Umrisse der Jobbeschreibung (mit Diagramm)

Überblick über die Jobbeschreibung: Jobspezifikation, Transparenz in Jobbeschreibungen und Verwaltung Verwendung!

Zusammengestellte Jobinformationen werden in Jobbeschreibungen übersetzt. Stellenbeschreibungen sind schriftliche Aufzeichnungen über die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Arbeit und bilden die sachliche Grundlage für die Beurteilung der Tätigkeit. Stellenbeschreibungen werden einheitlich auf einem Standardformular erfasst. Um die offensichtlichen Anforderungen an das Schreiben von Fähigkeiten bei der Erstellung von Stellenbeschreibungen zu erfüllen, weisen viele Organisationen diese Aufgabe ausgebildeten und professionellen Job-Analysten zu.

Dies allein kann jedoch keine fehlerfreien Stellenbeschreibungen garantieren. Dies liegt daran, dass ein professioneller Job-Analyst möglicherweise keine spezifischen Job-Kenntnisse besitzt. Daher ist es trotz engagierter Analysten immer besser, die internen Mitarbeiter für die wissenschaftliche Beschreibung von Arbeitsplätzen einzubeziehen.

In Bezug auf das Format sollte die Jobbeschreibung zunächst den Job mit dem Titel benennen, der die zugewiesenen Aufgaben genau zusammenfasst. Bei der Benennung eines Jobs ist es immer besser, die Jobfamilie zu berücksichtigen. Anstatt einen HR-Job als HR-Manager zu benennen, kann der Begriff „Wissensmanager“ einen zeitgenössischen oder trendigen Jobtitel geben, für andere (einschließlich Mitglieder innerhalb der Organisation) kann dies jedoch eine Fehlbezeichnung sein.

Zweitens sollte die Stellenbeschreibung eine Liste der zugewiesenen Aufgaben in einer einzigen Form dokumentieren. Die Liste sollte kurze Sätze oder Phrasen enthalten. Was bei der Auflistung der Arbeitspflichten und deren Schreibweise zu berücksichtigen ist, hängt von der Ebene der Position und dem Zweck der Beschreibung ab.

Für die oberste Managementebene kann eine Jobbeschreibung die Beschreibung der Geschäftsziele und -ziele sein. Auf der Betriebsebene können die Tätigkeitsbeschreibungen jedoch auf die Auflistung der spezifischen Aufgaben, der verwendeten Ausrüstung und der angewandten Verfahren beschränkt sein.

Je breiter die Informationen zur Stellenbeschreibung verwendet werden und je höher das Funktionsniveau ist, desto länger ist die Stellenbeschreibung. Bei Betriebspositionen kann die Stellenbeschreibung etwa eine Seite umfassen, während sie sich bei höherer Verwaltung über mehrere Seiten erstrecken kann.

1. Jobspezifikationen:

Neben den Informationen zu Aufgaben, die mit Arbeitsaufträgen verbunden sind, werden in den Jobbeschreibungen auch die grundlegenden Spezifikationen der Jobs beschrieben. Zu diesen Spezifikationen gehören die für die Arbeit erforderliche Ausbildung oder Erfahrung sowie besondere Kenntnisse und Fähigkeiten, die zur Ausführung der Arbeit erforderlich sind. Darüber hinaus werden in den Spezifikationen auch die Soft Skills wie interpersonelle Fähigkeiten, analytische Fähigkeiten, Problemlösungsfähigkeiten oder Entscheidungsfähigkeiten usw. angegeben, die zur Erfüllung der zugewiesenen Aufgaben erforderlich sind.

Diese Übung zur Verarbeitung von Jobinformationen wird als Entwicklung von Jobspezifikationen bezeichnet. Es hilft bei der Bewertung von Arbeitsplätzen und definiert gleichzeitig die für eine Arbeitsstelle erforderlichen Attribute, die bei der Einstellung benötigt werden. Daher werden in den Jobspezifikationen alle Attribute wie Ausbildung, Erfahrung, Alter und körperliche Fitness sowie andere für die Ausübung eines Jobs erforderliche Soft Skills aufgeführt.

Dies erfordert auch, dass der Analytiker über besondere Fähigkeiten verfügt, da ein Beurteilungsfehler entweder durch die Auswahl einer falschen Person für einen Job oder durch die falsche Bewertung eines Jobs, der direkt mit der Preiskalkulation von Jobs zusammenhängt, den Zweck verfehlen kann.

2. Transparenz in den Jobbeschreibungen:

Heutige Organisationen sind dynamisch und müssen gelegentlich umstrukturiert werden, was auch die Neugestaltung von Arbeitsplätzen erfordert. Es wird daher allgemein angenommen, dass das Anzeigen einer Stellenbeschreibung für Mitarbeiter Kontroversen auslösen kann und dass Mitarbeiter sich in Zukunft weigern könnten, Arbeiten auszuführen, die nicht ausdrücklich in ihren Stellenbeschreibungen aufgeführt sind.

