Datenverarbeitungsmaschinen in Office: Bedeutung und Typen
Einsatz moderner Büromaschinen - Datenverarbeitungs- und Aufzeichnungsmaschinen:
Datenverarbeitung:
Bedeutung:
Im Büro werden verschiedene Daten aus externen und internen Quellen erhoben, die zur Analyse und Entscheidungsfindung verarbeitet werden müssen. Die Speicherzelle des menschlichen Gehirns kann sie nicht speichern. Mentale Berechnungen sind ungewöhnlich schwer und anstrengend, um die Daten zu interpretieren und die Korrelationen zwischen den Daten herauszufinden.
Mathematische Formeln erfordern viel Zeit für die mentale Anwendung und das körperliche Training. Es besteht die Möglichkeit von Fehlern. Um diese Schwierigkeiten und Einschränkungen zu überwinden, wurde eine mechanische Datenverarbeitung entwickelt.
Der Ursprung der Datenverarbeitung geht auf folgende Entdeckungen zurück: Pascals Taschenrechner (1642), Babbages Deferential Analyzer (1820) und Holleriths Lochkartenausrüstung (1889). Der gesamte Vorgang wird als EDV oder Electronic Data Processing bezeichnet. Das gesamte Schema hat mit der Einführung der Transistoren oder der Elektronik revolutionäre Veränderungen erfahren. Es gibt zwei verschiedene Aspekte der Datenverarbeitung - ohne und mit der Verwendung eines Computers.
Art:
(A) Lochkarten-Datenverarbeitungsmaschine:
Mit dieser Maschine können verschiedene Arten von Büro- und Buchhaltungsarbeiten ausgeführt werden. Zum Beispiel Rechnungsstellung, Kauf- und Verkaufsabrechnung, Kostenrechnung, Lohnrollen, Filialen und Inventarabrechnung, statistische Tabellierung und Analyse, Budgetkontrolle usw.
Das System:
Diese Maschine hat vier Betriebsaspekte, und die gesamte Ausrüstung besteht aus dem erforderlichen Mechanismus mit zusätzlichen Anschlüssen.
Die Aspekte sind:
(a) Stanzen:
Der erste Schritt ist das Stanzen der Karten entweder per Handbedienung oder durch automatisches Drücken der Tasten. Die Bedeutung des Lochens besteht darin, Löcher in die Karten zu bohren, die sich an einigen festen Positionen befinden. Diese Löcher haben eine besondere Bedeutung und können sinnvoll interpretiert werden. Dies sind nichts als symbolische Aufzeichnungen von Informationen.
(b) Überprüfung:
Der zweite Schritt ist das erneute Stanzen, vorzugsweise durch einen anderen Bediener, um zu überprüfen, ob das ursprüngliche Stanzen korrekt durchgeführt wurde oder nicht. Wenn zuvor ein falscher Stanzvorgang erfolgte, wird der zweite Stanzvorgang nicht ausgeführt, da die Maschine automatisch stoppt. Dann wird ersichtlich, ob der erste oder der zweite Locher falsch ist. Es gibt verschiedene Methoden zum erneuten Stanzen zur Verifizierung.
(c) Sortieren:
Durch das Lochen werden verschiedene Arten von Informationen symbolisch erfasst. Karten müssen nun in verschiedene Informationsfelder gruppiert und entsprechend getrennt werden. Diese Trennung erfolgt mechanisch durch Einlegen der Lochkarten in einen Sortierer. Zum Beispiel können Karten für verschiedene Kunden nach Gebieten gruppiert werden.
(d) tabellarisch:
Der letzte Schritt besteht darin, die Karten mit dem Tabulator zu füttern. Die Maschine erfasst künstlich die verschiedenen Perforationen oder Löcher auf den Karten und liefert dementsprechend Informationen an den Addier- und Druckteil der Maschine.
