7 Hauptfunktionen von Office Management

Dieser Artikel beleuchtet die sieben Hauptfunktionen des Büromanagements. Dies sind: 1. Planung 2. Besetzung 3. Leitung 4. Kommunikation 5. Controlling 6. Koordination 7. Motivation.

Office Management Function # 1. Planung:

Planung ist die erste und wichtigste Funktion des Büromanagements. Es ist am besten als der erste Schritt in Richtung anderer Funktionen des Büros zu beschreiben.

Es ist ein klar definierter Kurs zukünftiger Maßnahmen.

Fayol hatte darauf hingewiesen:

„Der Aktionsplan zur gleichen Zeit, das Ergebnis sah die Vorgehensweise vor, die durchzuführenden Schritte und die zu verwendende Methode. Es ist eine Art Zukunftsbild, bei dem nahegelegene Ereignisse mit einer gewissen Unterscheidungskraft umrissen werden, während entfernte Ereignisse zunehmend weniger deutlich erscheinen. Planung ist ein mentaler Prozess, der auf verfügbaren Mitteln der Fakten und zukünftigen Möglichkeiten basiert. “

Ziele der Planung:

Die Planung erfolgt für:

1. Verschieben Sie die Änderungen und die Unsicherheit

2. auf wirtschaftlichen Betrieb zu gewinnen, und

3. Kontrolle zu erleichtern.

Im Falle des Büromanagements sind diese Planungsziele mit Bezug auf die vom Geschäftsführer festgelegten Ziele der Unternehmen zu koordinieren.

Vorteile der Planung:

Planung hat bestimmte Vorteile, die aufgezählt werden:

1. Planung gibt den Aktivitäten im Büro eine Richtung und somit wird alles zielgerichtet.

2. Planung konzentriert sich auf Zielsetzungen.

3. Planung hilft, Unsicherheiten und Veränderungen auszugleichen.

4. Planung erleichtert die Kontrolle im Büro.

5. Die Planung sorgt auch für das Wachstum des Geschäftsbetriebs. So wird das Büro nicht als zu wenig befunden, wenn es wächst.

6. Planung hilft beim wirtschaftlichen Betrieb in einem Büro, da das Büropersonal die Ziele und Ziele kennt und weiß, wie es in diese Richtung gehen soll.

7. Planung ermöglicht eine vollständige Kontrolle im Büro. Das zweite Element des Büros ist die Organisation.

Es bezieht sich auf die Schaffung einer Struktur von Pflichten und Verantwortlichkeiten, um die Ziele eines Unternehmens zu erreichen. Urvick beschreibt Organisation als „Bestimmen, welche Aktivitäten für einen bestimmten Zweck oder Plan erforderlich sind, und sie in Gruppen einteilen, die den einzelnen Personen zugeordnet werden können. Es geht um die Beziehung zwischen Aktivität und Autorität. Das Büro soll organisiert werden, und die Pflichten und Funktionen müssen definiert werden, um die Beziehung zwischen den Behörden zu bestimmen, damit das Büro reibungslos funktioniert. “

Büroverwaltungsfunktion Nr. 2. Besetzung:

Es ist eine Funktion des Managements, eher eine exekutive Funktion der Auswahl, Rekrutierung, Vergütung, Beförderung, Schulung und Pensionierung von untergeordneten Managern. Das Büromanagement verfügt auch über diesen Besetzungsprozess, da das Büro auf ähnliche Weise besetzt und verwaltet werden muss.

Office Management Function # 3. Regie:

Die Richtung wird als Funktion des Befehls definiert und beschrieben. „Die erfolgreiche Ausrichtung von Untergebenen führt zu sachkundigen, gut ausgebildeten Personen, die effizient auf die Ziele der Unternehmen hinarbeiten. Richtung kann als der Prozess des Führens und der Überwachung der Untergebenen beschrieben werden. Die Idee des Führens und der Überwachung besteht darin, den verschiedenen Aktivitäten im Büro eine bestimmte Richtung zu geben, um deren ordnungsgemäße Funktion zu gewährleisten. “

Office Management Function # 4. Kommunikation:

Es wird als Austausch von Gedanken oder Informationen erklärt, um gegenseitiges Verständnis und Vertrauen oder eine gute menschliche Beziehung zu erreichen. Effektive Kommunikation steht im Einklang, wenn ein Ding in derselben Weise verstanden wird, in der es kommuniziert wurde.

