Organisation und Methoden (O & M): Bedeutung und Akzeptanz

In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die Bedeutung, Akzeptanz, Notwendigkeit, Ziele, Prinzipien und Schritte von Organisation und Methoden (O & M).

Bedeutung von Organisation und Methode (O & M):

O & M ist in vielen Ländern, einschließlich Indien, seit langem als wichtiger Bestandteil des Büromanagements anerkannt.

Der Begriff „O & M“ kann als die Tätigkeit der Gruppe von Personen in der Regierung oder anderen öffentlichen Körperschaften oder in einer privaten Firma beschrieben werden, die gebeten wird, Administratoren oder Manager in organisatorischen und methodischen Fragen zu beraten, um die Effizienz zu steigern des Arbeitnehmers der Arbeit, für die der Vorgesetzte verantwortlich ist - entweder durch Erbringung eines besseren Dienstes oder eines günstigeren oder beider.

Akzeptanz von O & M:

Die Arbeit von O & M ist Beratung. Daher hängt der Erfolg von O & M davon ab, inwieweit oder inwieweit eine Beratung von den Büroleitern akzeptiert wird.

Die Annahme der Beratung hängt von drei Faktoren ab:

1. Die eigentliche Arbeit der Beratung.

2. Die Fähigkeit des O & M-Personals, die Beratung zu formulieren und zu akzeptieren.

3. Der Wert, den das Management der Arbeit von O & M beimisst.

Notwendigkeit von O & M:

Es würde sich die Frage stellen, warum O & M überhaupt im Büro eingeführt werden sollte.

Nachdem Sie verstanden haben, was O & M ist, werden die Gründe für die Annahme erläutert:

1. Der Büroangestellte der O & M-Abteilung bietet eine frische und unabhängige Sichtweise, die in Verbindung mit dem Wissen des Administrators ein neues Licht auf Probleme werfen kann.

2. Er wurde in speziellen Untersuchungstechniken ausgebildet.

3. Er hat mehr Möglichkeiten, Ideen mit den Erfahrungen von SIMILIAR zu testen, die anderswo gemacht wurden.

4. Er konzentriert sich in der Regel auf einen Job und nimmt sich ausreichend Zeit für Nachforschungen und Gedanken, während der Administrator seine Aufmerksamkeit zwischen vielen Themen aufteilen muss, von denen die meisten dringlicher erscheinen als das Problem der Organisation oder Methode.

5. Da er unabhängig ist, ist er in der Lage, jede fruchtbare Untersuchung zu verfolgen, und da er Teil der Organisation ist, muss er keine Vorurteile zugunsten der etablierten Praxis haben oder durch die Personalbeziehung beeinflusst werden.

6. Er ist nicht auf eine Abteilung oder Abteilung beschränkt, sondern deckt die gesamte Organisation als Ganzes ab.

Ziele von O & M:

Die Ziele oder Ziele von O & M sind:

1. Bewußtsein in der Belegschaft herbeiführen.

2. Die Beseitigung von Abfällen bei allen Aktivitäten ist das Hauptziel von O & M.

3. Verbesserung der durch die Büroarbeit erbrachten Dienstleistungen.

4. Kodifizierung des Arbeitsverfahrens.

5. Verbesserung der Genauigkeit.

6. Verbesserung des Arbeitsflusses.

7. Verbesserung der bestehenden Arbeitsleistung.

Prinzipien von O & M:

Nachfolgend sind die Leitprinzipien von O & M aufgeführt:

1. Prinzip der Fließarbeit:

Es ist notwendig, dass die Arbeit regelmäßig zum Mitarbeiter fließen muss. Ungleiche Arbeitsströme sind manchmal sehr schwer und manchmal vernachlässigbar, was dazu führt, dass die Angestellten ein Gefühl der Niedergeschlagenheit haben. Er hat nie das Gefühl, "auf die Weltspitze zu kommen". Ein gleichmäßiger Arbeitsfluss ist daher wünschenswert.