Die Maschine enthält einige Hilfsmechanismen zum Berechnen, Gruppenstanzen (dh gleichzeitiges Lochen eines Stapels von Karten), Interpretieren und Inter-Pelletieren oder Zusammenstellen (dh das Verständnis der Codes und das Erkennen von Zusammenhängen zwischen ihnen) usw.
Vorteile:
(1) Der gesamte Vorgang des Stanzens, Verifizierens, Sortierens, Tabellierens, Interpretierens und Kollatierens erfolgt mit einer enormen Geschwindigkeit, so dass bei der Datenverarbeitung eine große Zeitersparnis erzielt wird.
(2) Der gesamte Prozess ist einfach und die Schulung für die Bedienung kann dem Personal in kurzer Zeit erteilt werden.
(3) Da es einen Überprüfungsschritt gibt, liegt im Informationssystem keine Ungenauigkeit vor.
(4) Es kann an verschiedene Arten von Bürojobs angepasst werden.
(5) Sie stellt der Verwaltung verschiedene Informationen zur Verfügung, die auf dem neuesten Stand sind und als Kontrollmittel verwendet werden können.
(6) Einsparungen werden durch Verringerung der manuellen Arbeit, Zeitersparnis, Vermeidung von Verschwendung durch Fehler usw. erzielt.
(7) Die Lochkarten können von einem Computer weiterverarbeitet werden.
Nachteile:
(1) Die Anfangskosten für die Installation der Maschine sind hoch. Die Betriebskosten und die Wartungskosten sind ebenfalls hoch. Es muss teureres Briefpapier verwendet werden.
(2) Die Haupt- und die Nebenaggregate verursachen Geräusche.
(3) Es gibt Probleme, die sich aus Störungen, Ersatzteilen usw. ergeben.
(4) Die Ausbildung von Bedienern ist kostenpflichtig, und die Bezahlung dieser Fachkräfte ist hoch.
(5) Die Prüfer können Schwierigkeiten finden, da alle von ihnen gewünschten detaillierten Informationen möglicherweise nicht von den kodifizierten und symbolisierten Karten zur Verfügung stehen.
(B) elektronische Computer :
Die neueste Ergänzung in der Liste der Büromaschinen ist ein elektronischer Computer. Es ist eine Maschine oder eine Einheit, die aus mehreren Mechanismen für die automatische und sehr schnelle Datenverarbeitung besteht. Es ist ein Werkzeug in der Hand der Verwaltung für genauere, rationellere und schnellere Entscheidungen.
Ein elektronischer Computer wird oft als künstliches Gehirn bezeichnet, obwohl er wie ein Gehirn nicht wirklich "denkt". Es hilft dem Menschen, rational und schnell zu denken. Die moderne Zeit wird als elektronisches Zeitalter beschrieben, und elektronische Geräte haben ein immenses Potenzial.
Computer sind wirklich die Produkte des Zweiten Weltkriegs, als die Hilfsmittel der Computerisierung für Sekundenbruchteile des Kriegsfeldes empfunden wurden, insbesondere für die Luftwaffe. Die erste Rechenmaschine wurde 1944 von Prof. Aiken von der Harvard University (USA) mit finanzieller Unterstützung der IBM (International Business Machine) entdeckt. Der erste elektronische Computer wurde an der Pennsylvania University (USA) entwickelt.
Computer haben bereits vier Entwicklungsstufen oder „vier Generationen“ durchlaufen. Die Computer der ersten Generation wurden mit Funkventilen betrieben. In der zweiten Generation wurden Funkventile durch Transistoren ersetzt. Die Computer der dritten Generation verwenden ein Mikroschaltungssystem. In der vierten Generation wird die "Large-Scale Integration" (LSI) -Technologie verwendet, mit der riesige Mengen an Elektronik auf kleinen "Chips" platziert werden könnten.
