Bürofüllung: Bedeutung und Klassifizierung

Nach dem Lesen dieses Artikels erfahren Sie mehr über: 1. Bedeutung der Einreichung 2. Einordnung der Einreichung.

Bedeutung der Einreichung:

Einreichung ist ein Gerät zum Ordnen und Aufbewahren der Datensätze. Es hat also zwei verschiedene Aspekte - Anordnung und Bewahrung. Alle Arten von Papieren, Dokumenten, Plänen usw. müssen aufbewahrt werden, damit in Zukunft jedes Papier oder Dokument als Referenz gefunden werden kann. Die Anordnung der Aufzeichnungen muss effizient erfolgen, damit Papier oder Dokumente schnell gefunden werden können.

Daher können Papiere und Dokumente nicht zufällig in die Akten eingegeben werden. Papiere und Dokumente müssen klassifiziert und gruppiert werden, und für jede dieser Gruppen ist eine eigene Datei vorgesehen. Dies wird als Klassifizierung von Dateien bezeichnet. Für nicht klassifizierte Papiere wird eine Sonstige Datei geöffnet.

Einstufung der Einreichung:

Eine Klassifizierung muss eine Basis haben. Die häufigste Grundlage für die Klassifizierung von Papieren und Dokumenten ist der Finanzzeitraum. Konten müssen für jeden Rechnungszeitraum erstellt werden, bei dem es sich um einen Kalender oder ein anderes Geschäftsjahr handelt (z. B. April bis März).

Zu diesem Zweck müssen Papiere und Dokumente, die sich auf dieses Jahr beziehen, gruppiert werden. Dies ist jedoch eine vorübergehende Gruppierung, da eine Organisation als fortwährendes Anliegen behandelt wird und die Existenz von der Vergangenheit bis in die Zukunft besteht. Eine andere übliche Grundlage für die Klassifizierung ist die Chronologie. Alle Papiere und Dokumente sind nach Datum sortiert.

Andere Arten von Klassifizierungsgrundlagen sind wie folgt:

(1) Gegenstand:

Dies ist die häufigste und einfachste Grundlage für die Klassifizierung. Es wird eine separate Datei für jeden Gegenstand geöffnet, der entweder zu Kapital oder Einnahmen oder zu Gesetz usw. gehört. Zum Beispiel Grundstücke und Gebäude, Maschinen, Kapital, Verkauf, Einkauf, Miete, Gehälter, Steuern, Produktdesign, Formulardesign usw.

Vorteile:

(a) Dies ist eine einfache Basis,

(b) Dateien können leicht bearbeitet werden,

c) geeignet, wenn die Organisation klein ist,

(d) Dateien können zu einer beliebigen Anzahl von Themen geöffnet werden.

Nachteile:

(a) es ist weniger flexibel,

(b) Es hilft nicht, den Umgang mit einzelnen Parteien festzustellen,

(2) geografisch oder territorial:

Wenn eine Organisation in verschiedenen Bereichen tätig ist, Niederlassungen in verschiedenen Bereichen hat oder mit Parteien an verschiedenen Orten zu tun hat, wird eine solche Klassifizierung erforderlich. Nachdem die Arbeiten flächenmäßig klassifiziert worden sind, kann eine weitere Kategorisierung nach Sachgebieten vorgenommen werden.

Vorteile:

(a) Dies ist für eine große Organisation mit ausgebreiteten Aktivitäten unerlässlich.

(b) Die Referenzierung ist einfach, wenn das Gebiet bekannt ist.

Nachteile:

(a) Es gibt jede Möglichkeit einer falschen Einreichung, es sei denn, es sind gute geografische Kenntnisse vorhanden.

(b) Die Einstufung ist komplizierter.

(3) Partei weise:

Eine Reihe von Personen oder Parteien befassen sich im Allgemeinen mit allen Arten von Themen. Es kann Ausnahmen geben. Wenn zum Beispiel nur ein Büro und keine Filialen vermietet werden, gibt es nur einen Vermieter, der eine Miete erhält.

Andererseits kann es eine große Anzahl von Parteien geben, die sich mit Verkäufen oder Käufen befassen. Sehr häufig werden Briefe ausgetauscht und andere Mitteilungen werden getätigt, Rechnungen können an solche Parteien gehen und von diesen kommen. Daher sammelt sich eine gute Anzahl von Papieren zu jeder Partei und es ist notwendig, eine separate Datei in seinem Namen zu öffnen. Solche parteiweisen Dateien werden auf folgende Weise nach den Namen klassifiziert:

(a) alphabetisch:

Die Namen werden alphabetisch nach dem Vornamen oder Nachnamen geordnet. Die Anordnung erfolgt nach Wörterbuchmethode, wobei jedes nachfolgende Alphabet berücksichtigt wird. Zum Beispiel - Aa, Aab, Aac …………., Ab, Aba, Abb, Abe ... und so weiter. Jede dieser Dateien erhält eine Nummer und entsprechend wird ein Index erstellt.

(b) Numerisch:

Namen können doppelt vorhanden sein, so dass die Gefahr von Verwirrung besteht. Daher werden Namen in einige Zahlen umgewandelt. Es gibt verschiedene Techniken, um einen Namen in Zahlen umzuwandeln. Jedes Alphabet hat eine bestimmte Zahl gemäß einer Tabelle. Ein Gegenstand kann auch in eine Zahl umgewandelt werden.

