Erstellung der Standardliste: Code und Kaufabwicklung (mit Muster)

Hier beschreiben wir ausführlich die Zusammenarbeit zwischen Einkaufsmanager und anderen bei der Erstellung der Standardliste!

Da der Einkaufsleiter Dinge kaufen muss, die von anderen verwendet werden können, muss zwischen der Einkaufsabteilung und den anderen Abteilungen, insbesondere der Produktionsabteilung, eine umfassende Zusammenarbeit bestehen. Diese Zusammenarbeit erfolgt in Form von Standardlisten, in denen alle Anforderungen der Fabrik und anderer Abteilungen aufgelistet sind.

Die Liste zur Vorbereitung der Liste besteht darin, zunächst die Hauptrohstoffe aufzulisten und dann jede Abteilung aufzugreifen, nacheinander die dort zu verwendenden Materialien und die verschiedenen Geschäfte aufzulisten, die erforderlich sind, um die Arbeit in dieser Abteilung aufrechtzuerhalten. Eine maschinelle Untersuchung der Maschine ergibt gute Ergebnisse. Außerdem muss eine Liste der für jede Maschine erforderlichen Ersatzteile erstellt werden.

Der Werksmanager gibt auch den Verbrauch jedes Artikels pro Zeiteinheit oder pro vorgegebener Ausgabeskala an. Wenn sich das Verhältnis des Verbrauchs ändert, sollte der Einkaufsmanager über die Änderung informiert werden, damit er die erforderlichen Änderungen im Einkaufsplan vornehmen kann.

Code:

Nach Erstellung der Standardliste ist es wünschenswert, jedem Artikel eine Codenummer oder ein Symbol zu geben. Der Code oder das Symbol kann entweder ganz oder teilweise aus Ziffern oder Buchstaben und teilweise aus Ziffern bestehen. Bei Verwendung von Lochkartenmaschinen ist ein numerischer Code erforderlich. In jedem Fall kann die Fixierung des Codes oder des Symbols viel Schreibarbeit einsparen. Das Symbol für Weichstahl-Schweißstäbe 1/16 kann beispielsweise WM 64 sein.

Der Student kann den Unterschied im Aufwand beim Schreiben dieser beiden Dinge erkennen. Beim Erstellen eines numerischen Codes müssen Sie die verschiedenen Abteilungen auflisten und die ersten beiden Ziffern zur Angabe der Abteilungsnummer zuordnen. 05 kann beispielsweise die Transportabteilung angeben. In ähnlicher Weise kann 00 für die Materialien und Lager verwendet werden, die in allen Abteilungen verwendet werden, z. B. Kerosinöl, Baumwollabfälle usw. Dann wird für jede Abteilung die Liste der Materialien erstellt.

Die erste Ziffer sollte angeben, ob das Material Bestandteil des Produkts ist oder ob es lediglich für den Betrieb der Maschinen verwendet wird oder ob es sich um ein Ersatzteil handelt. Ich kann für Materialien bestimmt werden, die Teil des Produkts sind, 2 für Materialien zum Betrieb der Maschinen und 3 für Ersatzteile.

Die nächsten zwei oder drei Ziffern können den verschiedenen Materialien zugeordnet werden. Daher kann es sich um einen sechsstelligen Code handeln - die ersten beiden geben die Abteilung an, in der das Material benötigt wird, der dritte die Art des Materials und die letzte den Namen des Materials. Wenn der Code beispielsweise 042034 lautet, kann dies die Materialnummer 34 (z. B. Schmieröl) in Abteilung 4 bedeuten, um die Maschinen am Laufen zu halten.

Der Code kann natürlich so gezeichnet werden, dass nur das Material beschrieben wird, nicht aber der Zweck, für den er verwendet wird. Der Code besteht dann aus einer Zahl zur Bezeichnung des Namens, einer anderen zur Angabe seiner Größe oder anderen Angaben, z. B. Schatten, falls erforderlich. Zum Beispiel kann die Zahl, die für Weichstahl-Schweißstäbe vorgesehen ist, 43 sein und für Aluminium-Schweißstäbe 44. Die Größe kann für alle 1/20 cm mit 1 angegeben werden. Dann der Code für Aluminiumschweißstäbe 3/10 cm. wird 4406 sein und für Weichstahl-Schweißstäbe wird 1/10 cm 4302 sein.

