3 Bestandteile eines Geschäftstreffens: Bekanntmachung, Tagesordnung und Protokoll

Zu den wichtigsten Bestandteilen eines Geschäftstreffens gehören: 1. Einberufung der Versammlung, 2. Tagesordnung der Versammlung und 3. Sitzungsprotokoll

Kündigung eines Meetings:

Wenn eine Sitzung einberufen werden soll, muss an alle, die an der Konferenz teilnehmen, eine Mitteilung gesendet werden.

Es sollte diese Bedingungen erfüllen:

1. Es sollte unter der richtigen Autorität stehen

2. Es sollte der Name der Organisation angegeben werden

3. Es sollte den Tag, das Datum, die Uhrzeit und den Ort angeben. Manchmal auch, wie man den Ort erreicht

4. Es sollte gut im Voraus sein. Einige erfordern eine Frist von sieben Tagen, etwa 48 Stunden.

5. Sie sollte den Zweck und, wenn möglich, die Tagesordnung angeben

6. Es sollte das Datum der Verbreitung und die Unterschrift des Veranstalters / Sekretärs tragen

7. Es sollte an alle Personen gerichtet werden, die beim Treffen benötigt werden

8. Es sollte die zu zahlende TA / DA usw. und die diesbezüglichen Vorkehrungen angeben

In der Praxis muss sichergestellt werden, dass die Kündigung rechtzeitig eingegangen ist. Dies kann telefonisch erfolgen. Versandabschnitt und Post sind anfällig für Verspätungen

Wir stellen oft fest, dass zwischen dem Datum eines Briefes einer großen öffentlichen Organisation und der Postmarke auf dem Brief eine Lücke von 10-12 Tagen besteht. Eine Mitteilung, die sieben Tage vor einem Treffen eintreffen sollte, sollte nicht sieben Tage nach dem Treffen eingehen.

Agenda:

Wie bereits erwähnt, ist eine Tagesordnung die Liste der Punkte, die in einer Besprechung behandelt werden sollen. Es wird auch als Geschäft oder Geschäftsordnung bezeichnet. Es stammt aus dem lateinischen Wort agendum (singular), was "etwas zu tun" bedeutet. Die Agenda (der lateinische Plural) wird jedoch als singuläres Nomen verwendet.

Es ist die Streckenkarte des Treffens. Die Musterhinweise oben enthalten bereits einen Hinweis, wie es geschrieben wird. Die Tagesordnung kann Teil der Bekanntmachung sein oder als Anlage beigefügt werden. Der Veranstalter bereitet ihn in Absprache mit dem Vorsitzenden vor und erhält seine Zustimmung.

Die Tagesordnungspunkte sollten alles Notwendige beinhalten, um zu diesem Zeitpunkt berücksichtigt zu werden. Meetings brauchen Zeit und Mühe, um zu arrangieren; Daher muss die Agenda gut durchdacht sein.

Die Elemente können aus folgenden Elementen bestehen:

(a) frühere Minuten

(b) Vorschläge eingegangen

(c) Aktionen und Ereignisse seit dem letzten Treffen

(d) Korrespondenz der Organisation

Die Tagesordnung enthält sowohl Routineartikel als auch spezielle.

Hier sind einige Richtlinien zum Auflisten der Elemente:

1. Entschuldigung von abwesenden Mitgliedern (muss nicht zuvor geschrieben worden sein)

2. Kondolenz falls vorhanden (kann vorher geschrieben worden sein oder nicht)

3. Lesen und Genehmigung des Protokolls der letzten Sitzung

4. Angelegenheiten, die sich aus den Protokollen der vorangegangenen Sitzung ergeben (dies muss nicht immer erwähnt werden)

5. Dringende und nicht umstrittene Artikel

6. Angelegenheiten, die eingehendere Diskussionen und Debatten erfordern

7. Neue Gegenstände vor Ort mit Zustimmung des Vorsitzenden

8. Datum des nächsten Treffens.

Der letzte Punkt in einer Sitzung ist eine Dankeserklärung an den Vorsitzenden, die jedoch erwähnt werden muss. Die Gegenstände werden je nach Praxis oder Bedarf kurz oder ausführlich erwähnt.

