Sekretärin: Definition, Hintergrund und Bedeutung

Nach dem Lesen dieses Artikels erfahren Sie mehr über: 1. Definition des Sekretärs 2. Hintergrund des Sekretärs 3. Ernennung 4. Qualifikationen 5. Vergütung 6. Aufgaben oder Pflichten 7. Rechte 8. Pflichten 9. Befugnisse 10. Haftung 11. Bedeutung.

Definition des Sekretärs:

Funktionell bedeutet der Begriff Sekretär eine Person, die geheim im Namen ihres Vorgesetzten oder für einen Körper schreibt. Das Wort Sekretär wurde vom lateinischen Wort Secretarius abgeleitet, das einen Vertrauten oder einen vertraulichen Beamten bedeutet. Die lateinischen Wörter Secretarius enthalten ein Gefühl von Sekretion oder Sekretion.

Daher sind aus der Definition zwei grundlegende Punkte zu beachten:

(1) Ein Sekretär schreibt für seinen Vorgesetzten oder für einen Körper und nicht für sich selbst. Das Wort "Körper" bezeichnet eine Gesellschaft, einen Verband, ein Unternehmen, einen Verein oder sogar einen Staat. Dies ist vielleicht ein wichtiger Punkt.

(2) Ein Sekretär schreibt vertraulich oder geheim. Dieser Punkt trifft jedoch nicht immer zu, wenn man von den Funktionen eines Sekretärs in der Moderne ausgeht.

Um die Bedeutung des Begriffs Sekretär zu verstehen, können wir uns auf einige Standardwörterbücher beziehen. Gemäß dem Oxford-Wörterbuch bedeutet " Sekretär": "Einer, dessen Büro für ein anderes schreiben soll; vor allem einer, der angestellt ist, um Korrespondenz zu führen, Aufzeichnungen zu führen und verschiedene andere Geschäfte für eine andere Person oder für eine Gesellschaft, ein Unternehmen oder eine öffentliche Körperschaft durchzuführen. “

Laut dem Webster-Wörterbuch bedeutet „Sekretär“: „Eine Person, die Korrespondenz erledigt und Routine- und Detailarbeit für einen Vorgesetzten erledigt; ein leitender Angestellter eines Unternehmens, der Aufzeichnungen über Versammlungen von Direktoren und Aktionären sowie über Aktienbesitz und -transfer führen und die rechtlichen Interessen des Unternehmens überwachen kann; ein leitender Angestellter einer Organisation oder Gesellschaft, die für seine Unterlagen und Korrespondenz verantwortlich ist; ein Staatsbeamter, der eine Regierungsverwaltung beaufsichtigt. “

Beide Definitionen sind funktional, so dass man die verschiedenen Funktionen sowie die verschiedenen Sekretärstypen kennen kann. Im Companies Act ist eine komprimierte, aber klare Definition von Secretary enthalten. Darin heißt es: „Sekretär“ bedeutet jede Person, die über die vorgeschriebenen Qualifikationen verfügt, die zur Erfüllung der Aufgaben, die ein Sekretär gemäß diesem Gesetz und gegebenenfalls andere Minister- und Verwaltungsaufgaben wahrnehmen kann, bestellt ist. “[§ 2 (45)]

Im Großen und Ganzen gibt es zwei Arten von Sekretären:

(1) Ein Sekretär einer Organisation oder eines Gremiums oder eines Ausschusses usw.

(2) Ein Privatsekretär, der einer bestimmten Person dient.

Hintergrund des Sekretärs:

Sekretär ist ein uralter Beruf. Es wurde in der Antike gefunden, als Sekretärinnen von den Königen oder anderen Männern ernannt wurden. Im alten Rom wurden Personen, die für allgemeine Sekretariatsaufgaben wie das Schreiben und Führen von Konten ernannt wurden, als Scribae bezeichnet.

