Kontrolle: Definition, Zweck, Methoden und Mittel

In diesem Artikel erfahren Sie mehr über Definitionen, Zwecke, Methoden und Kontrollmöglichkeiten in der öffentlichen Verwaltung.

Definition und Natur:

Ein weiterer wichtiger administrativer Prozess ist die Kontrolle. Es bedeutet die Fähigkeit, das Verhalten oder den Verlauf von Ereignissen zu beeinflussen. Diese Definition reicht jedoch nicht aus, um die volle Bedeutung von Kontrolle zu erlangen, die in der öffentlichen Verwaltung oder Organisation verwendet wird. Die eigentliche Bedeutung von Kontrolle besteht darin, den Betrieb der Organisation in den vorgegebenen Linien oder Prozessen sicherzustellen. Die Idee der Kontrolle entsteht, wenn festgestellt wird, dass die Verwaltung nicht ordnungsgemäß verwaltet wird. Jede Organisation hat bestimmte Ziele und die Behörde versucht aufrichtig, diese Ziele zu erreichen. In der tatsächlichen Situation treten jedoch mehrere Hürden auf, die das Erreichen von Zielen behindern. Um diesen ungünstigen Vorfall zu stoppen, ist ein Mechanismus erforderlich, der das unerwünschte Ergebnis vereitelt.

In jeder Organisation oder jeder Abteilung der öffentlichen Verwaltung wurde festgestellt, dass bestimmte widerspenstige Elemente der Ordnung oder der Autoritätspolitik entgegenstehen. Dies liegt an den unterschiedlichen Ansichten oder Aussichten. Wenn die Behörde keine Vorsichtsmaßnahme ergreift, kann dies zu einer Verletzung des Verwaltungsorgans führen. Um dieses unerwünschte Ergebnis zu stoppen, gibt es eine Vereinbarung, um dieses Ergebnis zu überprüfen. Dies wird als Kontrolle bezeichnet. Daher ist Kontrolle eine Technik, um die rechtzeitige Umsetzung des Einwandes der Organisation sicherzustellen und den Fortschritt von Informationen zu behindern, die möglicherweise auf dem Weg der Umsetzung der Politik stehen.

Der Begriff Kontrolle wird auch in einem anderen Sinne verwendet. Jede öffentliche Verwaltung ist hierarchisch organisiert, was bedeutet, dass es verschiedene Stufen gibt und jede Stufe bestimmte spezifische Pflichten und Verantwortlichkeiten hat. Es ist die Pflicht der Kontrolle, zu sehen, dass jeder Mensch seine Funktion ausübt, die ihm von der Hierarchie zugewiesen wird. Das Fehlen von Kontrolle führt zu einem Chaos in der hierarchischen Struktur. Aber die Kontrolle stoppt dieses unerwünschte Ergebnis.

Zweck der Kontrolle:

Der Hauptzweck der Kontrolle besteht darin, die Hindernisse zu beseitigen, die die Zwecke der öffentlichen Verwaltung oder Organisation behindern. Die Organisation soll mit der Umgebung oder der Situation, die sich in ihr befindet, interagieren. All dies erfordert, dass die Exekutive über ausreichende Macht verfügen muss, um die Situation zu bekämpfen.

Die öffentliche Verwaltung oder die Organisation hat einige erklärte Ziele und erkennt manchmal, dass eine deutliche Diskrepanz zwischen den erklärten Zielen und der tatsächlichen Situation besteht. Der Chief Executive wird nicht zulassen, dass diese Diskrepanz bestehen bleibt, und er wird in dieser Hinsicht seine Macht ausüben, um die Diskrepanz zu stoppen.

Während der Aktivitäten kann es der öffentlichen Verwaltung oder der Organisation nicht gelingen, alle erklärten Ziele zu erreichen, und dieser Misserfolg stoppt den Fortschritt. Diese unangebrachte Situation kann den Leiter der Organisation dazu anregen, seine Macht auszuüben, um die Situation umzukehren. Dies ist ein anderer Name der Kontrolle.

Es kann zu einer Krise in der öffentlichen Verwaltung oder äußeren Elementen kommen oder eine negative Auswirkung auf die öffentliche Verwaltung oder Organisation haben. Beide sind zu überprüfen, um die Organisation von der Krise zu befreien. Dies erfordert Kontrolle.