2. Grundsätze der "Förderung" der Teilnahme eines jeden Mitarbeiters:

Dies ist die Grundvoraussetzung für den Erfolg jeder Tätigkeit in einer Organisation. Dies gilt insbesondere für O & M, bei der Änderungen, Neuerungen und Verbesserungen vorgenommen werden, die von vielen Mitarbeitern präsentiert werden können. Es ist notwendig, die Mitwirkung aller Mitarbeiter zu fördern.

3. Grundsatz der Entfernungsreduzierung :

Die Papiere und die Mitarbeiter im Büro müssen dem kürzesten Weg folgen. Lange und kurvenreiche Wege sind in Bezug auf Aufwand, Geld und Effizienz verschwenderisch. Der O & M-Offizier muss die von Männern und Papieren eingeschlagenen Wege studieren und sie so reorganisieren, dass sie die kürzeste Entfernung zurücklegen.

4. Grundsatz der Dominanz der Arbeitstätigkeiten:

Wo immer es möglich ist, sollte ein erneutes Kopieren vermieden werden und Aktivitäten der Arbeit müssen kombiniert werden. Bei bestimmten Arten von Arbeiten wird erneut kopiert, aber jedes einzelne System und jede Art von Arbeit sollte vom O & M-Verantwortlichen untersucht werden, und die Kombination der Arbeit muss durchgeführt werden.

5. Grundsatz der Wesentlichkeit:

Jede Tätigkeit muss für ihre Wesentlichkeit gerechtfertigt sein und die unnötigen müssen beseitigt werden. Das Prinzip der Wesentlichkeit zielt darauf ab, die nicht produktiven Elemente zu minimieren, die auf ein absolutes Minimum reduziert werden sollten, und die sogenannten produktiven Elemente eines Verfahrens sollten maximiert werden.

Schritte in der O & M-Arbeit:

Die O & M-Arbeit steht für eine wichtige Tätigkeit in einer Organisation, und zu diesem Thema sind viele Bücher geschrieben worden.

Wir beschränken uns auf die grundlegenden Schritte:

1. Auswahl der Arbeit oder Aufträge:

Es kann viele Bereiche geben, die für O und M geeignet sind. Die gesamte Arbeit kann jedoch nicht gleichzeitig ausgeführt werden. Nur eine begrenzte Anzahl kann der O- und M-Untersuchung unterzogen werden. Es ist ratsam, den Büroleiter oder die Niederlassung oder den Abteilungsleiter zu konsultieren, bevor der Auftrag weiter betrachtet wird.

2. Die Form der Anfrage :

Folgende Faktoren werden bei der Anfrage berücksichtigt:

(a) Überprüfung des Zwecks

(b) Festlegung der Verantwortlichkeiten und Pflichten

(d) Das System und die verwendete Methode

(e) die Messung der Arbeit

(f) Kosten der Arbeit

(g) Einsatz von Büromaschinen und -geräten

(h) Bewegung und körperliche Anstrengung

(i) Arbeitsbedingungen

(j) Formulardesign

Wir werden jeden Punkt kurz besprechen:

(a) Überprüfung des Zwecks:

Die Form der Untersuchung kann nur zu einem bestimmten Zweck festgelegt werden. Der OCM-Beauftragte muss von den Betroffenen eine Erklärung über den Zweck jedes einzelnen Teils der überprüften Tätigkeit oder des Verfahrens einholen.

(b) Spezifikation der Pflichten und Verantwortlichkeiten:

Es ist notwendig, eine genaue Spezifikation der Pflichten und Verantwortlichkeiten der Menschen vorzubereiten. Dies ist natürlich eine sehr schwierige Aufgabe, da es nicht immer leicht ist, ein klares Bild zu geben und die Pflichten und Verantwortlichkeiten der Menschen zu definieren.

(c) Bedarf des Benutzers oder Kunden:

Die Abläufe und Handlungen des Büros müssen nicht nur aus der Sicht derjenigen, die sich mit ihnen beschäftigen, sondern auch aus Sicht der Kunden untersucht werden - sei es ein Bürger, ein bestimmter Teil der Bevölkerung oder eine Person Gruppe einer Unternehmensorganisation.