Es gab verschiedene Grade von Scribae wie die Notarii und Actuarri, die von niedrigerem Grad waren. Tatsächlich haben wir diesen alten Scribae viel zu verdanken für unser Geschichtswissen, wie wir meistens aus den von ihnen erstellten Aufzeichnungen lernen.

Ernennung eines Sekretärs:

Ein Unternehmen muss verschiedene rechtliche Formalitäten durchlaufen, bis es existiert. Die Liquidation eines Unternehmens erfordert ein ausgefeiltes rechtliches Verfahren. Um alle rechtlichen Formalitäten zu bewältigen, zieht es ein Unternehmen vor, eine Person zu seiner Sekretärin zu ernennen, die über die erforderlichen Qualifikationen verfügt. Im Allgemeinen kann sich eine kleine Firma nicht leisten, eine Vollzeitsekretärin zu ernennen, und so beschäftigt sie eine Teilzeitsekretärin.

Gemäß der Novelle des Companies Act von 1974, Sec. 383A sieht vor, dass ein Unternehmen ein Kapital von Rs. 25 Lakhs oder mehr müssen einen qualifizierten Sekretär ernennen. Eine Person, die die Prüfung des Sekretariats des Unternehmens bestanden hat, die vom Institute of Company Secretaries of India durchgeführt wurde, ursprünglich von der Zentralregierung eingerichtet, jedoch 1980 in eine gesetzlich vorgeschriebene Stelle umgewandelt wurde (wie das Institute of Chartered Accountants of India) und wurde zugelassen Als Mitglied des Instituts der Unternehmenssekretäre wird angegeben, dass sie für die Stelle qualifiziert ist.

Die Ernennung erfolgt durch das Unternehmen im Rahmen einer Vereinbarung, in der die Bedingungen und Bedingungen detailliert dargelegt sind, in denen die Rechte, Pflichten und Befugnisse des Sekretärs festgelegt werden, die den Bestimmungen des Companies Act unterliegen. In vielen Fällen ernennen die Projektträger eines Unternehmens selbst eine Sekretärin, um seine spezialisierten Dienstleistungen im Prozess der Verkaufsförderung des Unternehmens in den rechtlichen Formalitäten zu erhalten.

Nach der Gründung des Unternehmens wird die Bestellung rückwirkend vereinheitlicht. Gem. 2 (30) - des Gesetzes ist ein Sekretär ein „leitender Angestellter“ der Gesellschaft, der im Falle eines von ihm begangenen Versäumnisses in Bezug auf bestimmte rechtliche Formalitäten, für die er verantwortlich ist, zu persönlichen Strafen verurteilt wird. Sec. 2 (45) des Companies Act definiert einen Sekretär als „eine Person, die über die vorgeschriebenen Qualifikationen verfügt, die zur Erfüllung der Aufgaben, die ein Sekretär gemäß diesem Gesetz und gegebenenfalls andere Minister- oder Verwaltungsaufgaben wahrnehmen können, ernannt werden“.

In der Vergangenheit (nach dem Companies Companies Act von 1956) konnte eine Partnerschaftsfirma oder ein Unternehmen als Sekretär bestellt werden. Dies bedeutet, dass eine Partnerschaftsfirma oder ein Unternehmen den Beruf des Unternehmenssekretariats genauso ausüben kann wie eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft den Beruf des Wirtschaftsprüfers. Mit der Änderung von 1974 kann jedoch nur eine Person mit einer vorgeschriebenen Qualifikation zum Sekretär ernannt werden.

Zuvor waren viele Wirtschaftsprüfer oder Personen mit einem Master-Abschluss in Rechtswissenschaften als Sekretäre von Unternehmen tätig. Es ist nicht mehr zulässig. Einige Ausnahmen wurden jedoch denjenigen gewährt, die seit geraumer Zeit als Unternehmenssekretäre tätig sind. Ohne die vorgeschriebenen Qualifikationen ist keine erneute Anstellung möglich.

