Büroabteilungen: 3 Hauptklassifikation der Büroabteilungen
Dieser Artikel beleuchtet die drei Hauptklassifikationen der Abteilungen. Die Abteilungen sind: A. Büroabteilung B. Andere Abteilungen C. Spezielle Abteilungen.
A. Büroabteilungen:
(1) Bargeldabteilung:
Was auch immer die Art und Größe der Organisation sein mag, im Büro muss eine Cash-Abteilung vorhanden sein. Bargeld (entweder in Form von liquiden Mitteln oder handelbaren Instrumenten) muss eingezahlt und bezahlt werden. Einnahmen oder Einnahmen werden je nach Art der Transaktion in Form von Verkäufen, Servicegebühren, Abonnements, Investitionen, Darlehen, Spenden, Mieten, Zinsen usw. gezahlt.
Zahlungen oder Ausgaben sind für Einkäufe, für die Rückzahlung eines Darlehens, für die Zahlung von Dienstleistungen, für Miete, Zinsen usw. für Gehälter, Löhne, Rente, Trinkgeld usw. zu leisten. Für die Abteilung ist ein Kassierer zuständig. Bei großen Bedenken gibt es einen leitenden Kassierer, der von anderen Kassierern unterstützt wird.
Es muss einen gut gesicherten Schalter oder Schalter für Einnahmen und Zahlungen geben. Es muss einen sicheren Raum geben (wenn große Bargeldbeträge wie in einer Bank gehandhabt werden) oder einen Bügeleisen-Safe oder eine Geldkassette, in der Bargeld aufbewahrt wird. Einnahmen werden gegen Bargeld ausgestellt und Gutscheine werden für Bargeldausgänge geführt.
Die Bargeldabteilung muss in voller Abstimmung mit der Buchhaltungsabteilung arbeiten, und die Bargeldabteilung steht im Allgemeinen unter der Gesamtkontrolle des Chief Accountant oder des Finanzmanagers. In der Kasse werden verschiedene Arten von Automaten wie eine Registrierkasse, ein Münzwechsler usw. verwendet.
In großen Besorgnissen gibt es einen separaten Abschnitt namens Petty Cash Section, in dem geringfügige Barauslagen wie Porto, Beförderung usw. getätigt werden und ein Petty Cashier den Abschnitt verwaltet.
(2) Buchhaltung:
Dies ist eine wichtige Abteilung in einem Büro, das für die Vorbereitung und Pflege der Finanzunterlagen vorgesehen ist. Finanzunterlagen werden in Fachbüchern der Original- und Nebenbucheinträge wie Journal, Ledger, Kassenbuch usw. geführt.
Nachdem die Buchhaltung abgeschlossen ist, erfolgt die Buchhaltung, dh die Analyse der Aufzeichnungen und die Erstellung von Konten und Kontoauszügen wie Gewinn- und Verlustrechnung, Einnahmen und Zahlungskonto, Bilanz usw.
Dies dient dazu, die Ergebnisse der Aktivitäten der Organisation zu ermitteln und die Nettoposition der Vermögenswerte und Schulden des Konzerns am Ende eines Geschäftsjahres zu bestimmen. Die Anzahl der aufzubewahrenden Bücher, die Art und Form der zu erstellenden Konten und Aussagen hängen von der Art der Organisation ab, ob Handel oder Nichthandel, und wird häufig durch Gesetze geregelt.
Projektierte Aussagen werden im Voraus gemäß den zukünftigen Plänen erstellt. Der Hauptbuchhalter ist in der Regel für die Abteilung zuständig.
Die Bargeldabteilung ist eigentlich eine Tochtergesellschaft von oder muss zumindest in enger Verbindung mit der Buchhaltung stehen. Die Kasse hat die mechanische Funktion der Einnahmen und Zahlungen. Die Buchhaltung legt fest, welche Beträge zu erhalten oder zu zahlen sind.
Die Konten müssen von qualifizierten Mitarbeitern, so genannten Wirtschaftsprüfern, wie einem Wirtschaftsprüfer oder sogar einem Rechnungsführer (wo Kostenkontrolle erforderlich ist) geprüft oder überprüft werden.