Beispiel:

In einer Fabrik werden rechteckige Stahl- und Gusseisenstangen verwendet, die sich in der Höhe und Breite um 1/10 cm zwischen _1/2 und 1 ½ cm Breite und zwischen 1/10 cm und 8/10 cm Höhe unterscheiden.

Zwei Beispiele für einen Code sind:

Stahl 1 cm × 2/5 cm: 211004

Gusseisen 1-1 / 5 cm x 1/5 cm: 221202

Wie lautet der Code für Stahlstäbe 1 ½ cm 7/10 cm und für einen Eisenbarren 4/5 cm x 3/10 cm?

Es ist klar, dass Stahlstangen mit 21 und Gusseisen mit 22 bezeichnet sind, dass die Breite 1 für 1/10 cm hat und auch die Höhe mit derselben Ziffer angegeben ist. Daher lautet der Code für Stahlstäbe 1 Vi cm x 7/10 cm 21 15 07 und für Gusseisenstäbe 4/5 3/10 cm. wird 22 08 03 sein.

Wenn ein Artikel in die Standardliste aufgenommen wurde, ist es die Aufgabe des Einkaufsmanagers, für die Wiederauffüllung der Bestände zu sorgen, wenn die alten Bestände erschöpft sind. Wenn jedoch der Umfang der Produktion erhöht wurde, ist es die Aufgabe des Werksmanagers, den Einkaufsmanager unverzüglich zu informieren, damit rechtzeitig zusätzliche Bestände aufgebaut werden können, um zu sehen, dass die Arbeit nicht darunter leidet.

Wenn ein zusätzlicher Artikel vom Werksleiter oder einer anderen Person verlangt wird, wäre es seine Pflicht, eine spezielle Bestellanforderung an den Einkaufsleiter zu senden. Es sollte richtig geregelt werden. Nachfolgend finden Sie ein Muster einer Bestellanforderung.

Kaufabwicklung:

Bei Materialien, die in die Standardliste aufgenommen wurden, ist das Verfahren zur Sicherstellung einer kontinuierlichen Materialversorgung wie folgt:

Mindestmenge und Bestellmenge:

Für jeden Artikel wird eine Mindestmenge auf der Grundlage der Zeit bestimmt, die erforderlich ist, um den Artikel vom Lieferanten zu beziehen, und dem durchschnittlichen Verbrauch pro Zeiteinheit. Wenn zum Beispiel der Verbrauch eines Artikels 50 Einheiten pro Woche beträgt und die Erfahrung nach der Bestellung sechs Wochen dauert, nachdem er eine Bestellung aufgegeben hat, ist es normal, zu wissen, dass eine neue Bestellung erst ausgehen muss, wenn sich der tatsächliche Bestand befindet mehr als 300 Einheiten, dh 50 x 6.

Wenn dies nicht der Fall ist und eine Bestellung beispielsweise nur bei Lagerbeständen von 200 Einheiten erteilt wird, ist das derzeitige Angebot erschöpft, bevor die neuen Lagerbestände eintreffen, und die Arbeit wird dann leiden, da es nicht sicher ist, sich auf die übliche Lieferfrist zu verlassen muss ein Sicherheitsabstand hinzugefügt werden.

In dem obigen Beispiel beträgt die Mindestbestandsmenge bei einer neuen Bestellung beispielsweise 300 Einheiten plus 100 Einheiten für den Sicherheitsbestand oder insgesamt 400 Einheiten. Dieses Limit wird im Geschäftsbuch der Filialen eingegeben. Hierbei handelt es sich um eine Kontensammlung nach Betrag und Menge jeder Filiale. Es ist die Pflicht des Sachbearbeiters der Filialen, den Einkaufsleiter zu informieren, wenn der tatsächliche Bestand sich der Mindestmenge nähert.

Dies geschieht in dem unten angegebenen Formular:

Wenn dies den Einkaufsmanager erreicht, ist es seine Pflicht, das Kaufverfahren einzuleiten, das etwas später beschrieben wird. Einige Firmen verwenden den Begriff „Bestellhebel“ anstelle einer Mindestmenge, aber einige Firmen verwenden beide Begriffe. In diesem Fall bedeutet Bestellniveau, was oben in Bezug auf die Mindestmenge beschrieben wurde. Mindestmenge bedeutet dann eine Untergrenze, bei der die Ausgaben des betreffenden Materials für normale Jobs gestoppt werden können, so dass nur die wichtigen Jobs aufgenommen und abgeschlossen werden.