Eine Person, die Mitglied des Institute of Chartered Secretaries of England ist, hat nach dem Companies Act die vorgeschriebenen Qualifikationen angenommen. Es gibt einige Firmen oder Firmen, die auf Vertragsbasis fachkundige Sekretariatsdienste erbringen. Die meisten Anliegen der Unternehmensberatung erbringen einen solchen Service.

Qualifikationen eines Sekretärs:

So kann eine Person mit folgenden Qualifikationen zum Unternehmenssekretär ernannt werden:

(1) Ein Bachelor-Abschluss in einem beliebigen Bereich, Kunst, Wissenschaft oder Handel.

(2) Er muss als Mitglied des Institute of Company Secretaries of India (oder des Institute of Secretaries of London) (a) zugelassen sein, indem er die vom Institut durchgeführten Prüfungen bestanden hat oder (b) aufgrund seiner Erfahrung mit der Ausübung seiner Tätigkeit Unternehmen als seine Sekretärin. Die Qualifikationen sind in den Companies (Secretary's Qualifications) Rules von 1975 vorgeschrieben. In den Mitteilungen vom Oktober 1979 und

Im Januar 1980 wurde erwähnt, dass eine Person, die nicht über die gesetzlich vorgeschriebenen Qualifikationen verfügte, aber mindestens zehn Jahre in einem Unternehmen als Sekretärin gearbeitet hatte, aufgrund ihrer Erfahrung nur als Sekretärin dieses Unternehmens fortbestehen konnte.

Ferner kann eine Gesellschaft mit einem eingezahlten Kapital von weniger als Rs.25 Lakhs eine Person als Sekretärin ernennen, ohne die gesetzliche Qualifikation zu besitzen. Eine solche Sekretärin muss jedoch die gesetzliche Qualifikation innerhalb von 3 Jahren ab dem Tag erwerben, an dem das eingezahlte Kapital der Gesellschaft Rs erreicht. 25 Lakhs.

(3) Die sonstigen Qualifikationen, die eine Sekretärin im Allgemeinen besitzen muss.

(4) Er muss mit dem Companies Act und anderen damit zusammenhängenden Gesetzen, wie dem Registrierungsgesetz, dem Stempelgesetz, dem Einkommensteuergesetz, den Gesetzen zur Zahlung von Löhnen, Bonuszahlungen, Vorsorgefonds usw., vertraut sein befassen sich mit der Lohn- und Gehaltsverwaltung sowie mit dem MRTP-Gesetz (Monopolies Restrictive Trade Practices Act), dem FERA-Gesetz (Foreign Exchange Regulations Act) und mit Gesetzen im Zusammenhang mit Arbeitsbeziehungen. (Der Lehrplan der Sekretariatsprüfung des Unternehmens deckt alle diese Wissensbereiche ab.)

(5) Er muss Kenntnis von Rechnungslegung und allgemeinen Rechtsgrundsätzen haben.

(6) Er muss für den Vertrag zuständig sein (im Sinne des Vertragsgesetzes).

Eine Einzelperson kann jeweils nur für ein Unternehmen zu einer Vollzeitsekretärin ernannt werden. Das Unternehmen muss ein Register führen, in dem die vollständige Beschreibung des Sekretariats aufgeführt ist, und eine Kopie davon muss beim Registrar of Companies eingereicht werden.

Jedes Mitglied der Öffentlichkeit kann es gegen Bezahlung der vorgeschriebenen Gebühren beim Büro des Unternehmensregisters einsehen. (Alle diese Angaben sind in den Akten 303 bis 306 des Companies Act von 1956 aufgeführt.) Ein Direktor einer Gesellschaft kann in einer zusätzlichen Funktion zum Sekretär derselben Gesellschaft ernannt werden, sofern er über die erforderlichen Qualifikationen verfügt. Wenn es jedoch nur zwei Direktoren in einem Unternehmen gibt, kann einer von ihnen nicht zum Sekretär ernannt werden (§ 383A1).

