Pflichten eines Unternehmenssekretärs in Bezug auf Aktien

Der unten genannte Artikel gibt einen Überblick über die Pflichten eines Unternehmenssekretärs in Bezug auf Aktien.

Allgemeines:

Eine der Hauptaufgaben eines Gesellschaftssekretärs besteht in der Abwicklung der mit Aktien verbundenen Angelegenheiten. Eine auf Aktien beschränkte Gesellschaft verfügt über ein Grundkapital. Das bedeutet, dass das Gesamtkapital in einige gleiche Teile aufgeteilt wird, wobei jeder Teil als Anteil bezeichnet wird.

Die Promotoren eines Unternehmens sind die ersten Aktionäre und andere Aktionäre treten durch den Kauf von Aktien in das Unternehmen ein. Eine beabsichtigte Person beantragt Anteile und wird mit der Zuteilung von Anteilen zum Aktionär.

Jeder Aktionär hat das Recht:

(a) um ein Aktienzertifikat als Nachweis seiner Beteiligung zu erhalten und

(b) Um seinen Namen in das Mitgliederregister eintragen zu lassen, damit er Mitglied wird. Danach kann ein Anteilinhaber seine Aktien auf eine andere Person übertragen, um die Aktien kraft Gesetzes auf eine andere Person zu übertragen.

Gemäß dem Companies Act ist der Verwaltungsrat durch die Satzung befugt, über die Zuteilung, Übertragung und Übertragung von Aktien zu entscheiden. Aktien eines öffentlichen Unternehmens sind frei übertragbar, während Aktien eines privaten Unternehmens unter den in den Statuten der Gesellschaft genannten Beschränkungen übertragbar sind.

Eine Gesellschaft sieht in ihrer Satzung das Verfahren der Zuteilung, Übertragung und Übertragung von Aktien vor. Tabelle A enthält eine Modellprozedur. Der mit dem Verfahren vertraute Unternehmenssekretär unterstützt den Verwaltungsrat bei der Zuteilung, Übertragung und Übertragung von Anteilen.

Zuteilung:

Eine Person, die beabsichtigt, Aktien einer Gesellschaft zu kaufen, muss einen schriftlichen Antrag in der von der Gesellschaft bereitgestellten vorgeschriebenen Form zusammen mit dem Antragsgeld, das entweder den vollen Wert der Anteile oder teilweise oder zusammen mit der Prämie, sofern dies von der Gesellschaft gewünscht wird, deckt Im Falle einer öffentlichen Aktiengesellschaft ist dem Prospekt ein Aktienantragsformular beigefügt.

Der Begriff „Zuteilung“ bedeutet die Annahme des Aktienantrags durch den Verwaltungsrat durch Beschlussfassung auf einer Verwaltungsratssitzung. Das Aktiengesetz enthält Bestimmungen für die Zuteilung von Aktien.

Es gibt drei verschiedene Situationen, in denen Zuteilung stattfindet und der Unternehmenssekretär muss entsprechend handeln. (I) Wenn ein neues Unternehmen befördert wird und Aktien ausgegeben oder zum Verkauf angeboten werden, und wenn Anträge zusammen mit Antragsgeld eingehen, muss der Unternehmenssekretär Folgendes tun:

(a) Um eine chronologische (dh nach Datum und Zeit) Aufzeichnung der Anträge zu erstellen und das Geld an eine geplante Bank zu senden.

(b) Um den Verwaltungsrat bei der Zuteilung zu unterstützen. Wenn Anträge auf Aktien weniger als die zum Verkauf angebotenen Aktien erhalten, besteht kein Problem, und alle Antragsteller erhalten Aktien, die ihnen zugeteilt werden. Problem tritt jedoch auf, wenn mehr Anwendungen gekommen sind.

Dann wird der Sekretär im Namen des Verwaltungsrates eine Zuteilung vornehmen, die nach einer der folgenden drei Methoden erfolgen kann, die in den Statuten der Gesellschaft aufgeführt sind: Es handelt sich um:

(i) Prioritätsbasis:

Die Aktien werden den Antragstellern zugeteilt, die nach der aufgezeichneten chronologischen Reihenfolge zuerst Aktien beantragt haben.

(ii) Pro-Rata-Basis:

Es ist nicht immer vertretbar, dass die Aktien vorrangig zugeteilt werden. Daher erfolgt die Zuteilung anteilig. Angenommen, es sind Anträge für die doppelte Anzahl der zum Verkauf angebotenen Aktien eingegangen. Jeder Antragsteller erhält dann die Hälfte der von ihm beantragten Aktien angenommen und die Aktien werden entsprechend zugeteilt und die verbleibende Hälfte wird abgelehnt.