Die Genehmigung für die Herausgabe solcher Materialien kann auch vom Vorgesetzten und nicht wie gewöhnlich vom Vorarbeiter erteilt werden. Einige Firmen haben noch eine andere Stufe, die als "Gefahrenstufe" bezeichnet wird. Dies bedeutet ein Limit, bis zu dem der Einkaufsmanager spezielle Schritte unternehmen muss, beispielsweise einen Mann persönlich zu schicken, um die erforderlichen Materialien und Vorräte mitzubringen.

Höchstmenge:

Eine der Funktionen des Purchase Managers besteht darin zu sehen, dass es keine Überinvestition in Aktien gibt. Zu diesem Zweck muss er eine Höchstgrenze für die Bestände verschiedener Artikel festlegen. Diese Höchstgrenze wird nur in besonderen Fällen überschritten. Wenn zum Beispiel ein Artikel knapp ist, kann die Höchstgrenze ignoriert werden, wenn ein Los zu günstigen Preisen verfügbar ist.

Insgesamt muss jedoch aus folgenden Gründen eine Überfüllung vermieden werden:

(a) Dabei werden sehr große Mittel investiert, so dass ein Zinsverlust entsteht.

(b) Für besonders große Lagerbestände wird mehr Platz benötigt, sodass eine zusätzliche Miete gezahlt werden muss.

(d) Da ein Teil der Bestände über einen längeren Zeitraum liegen wird, kann sich die Qualität verschlechtern.

(e) Es besteht die Gefahr der Veralterung.

Dies bedeutet, dass entweder das Produkt aufgegeben oder die Herstellungsmethode des Produkts geändert werden kann. Altmaterialien werden nicht mehr benötigt, da bei großen Lagerbeständen hohe Verluste entstehen können.

Faktoren zur Bestimmung der Höchstgrenze oder Menge sind:

(i) Finanzen, die zur Erhaltung der Bestände geschont werden können.

(ii) Godown-Platz oder verfügbare Speicherkapazität.

(iii) feste Schätzungen der Menge, die in naher Zukunft für den Verbrauch benötigt wird. Dies beinhaltet eine Schätzung in Bezug auf Verkauf und Produktion des betroffenen Fertigartikels und eine Berücksichtigung möglicher Änderungen in den Materialien, die für die Herstellung des Artikels erforderlich sind.

(iv) wahrscheinliche Preisentwicklung; Wenn es sicher ist, dass die Preise in der kommenden Zeit erheblich steigen werden, wird ein vergleichsweise großer Bestand gehalten. Im umgekehrten Fall werden die Lagerbestände so niedrig wie möglich gehalten.

(v) Wahrscheinliche Änderungen der Lieferbedingungen der Materialien. Wenn zu erwarten ist, dass es in Zukunft schwieriger wird, Lieferungen zu erhalten, werden große Lagerbestände aufgebaut.

Einige Firmen folgen der Formel, dass die Höchstmenge doppelt so hoch ist wie die Mindestmenge. Das ist aber nicht richtig; Die Höchstmenge sollte unter Berücksichtigung der oben genannten Faktoren bestimmt werden. Das Hauptziel besteht darin, Verluste aufgrund von Überalterung und zusätzlichen Kosten in Form von Zinsen für das in Aktien gebundene Kapital zu vermeiden. Um Veralterung zu vermeiden, ist es wichtig, die festen Produktionspläne zu kennen (und nicht die, die in Betracht gezogen werden). Diese sollten sich nicht nur auf die zu produzierenden Artikel beziehen, sondern auch auf die zu verwendenden Produktionsprozesse - es sollten auch die verschiedenen Mengen des Artikels und die Mengen jeder zu produzierenden Qualität bestimmt werden. Materialien sollten vorrätig sein, die für das endgültige Produktionsprogramm erforderlich sind. Für Pläne, die nicht sicher sind, sollten Käufe sehr vorsichtig gemacht werden.

Abgesehen von dieser Grundüberlegung werden die Höchstgrenzen im Allgemeinen in Absprache mit dem Finanzmanager festgelegt, der im Allgemeinen entscheidet, welche Mittel für Inventarzwecke eingespart werden können. Wahrscheinliche Preisbewegungen und erwartete Lieferbedingungen werden diese Frage sicherlich stark beeinflussen.