Um eine gute Kommunikation herzustellen, ist es wichtig, diese drei Prinzipien zu befolgen:

(a) Die Grundsätze der Klarheit

(b) Die Grundsätze der Integrität

Office-Management-Funktion Nr. 5: Steuern:

Controlling ist eine Funktion zur Überprüfung der aktuellen Leistung anhand der in den Plänen enthaltenen vordefinierten Standards, um einen angemessenen Fortschritt und eine zufriedenstellende Leistung - physische oder finanzielle - sicherzustellen. Controlling ist Basis des Büromanagements.

Die Leistung des Büropersonals muss gemessen werden, und es sind Korrekturmaßnahmen zu treffen, um sicherzustellen, dass die Ziele des Büros über die der Unternehmen erreicht werden.

Das Controlling sollte folgende Prinzipien haben:

1. Das Prinzip der Wirtschaft

2. Der Grundsatz der Flexibilität.

3. Das Prinzip der Objektivität.

4. Das Prinzip des Sehens

5. Grundsatz der Notwendigkeit und Art des Amtes

Office Management Function # 6. Koordination:

Koordination ist ein Prozess, bei dem das Team ausbalanciert und zusammengehalten wird, indem sichergestellt wird, dass den verschiedenen Mitgliedern eine angemessene Aufteilung der Arbeitsaktivitäten zugewiesen wird und sichergestellt wird, dass diese unter gebührender Harmonie zwischen den Mitgliedern selbst durchgeführt werden.

Für eine effektive Koordinierung im Amt ist es erforderlich, dass die Koordinierung folgende Voraussetzungen erfüllt:

(a) Das Ziel der nachgeordneten Abteilung muss so gestaltet sein, dass sie zum Unternehmen beiträgt.

(b) Die Ziele des Unternehmens müssen jedem einzelnen Mitglied der Gruppe bekannt sein.

Prinzipien der Koordinierung:

Die Grundsätze der Koordinierung werden aufgezählt:

(a) Grundsätze des direkten Kontakts:

Die Koordinierung muss durch direkten Kontakt zwischen den betroffenen Parteien erreicht werden. Dies würde Rotschnupfen vermeiden und Schnelligkeit gewährleisten.

(b) Prinzipien der Kontinuität:

Die Koordination muss ein kontinuierlicher Prozess sein, da sich verschiedene Bedingungen ständig ändern und ständig ändern.

(c) Prinzipien des frühen Anfangs:

Es ist notwendig, eine Abstimmung mit frühen Planungs- und Entscheidungsphasen zu erreichen.

(d) Grundsätze der wechselseitigen Beziehung :

Alle Faktoren wie Verkauf, Produktion, Management, Finanzen in einer Situation müssen in einem wechselseitigen Zusammenhang stehen.

Büroverwaltungsfunktion # 7. Motivation:

Einer der komplexesten und schwierigsten Prozesse einer Führungsform ist der Prozess der Motivation.

Es gibt zwei Arten der Motivation:

(i) Selbstmotivation und

(ii) externe Motivation.

Motivation bedeutet, einen Untergebenen mitzuarbeiten, um mit Eifer und Eifer mit Begeisterung zu arbeiten und zusammenzuarbeiten, um die Ziele der Organisation zu erreichen. Das Motivationssystem sollte die Randbedürfnisse der Gruppe erfüllen und flexibel, wettbewerbsfähig, produktiv und umfassend sein.

Wenn ein Motivationssystem diese Eigenschaften aufweist, muss es im Büro Folgendes erreichen:

(a) Hilft bei der Einstellung von Beispielen für Unterprogramme

(b) Halten Sie die Moral hoch

(d) Bietet Wachstum in Bezug auf Statur und Verantwortlichkeiten

(e) Bietet den Führungskräften finanzielle Möglichkeiten.