Im Allgemeinen werden drei Ziffern verwendet, um das Stanzen der Karte zu erleichtern. Zum Beispiel: Verkauf = 001, Einkäufe = 002, Miete = 003. Weitere Elastizität kann hinzugefügt werden, indem eine Gruppe von Zahlen für einen bestimmten Gegenstand reserviert wird.

Zum Beispiel: Verkauf = 001 bis 010, 001 für alle Kunden, deren Namen mit A bis C, 002 für D bis F usw. beginnen. In Bibliotheken finden wir, dass jedes Fach eine allgemein gültige Nummer hat, z. B. 330, 331 usw., die für Commerce-Bücher verwendet wird. Jedes Buch, das sich auf Commerce bezieht, hat eine Nummer, die mit 330 oder 331 beginnt.

Die Anzahl kann aus einer großen Anzahl von Ziffern bestehen, die in Teile unterteilt werden können, und jeder Teil hat eine Bedeutung, die den Bereich, den Gegenstand, den Namen der Partei usw. angibt. Ein sehr gutes Beispiel finden wir im Consume. Von der Calcutta Electric Supply Corporation Ltd den Kunden zugeteilte Zahl oder den Eigentümern von Häusern usw. die Gesellschaft von Kalkutta.

Der von der Poststelle verwendete PIN-Code ist ein ideales Beispiel. Jede PIN-Code-Nummer ist selbsterklärend. Zum Beispiel bedeutet 700 026: 7 für die östliche Zone, 0 für Westbengalen, 0 für Kalkutta und 026 für das Kalighat Post Office. Für die Zonierungsnummer von Post Office gibt es drei Ziffern, um die Elastizität zu erhöhen.

Vorteile:

(a) Die Einreichung wird genauer. Es gibt keine Verwirrung für identische Namen,

(b) Die Nummer kann als Referenznummer für diese Datei verwendet werden.

(d) Die Nummer ist ein Code, der sich selbst erklärt,

(e) Die Indexerstellung ist einfacher und insbesondere für den Querverweis.

Nachteile:

(a) Es ist eine komplizierte Methode und für jedermann nicht leicht verständlich.

(b) Papiere, die zur Datei Miscellaneous gehören, können nicht angeordnet werden.

(d) Eine ausführliche Referenz zur Erklärung des Codes ist erforderlich.

(c) Alphabetisch-Numerisch:

Ein kombiniertes alphabetisch-numerisches System kann zur Vereinfachung und weiteren Elastizität verwendet werden. Zum Beispiel kann das erste Alphabet des Namens des Gegenstands oder des Namens oder des Nachnamens einer Partei oder des Namens eines Gebiets zum leichteren Verständnis genommen werden.

Daher kann ein Poddar als P336 nummeriert werden. Wenn zwei Poddars vorhanden sind, werden ihre Namen nach Priorität wie P336.1 und P336.2 oder P336 / 1 und P336 / 2 nummeriert.

Nehmen wir ein ausführliches Beispiel, um die vollständige Anwendung der alphabetisch-numerischen Methode der Klassifizierung der Datei und der daraus folgenden Nummerierung der als Referenznummer zu verwendenden Datei zu erläutern. Angenommen, Sri Poddar ist ein Kunde, an den der dritte Brief heute im Jahr 1987 geschrieben wurde, und er gehört zum Verkaufsbereich von Delhi, der von einem Offizier namens N. Ghosh abgewickelt wird.

Die Verkaufsdatei des Konzerns hat die Nummer 001 und ist weiter in 001 bis 010 (siehe oben) klassifiziert. Poddar fällt in die 009-Gruppe. Die Dateien sind nach Bereichen klassifiziert und die Delhi-Zweigdatei wird mit dem Alphabet D oder D001 hinzugefügt.

Die Dateinummer von Sri Poddar ist D009 / P336. Der dritte Brief, der 1987 von Sri N. Ghose unterzeichnet wurde, trägt die selbsterklärende Nummer als D009 / P336-3 / 87 / NG. Dies ist die Referenznummer, die in dem Brief an Sri Poddar angegeben werden muss.

Die alphabetisch-numerische Klassifizierung hat die gleichen Vor- und Nachteile wie die numerische Klassifikation. Es ist jedoch selbsterklärender und gleichzeitig etwas komplizierter. Permanente Einkommenssteuer-Datei Die Anzahl der Bewertungen wird durch eine solche Methode festgelegt.

Faktoren für die Wahl der Klassifizierung:

Es gibt verschiedene Faktoren, die berücksichtigt werden müssen, bevor eine bestimmte Art der Klassifizierung ausgewählt wird.

Sie sind:

(a) Die Größe der Organisation und die Anzahl der Dateien. Wenn die Zahl groß ist, wird der numerische Typ ausgewählt.

(b) Das Personal, das die Akten bearbeiten wird. Wenn das Personal nicht gut ausgebildet ist, werden die einfachen Einstufungsarten bevorzugt.

(c) Es ist kostspieliger, numerisch klassifizierte Dateien zu führen, da geeignete Geräte und Kartenindizierung erforderlich sind. Die Organisation muss es sich leisten können.

Stammdatei:

In einigen großen Organisationen wird eine Master-Datei verwaltet, in der eine Kopie jedes Papiers oder Dokuments, das sich auf eine Abteilung bezieht, als umfassende Aufzeichnung und zur allgemeinen Kontrolle aufbewahrt wird. Eine Stammdatei kann für alle Niederlassungen in der Zentrale aufbewahrt werden.