Vergütung eines Sekretärs:

Die Sekretärin ist eine der bestbezahlten Führungskräfte eines Unternehmens. Seine Vergütung liegt neben dem Hauptgeschäftsführer des Konzerns, entweder dem Geschäftsführer oder dem Geschäftsführer. In vielen Unternehmen ist der Sekretär der Chief Executive.

Die Sekretärin wird oft als der Hauptverantwortliche des Unternehmens bezeichnet und wird dementsprechend als Chief Executive behandelt. Er muss jedoch unter der Aufsicht und Kontrolle des Verwaltungsrats arbeiten. Die Sekretärin kann ein benannter Direktor sein, oder ein Direktor kann als Sekretär ernannt werden. Der Vorstand hängt stark von der Sekretärin ab.

Funktionen oder Pflichten eines Sekretärs:

Die Funktionen oder Aufgaben eines Unternehmenssekretärs sind vielfältig und lassen sich grob in zwei Gruppen einteilen:

(a) gesetzlich

Das Companies Act bietet viele Arten von rechtlichen Formalitäten, die ein Unternehmen von seiner Gründung an durchlaufen muss, bis es als fortbestehender Betrieb existiert. Für die Abwicklung sind aufwändige Rechtsformalitäten erforderlich. Eine Sekretärin hat die primäre Funktion, diese Formalitäten zu erledigen.

(b) nicht gesetzlich

Als Sekretär muss er als Office Executive, Verbindungsoffizier und Berater fungieren.

Aus einem anderen Blickwinkel hat er Funktionen oder Aufgaben, die auf Folgendes gerichtet sind:

(a) das Unternehmen

(b) An die Direktoren

(c) An die Mitglieder der Gesellschaft

(d) an den Registrar of Companies und

(e) an alle anderen Personen, die mit dem Unternehmen in Kontakt kommen.

Es wird zu Recht gesagt, dass ein Unternehmenssekretär nicht nur ein Diener des Unternehmens ist, sondern auch ein Diener des Gesetzes. Dementsprechend hat er nicht-gesetzliche bzw. gesetzliche Funktionen.

Rechte eines Sekretärs:

Die Rechte einer Sekretärin haben Folgen. Er wird zu bestimmten Bedingungen ernannt, die seine Rechte bestimmen. Immer, wenn er mit Pflichten betraut ist, stehen ihm einige Rechte zu.

Beispielsweise hat ein Sekretär das Recht, eine angemessene Vergütung zu erhalten, die den Verantwortlichkeiten, die er zu übernehmen hat, und den verschiedenen Funktionen entspricht, die er zu erfüllen hat. Als hochrangiger Mitarbeiter hat er das Recht, alle Privilegien zu genießen. Er hat auch das Recht, alle Einrichtungen wie angemessene Unterkünfte, geeignete Ausrüstung usw. in Anspruch zu nehmen, damit er seine Aufgaben erfüllen kann.

Pflichten eines Sekretärs:

Die Pflichten eines Sekretärs sind es, seine Funktionen ehrlich und gewissenhaft mit der von ihm erwarteten Verantwortung auszuführen. Tatsächlich werden die Funktionen zu Pflichten, daher werden die Begriffe, Funktionen und Pflichten oft als austauschbare Wörter verwendet. Ein Unternehmenssekretär oder ein Sekretär einer Genossenschaftsgesellschaft hat einige gesetzliche Pflichten, auch wenn der Sekretär einer Genossenschaftsgesellschaft möglicherweise ein Honorarsekretär ist.

Befugnisse eines Sekretärs:

Ein Sekretär hat die Befugnis, seine Autorität als Chief Executive zu nutzen. Er bezieht seine Macht aus seiner Position. Das oberste Management überträgt ihm die Autorität, um das Büro und das Büropersonal zu betreuen.

Er ist befugt, im Namen der Organisation Briefe und Dokumente zu unterzeichnen, die rechtliche Auswirkungen haben. Oft wird ihm eine Vollmacht erteilt, dh die Vertretung der Organisation in rechtlichen Angelegenheiten. Eine Sekretärin eines eingetragenen Organs wie eines Unternehmens oder einer Genossenschaft hat auch gesetzliche Befugnisse.

