Geschäftsunterlagen und Korrespondenz

Lesen Sie diesen Artikel, um mehr über Bürodatensätze und Korrespondenz zu erfahren.

Bedeutung der Amtskorrespondenz:

Eine Menge Kommunikation, die in einer Organisation stattfindet, ist schriftlich. Korrespondenz wird daher definiert als „schriftliche Mitteilung zu einem Thema von gemeinsamem Interesse entweder innerhalb der Organisation oder mit einem Außenstehenden“.

Korrespondenz innerhalb der Organisation verleiht den Unternehmensrichtlinien und -praktiken eine gewisse Bestimmtheit und fördert das Verständnis zwischen den Mitgliedern und Abteilungen der Organisation.

Korrespondenzen mit dem Außenseiter fördern das Image der Organisation, klären ihre Richtlinien, halten ihre juristischen Personen intakt und halten ihre Geschäftstätigkeit aufrecht.

Zweck der Bürokorrespondenz:

Es kann und gibt viele Gründe für Bürokorrespondenz.

Eine Bürokorrespondenz kann folgende Gründe haben:

1. Mitteilung an das Büropersonal.

2. Mitteilung an die einzelne Person.

3. Erteilen einer Bestellung entweder an die gesamte Abteilung oder an den einzelnen Mitarbeiter im Büro.

4. Bereitstellung einer Anweisung entweder an die Abteilung oder an eine Person, die in der Abteilung arbeitet.

Erteilen einer Anweisung oder eines Hinweises an das Büro außerhalb des Bürogebäudes. Es kann viele andere Gründe geben, eine Anweisung auszuführen und zu bedienen, die Teil der Amtskorrespondenz ist. Die Art der Korrespondenz hängt jedoch von der Situation ab, die sich in der Geschäftsstelle ergibt, für die eine Mitteilung zuzustellen ist.

Grundsätze der Bürokorrespondenz:

Es gibt bestimmte Grundsätze der Korrespondenz, die von jedem Amt befolgt werden müssen. Eine Büroerklärung oder eine Büroanordnung kann nicht von jedem Tom, Dick und Harry erteilt werden. Angenommen, ein Abteilungsleiter möchte einem seiner Mitarbeiter ein Warnschreiben ausstellen. Er kann einfach nicht dasselbe auf seine Launen und Phantasien ausgeben.

Er muss sich zunächst auf das Amtshandbuch beziehen, in dem ihm klar ist, ob das Amt den Abteilungsleiter befugt hat, solche Briefe auszustellen.

Wenn ja, kann er den Brief im Rahmen des Verwaltungshandbuchs ausstellen. Wenn nicht, muss er sich an den Organisationsleiter wenden, die Situation erläutern und um Erlaubnis und Genehmigung bitten, eine solche Anordnung zu erlassen, bevor er ein solches Warnschreiben abschickt. Eine Kopie dieses Schreibens sollte zur Information an den Leiter der Büroorganisation weitergeleitet werden.

Der wichtigste Grundsatz jeder amtlichen Korrespondenz ist, dass offizielle Briefe, die an irgendjemand ausgestellt, zugestellt oder an diese verschickt werden, einen stichhaltigen, wichtigen Grund haben sollten, der eine entschiedene entschiedene Klage nachweisen sollte.

Ein weiterer Grundsatz des offiziellen Schreibens ist, sofern und solange es nicht erforderlich ist, kurz und höflich sein und so formuliert sein, dass die Person, die es liest, eine günstige Maßnahme ergreifen sollte. Zu keinem Zeitpunkt sollte der offizielle Brief, der zugestellt oder geschrieben wurde, hart, unhöflich und rostig sein. Sie entwertet daher die Bedeutung des Briefes und der Person, die ihn geschrieben hat.

Aufrechterhaltung der amtlichen Korrespondenz:

Die Aufrechterhaltung der Bürokorrespondenz beginnt entweder mit dem Erhalt des offiziellen Schreibens und der Ablage in der richtigen Datei, dem Absenden eines Schreibens oder dem Senden eines Schreibens an eine andere Abteilung und der Aufbewahrung einer Kopie in der Akte.

Dies lässt sich am besten so erklären:

Eingehende Briefe werden auch als eingehende E-Mails bezeichnet und die ausgehenden Briefe als ausgehende E-Mails. Wir werden das Verfahren zur Bearbeitung von eingehenden und ausgehenden Mails besprechen.