(d) System und verwendete Methode:

Office-Systeme und die verwendeten Methoden müssen im Kontext des Objekts, für das sie übernommen wurden, untersucht werden. Es sollte versucht werden, die einfachste Art herauszufinden, eine Arbeit auszuführen.

(e) Messung der Arbeit:

Durch Messung der Arbeit, dh durch Messen des Arbeitsvolumens in einem ausgewählten Zeitraum, kann man die genauen Informationen über Volumen, Häufigkeit, Häufigkeit und Durchführung der Arbeit sowie die Geschwindigkeit, mit der sie ausgeführt wird, erhalten.

(f) Kosten der Arbeit:

Die Kosten der Arbeit sind ein sehr nützlicher Hinweis auf die Effizienz. Die O- und M-Studie muss dieses Konzept nutzen, um den Vergleich zu erleichtern.

(g) Einsatz von Büromaschinen und -geräten:

Es sollte eine Abfrage der Büromaschinen und der Ausrüstung durchgeführt werden, mit der die jeweiligen Verfahren untersucht werden.

(h) Bewegung und körperlicher Aufwand:

Obwohl die meisten Angestellten im Büro eher mit Gehirn als mit Muskeln arbeiten, ist auch ein Mindestmaß an körperlicher Anstrengung erforderlich, z. B. beim Umgang mit Papier, Aktenbewegungen, Maschinenbenutzung, gelegentlichen Möbelbewegungen usw.

Die Ermittlungsform beinhaltet die Verringerung der Ermüdung durch körperliche Anstrengung, einen reibungslosen Arbeitsablauf, die Erarbeitung möglichst kurzer Wege für den Papierfluss und die Bewegung von Personen usw.

(i) Arbeitsbedingungen:

Es ist allgemein bekannt, dass geeignete Arbeitsbedingungen zum Arbeiten förderlich sind. Das O & M-Büro sollte herausfinden, in welchen Situationen und in welchen Berufen höhere Arbeitsstandards als normalerweise für die Arbeit vorgesehen gelten sollten, um die Effizienz zu steigern. Es ist notwendig, den Maschineneinheiten größere Aufmerksamkeit zu widmen, um ihre Auswirkungen auf die mit ihnen beschäftigten Arbeiter und die in den umliegenden Einheiten arbeitenden Personen zu minimieren.

(j) Formulardesign:

Formulare sind ein sehr wichtiger Teil der Büroarbeit. Der O- und M-Offizier muss die Verfahren studieren, für die die Formulare entworfen wurden, damit geeignete Vorschläge gemacht werden können.

3. Untersuchung, wie die Arbeit organisiert ist:

Bei dieser Methode spielen folgende Faktoren eine wichtige Rolle:

(a) Die Struktur der Organisation.

(b) Planung und Kontrolle der Organisation.

(d) Einstufung der Mitarbeiter - dh Beförderungen, Versetzungen usw.

(e) Personalverwaltung.

Der O- und M-Offizier sollte immense Untersuchungen zu den oben vorgeschlagenen Punkten durchführen.

4. Sammlung von Daten und Fakten:

Diese Arbeit muss wirtschaftlich und selektiv erfolgen. Es ist sinnlos, sich auf blinde Ermittlungen einzulassen, die zur Sammlung von Daten führen, die nicht ordnungsgemäß verwendet werden können. Es sollten nur die Tatsachen erhoben werden, die für den Zweck relevant sind. Der O- und M-Offizier muss seine Urteile und Erfahrung einsetzen, um die zu erhebenden Fakten zu ermitteln. Um die Fakten zu erfassen, reicht es nicht aus, sich zu notieren, was passiert ist.

Folgende Faktoren sind an dem Prozess beteiligt:

(a) Methode zum Abrufen der Informationen

(b) Aufzeichnung von Informationen

(d) Art, Umfang, Zweck und Personen, die die Arbeit verrichten.