Verbindlichkeiten eines Sekretärs:

Eine Sekretärin einer eingetragenen Körperschaft wie eines Unternehmens oder einer Genossenschaft ist strafbar, wenn sie einige gesetzliche Verpflichtungen nicht einhält, die sie als Sekretärin zu beachten hat. Aufgrund seiner gesetzlichen Befugnisse hat er auch rechtliche Verpflichtungen. Die Bedingungen für die Bestellung eines Unternehmenssekretärs umfassen solche persönlichen Verpflichtungen, die sich aus seinen Ausfällen ergeben können.

Bedeutung des Sekretärs:

In der modernen Zeit hat die Bedeutung einer Sekretärin stark zugenommen. Praktisch eine Sekretärin ist in unserem Alltag unverzichtbar.

Dies hat folgende Gründe:

(1) Das Leben ist heute ein demokratischer Prozess. Wir müssen verschiedene Gruppen oder Vereinigungen oder Komitees in unserem sozialen, geschäftlichen und politischen Leben bilden. Entscheidungen müssen in Gesprächen durch Diskussionen getroffen werden. Aufzeichnungen müssen gepflegt werden. Es muss sowohl eine interne als auch eine externe Kommunikation durchgeführt werden. All dies erfordert Büroarbeit oder Sekretariatsarbeit. Was für unser individuelles Leben gilt, gilt auch für die Regierung oder eine öffentliche Einrichtung wie eine Gemeinde.

(2) Mit der Einführung des Konzepts eingetragener Gesellschaften oder Vereinigungen wie einer Gewerkschaft, einer Genossenschaftsgesellschaft oder einer Gesellschaft wurden verschiedene Rechtsformalitäten durch Gesetzgebungen zu deren Gründung und Verwaltung zwingend vorgeschrieben. Die Ernennung eines Sekretärs zu jeder dieser Gremien ist wesentlich oder sogar obligatorisch geworden. Sogar eine Studentenvereinigung braucht einen Sekretär.

(3) Die Funktionen der leitenden Angestellten und leitenden Angestellten in einem Unternehmensunternehmen sind so kompliziert und vielfältig geworden, und die Öffentlichkeitsarbeit ist so groß geworden, dass es ihnen nicht mehr möglich ist, alles allein zu erledigen. Sekretäre werden ernannt, um sie zu unterstützen, und hauptsächlich um routinemäßige Büroarbeiten durchzuführen, insbesondere solche, die rechtliche Auswirkungen haben.

(4) Der Sekretär selbst wird als leitender Angestellter eingestuft, der am politischen Entscheidungsprozess der gesamten Organisation teilnimmt. Die Position eines Director-Secretary ist in modernen Unternehmen sehr verbreitet.

(5) In einigen Ländern wie in den USA haben die Sekretäre die höchsten Ämter in der Regierung, da es keine Minister gibt. In anderen Ländern sind die Minister weitgehend von den Sekretären der Departements abhängig.

(6) Die Funktionen einer Sekretärin gelten als fachliche Tätigkeit. Es gibt Schulungen und Prüfungen für Sekretariate verschiedener Kategorien in verschiedenen Ländern. In Indien hat die Regierung die Prüfung von Unternehmenssekretären eingeführt, wie sie in Großbritannien und anderen fortgeschrittenen Ländern zu finden ist.

(7) Sekretär wird als Beruf behandelt. Die Rechte, Pflichten, Funktionen, Befugnisse und Pflichten werden in verschiedenen Statuten definiert (z. B. Gesellschaftsgesetz, Genossenschaftsgesetz usw.).

Aufgrund seiner wachsenden Bedeutung und Spezialisierung brauchen wir heute nicht nur einen Sekretär, sondern einen qualifizierten. Solche Qualifikationen können durch Schulungen erworben und vermittelt werden. Entsprechend der Bedeutung haben auch die Verantwortlichkeiten einer Sekretärin zugenommen.