Verfahren zur Behandlung eingehender E-Mails in Bürokorrespondenz:

Posteingang bildet die Basis, auf der die Organisation arbeitet und existiert. Ein Großteil der Effizienz der Organisation spiegelt sich in einem ordnungsgemäßen Umgang mit eingehender Post wider.

Aufgeführt ist das Verfahren zur Bearbeitung einer eingehenden Post:

1. Empfangen und Abholen der Mails:

Ein gewöhnlicher "Dak" oder "Post" wird in den meisten unserer Städte in Indien von einem Kurier oder einem Postbeamten ein- oder zweimal am Tag zum Büro gebracht. Sofort sollte die Anzahl der eingegangenen Schreiben gezählt werden. Ein Büro erhält an seinem Tag etwa 25 bis 30 Briefe und kann 10 bis 12 Briefe sein.

Alle derartigen Briefe sollten nach Erhalt abgestempelt werden. Ein gutes Beispiel für einen Stempel wird gezeigt:

Hier spiegelt der Stempel den Namen des Büros wider. Es ist ein Büro in Kolkata. Der Stempel enthält andere Informationen wie Briefnummer, Datum des Eingangs und die Richtung des Briefes, an den er übergeben werden muss. Angenommen, dies ist der 10. Brief, den das Büro am 10/10/10 erhalten hat, und die Zahl 10 und das Datum 10/10/10 sollten an der entsprechenden Stelle angebracht werden.

Wenn der Brief der Buchhaltungsabteilung zugewiesen wurde, sollten "Konten" an der entsprechenden Stelle eingetragen werden. Dieser Schritt wird jedoch erst nach dem Öffnen der Mail ausgeführt.

2. Eröffnungsmail:

Briefe können entweder von Hand oder mit Brieföffnungsmaschinen geöffnet werden. Das Öffnen von Briefen mit Hilfe eines Papiermessers ist die häufigste Methode, um Briefe auch in sehr großen Organisationen zu öffnen.

Nach dem Öffnen des Briefes sollte beachtet werden, ob der Inhalt des Briefes auf einer Seite oder mehr als einer Seite ist. Bei mehr als einer Seite sollten die gesamten Seiten nummeriert werden.

Nach der Nummerierung der Seiten sollte der Inhalt des Briefes gelesen und dem Gegenstand des Briefes größere Bedeutung beigemessen werden.

Es ist das Thema, das uns auf einen Blick über den gesamten Inhalt informiert.

Nun kommt hier der „Brief“, auf den sich der Brief bezieht, wie auf der Briefmarke bezeichnet. Sobald der gesamte Brief vorgelesen ist, würde man über die Abteilung erfahren, in die der Brief geleitet werden muss. Es sollte auf dem vorgesehenen Platz stehen.

3. Aufzeichnung der Mail:

Die meisten Organisationen führen eine permanente Aufzeichnung aller Posteingänge. Zu diesem Zweck wird das "Posteingangsregister", "Dak-Empfangsregister" oder "Brief erhaltenes Buch" gepflegt. In diesem Register werden alle eingegangenen Schreiben erfasst. Es ist besser, ein solches Register in fast allen Ämtern zu haben, um die Aufzeichnungen des eingegangenen Briefes zu prüfen und auch zu prüfen, ob ein Brief zur Hinterlegung zurückgeschickt wurde.

Ein Beispiel, wie das Posteingangsregister aussehen sollte, ist am besten veranschaulicht:

4. Sortierung und Verteilung der Posteingang:

Nach Beendigung der gesamten Stempelung und der gesamten Aufnahme sollten die Buchstaben aussortiert werden. Zum Beispiel müssen alle Briefe, die an Konten gerichtet werden sollen, getrennt und gruppiert werden, sodass alle Briefe, die zur Kontenabteilung gehören, an Konten gesendet werden.

Ebenso kann jeder an die Verwaltung gerichtete Brief an die Verwaltungsabteilung gesendet werden. So werden alle Briefe, die zur Kontenabteilung gehören, an die Konten gesendet. Ebenso kann jeder an die Verwaltung gerichtete Brief an die Verwaltung gesendet werden.

Dieser Vorgang, alle Briefe an eine Abteilung in Reihe zu legen und an die betreffende Abteilung zu richten, wird als "Sortieren" bezeichnet. Sobald die Briefe sortiert und gespeichert sind, werden die Briefe an die jeweiligen Abteilungen gesendet, um sie zu erhalten. Dieser Vorgang wird als Verteilung bezeichnet.

