Korrespondenzabteilung: Zusammensetzung und Arrangement
Lesen Sie diesen Artikel, um mehr über die Korrespondenzabteilung zu erfahren. Nach dem Lesen dieses Artikels erfahren Sie mehr über: 1. Zusammensetzung der Korrespondenzabteilung 2. Anordnung der Korrespondenzabteilung.
Zusammensetzung der Korrespondenzabteilung:
Die Korrespondenzabteilung besteht aus einer großen Anzahl von Mitarbeitern, die vom Sekretär geleitet werden.
(1) Es können qualifizierte und erfahrene Korrespondenten zur Verfügung stehen, die die verschiedenen Führungskräfte bei der Erstellung und Vereinheitlichung der Briefe unterstützen. In einigen Büros machen die Abteilungsleiter selbst die Diktate und bereiten die Entwürfe vor.
Die Sekretärin selbst diktiert die wichtigen Briefe, die sich auf verschiedene Abteilungen beziehen. Einige Buchstaben erfordern einen bestimmten Stil und eine bestimmte Sprache und müssen möglicherweise einige technische oder gesetzliche Bestimmungen oder Begriffe enthalten, die in einer bestimmten Branche verwendet werden.
Korrespondenten mit Erfahrung in einer bestimmten Zeile können eine große Hilfe sein. Auf dem Markt gibt es jedoch gute Bücher über das Schreiben von Briefen, um auf die Dienste von Korrespondenzschreibern verzichten zu können.
(2) Neben den Fernschreibern kann es eine große Anzahl von Schreibern und Stenographen (oder Stenotypisten) geben, die Diktate in kurzer Hand nehmen und in lange Hände schreiben müssen. Es gibt so viele Arten von Maschinen, die in dem Prozess verwendet werden - Schreibmaschine, Kopiermaschine (von verschiedenen Typen und Modellen), Dicta-Phone, Steno-Schreibmaschine usw. Zum Bedienen der Maschinen werden Fachkräfte eingesetzt.
(3) Als nächstes folgt der Abschnitt, der die ein- und ausgehende Post behandelt. Dies ist vergleichsweise eine kleine Abteilung, die aus zwei bis fünf Mitarbeitern und einem Vorgesetzten besteht. Büropersonen oder -träger sind zur Verfügung, um der Abteilung bei der Verteilung oder beim Bringen von Briefen von und zur Post, beim Versenden der Post oder für die direkte Beförderung von Briefen im Kuriersystem zu helfen.
Anordnung der Korrespondenzabteilung:
Die Anordnung umfasst die Anordnung des Abteilungspersonals sowie der Maschinen. Hier kann dem Prinzip der Zentralisierung oder der Dezentralisierung gefolgt werden. Wenn die Briefe von den Abteilungsleitern diktiert oder verfasst werden, kommt es zu einer Dezentralisierung. Wenn dagegen alle Briefe in erster Linie von den Fernschreibern verfasst werden, liegt eine Zentralisierung vor.
Auch wenn jede Abteilung über eine eigene Schreibmaschine oder Schreibmaschine und die Schreibkräfte verfügt, handelt es sich um eine Dezentralisierung. Wenn es einen zentralen Schreibmaschinenpool gibt, spricht man von Zentralisierung. Vervielfältigungsarbeit wird jedoch in der Regel zentral durchgeführt. Sowohl die Zentralisierung als auch die Dezentralisierung haben ihre Vor- und Nachteile.
Schreibmaschinenpool:
Es bedeutet, dass alle Schreibkräfte und Stenographen aus einer Gruppe oder einem Pool zusammen an einem bestimmten Ort sitzen. Es ist an einem bequemen Ort im Büro leicht zugänglich von verschiedenen Seiten. In der Regel handelt es sich um einen vom allgemeinen Büro getrennten Raum. Er besteht aus schalldichten Wänden wie Glaswänden oder mit Glimmermischungen beschichteten Wänden.
Die Schreibkräfte besetzen ihre Plätze vor den Schreibmaschinen. Entsprechend den Anforderungen der verschiedenen Abteilungen geben sie die Buchstaben ein. Wann immer ein Diktat von einer Führungskraft gegeben werden muss, fordert er einen Stenographen. Jeder Stenograf, der frei ist, wird ihn begleiten.
Nachdem er das Diktat genommen hat, wird er es der Schreibkraft zur Abschrift geben, die frei ist. Es gibt einen Vorgesetzten der Abteilung, der die Arbeit unter den Stenographen und den Typisten verteilt. Die Schreibkräfte können auch Diktate nacheinander eingeben, die von dicta-phone aufgezeichnet wurden.
Unter einem Multi-Bank-Dicta-Phone-System kann jede Scheibe abwechselnd von jedem Typisten gehört und getippt werden. Wenn das vorhandene Personal dem Arbeitsdruck nicht gewachsen ist, werden zusätzliche temporäre Termine vergeben.
Vorteile:
(a) Die Arbeit ist mehr oder weniger gleichmäßig verteilt: Belastung zwischen den Stenographen und den Schreibern,
b) Der Pool wird getrennt, und weder der Lärm, der durch die Maschinen verursacht wird, stört das Generalbüro, noch die Schreibkräfte werden durch den Lärm des Generalbüros gestört.
(c) Es ist wirtschaftlich, weil weniger Stenographen und Schreibkräfte die Arbeit erledigen können. Wenn jede Abteilung einen eigenen Stenographen und Schreibkraft hat, sind mehr Hände erforderlich. Dies ist sehr wichtig.
Nachteile:
(a) Alle Arten von Schreibarbeiten können nicht zentralisiert werden. Einige Diktate und Schreibarbeiten erfordern technische Aspekte, die nur von Experten bearbeitet werden können, die bestimmten Abteilungen angehören, die diese technischen Aufgaben erledigen.
(b) Einige Führungskräfte bevorzugen eigene Steno-Typisten, die ihre Intonationen oder Aussprachen korrekt und zeitnah verfolgen können. Hochrangige Führungskräfte haben jedoch zu diesem Zweck ihre privaten Sekretäre. Die Führungskräfte können auch warten, bis ihr Lieblingsstenograph aus dem "Pool" verfügbar ist.
(c) Geheime Angelegenheiten können nicht mit Hilfe des "Pools" diktiert oder typisiert werden.
(d) Nur große Konzerne können sich einen solchen "Pool" leisten.
Was sind die Vorteile des "Pool" -Systems, sind die Nachteile des Abteilungssystems und umgekehrt.