Der verwendete Stil ist wie folgt:

(i) Bestellung von Abschlussprüfern

(ii) Aufnahme neuer Mitglieder

(iii) Ablesen der Minuten

(iv) Ermutigung der Vergabe von Padmashri an ihn / sie

ODER

(i) das Protokoll der vorangegangenen Sitzung zu lesen und zu genehmigen

(ii) Den Anzeigenentwurf prüfen

(iii) ein Blutspendelager zu organisieren

(iv) Unterausschüsse für Sportwettbewerb und Musikwettbewerb zu ernennen

Die Agenda sollte innerhalb der zur Verfügung stehenden Zeit überschaubar sein. Einige Clubs haben ein Zeitlimit für die Dauer eines Meetings (z. B. 90 Minuten), das den Diskussionsumfang automatisch vorgibt.

Minuten des Treffens:

Das Protokoll eines Meetings ist das Protokoll der Diskussionen / Entscheidungen darin. Sie haben einen offiziellen Status. Sie sind rechtlich nützlich und in einigen Fällen gesetzlich vorgeschrieben, um geschrieben zu werden. Das Protokoll ist endgültig, wenn es von den Mitgliedern der Gruppe, auf die es sich bezieht, in der Regel in der nächsten Sitzung genehmigt und vom Vorsitzenden unterzeichnet wird.

Selbst wenn es emotionale Momente in einem Meeting gibt, werden die Protokolle auf eine emotionslose Weise geschrieben, sind cool, sachlich, unpersönlich und unparteiisch. Darüber hinaus sind die Zeitanforderungen für die meisten Menschen so, dass das Protokoll kurz und auf das Wesentliche reduziert sein sollte.

Nur einige Organisationen verlangen, dass sie auch die ausführlichen Diskussionen aufzeichnen (dh wer hat was und was waren die Reaktionen… bis die Entscheidung getroffen wurde). Normalerweise wird der Inhalt der Minute aufgezeichnet.

(a) Die Anträge und Änderungen dazu

(b) Der Antragsteller und der Antragsteller

(c) Einzelheiten zur Abstimmung, falls vorhanden

(d) Empfehlungen

(e) Entscheidungen / Beschlüsse

(f) Aufgaben, die Einzelpersonen zugewiesen werden, Unterausschüsse

Die Gesamtminuten sollten ergeben:

1. Der Name der Organisation / Einheit

2. Tag, Datum, Uhrzeit und Ort

3. Nummer in der Reihenfolge (zB 33. Sitzung von…)

4. Namen des Vorsitzenden und der Sekretärin

5. Namen der anwesenden Mitglieder

6. Namen der abwesenden

7. Teilnehmer mit besonderer Einladung, zB Auditor, Caterer etc.

8. Aufzeichnung der Transaktionen (gemäß den oben genannten Richtlinien)

9. Unterschrift des Sekretärs und nach Zustimmung des Vorsitzenden.

Tipps zum Schreiben von Minuten:

Das Protokoll wird in der Regel von der Sekretärin aus den Notizen geschrieben, die während des Treffens erstellt wurden. Er kann die Agenda als Rahmen für das Schreiben verwenden und kurze Formulare, Kurzschrift usw. verwenden, um schnelle und genaue Notizen zu machen. Möglicherweise muss er die Mitglieder bitten, ihre Worte zu wiederholen, um sie richtig zu machen.

Er sollte sich alle Einzelheiten notieren, die für die Kopie des Protokolls erforderlich sind. Die Protokolle können unter kurzen Überschriften geschrieben werden, wie sie in der Tagesordnung stehen.

(Was das Lesen angeht, so werden sie von einigen Ausschüssen vorab in Umlauf gebracht und als gelesen gelesen. Ansonsten sollte der Leser sie laut, klar und schnell lesen.)

Stilmäßig verwenden sie eine dieser Konstruktionen:

ein. Es wurde beschlossen, das Protokoll der vorangegangenen Sitzung zu genehmigen.

b. Es wurde beschlossen, dass ein Unterausschuss eingesetzt werden sollte

c. Es wurde beschlossen, dass am 15. August ein Blutspendenlager abgehalten wird. (Das Verb wird im Konjunktiv verwendet: "sei getan, ernannt werden" usw.)

Alternativ wird die Beschreibung in der Vergangenheitsform gegeben:

1. Protokoll des letzten Treffens:

Die Sekretärin las das Protokoll des Treffens vom… vor und sie wurden genehmigt.

2. Spende erhalten:

Der Vorsitzende teilte mit, dass er eine Spende von Rs erhalten habe. 50.000 vom ehemaligen Mitglied Herrn Gopal Rathi.

Zum Zeitpunkt der Genehmigung fragt der Vorsitzende: "Akzeptieren Sie die Protokolle so, wie sie stehen?" Oder "Fragen, die sich aus den Protokollen ergeben?"

