Information: Datenerfassung, Datentransformation und Informationsverwaltung
Der Prozess der Informationsgewinnung beinhaltet eine Reihe von Aktivitäten. Grundsätzlich gibt es drei grundlegende Aktivitäten:
1. Datenerfassung
2. Datentransformation,
3. Verwaltung von Informationen.
1. Datenerfassung:
Daten (Plural von Datum) sind Fakten, die mit Hilfe von Symbolen wie Alphabeten, Ziffern, Diagrammen, Diagrammen, Bildern usw. oder in irgendeiner anderen Form ausgedrückt werden. Daten können ein Ereignis beschreiben oder den Status eines Elements der Umgebung darstellen.
Was auch immer die Quelle von Daten sein kann; Es kann anfänglich aufgezeichnet und später auf Richtigkeit und Echtheit überprüft werden. Diese Aktivität wird als Datenerfassung bezeichnet.
Daten können durch Stanzen mit der Tastatur oder Scannen mit Scannern erfasst werden, Fakten aus Dokumenten, in denen sie aufgezeichnet wurden. Wenn bereits Daten auf Computermedien wie Disketten und Bändern aufgezeichnet sind, kann die Datenerfassung durch Auswahl des entsprechenden Teils dieser Aufzeichnung erfolgen, um den Datenbedarf für den vorliegenden Zweck zu erfüllen. Mit Hilfe verschiedener Erfassungsgeräte können auch Daten zum Stand der Dinge in industriellen Prozessen erfasst werden.
Zum Beispiel kann der Druck in der Ölpipeline oder die Temperatur im Ofen unter Verwendung geeigneter Erfassungsvorrichtungen für diesen Zweck erfasst werden. Da Datenerfassung und -speicherung mit Kosten verbunden sind, müssen Daten selektiv erfasst werden. Es wird empfohlen, den Datenbedarf unter Berücksichtigung der Informationsbedürfnisse aller Benutzer sorgfältig zu definieren.
Die meisten für Geschäftsinformationssysteme erfassten Daten sind in Datendateien organisiert. Jede Datei enthält Datensätze, die sich auf verschiedene Datenelemente (Felder) beziehen, die mit Hilfe verschiedener Symbole (Zeichen) ausgedrückt werden. Diese Dateien sind mit Datenbanken verknüpft. Die Hierarchie der Daten in Geschäftsinformationssystemen kann mit Hilfe von Abb. 1.4 beschrieben werden
2. Datentransformation :
Die Datentransformation kann durch Ausführen einer der folgenden Operationen an Daten durchgeführt werden:
(i) Neuanordnung
Das Umordnen von Daten in einer bestimmten Reihenfolge ist eine sehr häufige Datenverarbeitungsaktivität. Daten zu Geschäften können in der Reihenfolge des Kaufdatums oder in der Reihenfolge des Wertes jeder Einheit oder in der alphabetischen Reihenfolge der Namen dieser Artikel geändert werden. Eine solche Umstellung wird auch als Sortieren von Daten bezeichnet. Das Sortieren kann den Nutzen der Daten erhöhen.
(ii) Klassifizierung
Daten können auf der Grundlage der ausgewählten Variablen / Faktoren klassifiziert werden. Verkaufsdaten können beispielsweise nach den Variablen wie Kundencode, Ort und Produkt oder Verkäufer, die an der Auftragserfassung beteiligt sind, klassifiziert werden.
Klassifizierung ist auch eine häufig verwendete Datenverarbeitungsoperation, insbesondere in Abrechnungsinformationssystemen. Tatsächlich basiert das gesamte Konzept des Ledgers auf der Klassifizierung als wertschöpfende Aktivität im Prozess der Informationsgenerierung. Die Klassifizierung fügt den Daten einen Mehrwert hinzu und macht sie in den meisten Entscheidungssituationen für den Benutzer wertvoller.
(iii) Berechnung
Für einen Laien werden Daten nur durch Berechnung verarbeitet. Eine Reihe von Berechnungen für numerische Werte wird als Berechnung bezeichnet. Das ist vielleicht, wie Computer ihren Namen erhalten haben, da frühere Generationen von Computern Computergeräte zur Verfügung stellen wollten.
Auch wenn die vielfältigen Datenformen nun mit Hilfe von Computern verarbeitet werden können, ist der Prozess der Generierung überwiegend Computer. Bei der Berechnung werden arithmetische Operationen (Additionen, Subtraktionen, Multiplikationen, Divisionen und logische Operationen) ausgeführt.
Zum Beispiel können Finanzkennzahlen berechnet werden, indem arithmetische Operationen mit verschiedenen Werten in Abschlüssen durchgeführt werden. Selbst komplexe Berechnungen können unter Verwendung verschiedener quantitativer Techniken zur Datenanalyse stattfinden. Diese quantitativen Modelle helfen dabei, Informationen aus großen Datenmengen herauszufinden. Diese Art von Datenverarbeitungsvorgang wird von Managern ausführlich zur Vorhersage des Verhaltens verschiedener Elemente der Geschäftsumgebung verwendet.