5. Follow Up:

Eine effiziente Antwort auf eingehende Korrespondenz ist der Index für die Effizienz der Organisation und die Verbesserung ihres Images. Die leitenden Angestellten und die verschiedenen Abteilungsleiter sollten dafür sorgen, dass an den Tagen eingegangene Briefe am selben Tag bearbeitet und die Antworten am selben Tag vorbereitet werden. Anschließend werden die doppelten Exemplare ordnungsgemäß archiviert.

Die Originalbriefe sollten mit dem Dateinamen versehen und ordnungsgemäß versendet werden.

Postausgang oder Postausgang in Bürokorrespondenz:

Mails werden von jeder Abteilung, von jeder Organisation nach außen geschickt.

Es gibt ein Verfahren zum Versenden der E-Mail:

1. Lesen Sie den gesamten Inhalt des zu sendenden Briefes.

2. Nehmen Sie die Datei heraus, in der die zweite Kopie des Briefes abgelegt wird. Die Datei wird eine Dateinummer haben. Diese Dateinummer muss dem Brief zugeordnet werden.

3. Sehen Sie im Außenregister nach, wie die Seriennummer des letzten Buchstabens lautet. Die nächste Nummer ist die Seriennummer dieses Buchstabens.

4. Das Versanddatum auf den Brief setzen. Das gleiche Datum muss auf dem Brief vermerkt werden.

5. Nachdem Sie alle Einträge des Briefes im Abgangsregister vorgenommen haben, senden Sie die Briefe an den Versandabschnitt. Der Versandabschnitt bringt die Briefmarken usw. an, schreibt die Adresse auf den Umschlag und bucht den Brief, indem er einen Eintrag in das von ihnen geführte Register vornimmt. Dies ist die einfachste und einfachste Methode, einen Brief aus dem Büro zu versenden.

Einreichung und Art der Einreichung in Bürokorrespondenz:

Die Art der Ablage der Büromails, ob eingehende oder ausgehende E-Mails, unterscheidet sich von Büro zu Büro und auch die Verfahren für die Ablage unterscheiden sich, da verschiedene Ämter unterschiedliche Normen, Verfahren usw. haben. Dies ist für die Ablage von Nutzen.

Die Ablage beginnt unmittelbar nach der Aufzeichnung des ausgehenden Briefes. Angenommen, ein Brief ist im Amt eingetroffen, für den keine Antwort gegeben werden muss, dann wird dieser Brief gelesen, notiert und abgelegt. Wenn jedoch ein eingehender Brief eine Antwort verlangt, muss der eingehende Brief definitiv eingereicht werden, aber davor muss die Antwort verfasst werden.

Nachdem die Antwort verfasst, notiert, codiert und zur Weiterverarbeitung an die Versandabteilung gesendet wurde, muss der Brief abgelegt werden.

Es gibt Verfahren für die Einreichung von Bürokorrespondenz:

1. Gehen Sie zuerst den eingehenden Brief durch und notieren Sie sich, woher der Brief gekommen ist, was der Brief enthält und was der Brief wünscht. Wenn der Brief keine Antwort garantiert, legen Sie ihn in die entsprechende Datei ein.

2. Nehmen Sie an, der eingehende Brief rechtfertigt eine Antwort, und erfahren Sie, woher der Brief gekommen ist.

Aus dem Brief wird ersichtlich, dass Sie wissen, woher er gekommen ist. Beachten Sie den Inhalt des Briefes, den Inhalt usw.… Dadurch erhalten Sie eine Vorstellung von der Datei, in der der Brief abgelegt werden muss .

3. Machen Sie sofort einen Entwurf für eine Antwort. Lassen Sie sich von der zuständigen Behörde genehmigen. Nachdem Sie die Genehmigung erhalten haben, erhalten Sie den getippten Brief und lassen Sie ihn von der zuständigen Behörde bestätigen.

4. Wenn der Brief bestätigt ist, geben Sie ihm die richtige Dateinummer, Seriennummer und Datum an. Sobald es fertig ist, senden Sie es zur Bestätigung an den Versandbeamten.

5. Legen Sie den eingehenden Brief und den Antwortbrief in der entsprechenden Datei ab und nummerieren Sie die eingereichten Seiten der Reihe nach. Dies ist eine kurze und kurze Erklärungsmethode für die Einreichung. Lassen Sie sich jedoch die verschiedenen Arten von Dateien und Dateien sowie die Methode, wie Sie einer Datei einen Index oder eine Codenummer geben, erklären.