Wenn jedoch die Beschreibungen der Stellen gut entwickelt sind, ist es nicht verkehrt, sie mit den Mitarbeitern zu teilen, da dies die Liste der Aufgaben enthält, die von den Mitarbeitern erwartet werden. Um das Problem zu beheben, kann eine umfassende Erklärung wie "Neben den aufgeführten Aufgaben und Verantwortlichkeiten kann es sein, dass Ihr Vorgesetzter Sie auffordert, von Zeit zu Zeit andere Aufgaben auszuführen".

Durch das Teilen von Jobbeschreibungen mit den Mitarbeitern können Organisationen ihren Jobbewertungsprozess partizipieren und jegliche Dissonanz bei den Jobbewertungsergebnissen vermeiden. Dies ist auch wichtig, da Unternehmen auch mit der Unzufriedenheit der Mitarbeiter hinsichtlich der Arbeitsplatzpreise konfrontiert sind.

Die Vermittlung von Stellenbeschreibungen erhöht die Akzeptanz, da den Mitarbeitern keine Zweifel an ihren Pflichten und Verantwortlichkeiten bleiben. Eine solche Kommunikation mit den Mitarbeitern sollte eine ständige Übung sein, damit die Mitarbeiter auch ihre veränderten beruflichen Pflichten und Verantwortlichkeiten im Falle der Änderungen verstehen können.

3. Management-Verwendung der Jobbeschreibung:

Stellenbeschreibungen helfen dabei, Dinge durch Menschen zu erledigen, und sie helfen dem Management, die folgenden Ziele zu erreichen:

1. Effiziente Arbeitsorganisation

2. Ordnungsgemäße Einstellung oder Besetzung der Organisation

3. Zuweisung von Arbeitsplätzen an die Menschen, indem sie ihnen ihre Pflichten und Verantwortlichkeiten mitteilen und Arbeitsstandards festlegen

4. Überprüfung der Leistung der Menschen

5. Verbesserung der Leistung durch Beurteilung und Schulung

6. Mitarbeiter belohnen

Daher spielen Stellenbeschreibungen eine sehr wichtige Rolle bei den Schlüsselaktivitäten des Managements. Es ist jedoch sehr wichtig, dass der Manager sicherstellt, dass die Stellenbeschreibungen korrekt sind und dass die jeweils zugewiesenen Aufträge unbedingt erforderlich sind. Er muss sicherstellen, dass nur die wesentlichen Aufgaben in Jobs zusammengefasst wurden.

Da die Stellenbeschreibungen miteinander verbunden sind, muss er sie an die Einstellung, die Leistungsbewertung, den Schulungsbedarf, die Beförderung von Beförderungen und Umzugsentscheidungen anpassen. Aus der Sicht der Mitarbeiter sollte es den Mitarbeitern auch zeigen, was von ihnen erwartet wird und wie die zugewiesene Arbeit erledigt wird.

Durch die Auflistung der zugewiesenen Aufgaben in einer Stellenbeschreibung kann ein Manager die angemessenen Leistungsstandards festlegen. Die Identifizierung solcher Leistungsstandards erleichtert das Benchmarking der Leistung eines Mitarbeiters gegen den besten Performer. Stellenbeschreibungen erleichtern auch die ordnungsgemäße Verwendung der Arbeitskräfte.

Durch die regelmäßige Überprüfung der aufgeführten Aufgaben kann ein Manager feststellen, welche Jobs zeitaufwändig sind, jedoch ein geringeres Qualifikationsniveau erfordern. Er kann dementsprechend solche Jobs an weniger bezahlte Angestellte vergeben. Darüber hinaus kann der Manager Jobs in Bezug auf die Arbeitsbelastung studieren und die erforderlichen Arbeitsstunden ermitteln.

Bei Jobs mit geringer Technologie und geringen Qualifikationen kann er die Entscheidung erwägen, den Job an Subunternehmer zu übergeben. Daher hat dies enorme Auswirkungen auf eine effektive Personalplanung in einer Organisation. Wir können dies auch als Instrument für die richtige Dimensionierung der Mitarbeiterstärke in einer Organisation bezeichnen.

Schließlich wirken sich Jobbeschreibungen als grundlegendes Managementinstrument auch auf die Arbeitsabläufe aus, indem Doppelarbeit identifiziert, ein wissenschaftlicher Arbeitsablauf angegeben wird, eine bessere Zuordnung von Jobs vorgeschlagen wird und mögliche Engpässe bei den Jobs aufgezeigt werden. Abbildung 10.1 zeigt ein zentrales peripheres relationales Modell der Jobanalyse.