Computer werden für alle Zwecke verwendet, die in einer Datenverarbeitungsmaschine zu finden sind, aber Computer können aufgrund ihrer größeren Kapazität mit einer größeren Vielfalt von Informationen umgehen. Ein Computer kann beispielsweise aus mehreren tausend Anwendungen auswählen, welche von geeigneten Kandidaten stammen.
Es gibt zwei Arten von Computern:
(1) Analogtyp:
Ein solcher Computer führt Gleichungen aus, löst Beziehungsprobleme einer Reihe von Variablen, erstellt Datensätze und druckt sie aus.
(2) Digitaler Typ:
Ein solcher Computer ist nichts anderes als eine riesige Rechenmaschine, die die Datenverarbeitung mit einer fantastischen Geschwindigkeit durchführt. Es führt arithmetische Berechnungen durch, aber diese Arithmetik ist eine binäre Arithmetik und keine gewöhnliche Arithmetik. (Unter dem binären System ist 1 1, 2 ist 10, 3 ist 11, 4 ist 100, 5 ist 101, 6 ist 110, 7 ist 111, 8 ist 1000, 9 ist 1001 und 10 ist 1010). Meist werden digitale Computer verwendet.
Das System:
Eine Reihe von Operationen in einem Computer wird als "Programm" bezeichnet. Es besteht aus Ein- und Ausgängen. Bestimmte Arten von Informationen werden in die Maschine eingegeben oder eingespeist, und nach der automatischen Verarbeitung in einer enormen Geschwindigkeit liefert die Maschine einige Ergebnisse. Dies wird auch als GIGO-Methode oder Garbage In und Garbage Out beschrieben. Informationen und Ergebnisse sind in Codesprachen angegeben. Zum Beispiel COBOL (Common Business Oriented Language) oder FORTRAN (Formula Translating Language für wissenschaftliche Berechnungen).
Die Komponenten eines Computers sind:
(1) Eingabeeinheit:
Durch diesen Teil werden verschiedene Arten von Informationen in Form von Lochkarten, perforiertem Papierband und Magnetband zugeführt. Die Daten werden in die Sprache des Computers umgewandelt - die elektronischen Impulse.
(2) Speichereinheit:
Dies ist die Speichereinheit des Computers oder die Quecksilbersäule, in der alle empfangenen Informationen zur weiteren Verwendung gespeichert werden.
(3) Kontroll- oder Koordinierungsstelle:
Diese besteht aus einer großen Anzahl von ventilbetätigten Toren, die geöffnet werden, damit Informationen zum Berechnungsabschnitt gelangen können, um die programmierten Anweisungen auszuführen.
(4) Arithmetik oder Funktionseinheit:
Diese Einheit führt die arithmetischen Berechnungen unter dem binären System mit einer fantastischen Geschwindigkeit und sogar einer Millionstel Sekunde durch.
(5) Ausgabeeinheit:
Diese Einheit gibt die Ergebnisse zuerst in Computersprache und dann in formaler Sprache in gedruckter Form aus. Der wichtigste Teil der Verwendung eines Computers ist das "Programmieren". Das bedeutet, dass die gesamte Eingabe mit einem bestimmten Zweck und einer bestimmten Betriebsart erfolgen muss, die als Programm bezeichnet wird.
Die Programmierung ist kostspielig und in der Vergangenheit war das Computermodell so, dass die Verbraucher es tun mussten. Solche Computer werden als Hardware-Computer bezeichnet. In der heutigen Zeit übernehmen die Hersteller die Verantwortung für die Bereitstellung der Programme. Solche modernen Computer werden als Software-Computer bezeichnet.
Der Betrieb eines Computers kann auf IDP- oder Integrated Data Processing-Basis erfolgen. Dies bedeutet, dass mehrere analytische Funktionen zu einer Angelegenheit gleichzeitig ausgeführt werden können. Während der Verarbeitung der Verkaufszahlen kann beispielsweise die Interpolation der Kalkulation gleichzeitig durchgeführt werden.