Ihre Fähigkeit, gute Minuten zu schreiben, kann Ihnen eine Preisposition in einer Organisation einbringen. Wenn Sie eine Position in der Hand halten und nicht wissen, wie Sie ein Protokoll schreiben, können Sie in Verlegenheit geraten.

Konferenzen:

Beratung durch Beratung und eine Geschäftskonferenz ist das Zusammentreffen von Personen, die ein gemeinsames Geschäftsziel haben, um zu beraten, zu beraten oder zu empfehlen. Verglichen mit einer Besprechung ist eine Konferenz informell und oft viel größer. Ihr Zweck ist weniger klar definiert als der eines Meetings.

Eine Organisation kann regelmäßige Konferenzen (z. B. jährlich) abhalten, bei denen sich die Delegierten treffen, um ihre Ansichten auszutauschen, ihre Erfahrungen zu diskutieren und ihre Ideen zu bündeln. Sharing ist das herausragende Merkmal einer Konferenz.

Beispiele für Konferenzen sind - Lebensversicherungsberaterkonferenz, Roller-Händlerkonferenz, Kleinunternehmerkonferenz, Lackherstellerkonferenz usw.

Die Delegierten werden durch die Präsentation formeller Redner sowie durch informelle Diskussionen bereichert. Damit ein Ausschuss effektiv ist, sollte es aus sieben Mitgliedern bestehen, während eine Konferenz 15-20 oder mehr Teilnehmer umfassen kann.

Vorteile von Konferenzen:

(i) Ansichten und Erfahrungen werden ausgetauscht

(ii) Verschiedene Seiten eines gemeinsamen Problems werden dargestellt.

(iii) Die Geschäftsführung kann sich mit speziellen Gruppen wie Händlern, Kunden und Gewerkschaftsführern treffen und beraten.

(iv) Fachreferenten können die Delegierten beraten und beleuchten.

(v) Neue Entwicklungen und Strategien können vorgestellt werden.

(vi) Zweifel können ausgeräumt werden.

(vii) Mitarbeiter werden durch Teilnahme motiviert.

Nachteile von Konferenzen:

(i) Wenn Mitarbeiter zu einer Konferenz eingeladen werden, kann deren Selbstwert überstiegen werden und das Management erscheint abhängig von ihren Ansichten.

(ii) Wenn ein Mitarbeiter über seinem Verständnisniveau zu einer Konferenz gerufen wird, fühlt er sich möglicherweise als fehl am Platz.

(iii) Wenn der Konferenzleiter schlecht vorbereitet ist, kann er den Themen nicht gerecht werden.

Arten von Konferenzen:

Konferenzen können je nach Zweck folgendermaßen klassifiziert werden:

1. Informationskonferenz:

Bei dieser Art von Konferenz sollen die Jugendlichen Informationen erhalten. Neue Richtlinien, neue Technologien, Reorganisation usw. können auf der ganzen Linie vermittelt werden. Dies ist eine Art Abwärtskommunikation.

2. Konferenz zu einem Lösungsvorschlag:

Ein Problem oder eine Situation, mit der das Unternehmen konfrontiert ist, wird mit einer möglichen Lösung diskutiert. Das Management führt eine Diskussion über den Vorschlag aus, um seine Vorzüge zu kennen.

3. Problemlösungskonferenz:

Hier gibt es keine fertige Lösung, aber Ideen werden von den Teilnehmern eingeladen und zur Diskussion gestellt.

4. Konferenz für Budgetierung / Prognose / Schätzung:

Wenn ein Unternehmen ein Ziel festlegen möchte und die Mitarbeit der Mitarbeitenden will, wird eine solche Konferenz einberufen. Unter Berücksichtigung der Gesamtziele des Unternehmens wird das Budget / die Prognose / die Schätzung diskutiert.

Da die Mitarbeiter an der Prognose beteiligt sind, können sie von ihrem jeweiligen Umfeld sprechen. Es ist auch einfacher, nach einer solchen Konferenz ihre Zusammenarbeit und ihr Engagement zu erhalten.

5. Konferenz für die Ausbildung:

Die Ausbildung ist eine fortlaufende Tätigkeit in einer fortschrittlichen Organisation. Konferenzen werden einberufen, um Führungskräfte in neuen Fachgebieten auszubilden. Eine Bank kann für ihre Außendienstmitarbeiter eine Schulungskonferenz über industrielle Rehabilitation organisieren.