Während des Managements kann eine Organisation Fehler begehen, und um die Wiederholung von Fehlern zu stoppen, ist die wirksamste Waffe die Kontrolle. Irren ist menschlich, aber zur Verbesserung der Organisation kann es nicht übersehen oder vergeben werden. Durch die Kontrollinstrumente korrigiert die Behörde den Fehler.

Es hat einen anderen Zweck. Wenn sich die Mitglieder des Managements durchaus bewusst sind, dass die Behörde über ausreichende Befugnisse verfügt, um gegen die irren Mitarbeiter vorzugehen, die als eine Art Kontrolle der Mitarbeiter fungieren.

Kontrollmethoden :

PPB oder PPBS:

Öffentliche Verwaltung oder Organisation sind beide ergebnisorientiert. Es ist in dem Sinne, dass sie immer Erfolg haben wollen, oder mit anderen Worten, den Nutzen der von ihnen verfolgten Politik. Vor diesem Hintergrund bestimmen sie zunächst die Richtlinien und beginnen mit der Ausführung. Bei einem Mangel an Pfändungen fangen die Beamten an, die Ursache zu untersuchen und den Kontrollmechanismus anzuwenden.

Es gibt viele Möglichkeiten der Kontrolle und PPB oder PPBS ist eine solche. Es bedeutet Planungsprogrammierungs-Budgetierungssystem. In der Mitte der sechziger Jahre des letzten Jahrhunderts haben die Führungskräfte in einigen Organisationen der USA PPBS als Mittel zur Kontrolle und Motivation der Organisation vorgeschlagen. Nach einiger Zeit beeindruckten die Ergebnisse der PPBS die Organisatoren und andere Führungskräfte folgten ihnen. Der US-Präsident Lyndon B Johnson war vom Anblick der Ergebnisse von PPBS ausreichend beeindruckt und beschloss, sie in das föderale System umzusetzen. Seit 1965 ist PPBS als ein mächtiger Weg zur Kontrolle der Funktionen der öffentlichen Verwaltung anerkannt.

Was ist PPBS? „Es handelt sich um ein System der Mittelzuweisung, das die Effizienz und Wirksamkeit der Regierung verbessern soll, indem langfristige Planungsziele festgelegt, Kosten und Nutzen alternativer Programme, die diese Ziele erreichen, analysiert und Programme als Haushalts- und Legislativvorschläge sowie langfristige Projektionen formuliert werden.“ . Die PPB ist eine sehr effektive Möglichkeit, die Funktionen einer Organisation zu kontrollieren, da sie die Funktionen und Ziele lange vor dem Beginn der Funktionen festlegt. Nach Ablauf der Frist beginnt die Behörde zu untersuchen, wie viele Ziele erreicht wurden. Schon vorher wird eine periodische Beurteilung durchgeführt.

Die PPB befasst sich nicht nur mit den Ein- und Ausgängen, sondern auch mit Effekten und Alternativen. Die PPB ist eine umfassende Methode zur Kontrolle der verschiedenen Aspekte der öffentlichen Verwaltung. Die PPB-Richtlinie kann auch als Kosten-Nutzen-Technik zur Steuerung der öffentlichen Verwaltung bezeichnet werden.

Im Allgemeinen wird die Kosten-Nutzen-Politik in der Wirtschaft angewendet, aber ab Mitte der sechziger Jahre des letzten Jahrhunderts wird sie auf das Funktionieren von Organisationen angewendet. In fast allen Bereichen der amerikanischen öffentlichen Verwaltung wurde die PPB angewendet und die Ergebnisse wurden gescannt. Es wurde behauptet, dass die PPB zufriedenstellende Ergebnisse erbracht hat. Es war jedoch nicht ohne Kritik und Einwände.

