Messung der Büroarbeit: Bedeutung und Prozess
In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die Wichtigkeit und den Prozess der Messung von Büroarbeit.
Bedeutung der Messung der Büroarbeit:
In einfachen Worten bedeutet "Messen" die Qualität zu bestimmen. Die Messung der Arbeit beschäftigt sich also mit der Qualität '.
Arbeitsmessung kann als das Programm zum Messen des abgeschlossenen Arbeitsvolumens und der Zeit, die zum Abschließen dieser Arbeit benötigt wird, beschrieben werden.
Es gibt zwei Grundlagen, die es ermöglichen, dass die festgelegten Standards unter folgenden Bedingungen nützlich sind:
1. Bestimmung des Bedarfs an Arbeitskräften:
Der Arbeitskräftebedarf für jede Funktion im Amt wird mit Hilfe von Zeitnormal bestimmt. Wenn zum Beispiel in einem Büro die Anzahl von Rechnungen pro Tag eingegeben wird, die hundert und eine Schreibkraft in den Bürotypen mit 50 Banknoten sind, dann werden zwei Schreibkräfte für dieselbe Bank benötigt.
2. Einplanung und Verteilung der Arbeitslast:
Dieser Standard hilft, die Arbeit auf die Arbeiter zu verteilen und gleichmäßig zu arbeiten. Somit hilft die Arbeitsmessung, Gleichungen zu vermeiden.
3. Vergleich der Leistung:
Der Standard hilft beim Vergleich der Leistung. Dies geschieht mit Hilfe des Auslastungsindex, der berechnet wird, indem die Anzahl der in einem Arbeitsplatz produzierten Standardstunden durch die Anzahl der tatsächlich verbrauchten Stunden geteilt wird.
Feststellungen der Kosten:
Der Zeitstandard bildet die Grundlage für die Ermittlung der Kosten verschiedener Arbeitseinheiten. Dies ist möglich, da der Zeitstandard für jede Funktion oder einen Teil der Funktion in Kostenstandards umgewandelt werden kann. Dies ist besonders nützlich in einer Organisation, in der eine Funktion aus vielen Teilen besteht.
Grundlegende Anreizlöhne bieten:
Da der Zeitstandard zur Messung der Effizienz beiträgt, kann jeder Arbeitnehmer oder eine Gruppe von Arbeitnehmern aufgrund von Leistung und verbesserter Moral für Effizienz belohnt werden. Die Moral der Mitarbeiter ist daher besser, da sie wissen, was an Qualität und Quantität der Produktion von ihnen verlangt wird. Ein besserer Arbeiter wird somit anerkannt.
Hilft bei der Installation von Office System und Prozeduren:
Da der Office Manager das Produktionsvolumen und seine Kosten kennt, kann er die Kosten des Office-Systems senken. Wenn irgendeine Methode, Konstruktion oder Technik geändert werden soll oder eine stärkere Mechanisierung vorgenommen werden soll, werden die derzeit angefallenen und aufgrund von Änderungen zukünftig anfallenden Kosten verglichen. Jede Änderung wäre nur zulässig, wenn eine Kostensenkung möglich ist.
Hilft bei Office Audit:
Arbeitsmessung hilft, Leistungsstandards zu setzen. Diese Standards helfen bei der Prüfung des Büros, da sie die Bewertung der Leistung des Mitarbeiters und der Arbeitsgruppe unterstützen.
Messprozess der Büroarbeit:
Der Prozess der Arbeitsmessung kann durch ein einfaches Diagramm veranschaulicht werden:
A. Standardisierung:
1. Verbesserung und Standardisierung von Arbeitsmethoden:
Der Zeitstandard sollte nur festgelegt werden, nachdem die Arbeitsweise verbessert und standardisiert wurde. Diese Aktion stellt sicher, dass die zu messenden Aufgaben so effizient wie möglich ausgeführt werden. Außerdem wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter die Arbeit auf die gleiche Weise ausführen.
2. Bestimmen der zu messenden Aufgaben:
Die zu messenden Aufgaben werden festgelegt und klassifiziert. Bevor der Messvorgang gestartet wird, werden auch alle Elemente oder Teile klassifiziert. Es ist Sache der Vorgesetzten, die Aufgabenbeschreibungen und ihre Klassifizierungen zu genehmigen.