(iv) Zusammenfassend:
Zusammenfassen ist ein Prozess, bei dem verschiedene Datenelemente zusammengefasst werden, wodurch der Großteil der Daten auf eine sinnvollere Form reduziert wird. Ein Finanzmanager kann beispielsweise daran interessiert sein, die Gesamtzahl der bei einer öffentlichen Emission beantragten Aktien zu kennen. Die diesbezüglichen Daten können zusammengefasst werden, und ein solcher zusammenfassender Bericht kann für ihn nützlicher sein als die gesamte Erklärung, die Einzelheiten zu jedem erhaltenen Aktienantrag enthält.
Die Zusammenfassung kann auch eine Aggregation in jeder Kategorie oder Wertklasse beinhalten. In Erweiterung des obigen Beispiels kann ein zusammenfassender Bericht Zwischensummen für jede Klasse von erhaltenen Aktienanträgen enthalten, dh Einzelpersonen, Körperschaften, Trusts usw. oder die Anzahl der in jeder Stadt beantragten Aktien.
3. Verwaltung von Informationen:
Nach der Erfassung und / oder Umwandlung können die verarbeiteten Daten entweder an den Endbenutzer übermittelt oder zur späteren Bezugnahme gespeichert werden. Wenn die Informationen an den Benutzer übermittelt werden sollen, muss das Format für die Berichterstellung ausgewählt werden. Das Format für die Berichterstellung kann ein einfaches Spalten- / Tabellenformat oder visuelle Formate wie Diagramme, Diagramme, Diagramme usw. umfassen.
Mit der Verfügbarkeit schneller Computer und besserer Anzeigegeräte werden Informationskartierungs- und Visualisierungstechniken immer beliebter. Sobald das Berichtsformat festgelegt ist, muss ein geeigneter Kommunikationskanal ausgewählt und verwendet werden.
Falls die erzeugten Informationen in Zukunft verwendet werden sollen, können sie auf einem Massenspeichermedium gespeichert werden. Solche Aktivitäten zum Kommunizieren und / oder Speichern von Informationen können als Verwaltungsinformationen bezeichnet werden.
Ein Beispiel zur Erzeugung von Informationen
Um den Prozess der Informationsgenerierung zu verstehen, nehmen wir eine hypothetische Informationsanforderung. Ein großes Unternehmen erwägt die Einführung eines Anreizsystems für seine Kunden für verderbliche Produkte. Die Regelung soll zunächst nur für die Kunden gelten, die Verkaufsaufträge mit einem Wert von mehr als € 50 erteilt haben. 15 lac in einen Monat.
Es wird geschätzt, dass die Kunden, die Bestellungen für die Werte zwischen Rs 12 und 15 Ls aufgegeben haben, den Anreiz recht attraktiv finden werden und diese Kunden daher als "Zielkunden" bezeichnet wurden. Der Anreiz dürfte den Wert von Verkaufsaufträgen dieser Zielkunden im laufenden Monat erhöhen.
Da das Produkt verderblich ist, würde der Umsatzanstieg im laufenden Monat den Kaufbedarf der Kunden im nächsten Monat nicht verringern. Um den möglichen Anstieg des Umsatzes für den laufenden Monat als Folge des Anreizsystems abschätzen zu können, benötigt der Marketingmanager Informationen über den Wert, um den die Gesamtverkaufsaufträge jedes Zielkunden unter 15 Rupien lagen und insgesamt Diese Defizite werden voraussichtlich den Umsatz im laufenden Monat steigern.
Die Verkaufsauftragsdetails des Vormonats sind bereits auf einem Magnetband markiert. Um Informationen über den Gesamtumsatz jedes Kunden zu erhalten, müssen alle Verkaufstransaktionen anhand des Kundennamens klassifiziert werden. Dann kann eine Liste der Kunden erstellt werden, bei denen der Gesamtauftragswert zwischen 12 und 15 Rupien liegt, wobei die Fehlbeträge berechnet und summiert werden. Die Informationen können dem Manager als kalte Werte übermittelt werden.
Ein alternativer Weg könnte darin bestehen, die Informationen in Form einer Häufigkeitsverteilung darzustellen, so dass der Manager in der Lage ist, den möglichen Beitrag jeder Kundengruppe zu der erwarteten Steigerung zu bewerten und dementsprechend die Bandbreite der Eignung der Kunden für das Anreizsystem zu überprüfen . Ein Kreisdiagramm, das diesen Beitrag jeder Kategorie zeigt, kann dem Manager helfen, die Informationen schnell zu verstehen.
Der obige Fall veranschaulicht nur die Natur der Aktivitäten, die mit der Erzeugung von Informationen verbunden sind, und ist ein vereinfachtes hypothetisches Beispiel für die Rolle einer jeden dieser Aktivitäten in dem Prozess. Die Erzeugung von Informationen kann ein recht komplexer Prozess sein und mehrere Aktivitäten erfordern.
Die Generierung von Informationen wird fortgesetzt, da in einem Unternehmen eine Vielzahl von Zwecken benötigt wird, für die Informationen benötigt werden. Infolgedessen ist das Unternehmen im Allgemeinen in einen endlosen Zyklus der Informationserzeugung involviert.