Die Zuweisung von Geldern ist eine weitere Möglichkeit, die öffentliche Verwaltung zu kontrollieren. Dies bedeutet, dass zu Beginn des Geschäftsjahres jeder Zweig der öffentlichen Verwaltung einen bestimmten Betrag zur Verwirklichung seiner Ziele erhält. Nach Ablauf des Geschäftsjahres ist jede Abteilung verfassungsrechtlich verpflichtet, Berichte mit ihrer Leistung vorzulegen. Die Oberbehörde weist jede Abteilung an, ihr eigenes Budget sowie die Systeme, für die der Fonds verwendet werden soll, aufzustellen. Dies ist eine effektive Art der Kontrolle.

Das Management nach Zielsetzung wird allgemein als MBO bezeichnet. Lassen Sie uns es nach Henry definieren. Management nach Zielen kann als ein Prozess definiert werden, bei dem organisatorische Ziele und Ziele durch die Beteiligung von Organisationsmitgliedern hinsichtlich der erwarteten Ergebnisse festgelegt werden und die Ressourcen entsprechend dem Grad der Erreichung der organisatorischen Ziele und Ziele zugewiesen werden.

Die PPB befasst sich mit den Eingaben, Ausgängen, Effekten und Alternativen. Im Gegenteil, der MBO gibt an, wie viele Ziele erreicht wurden. Der MBO kann nicht von Eingängen, Ausgängen und Effekten getrennt werden. PPB denkt über die Alternativen nach, aber MBO glaubt es nicht. In verschiedenen Bereichen der amerikanischen öffentlichen Verwaltung ist das MBO weit verbreitet.

Die Experten der öffentlichen Verwaltung sind der Ansicht, dass sowohl PPB als auch MBO die zwei mächtigen Waffen zur Kontrolle verschiedener Aspekte der Organisation und der öffentlichen Verwaltung sind. Nach Einschätzung der Bedeutung von MBO haben einige Forscher die folgende Bemerkung gemacht: "MBO war ein wesentlicher Teil der Bewegung zur Stärkung der Managementkapazität im öffentlichen Sektor."

Eine andere Möglichkeit, die öffentliche Verwaltung zu kontrollieren, besteht darin, die Ziele festzulegen und Vorschläge zu ihrer Erreichung zu machen. Im nächsten Schritt sollen sowohl die Ziele als auch die Wege zwischen allen Organisationszweigen verteilt werden. Wenn dies ordnungsgemäß durchgeführt wird, ist es am Ende des Berichtszeitraums oder Geschäftsjahres ziemlich einfach zu beurteilen, was erreicht wurde und was nicht erreicht wurde.

Es gibt eine andere Art der Kontrolle, die als Leistungsbewertung bezeichnet wird. Dies ist ohne Zweifel ein effektiver Weg. In vielen Organisationen sind Aufgaben oder Funktionen klar festgelegt und es wird auch angegeben, wie viel Arbeit ein einzelner Mitarbeiter verrichten muss. Die Behörde am Ende des Zeitraums beginnt mit der Bewertung. Wenn es einen großen Unterschied zwischen dem, was zu tun ist, und dem, was getan wurde, gibt, kann die verantwortliche Führungskraft gegen den betroffenen Mitarbeiter vorgehen.

Noch die andere Art der Kontrolle und es wird Target-Base-Budgeting oder TBB genannt. Dies bedeutet, dass viele Organisationen aufgefordert werden, ihre Ziele oder Ziele festzulegen, oder dass die Behörde das Ziel festlegt. Anschließend werden Ressourcen für die Erreichung der Ziele bereitgestellt. Am Ende der Periode wird eine gründliche Bewertung vorgenommen. Die TBB-Kontrollmethode ist in vielen Abteilungen des amerikanischen Verwaltungssystems beliebt. Nicholas Henry denkt das anders. Er sagt, TBB werde von Einnahmen getrieben, und in dieser Hinsicht sei TBB ein ungewöhnlich realistisches Haushaltssystem.

Kontrollmittel:

Die Regierungsorganisation oder die öffentliche Verwaltung wird auf verschiedene Weise kontrolliert, und einige davon sind nachstehend aufgeführt. Innerhalb der Organisation gibt es einen Selbstregulierungsmechanismus, der als Check-and-Balance bezeichnet werden kann. Selbst innerhalb einer Organisation gibt es mehrere Abteilungen, die so organisiert sind, dass oft eine Abteilung einer anderen gegenübersteht und daher keine Abteilung unabhängig agieren kann. Dies kann als "Check and Balances" bezeichnet werden und ist ein charakteristisches Merkmal des amerikanischen Verfassungssystems.