(iii) Lotteriebasis:

Anträge werden zufällig aus der Gesamtzahl der Anträge gezogen, die sorgfältig miteinander vermischt sind. Diese Zeichnungen werden solange fortgesetzt, bis alle verfügbaren Anteile zugewiesen sind und die verbleibenden Anträge abgelehnt werden. Von den drei Systemen ist das zweite das beste.

Es ist zu beachten, dass die Zuteilung von Aktien nicht vorgenommen werden kann:

(i) vor Erhalt der Mindestzeichnung bei einer weit verbreiteten Aktiengesellschaft (§ 69) und

(ii) Sofern nicht vor mindestens drei Tagen eine Erklärung anstelle des Prospekts (mit der Liste der Zuteilungen) bei der Kanzlei von Gesellschaften eingereicht wurde, falls es sich um eine nahe gehaltene Aktiengesellschaft handelt (§ 70).

(c) Auf Veranlassung des Verwaltungsrats muss der Gesellschaftssekretär (i) allen Antragstellern, denen Aktien zugeteilt wurden, Allokationsschreiben mit der Aufforderung erteilen, innerhalb einer festgelegten Zeit Zuteilungsgeld zu zahlen, oder (ii) Regretschreiben ausstellen Antragsteller, deren Anträge abgelehnt wurden. Schecks werden zusammen mit Reue-Schreiben als Rückerstattung des Antragsgeldes versandt.

(d) Innerhalb von 3 Monaten ab dem Datum der Aktienzuteilung Aktienzertifikate (siehe Nr. 84, 113), die die Namen der Aktionäre, die Anzahl und den Wert der gehaltenen Aktien, die Seriennummer des Zertifikats, das Ausstellungsdatum und das Siegel enthalten der Gesellschaft und etwaigen Unterschriften von mindestens zwei Verwaltungsratsmitgliedern sowie des Sekretärs selbst müssen zur Lieferung vorbereitet werden, und die Namen der Anteilseigner mit allen anderen Einzelheiten werden in das Mitgliederregister eingetragen (§ 150).

Jedes Unternehmen muss ein Mitgliederregister mit einem alphabetischen Namensindex führen, das aus etwa 20 Spalten mit Namen und Beschreibung jedes Mitglieds besteht. der gehaltenen Aktien, Datum der Zahlung des Geldes, Aufzeichnung der Übertragung der Aktien, falls vorhanden, usw.

Für ausländische Aktionäre muss ein separates Register geführt werden. Der Gesellschaftssekretär erstellt und pflegt das Mitgliederregister. Der Name des Aktionärs wird nicht in das Mitgliederregister eingetragen, wenn ihm anstelle eines Aktienzertifikats ein Optionsschein ausgestellt wird.

(e) Der Unternehmenssekretär ist als leitender Angestellter der Gesellschaft und verantwortlich für das Verfahren haftbar und strafbar, wenn eine unregelmäßige Zuteilung von Aktien vorliegt.

Die unregelmäßige Zuteilung erfolgt in vielerlei Hinsicht:

(i) Wenn die Zuteilung vor der Abgabe einer Erklärung anstelle des Prospekts an den Kanzler erfolgt, falls es sich um eine nahe gehaltene Aktiengesellschaft handelt.

(ii) Wenn die Zuteilung im Falle einer weit verbreiteten Aktiengesellschaft erfolgt, bevor der Mindestzeichnungsbetrag erhöht wird. Oder

(iii) Vor dem fünften Tag ab dem Datum der Veröffentlichung des Prospekts an die Öffentlichkeit, während die Tage gezählt werden, werden Feiertage nicht gezählt.

(f) Nach Beendigung der Zuteilung muss der Gesellschaftssekretär innerhalb von 30 Tagen nach Zuteilung eine Zuteilung für die Zuteilung an den Registrar of Companies einreichen (§ 75).

(2) Wenn eine bestehende Gesellschaft Rechte ausgibt,

Wenn ein bestehendes Unternehmen nach zwei Jahren nach seiner Gründung oder nach einem Jahr nach der ersten Aktienzuteilung neues Kapital durch Verkauf neuer Aktien aus den noch nicht ausgegebenen Aktien aufbringen möchte, muss es die Aktien zunächst anbieten anteilsmäßig an die bestehenden Aktionäre (§ 81.)

Solche Aktien werden als Rights Shares bezeichnet.

(a) Der Gesellschaftssekretär muss allen Aktionären, die ein solches Angebot unterbreiten, Briefe schicken, die eine Antwort innerhalb von 15 Tagen erwarten

(b) Einige der Aktionäre können Annahmeerklärungen senden, andere wiederum können Verzichtserklärungen senden. Dies bedeutet, dass einige Aktionäre das Angebot annehmen, während andere es ablehnen oder aufgeben. Diejenigen, die zustimmen, müssen die Aktien bezahlen. Dementsprechend muss der Gesellschaftssekretär Schritte zur Zuteilung von Anteilen an die frühere Aktionärsgruppe unternehmen und Vorkehrungen für die Ausgabe abgelehnter Anteile an die Öffentlichkeit treffen.