Manchmal ist es gesetzlich vorgeschrieben, die Buchführung wie bei einer Gesellschaft oder einer anderen eingetragenen Stelle prüfen zu lassen. Es liegt zwar in der direkten Verantwortung der Buchhaltungsabteilung, dafür zu sorgen, dass die Buchführung geprüft wird, die endgültige Verantwortung liegt jedoch beim Sekretär (im Namen des Verwaltungsrats im Falle eines Unternehmens).
In einer großen Besorgnis ist die Rechnungsabteilung unter einem Finanzmanager oder Finanzdirektor sehr groß, und die Abteilung besteht aus verschiedenen Unterabteilungen oder Abschnitten unter den Abteilungsleitern. Es kann als Kontenabteilung mit verschiedenen Abteilungen bezeichnet werden.
Zum Beispiel:
(a) eine eigene Abteilung (Abteilung) für die Vorbereitung und Führung von Konten,
(b) einen separaten Abschnitt für die Kalkulation,
(c) einen separaten Abschnitt für die interne Revision,
(d) Die Bargeldabteilung ist eine separate Abteilung.
(e) Es gibt möglicherweise einen separaten Abschnitt für die Bestandskontrolle.
(f) Für die Bearbeitung von Löhnen und Gehältern sowie für alle anderen Arten von Personalzahlungen kann ein gesonderter Abschnitt erforderlich sein.
In der Buchhaltungsabteilung werden verschiedene Arten von Maschinen verwendet, z. B. Rechenmaschinen, Abrechnungsmaschine, Computer, Scheckschreibmaschine usw.
(3) Anmelde- oder Aktenabteilung:
Die Einreichung bezieht sich auf die Erstellung und Aufbewahrung aller Arten von nicht finanziellen Unterlagen. Dies ist für jedes Büro unabdingbar. Die Anzahl der Dateien hängt von der Art und Größe der Organisation ab. Die Ablage wird von einer Indexierung begleitet, dh der Nummerierung der Dateien, basierend auf deren Klassifizierung, zum Referenzieren und Herausfinden des Ablageorts der Dateien im Büro. Es gibt verschiedene Systeme und Methoden zum Ablegen und Indizieren.
Ein großer Teil der Büroarbeit besteht aus Ablegen und Indexieren. Jede Abteilung benötigt Dateien. Die Ablage in einem Büro kann zentral für alle Abteilungen oder dezentral in separaten Abteilungen erfolgen.
Records Room:
Ein Büro kann einen separaten Raum für Unterlagen und eine dafür verantwortliche verantwortliche Person haben. Alle Dateien, Dokumente, Rollen usw. werden dort systematisch wie eine Bibliothek aufbewahrt. Jede Person oder Abteilung, die eine Datei wünscht, muss sie von dort aus anfordern. Der Records Room muss gut gesichert sein.
(4) Korrespondenzabteilung:
Die mit Abstand wichtigste Abteilung eines Büros ist die Korrespondenzabteilung, da die Hauptfunktion eines Büros die Kommunikation ist. Die Abteilung besteht aus Steno-Typisten und Typisten sowie Korrespondenzschreibern. Die Briefe können vollständig von den leitenden Angestellten diktiert werden oder können von sachkundigen Korrespondenzschreibern verfasst werden, nachdem die leitenden Angestellten die Richtlinien erhalten haben.
Es kann einen Typisten-Pool geben, in dem alle Typisten zusammen sitzen oder jede Abteilung ihre eigenen Typisten hat. Eine Vielzahl von Maschinen wie Schreibmaschine, Kopiermaschinen, Diktiergeräte usw. werden verwendet. In einem separaten Bereich wird die Post behandelt. Die Sekretärin hat große Verantwortung, diese Abteilung zu überwachen. Er muss persönlich mit einer großen Anzahl von Briefen umgehen.