In der Regel wird ein Computer zur Steuerung der Geschäftsaktivitäten verwendet, dh es werden Alternativen im Entscheidungsprozess und beim Entwerfen (z. B. bei Textilien) ermittelt. Es ist zu beachten, dass sich das Computerzeitalter in einem Entwicklungsprozess befindet. Es werden neue und funktionsfähigere Computertypen entdeckt, so dass die vorstehende Diskussion nicht erschöpfend ist.
Vorteile:
(1) Komplizierte Berechnungen können mit einer ungewöhnlichen Geschwindigkeit präzise ausgeführt werden.
(2) Viele der langweiligen klerikalen Aufgaben können zufriedenstellend ausgeführt werden.
(3) Verschiedene Analysen können mit derselben Maschine durchgeführt werden.
(4) Es können mehr Informationen gleichzeitig verarbeitet werden als mit einer herkömmlichen Datenverarbeitungsmaschine.
(5) Eine zentrale Kontrolle kann erreicht werden, da alle Daten zu allen Aktivitäten eines Konzerns gleichzeitig verarbeitet werden können.
(6) Büroarbeit ist wirtschaftlich, vorausgesetzt, das Büro kann es sich leisten, einen Computer zu kaufen oder einen Computer auf Mietbasis zu beziehen.
(7) Die Ergebnisse können als Datensätze gespeichert werden.
Nachteile:
(1) Es ist eine sehr teure Angelegenheit, und nur wenige Großunternehmen können sich eine solche Maschine installieren und verwenden. Selbst große Organisationen ziehen es vor, Computer auf Mietbasis zu nutzen. Die Mieten sind auch sehr hoch.
(2) Es bedarf speziell geschulter Betreiber, für die hohe Vergütungen gezahlt werden müssen.
(3) Im Gegensatz zu anderen Maschinen ist eine Computermaschine nicht leicht verfügbar.
(4) Sie hat alle Nachteile einer Maschine, die sich aus Pannen, Wartungskosten usw. ergeben, sowie Schwierigkeiten, Ersatzteile zu erhalten und einen Experten-Service zu erhalten.
Im Laufe der Zeit werden Computer von sehr günstiger Größe und zu geringen Kosten hergestellt.
(C) Zeiterfassungsgerät :
Zeiterfassungsgeräte werden vor den Toren von Büros (und Fabriken) aufbewahrt, um die genauen Ankunftszeiten der Angestellten und Abgänge automatisch zu erfassen. Diese Unterlagen sind sehr hilfreich bei der Erstellung von Entgeltrechnungen. Solche Maschinen können mechanisch oder elektrisch betrieben werden.
Das System:
Die Maschine besteht aus einer Uhr und einem Stanzmechanismus, die synchronisiert sind. Ein Mitarbeiter legt beim Betreten oder Verlassen des Platzes seine Anwesenheitskarte in das Gerät ein und die Uhrzeit wird darauf gedruckt.
(D) Mikrofilmbildung:
Aufzeichnungen werden nicht in Form von Papieren in Akten aufbewahrt, sondern in Form von Filmrollen. Eine Reihe von Dokumenten wird in einer Filmrolle fotografiert. Der Film kann jederzeit zur Information und Verwendung projiziert und gedruckt werden. Manchmal werden Dokumente fotografiert, bevor sie gelöscht oder zerstört werden.
Wieder können Filmrollen als sekundäre Quelle für Aufzeichnungen aufbewahrt werden. Mikrofilm ist auch notwendig, um vertrauliche Dokumente geheim zu halten. Dokumente, die nach der Prüfung zurückgegeben werden müssen, können bequem mit einem Mikrofilm versehen werden. In großen Bibliotheken wird sehr oft Mikroverfilmung seltener Bücher durchgeführt.