5. Das Studium der Daten und die Schlussfolgerung bilden:

Der nächste Schritt in O und M betrifft das Studium der Daten und die Schlussfolgerung. Denken und Denken sollte sich nicht auf eine bestimmte Zuordnungsstufe beschränken.

Zum Untersuchen der Daten sind folgende Schritte erforderlich:

(a) Studieren der Daten

(b) Aus Erfahrung und Wissen

Statistische Hilfsmittel wie Regressionsanalyse, Co-Relations-Analyse, Faktorenanalyse usw. werden ebenfalls verwendet, um die Interpretationen usw. zu ermitteln und zu einem Schluss zu kommen.

6. Angebotserstellung und Suche nach Arrangements:

Ein Vorschlag muss, um akzeptabel zu sein, folgende Merkmale aufweisen:

(a) Es sollte praktisch sein.

(b) Der Vorschlag muss gut getestet sein. Wenn dies nicht der Fall ist, muss die Abteilung, die den Vorschlag umsetzen soll, dies freiwillig und ohne Schwierigkeiten tun.

7. Schreiben des O- und M-Berichts:

Das Schreiben des O- und M-Berichts ist der Höhepunkt der O- und M-Untersuchung.

Beim Schreiben des O- und M-Berichts ist es hilfreich, die folgenden Punkte zu berücksichtigen:

(a) Diskussionen

(b) Empfänger

(d) Festlegung der Art und der Form des Berichts

(e) Die Struktur des Berichts.

8. Einreichung eines förmlichen Berichts:

Wenn ein Bericht ordnungsgemäß und formal fertiggestellt wurde, muss er unverzüglich eingereicht werden, da die Fakten nicht mehr aktuell sind. Bei der Übermittlung des Berichts muss unbedingt die Anzahl der Exemplare ermittelt werden, die zu diesem Zweck erstellt werden müssen. Der Bericht sollte den verantwortlichen Führungskräften vorgelegt werden.

9. Implementierungen:

Die Aufgabe der O- und M-Offiziere endet nicht unbedingt mit dem Bericht.

Er muss sich an der Umsetzung des Berichts beteiligen. In folgenden Fällen sind möglicherweise weitere Maßnahmen erforderlich:

(a) Der Bericht enthält einfache Änderungen des Verfahrens. Wenn jedoch weitere Informationen erforderlich sind, sollte der O- und M-Offizier der betroffenen Person zu Hilfe kommen.

b) Bei wesentlichen Änderungen der Verfahren sollten die Empfehlungen detailliert formuliert werden. Der O & M-Beauftragte sollte bei der Umsetzung wesentlicher Änderungen der Verfahren in Bezug auf Maschinen und Ausrüstungen, Formulare und Schreibwaren, Layout, Schulungen und Informationen sowie Programme und Zeitpläne jede mögliche Hilfe leisten.

(c) Wenn spezialisierte Verfahren involviert sind, wäre es ratsam, dass die Geschäftsführung O- und M-Mitarbeiter für ihre Umsetzung einsetzt.

(d) Um Missverständnisse über die anderen Empfehlungen auszuräumen, kann es wünschenswert sein, dass die Mitarbeiter von O und M die Empfehlungspunkte präzisieren.

10. Rückblick:

O & M-Arbeit erfordert eine ständige Überprüfung und Nachverfolgung des Ergebnisses von Aufträgen, die allen Betroffenen helfen wird, ein umfassendes Urteil über das Scheitern oder den Erfolg der O- und M-Arbeit zu fällen. Bei der Beurteilung müssen die Office-Faktoren berücksichtigt werden, und O & M überprüft Management und Mitarbeiter, um ihre Arbeit genauer und objektiver zu untersuchen.

Es kann den Ansprüchen für zusätzliches Personal, Maschinen und einige Empfehlungen, die zwar nicht sofort akzeptiert werden, vorbeugen und diese reduzieren, später jedoch einen lohnenden Einfluss auf die Organisation der Arbeit gehabt haben.