Kanäle der Geschäftskommunikation: Formelle und informelle Kanäle

Die verschiedenen Kommunikationskanäle sind: 1. Formeller Kommunikationskanal 2. Informeller Kommunikationskanal / Grapevine!

Kommunikation kann auch nach dem Grad der Zeremonie oder Formalität klassifiziert werden.

So können wir die Kommunikation in zwei große Kategorien einteilen:

1. Formeller Kommunikationsweg:

Ein formeller Kommunikationskanal ist das Kommunikationsmittel, das normalerweise von Personen in Autoritätspositionen in einer Organisation kontrolliert wird. Daher wurde es auch als "Hauptlinie der operativen Kommunikation" einer Organisation bezeichnet.

Alle Berichte, Aufzeichnungen und andere Formulare, die Arbeitsinformationen an verschiedene Teile einer Organisation liefern, werden in den formellen Kommunikationskanal aufgenommen. Diese Kommunikationskanäle funktionieren nicht automatisch. Eine gute Unternehmensorganisation wird sicherstellen, dass diese sorgfältig geplant und auf ihre Bedürfnisse abgestimmt werden.

Vorteile:

(i) wirksam:

Formale Kanäle gelten als die effektiveren Kommunikationskanäle. Da Organisationen ständig an Größe zunehmen, tragen formelle Kanäle dazu bei, die Lücke im Kommunikationsprozess zu schließen. Es ist ein leicht zugängliches Mittel, um zu jeder Ecke einer Organisation zu gelangen, was sonst schwierig wäre.

(ii) Verhindern des Verstopfens:

In formalen Kanälen sind die Regeln gut festgelegt. Beispielsweise kommuniziert ein Mitarbeiter mit dem Vorgesetzten, der Vorgesetzte mit dem Vorgesetzten usw. Somit werden nur die notwendigen Informationen gefiltert und an die Spitze gesendet. Es verhindert, dass das Top-Level-Management mit den irrelevanten Kleinigkeiten (den praktischen Details) der Informationen blockiert wird, und lässt sie frei für größere Entscheidungen und das gesamte Management.

(iii) bessere Überwachung:

Eine Organisation kann formale Kanäle entwerfen, die ihren spezifischen Bedürfnissen entsprechen. Dies kann helfen, organisatorische Aktivitäten zu überwachen. Sie kann sicherstellen, dass Probleme ohne zu große Verzögerung gelöst werden.

(iv) gute Atmosphäre:

Gute formale Kommunikationswege spiegeln Professionalität wider. Sie helfen, die Organisation zu konsolidieren. Sie behalten auch die Kontrolle über das Führungspersonal.

Nachteile:

(i) Unbegrenzter Informationsfluss:

Formale Kanäle verhindern einen freien Informationsfluss. Die Formalität verlangt, dass der Informationsfluss nur einen bestimmten Weg einnimmt. Dies verhindert den natürlichen Informationsfluss.

(ii) zeitaufwendig:

Formelle Kommunikationswege führen häufig zu Verzögerungen. Die Informationen können die Person, für die sie bestimmt ist, nicht direkt erreichen. Es muss oft ein umlaufender formaler Weg eingeschlagen werden, auf dem die dazwischen liegenden Verbindungen sinnlos sein können. Infolgedessen können formale Kommunikationskanäle zeitaufwändig werden.

(iii) beeinflusst die Entscheidungsfindung:

Das Filtern und Überwachen von Informationen auf niedrigeren Ebenen ist ein zweischneidiges Schwert. Es hat zwar seine Vorteile, kann aber auch verhindern, dass wichtige Informationen an das oberste Management gelangen. Dies kann die Perspektive ändern und Entscheidungen treffen.

2. Informeller Kommunikationskanal / Weinstock:

Der informelle Kommunikationskanal wird in einer „Organisation“ oft abgelehnt oder verachtet und nicht offiziell sanktioniert. Es wird im Volksmund als Weinrebe bezeichnet. Dies liegt daran, dass es in alle Richtungen verläuft, unabhängig von der formalen Struktur.

Der Ursprung des Begriffs "Weinrebe" lässt sich auf die Art und Weise zurückführen, in der die botanische Rebe über Telegrafendrähte wuchs, wodurch telegraphische Nachrichten in unbeabsichtigte Richtungen geraten. Im Geschäftsleben verdankt die Weinrebe dem Geschwätz des Menschen.

Menschen neigen dazu, mit ihren Mitarbeitern, wo auch immer sie sich befinden, locker oder leicht zu sprechen. Von Zeit zu Zeit verspüren sie das Bedürfnis, von der Notwendigkeit befreit zu werden, sich an Logik oder Wahrheit zu halten.

Während die Leute ihre Arbeit erledigen, unterhalten sie sich gelegentlich mit ihren Freunden im Büro. Diese Gespräche behandeln sowohl persönliche als auch geschäftliche Angelegenheiten. Dies führt zur Erzeugung einer Geruchsmühle, die eine Weinrebe ist.

Weinrebe wird in vier Kategorien eingeteilt:

Einzelstrang : Jeder erzählt einen anderen.

Gruppe oder Klatschkette: Man erzählt allen Personen in seiner Gruppe.

