Büromechanisierung: Ziele und Prinzipien

Lassen Sie uns die Ziele und Prinzipien der Büromechanisierung eingehend untersuchen.

Ziele der Mechanisierung im Amt:

Die Mechanisierung im Büro hat folgende Ziele:

1. Interpretation der Daten:

Maschinen wie Computer interpretieren und speichern die Fakten und Daten für die Entscheidungsfindung und Kontrolle.

2. Arbeitseinsparung:

Mechanisierung zielt darauf ab, auf zwei Arten Arbeit einzusparen: Entweder kann die Gesamtlohnsumme gesenkt werden oder derselbe Mitarbeiter kann ein größeres Arbeitsvolumen ausüben.

3. Geringere Betrugsfälle:

Maschinen minimieren Betrug bei der Büroarbeit.

4. Zeitersparnis:

Zeitersparnis ist ein weiteres Ziel der Mechanisierung. Die Arbeit, die Stunden dauern würde, kann mit der Maschine in kurzer Zeit erledigt werden.

5. Genauigkeit:

Die von einer Maschine ausgeführte Arbeit ist weitaus genauer und daher könnte es ein Hauptziel sein, die Genauigkeit zu verbessern.

6. Standardisierung:

Eine Standardarbeit kann nur erreicht werden, wenn die Maschinen mit bester Effizienz betrieben werden.

7. Beseitigung von Langeweile und Monotonie:

Wiederholungsprozesse sind monoton, und die Büromaschine zielt darauf ab, die Monotonie dieser Wiederholungsprozesse zu beseitigen.

Prinzipien der Mechanisierung und Geräteauswahl im Büro:

Nehmen wir an, ein Büro, das auf Hochtouren läuft, hat beschlossen, bestimmte Büromaschinen zu kaufen, um nicht nur die Arbeitsleistung unter Berücksichtigung der Qualität zu steigern, sondern auch Zeit zu sparen und die Produktivität auf einem bestimmten Niveau zu halten .

Welche Faktoren könnten dann bei der Auswahl und beim Kauf von Büromaschinen berücksichtigt werden? Die Überlegung und die Grundsätze für den Kauf von Büromaschinen unterscheiden sich von Organisation zu Organisation. Es gibt jedoch bestimmte gemeinsame Prinzipien, die im Allgemeinen von jeder Organisation befolgt werden:

1. Prinzip des Raumes:

Es ist wichtig und notwendig, dass die Maschine den geringsten Boden-, Tür- oder Regalraum einnimmt. Große und schwere Maschinen beanspruchen mehr Platz und summieren sich zu den Kosten des Platzes, wodurch sie indirekt zu den Gesamtkosten der Organisation werden.

2. Standardisierung:

Standardisierung in Bezug auf Büroausstattung und deren Kauf bezieht sich auf den Kauf der gleichen Maschinen, die die Spezifikation der Maschine erfüllen würden, die für die Arbeit eines Büros erforderlich ist. Wenn der Bürojob beispielsweise das Herausnehmen von Fotokopien in Verkleinerungs- oder Vergrößerungsgröße ermöglicht, sollte der zu kaufende Kopierer über eine Zoomlinse verfügen, da dies die Verkleinerung und Vergrößerung der Kopien erleichtert.

3. Angemessener Kauf:

Wenn ein bestimmter Maschinentyp von jeder Abteilung benötigt wird, sollte dieselbe Anzahl von Maschinen erworben werden.

4. Nutzung:

Die Auslastung der gekauften Maschine sollte 100% betragen, dh sie sollte zur vollen oder höchsten Nutzung genutzt werden. Tatsächlich muss zum Zeitpunkt des Kaufs der Nutzungsbetrag in Relation zu den Kosten ermittelt werden. Eine Maschine, die selten benutzt werden muss, sollte nicht sofort gekauft werden und viel Geld ausgeben.

5. Haltbarkeit:

Alles, was gekauft wird, muss dauerhaft sein. Es hat nicht nur eine lange Lebensdauer, es sollte auch keine häufigen Ausfälle usw. aufweisen.

6. Grundsätze der Kosten:

Beim Kauf eines Bürogeräts sollte ein Kontostand aufrechterhalten und das Geld dafür ausgegeben werden. Jede Maschine hat drei unterschiedliche Kosten. Sie sind die Anschaffungskosten, die Betriebskosten und die Leerlaufzeit.

Wenn die Kapitalkosten einer Maschine höher sind, die Betriebskosten jedoch niedrig sind; es könnte einer Maschine vorgezogen werden, deren Anschaffungskosten sehr niedrig oder tatsächlich niedrig sind, und die Betriebskosten sind hoch. Man sollte jedoch immer bedenken, dass Qualität nicht aus Kostengründen geopfert werden sollte.

7. Anpassungsfähigkeit:

Die gekaufte Maschine sollte so beschaffen sein, dass sich jeder, der sie verwendet, nicht nur an die Maschine anpasst, sondern dass die Maschine andere anzieht, um sich an sie anzupassen. Mit anderen Worten, die Bedienung der Maschine sollte für andere einfach und leicht verständlich sein und sie verwenden, anstatt ordiniert zu werden und umständlich zu sein, um sich an sie anzupassen.

8. Grundsätze der Qualität:

Die gekauften Maschinen müssen von guter Qualität sein, damit die Qualität der von ihnen ausgeführten Arbeit den gewünschten Standard darstellt.

9. Vorteile:

Vor dem Kauf einer Maschine sollten das Konzept und die Grundsätze der Vorteile berücksichtigt werden. Da der Kauf der Maschine mit Kosten verbunden ist, sollten die Vorteile vielfältig sein.

10. Eignung:

Die Büromaschine sollte für den Prozess geeignet sein, für den sie gekauft werden soll. Es sollte nicht nur als Statussymbol erworben werden.