(5) Öffentlichkeitsarbeit:
Ein großes Anliegen unterhält eine eigene Abteilung für Public Relations mit einem Public Relations Officer als dessen Leiter. Der PRO kann sich um die allgemeine Öffentlichkeitsarbeit kümmern oder es gibt einen separaten Werbebeauftragten mit seiner eigenen Abteilung. Ein Empfangsmitarbeiter, der auch mit dem Kommunikationssystem zusammenarbeitet, kann die Anrufer treffen und der Sekretär selbst kann die Funktionen von PRO übernehmen
(6) Kaufhausabteilung:
Jedes große Büro muss eine eigene Filialabteilung unterhalten, um die Filialen zu erhalten. Stores sind von unterschiedlicher Art. Für die Büroarbeit sind verschiedene Formen von Form- und Schreibwaren sowie Ersatzteile für Maschinen und andere Ausrüstungsgegenstände sowie Armaturen (z. B. elektrische Armaturen) erforderlich.
Jeder Artikel muss mit Etiketten klassifiziert und ein Bestandsregister geführt werden. Manchmal werden Waren, die für die Fabrik oder eine Niederlassung (an anderen Orten) gekauft wurden, vorübergehend im Büro zwischengelagert, bevor sie versandt werden. Es gibt einen verantwortlichen Verantwortlichen, den Stores-Keeper, der für die Stores zuständig ist.
(7) Rechtsabteilung:
Eine eigene Abteilung, die sich um rechtliche Angelegenheiten kümmert, kann von einem verantwortlichen Law Officer geleitet werden. Oder der Sekretär selbst kann sich um rechtliche Angelegenheiten kümmern.
(8) Kantinen- und Personalbetreuung:
Große Bedenken bieten dem Personal verschiedene Annehmlichkeiten. Lebensmittel werden zu subventionierten Preisen aus der Bürokantine geliefert. Für die Personalerholung, die während der Pause oder nach den Bürozeiten genutzt wird, kann ein separater Raum zugewiesen werden. Dort gibt es verschiedene Sportartikel für drinnen und draußen sowie Bücher und Zeitschriften.
Es kann einen separaten Sanitätsraum geben, an dem ein Mitarbeiter zu festen Zeiten für die Mitarbeiter des Personals teilnimmt. Eine eigene Bibliothek kann für das Personal vorhanden sein.
B. Andere Abteilungen:
All dies sind die gemeinsamen Abteilungen für ein Büro. Dort werden Büroarbeiten im wahrsten Sinne des Wortes durchgeführt. Neben diesen Abteilungen gibt es noch andere Abteilungen für die Geschäftsfunktionen wie Produktion, Marketing, Personal, Einkauf usw. Für diese Abteilungsleiter gibt es separate Kammern.
Allgemeine Erfassungs- und Buchhaltungsarbeiten werden in den jeweiligen Abteilungen durchgeführt. Solche Abteilungen stehen möglicherweise nicht direkt unter der Sekretärin, er muss jedoch die Funktionen aller Abteilungen koordinieren. In der Regel liegt die direkte Kontrolle über solche Abteilungen in der Hand des Geschäftsführers.
(1) Produktionsabteilung:
Im Falle eines Produktionsanliegen oder eines Anliegen, das mit irgendeiner anderen Produktion als der Fertigung (Bergbau, Plantage, Molkerei usw.) verbunden ist, muss eine Produktionsabteilung vorhanden sein, die von großer Bedeutung ist. Der Produktionsleiter, der vorzugsweise direktes Wissen und Erfahrung in dieser Sparte haben soll, ist dafür verantwortlich.
Diese Abteilung muss eng mit den Abteilungen Einkauf, Marketing, Finanzen und Personal zusammenarbeiten. Die Forschungs- und Entwicklungsabteilung ist eng mit der Produktionsabteilung verbunden.
Es gibt verschiedene Abschnitte wie Produktdesign und Jobdesign. Viele Aktivitäten dieser Abteilung müssen möglicherweise im Werk oder am Produktionsstandort ausgeführt werden. Die Zentrale muss die Koordination aufrechterhalten. In dieser Hinsicht hat der Sekretär eine große Verantwortung.