(3) Wenn ein bestehendes Unternehmen Bonusaktien ausgibt:

Die Mitglieder einer Gesellschaft können durch Beschlussfassung die Reserven der Gesellschaft in in Aktien geteiltes Grundkapital umwandeln. Solche Aktien werden Bonus Shares genannt. Diese Aktien werden den bestehenden Aktionären anteilig aus ihrem Anteilsbesitz angeboten.

Die Aktionäre müssen für diese Aktien nichts bezahlen und können auf diese Aktien auch verzichten. Es ist die Pflicht des Gesellschaftssekretärs, die erforderlichen Mitteilungen an alle Aktionäre zu senden und die erforderlichen Änderungen im Mitgliederregister vorzunehmen. Für die zusätzlichen Aktien werden frische Aktienzertifikate ausgegeben.

Transfer:

Es ist ein inhärentes Recht eines Anteilinhabers, seine Aktien im Falle einer öffentlichen Gesellschaft frei auf eine andere Person zu übertragen und im Falle einer privaten Gesellschaft, wie in den Statuten vorgesehen, Beschränkungen. Das Companies Act enthält die Richtlinien für die Übertragung von Aktien (siehe Nrn. 108 bis 113). Die Regeln 19 bis 24 der Tabelle A liefern ein Vorgehensmodell.

Gemäß dem Gesetz muss ein Aktionär oder Übertragender eine von einem Bediensteten ordnungsgemäß bescheinigte Aktienübertragungsurkunde oder ein auf dem Markt erhältliches Instrument für die Übertragung von Aktien erwerben, auf das der Aktionär als Übertragender die Aktien zugunsten der Aktien machen muss des Empfängers und unterzeichnen seinen Namen auf dem erforderlichen Stempel.

Der Übernehmer übergibt dem Anteilsberechtigten zusammen mit dem Instrument den Anteilschein und nimmt das Geld vom Empfänger gegen Entgelt auf. Der Empfänger sendet diese Dokumente zur Annahme und für andere notwendige Maßnahmen an das Unternehmen.

Nach Erhalt dieser Dokumente werden die Pflichten des Unternehmenssekretärs

(a) Überprüfung und Überprüfung der Korrektheit des Instruments und der Echtheit des Anteilzertifikats. Er wird dem Übernehmer eine Überweisungsbestätigung ausstellen.

b) Schreiben Sie dem Veräußerer und dem Erwerber jeweils einen Brief mit der Bezeichnung "Einzahlungsbescheid", in dem Sie etwaige Einwände gegen die Übertragung einreichen. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn die Anteile vollständig bezahlt sind.

(c) Erfolgt innerhalb von zwei Wochen nach Absendung der obigen Mitteilung kein Einspruch, wird der Angelegenheitsmann auf der nächsten Sitzung des Verwaltungsrats die Angelegenheit zur Genehmigung oder Ablehnung der Übertragung vorlegen. Eine Ablehnung wird normalerweise nicht gemacht, es sei denn, es gibt gute Gründe im Interesse des Unternehmens.

(d) Innerhalb von zwei Monaten nach der Genehmigung stellt der Unternehmenssekretär dem Übernehmer ein neues Aktienzertifikat gegen Umtauschbestätigung aus, entfernt den Namen des Übertragenden aus dem Mitgliederregister und trägt den Namen des Erwerbers ein. Anstelle der Ausgabe eines neuen Aktienzertifikats kann dem Übertragungsempfänger das vom Übernehmer ordnungsgemäß gebilligte alte Zertifikat ausgestellt werden.

Bei der Ausgabe von Aktienzertifikaten können einige Komplikationen auftreten:

(i) Wenn alle in einem Aktienzertifikat genannten Aktien übertragen werden, besteht kein Problem. Problem tritt jedoch auf, wenn einige wenige Aktien (z. B. 5 von 10), die in der Bescheinigung erwähnt werden, vom Übertragenden übertragen werden, wobei die restlichen behalten werden. In diesem Fall müssen vom Gesellschaftssekretär zwei Aktienzertifikate ausgestellt werden, einer für den Übertragenden (für 5 Aktien) und der andere für den Erwerber (für 5 Aktien).