Die elektronischen Medien und Printmedien überwachen ständig die Aktivitäten der Regierungsbehörden und -behörden. Jeder Verstoß gegen allgemeine Grundsätze oder eine Gefährdung des öffentlichen Interesses lenkt die Aufmerksamkeit der Medien und die öffentliche Kritik zwingt die öffentliche Verwaltung oder Organisation dazu, Maßnahmen zu ergreifen oder Vorsichtsmaßnahmen zu ergreifen. Dies ist in jeder Demokratie durchaus üblich.

In allen liberalen Demokratien gibt es zahlreiche Interessengruppen und Interessengruppen. Eine der wichtigsten Funktionen besteht darin, die Interessen der Öffentlichkeit, die ihnen Treue schuldet, zu sehen und zu wahren. Insbesondere in den USA und in Großbritannien gibt es eine große Anzahl solcher Gruppen, und ihre Aufmerksamkeit verhindert, dass die Behörde Maßnahmen ergreift, die das Interesse einer Gruppe beeinträchtigen könnten.

Die Kontrolle des Gesetzgebers ist auch sehr effektiv. In der parlamentarischen Demokratie ist das Ministerium gegenüber der Legislative rechenschaftspflichtig und die Legislative wiederum gegenüber der Wählerschaft. Diese Kette der Verantwortlichkeit stellt sicher, dass weder die Exekutive (Bürokratie ist ein Teil davon) noch der Gesetzgeber gegen die öffentlichen Interessen verstoßen darf.

Die regelmäßigen Wahlen haben die Legislative gezwungen, nichts zu tun, was zu Unzufriedenheit in den Köpfen der Wähler führen und die Aussicht auf einen Sieg bei den kommenden Wahlen beeinträchtigen könnte. Diese Situation zwingt den Gesetzgeber dazu, die Kontrolle über die öffentliche Verwaltung zu verschärfen. Dies ist ein gemeinsames Merkmal der parlamentarischen Systeme.

Es gibt auch eine Kontrolle der Justiz, die sehr effektiv und weit verbreitet ist. In vielen Ländern garantieren Verfassungen Grundrechte, und jeder Schrumpf oder Verstoß gegen diese Rechte kann zu notwendigen Maßnahmen führen, die eine Bestrafung darstellen können. Diese Macht der Justiz ist eine klare und unvermeidliche Kontrolle über die allgemeine Staatsverwaltung. Sogar die Nichtregierungsorganisationen sind nicht frei von gerichtlicher Kontrolle.

Besonders das amerikanische Verwaltungssystem, die gerichtliche Kontrolle des gesamten politischen Systems, ist sehr effektiv. Die Kontrolle der Justiz der USA erinnert uns an die berühmte Rechtsprechung. Dies bedeutet, dass jede Behörde, die die normale Funktion einer Institution verletzt, auch vor Gericht angefochten werden kann.

Die Verfassungsstruktur ist so gestaltet, dass die Verwaltungsbehörden der Regierung keine öffentlichen Gelder auf ihre eigene, skurrile Weise ausgeben können. Es gibt eine Prüfungsabteilung, und das von der öffentlichen Verwaltung ausgegebene Geld muss geprüft werden. Für jedes Haushaltsjahr wird das Budget vom Gesetzgeber genehmigt, und keine Abteilung hat die Freiheit, entsprechend ihrem eigenen Willen Geld auszugeben. Das Auditsystem fügt jeder Abteilung der öffentlichen Verwaltung eine Kette hinzu. Selbst die lokalen Regierungen und anderen Körperschaften haben keine Freiheit, über die Haushaltsvoranschläge hinauszugehen.

Verantwortlichkeit, denke ich, ist die mächtigste Waffe, um die öffentliche Verwaltung zu kontrollieren. Es ist so weit verbreitet, dass jede Abteilung - auf die eine oder andere Weise - jemandem gegenüber rechenschaftspflichtig ist. Die Wachsamkeit der Bürger und vieler anderer Gremien hat ein wachsames Auge auf das Funktionieren der Regierung.