Das System:
Ein komplettes Mikrofilmgerät besteht aus folgenden Teilen:
(1) Filmeinheit:
Es besteht aus einer Kamera und Filmen. Im Allgemeinen werden 16-mm-Filme für eine Länge von 50, 100 oder 200 Fuß (15, 30 oder 60 Meter) verwendet. Einige tausend Dokumente in Standardgröße können auf einer 100-Fuß-Rolle gefilmt werden.
(2) Leser:
Es besteht aus einem Viewer und einem Bildschirm. Im Allgemeinen wird das Dokument bei Bedarf durch den Betrachter betrachtet, der den Film auf die Leinwand projiziert.
(3) Prozessor:
Dies ist ein Satz Filmentwicklungseinheit. Dies kann bei Tageslicht verwendet werden. Die Bearbeitung kann auch von externen Fotografen durchgeführt werden. Ein Büro kann eine eigene Anordnung für die Wiedergabe oder den Druck der Filme zusammen mit der Bearbeitungsanordnung haben oder von externen Fotografen abhängen.
Vorteile:
(1) Zur Aufbewahrung alter Aufzeichnungen ist sehr wenig Platz erforderlich, da ein 100-Fuß-Film Negative von Tausenden von Dokumenten enthalten kann.
(2) Die Aufzeichnungen werden in Total gehalten und Reproduktionen mit Genauigkeit können jederzeit gemacht werden.
(3) Solche Aufzeichnungen sind leicht tragbar und können schnell entfernt werden.
(4) Das System erfordert keine schweren Aktengeräte mit hohem Gewicht und Volumen.
(5) Datensätze sind fehlerfrei, aber beim Kopieren von Datensätzen durch Eingabe werden Fehler gemacht.
(6) Mikrofilme sind langlebig und werden durch Insekten nicht beschädigt oder ausgeblendet oder zerstört, wie wir es bei Akten finden.
(7) Es ist frei von Risiken, da Mikrofilme nicht brennbar sind.
(8) Nach der Vorbereitung der Filme können die Aufzeichnungen nicht geändert oder manipuliert werden, was bei Aufzeichnungen auf Papier möglich ist.
(9) Mikrofilme können als zusätzliche Aufzeichnungsquelle getrennt aufbewahrt werden und bieten somit Schutz für die Datensätze.
Nachteile:
(1) Es fallen hohe Anschaffungskosten für den Kauf der Ausrüstung an. Tatsächlich sind die Kosten jedoch letztendlich geringer als die der Archivierungsgeräte.
(2) Es ist schwierig, die Aufzeichnungen richtig zu klassifizieren, und es ist gefährlich, den Ort eines bestimmten Dokuments aus einer Anzahl von Filmrollen herauszufinden.
(3) Die Filme können durch den Betrachter keine lesbaren und klaren Bilder erzeugen, insbesondere weil die Größe eines Dokuments auf dem Film stark reduziert wird. Es ist ratsam, die Originale wichtiger Dokumente ebenfalls aufzubewahren.
Management, Verwaltung und Büro:
Ein Gesamtsystem - Management - kann einfach definiert werden als „die Dinge durch und mit den Bemühungen anderer Menschen erledigen“. Die grundlegenden Funktionen des Managements sind Planen, Organisieren, Steuern (und Motivieren) und Kontrollieren. Die Organisationsfunktion umfasst auch die Besetzung und Koordinierung. In Bezug auf die Termverwaltung gibt es unterschiedliche Ansichten. Eine der akzeptierten Ansichten von modernen Autoren im Management besteht darin, die hoch programmierten Entscheidungen der obersten Führungskräfte zu treffen.
Der Verwaltungsteil des Managements wird vom Büro aus durchgeführt und kann grob in zwei Teile unterteilt werden:
(a) Treffen der Entscheidungen der hochrangigen Führungskräfte, die in ihren jeweiligen Kammern im Büro untergebracht sind.
(b) Ausführung der Entscheidungen in Form von Routinearbeit mit Hilfe verschiedener Abteilungen.