(ii) Wenn ein Veräußerer seine Anteile an gemeinsame Inhaber übertragen möchte, tritt ein Problem auf. Aktien eines Unternehmens können nicht erstmals gemeinsamen Inhabern zugeteilt werden, aber Aktien können an gemeinsame Inhaber übertragen werden. Im letzteren Fall erkennt das Unternehmen den Vornamen als Mitglied an. Der Unternehmenssekretär muss die erforderlichen Aufzeichnungen führen, um diesen Punkt im Auge zu behalten.

Ein Unternehmen kann einen Ausschuss für Transfers ernennen, der aus einigen Direktoren und dem Sekretär besteht. In diesem Fall erfolgt die Genehmigung der Übertragung durch den Ausschuss. Ein Unternehmen kann ein Register für Transfers führen, und der Unternehmenssekretär muss die erforderlichen Einträge darin vornehmen.

Während der Zeit, in der das Mitgliederregister geschlossen bleibt, ist keine Übertragung möglich (nicht mehr als 45 Tage pro Jahr und nicht mehr als 30 Tage). Diese Schließung ist in der Regel zum Zeitpunkt der Hauptversammlung erforderlich, um eine endgültige Liste der Mitglieder zu erhalten, die Dividende erhalten sollen. “

(e) Gelegentlich kann Fremdkapital in das Grundkapital übertragen werden. Zum Beispiel werden Schuldverschreibungen durch Aktien zurückgezahlt oder ein Darlehen eines öffentlichen Finanzinstituts wird auf Anordnung der Zentralregierung in Eigenkapital umgewandelt. Eine solche Übertragung ist eine völlig andere Angelegenheit, die aus einem aufwändigen Buchhaltungsprozess besteht, und ist ein Fall neuer Zuteilung. Der Unternehmenssekretär muss in Zusammenarbeit mit der Buchhaltung arbeiten.

(f) Eine andere Art der Übertragung findet statt, wenn Aktienoptionsscheine in Aktienzertifikate umgetauscht werden und umgekehrt. Im ersten Fall muss der Gesellschaftssekretär den Namen des Erwerbers erneut in das Mitgliederregister eintragen, und im letzteren Fall wird der Name des Übertragenden aus dem Mitgliederregister gestrichen, es wird jedoch kein neuer Name eingefügt. In jedem Fall muss die Genehmigung durch den Verwaltungsrat gesichert werden.

g) In einer Regierungsgesellschaft werden Aktien häufig von der Zentralregierung im Namen des indischen Präsidenten und auch in Namen einiger verantwortlicher Beamter der Zentralregierung oder der Slate-Regierungen gehalten. Mit dem Wechsel des Präsidenten oder der Amtsträger müssen Änderungen durch den Gesellschaftssekretär im Mitgliederregister vorgenommen werden.

Getriebe:

Die Übertragung von Anteilen bedeutet die Übertragung von Anteilen durch Gesetz. Wenn zum Beispiel ein Aktionär stirbt, werden seine Aktien an seinen Erben übertragen. Der Erbe kann die Aktien in seinem eigenen Namen halten oder bevor er die Aktien auf eine andere Person übertragen kann.

Wenn ein Gläubiger, der nicht in der Lage ist, von seinem Schuldner eine Zahlung zu erhalten, ein Verfahren einleitet und ein Dekret über das Vermögen des Schuldners erhält, einschließlich einiger vom Schuldner gehaltener Anteile, liegt ein Fall der Übertragung vor. Das Companies Act enthält keine spezifischen Abschnitte für die Übertragung von Aktien. Tabelle A enthält jedoch die Regelungen 25 bis 28 für dasselbe.

Der Unternehmenssekretär hat im Zusammenhang mit der Übertragung von Anteilen folgende Pflichten:

(a) Alle rechtlichen Dokumente und Nachweise hinsichtlich des Anspruchs eines Empfängers zu prüfen. Im Falle der Vererbung wird der Testament des Testaments (dh eine vom Gericht bestätigte Kopie des Testaments) des verstorbenen Aktionärs verlangt, der den Erben für die Aktien berechtigt. Wenn kein Testament vorliegt, muss ein Verwaltungsschreiben von der Person eingereicht werden, die die Übertragung beantragt.

(b) Der Unternehmenssekretär muss die Genehmigung der Übermittlung durch den Verwaltungsrat einholen. Der Verwaltungsrat hat die Befugnis, die Übertragung von Anteilen abzulehnen, kann jedoch normalerweise die Übertragung nicht ablehnen, da dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

(c) Danach muss der Gesellschaftssekretär wie bei einer Übertragung alle anderen Schritte in Bezug auf die Ausgabe neuer Aktienzertifikate und die erforderlichen Änderungen im Register der Mitglieder unternehmen. Es ist zu beachten, dass die Regeln für die Übertragung und Übertragung von Anteilen auch für Schuldverschreibungen gelten.