Wahrscheinlichkeitskette: Jede Person erzählt zufällig eine Anzahl von Personen.

Clusterkette: Einige sagen ausgewählte andere.

Grapevine befriedigt die sozialen Bedürfnisse der Mitglieder, führt zu entspannteren menschlichen Beziehungen (zum Teil durch die Freisetzung von Phantasie), dient dazu, mögliche Lücken in der formellen Kommunikation zu schließen, und verbindet auch diejenigen, die nicht in die offizielle Befehlskette geraten.

Andere Eigenschaften der Weinrebe sind:

(i) Es ist eher an Menschen orientiert als an Fragen.

(ii) Ist möglicherweise nicht absolut authentisch und zuverlässig.

(iii) Die Übertragung von Weinreben in alle Richtungen einer Organisation.

(iv) Die Informationen der Weinrebe bewegen sich sehr schnell.

(v) Ihre Verantwortung kann nicht festgelegt werden.

Faktoren, die zu Weinreben führen:

Eine Gerüchteküche wird aktiv, wenn in einer Organisation folgende Faktoren vorhanden sind:

(i) mangelnder Orientierungssinn, insbesondere in Krisenzeiten Je größer die Unsicherheit ist, desto größer ist der Rumourmongering.

(ii) Die Bildung begünstigter Gruppen von Mitarbeitern durch die Geschäftsführung. Dies führt zu Unsicherheit unter anderen Mitarbeitern, was zu Gerüchten führt.

(iii) Mangelndes Selbstvertrauen der Mitarbeiter führt zur Bildung von Gruppen. Diese Gruppen betreiben oft Gerüchteküche.

Vorteile:

(i) Geschwindigkeit:

Geschwindigkeit ist das bemerkenswerteste Merkmal dieses Kommunikationskanals. Es ist möglich, Informationen bemerkenswert schnell zu übermitteln, da es keine formalen Barrieren gibt und kein Anhalten. Ein Gerücht kann sich also wie ein Lauffeuer verbreiten.

(ii) Feedback:

Das Feedback über diesen Kanal ist viel schneller als ein formeller Kommunikationskanal. Der Kanal ist wie der Puls einer Organisation. Die Reaktion auf Entscheidungen, Richtlinien, Richtlinien und Anweisungen erreicht Manager auf diesem Weg häufig schneller als über den formellen.

(iii) parallele Funktion:

Der informelle Kanal hat keine offizielle Sanktion, ist jedoch eine unvermeidliche Parallele zum formellen Kanal. Es funktioniert als zusätzlicher Kommunikationskanal in einer Organisation. Es ist bekannt, dass gute Manager den informellen Kanal zu ihrem Vorteil nutzen, um Informationen zu übertragen, die ansonsten für formale Kanäle ungeeignet sind.

(iv) Unterstützungssystem:

Eine Weinrebe ist ein informelles Unterstützungssystem, das von Mitarbeitern innerhalb einer Organisation entwickelt wird. Es bringt sie näher und gibt ihnen immense Zufriedenheit.

Nachteile:

(i) weniger glaubwürdig:

Eine Weinrebe ist weniger glaubwürdig als ein formeller Kommunikationskanal. Es kann nicht ernst genommen werden, da es sich nur um Mundpropaganda handelt. Es wird daher wahrscheinlich widersprochen.

(ii) Selektive Informationen:

Informelle Kanäle können normalerweise nicht die vollständigen Informationen übertragen. Als Ergebnis erhält der Empfänger nicht die Essenz der gesamten Nachricht. Unfughändler oder Interessengruppen können den Kanal zur Übertragung selektiver Informationen verwenden.

(iii) schafft Ärger:

Ein Weinstock kann Probleme in einer Organisation fördern, da er keine Kontrolle über die gesendeten, empfangenen Informationen, deren Darstellung und Wahrnehmung hat. Informationen werden verzerrt. Eine Weinrebe kann gleichbedeutend sein mit der Verbreitung falscher oder wilder Geschichten.

(iv) Durchsickern:

Informationen können zur falschen Zeit durchgesickert werden. Der Begriff "offenes Geheimnis" in einer Organisation kann oft auf solche Lecks zurückgeführt werden.

Effektive Nutzung informeller Kommunikationskanäle:

(i) Die höheren Behörden sollten sicherstellen, dass die Mitarbeiter über die Arbeit der Organisation gut informiert sind. Dies verringert die Tendenz zur Verzerrung.

(ii) Aktivitäten, die das Wissen aktualisieren, sollten häufig sein. Dies verhindert die Erzeugung von Gerüchten.

(iii) Die höheren Behörden sollten sich nicht der Bevorzugung hingeben.

(iv) Ein Manager sollte regelmäßige Besprechungen mit den Mitarbeitern durchführen.

(v) Der Manager sollte sich bemühen, beliebte Angestellte zu identifizieren, die anderen Angestellten als Leiter dienen können.

(vi) Die Mitarbeiter sollten, soweit möglich, in den Entscheidungsprozess einbezogen werden.

(vii) Manager sollten sich nicht zu lockeren Gesprächen hingeben.

(viii) Ein Manager sollte ein guter Zuhörer sein,

(ix) Ein Manager sollte versuchen, regelmäßig Bewertungen über seinen Arbeitsstil zu erhalten.