(2) Marketingabteilung:
Es ist auch als Verkaufsabteilung bekannt. Jedes gewinnorientierte Unternehmen muss seine Produkte oder Dienstleistungen vermarkten. Der Erfolg oder Misserfolg des gesamten Unternehmens hängt letztendlich von der Effizienz dieser Abteilung ab. Diese Abteilung hat viele Bereiche wie die Bereiche Marktforschung oder Marktübersicht, Marktplanung usw.
Der Marketing Manager muss als Verantwortlicher dieser Abteilung in enger Verbindung mit der Produktionsabteilung arbeiten.
Unter ihm arbeiten zahlreiche gut ausgebildete Personen, die den Außendienst bilden. Das Marketing kann zentral oder dezentral erfolgen. In der Marketingabteilung befinden sich möglicherweise mehrere Depots, Vertriebszentren, eigene Ausstellungsräume, Filialen, Geschäfte (wie bei mehreren Geschäften) usw. Es ist schwierig, die Agenten, Händler, Niederlassungsleiter usw. zu kontrollieren.
Die Koordination und Kontrolle wird von der Zentrale oder der Zentrale, für die die Sekretärin zuständig ist, aufrechterhalten.
(3) Kaufabteilung:
Der Einkauf in einem Konzern hat hauptsächlich zwei Aspekte:
(a) Kauf der Waren, in denen die Organisation handelt, oder der Rohstoffe, Maschinen, Maschinenteile usw. für die von der Organisation durchgeführte Produktion. Dieser Teil des Einkaufs kann mit einem Einkaufsmanager beauftragt werden, der in enger Verbindung mit dem Produktionsmanager arbeiten muss.
(b) Kauf der Geschäfte für die Verwaltung des Büros. Dies kann direkt in den Händen der Sekretärin liegen. Der frühere Teil des Einkaufs muss möglicherweise an verschiedenen Orten oder an den Materialquellen erfolgen. Büroeinheiten müssen an diesen Orten möglicherweise gewartet werden.
Die Sekretärin der Zentrale muss die Kontrolle über solche Einheiten behalten. Der Einkauf von Rohstoffen usw., die für die Produktion benötigt werden, erfolgt häufig vom Werk aus, und eine Einkaufsabteilung ist dort angeschlossen. Der Einkauf kann daher zentral oder dezentral erfolgen.
(4) Personalabteilung:
Es muss eine Beschäftigung an die Menschen vergeben werden, um die Aktivitäten einer Organisation auszuführen. Alle Personen, die in einer Organisation arbeiten, werden als Personal bezeichnet. Da menschliche Elemente wichtiger sind als materielle Elemente, muss eine separate Abteilung namens Personalabteilung unterhalten werden. Das Büro selbst erfordert die Einstellung von Personal.
Die Personalabteilung unter der Aufsicht eines ausgebildeten Personalmanagers ist für die Betreuung aller Personalarten vorgesehen. Die Sekretärin ist für die Einstellung des Büropersonals verantwortlich. Er kann vom Personalmanager unterstützt werden. Der Sekretär kann direkt für diese Abteilung verantwortlich sein.
C. Sonderabteilungen:
Eine große oder sich entwickelnde Organisation unterhält häufig spezielle Abteilungen, um das Büro besser kontrollieren und verbessern zu können. Sie sind:
(1) O. & M. Abteilung:
Diese Abteilung ist eingerichtet, um Nachforschungen zu Amtsverfahren und -methoden durchzuführen und Verbesserungen vorzuschlagen.
(2) Inspektionsabteilung:
Wenn die Anzahl der Mitarbeiter sehr groß ist und es viele Einheiten, Niederlassungen oder Abteilungen gibt, die wiederum an verschiedenen Orten verstreut sein können, wird eine eigene Abteilung namens Inspection Department eingerichtet.
Inspektoren oder Inspektionsteams können an verschiedene Orte geschickt werden, um die Aktivitäten der verschiedenen Einheiten, Zweigniederlassungen oder Abteilungen zu überprüfen und der Zentrale einen Bericht vorzulegen, um eine wirksame Kontrolle über sie zu haben, ihre Leistungen zu verbessern und: falls erforderlich, Abhilfemaßnahmen zu ergreifen von Fehlern und Fehlern.