3. Maßeinheiten definieren:
Die Einheit, an der eine Arbeit gemessen werden soll, muss angemessen definiert werden. Die Arbeitseinheit wäre für verschiedene Arten von Arbeit unterschiedlich. Es wäre jedoch wichtig, eine Einheit zu haben, die leicht zu identifizieren, zu zählen und zu verstehen ist.
4. Festlegung von Verfahren für die Berichterstattung:
Es ist notwendig, ein Meldungsverfahren festzulegen, nach dem die erforderlichen Produktionszahlen in Zeiten von Arbeitsstunden, Arbeitsstunden und sonstigen Terminen erfasst und periodisch gemeldet werden. In der Regel wird diese Verantwortung dem Vorgesetzten des Arbeitsplatzes übertragen.
B. Durch frühere Aufzeichnungen und Leistungen:
Bei der Messung der Büroarbeit wird nun die bisherige Leistung der Büroangestellten und deren Leistung berücksichtigt. Da in unserem Land mehr und mehr Mechanisierung stattgefunden hat, wäre Standard notwendiger geworden.
Durch Änderung der unberechenbaren Schätz- oder Schätzmethoden kann die Arbeit gemessen und der Standard mit Hilfe der folgenden Methoden festgelegt werden:
1. Methode der bisherigen Leistung:
Bei dieser Methode werden Datensätze analysiert, um den Standard festzulegen. Der Standardwert, der auf der Grundlage der vergangenen Performance festgelegt wurde, kann auf der Grundlage der besten Performance basieren oder die schlechteste Performance wird berücksichtigt. Es ist eine einfache Methode, die weitgehend kostenlos installiert werden kann.
2. Zeitanalyse-Methode:
Es wird auch als Zeitprotokollmethode bezeichnet. Die folgenden Schritte sind an dieser Methode beteiligt:
(a) Jede während des Tages ausgeführte Aktivität wird identifiziert.
(b) Jede identifizierte Aktivität erhält einen einfachen Code.
(c) Von jedem Arbeitnehmer wird wöchentlich ein spezielles Zeitanalyseblatt erstellt, in dem er seine Leistung für einen Zeitraum von einer Woche oder einem Monat aufzeichnet.
(d) Die so aufgezeichneten Daten der Leistung werden analysiert, bearbeitet und überprüft, und für jede Abteilung wird ein Zeitanalyseblatt erstellt, auf dem jede Aktivität durch eine Codenummer zusammengefasst wird. Der so erstellte Bericht gibt die Gesamtzeit für jede Aktivität in einer bestimmten Abteilung an.
(e) Jetzt wird die produzierte Gesamtmenge durch die Anzahl der aufgewendeten Stunden geteilt, die die Grundlagen für die Zeitnormen liefert, und auf der Grundlage dieser Zeitnormen kann ein Vergleich zwischen verschiedenen Abteilungen vorgenommen werden.
Diese Methode ist einfach und kann ohne viel zusätzliche Kosten installiert werden. Der größte Nachteil der Methode besteht darin, dass die erhobenen Daten subjektiv sind und solche Daten unzuverlässig sind, da die persönlichen Zeitleistungen nicht von den einzelnen Mitarbeitern erfasst werden.
3. Arbeitsprobenahmemethode:
Unter dieser Methode zerlegt ein geschulter Analytiker zunächst alle an der Studie beteiligten Faktoren. Zufällige Beobachtungen werden von den einzelnen Personen durchgeführt. Wie sie ihre Zeit verbringen und was sie produzieren, wird aufgezeichnet.
Anschließend wird ein Bericht über die Arbeit der gesamten betroffenen Abteilung erstellt, und es wird beobachtet, wie viel Zeit für jede Arbeit aufgewendet wird. Die Stichprobenmethode für die Arbeit ist wissenschaftlich und die unter dieser Methode erhaltenen Daten sind viel zuverlässiger als bei der Zeitanalyse.
Diese Methode hat zwei wichtige Nachteile:
Es werden ausgebildete Analysten benötigt, und die Methode ist möglicherweise unwirtschaftlich, wenn die Probengröße zu groß ist, um korrekte Ergebnisse zu erzielen.
