt und die Gehäuse nicht übersehen werden. Manchmal ist es schwierig festzustellen, in welche Abteilung ein Brief gehen soll. Der Vorgesetzte der Abteilung trifft die Entscheidung oder kann an die Sekretärin oder den Büroleiter geschickt werden.

Schritt # 6. Verteilen:

Der nächste Schritt oder Vorgang besteht darin, die Post an die jeweiligen Abteilungen oder Personen zu verteilen. Die Büropersonen oder -träger erledigen diese Arbeit. Die Post wird vom empfangenden Beamten oder Sachbearbeiter im Register gegen die Initialisierung übergeben. Zu diesem Zeitpunkt kann eine Mail-Room-Liste erstellt werden. Nachrichten, die über das Telefon empfangen werden, müssen verteilt werden, sodass keine Sortierung erforderlich ist.

Schritt # 7. Den Überblick behalten:

Tatsächlich ist der Vorgang der Bearbeitung der eingehenden Post abgeschlossen, wenn erforderliche Maßnahmen für die jeweils eingegangene Sendung ergriffen wurden. Ein Brief muss beantwortet oder bestätigt werden. Eine Bestellung muss bestätigt und ausgeführt oder abgelehnt werden.

Wenn die Angelegenheit keine Bedeutung hat, wird der Artikel direkt abgelegt oder sogar in den Papierkorb gelegt oder vernichtet. Nach erfolgter Aktion muss jede eingehende schriftliche Mitteilung zur Einreichung gesendet werden.

Ein Büro muss eine bestimmte Routine für die Bearbeitung der eingehenden Post haben, und der Vorgesetzte der Empfangsstelle ist für die Durchführung der Routine verantwortlich. Wenn eine eingehende Post unbeaufsichtigt bleibt oder verloren geht oder in die Irre geleitet wird, muss eine ernste Maßnahme gegen die in Verzug geratene Person ergriffen werden.