Rolle des Vorsitzenden und der Teilnehmer bei der Durchführung eines Geschäftstreffens

Rolle des Vorsitzenden und der Teilnehmer bei der Durchführung eines Geschäftstreffens!

Wenn eine Besprechung für notwendig gehalten wird, muss ihr Zweck klar sein. Ist es eine gesetzliche Anforderung, eine Routine oder eine Notwendigkeit der Zeit?

Nur die wesentlichen Parteien sollten angerufen werden, und alle erforderlichen Personen sollten angerufen werden. Manchmal gibt es Außenseiter der Organisation, die zu einer Besprechung einberufen werden - der Wirtschaftsprüfer, der Rechtsanwalt usw. Die Aufforderung zur Teilnahme muss klar und rechtzeitig sein und unter angemessener Autorität stehen. Die Zeit muss je nach Anlass und Zweck der Mitglieder festgelegt werden. Ferner sollte die Dauer ausreichend sein, jedoch nicht zu lang. Man muss einen Ort auswählen, der zum Halten geeignet ist. Der Ort muss möglicherweise für das Treffen vorbereitet werden. Um das Ziel des Treffens zu erreichen, muss der Veranstalter die spezifischen Punkte visualisieren, über die eine Diskussion stattfinden soll. Wieder muss er / sie die Art der Diskussion darlegen - informativ, beratend oder überzeugend.

Rolle des Vorsitzenden in einer Sitzung:

1. Gesamtverantwortung für das Verfahren übernehmen:

Sobald der Veranstalter (in der Regel in Absprache mit dem Vorsitzenden) die Tagesordnung der Sitzung festgelegt hat, muss der Vorsitzende sicherstellen, dass die Tagesordnung und das Ziel in der Sitzung erfüllt werden.

2. Stellen Sie sicher, dass er kompetent ist:

Er sollte nur dann den Vorsitz übernehmen, wenn er sich kompetent fühlt, ihn zu leiten. Der Posten des Vorsitzenden wird oft gedreht.

3. „Mach es nicht selbst“:

Der Vorsitzende ist hauptsächlich dazu da, eine Diskussion anzuregen, nicht alles zu liefern. Seine Fähigkeit liegt darin, den Mitgliedern das Gefühl zu geben, dass sie gemeinsam beschlossene Themen haben.

4. Verwendung von Direktiven Verben:

Der Vorsitzende kann anregende Verben verwenden, um die Mitglieder dazu zu bringen, die notwendigen Eingaben beim Treffen auszusprechen: Begründen, Beweisen, Verkürzen, Umformulieren, Klassifizieren, Definieren, Erklären, Ausarbeiten, Darstellen, Überprüfen, Beschreiben, Zusammenfassungen, Umformen, Vereinfachen.

5. Namen verwenden:

Er kann mehr von den Mitgliedern erhalten, indem er deren Namen verwendet, um sie anzusprechen, um Intimität zu erzeugen (je nach vorherrschender Kultur und Gewohnheit).

6. "Sei ein Verkehrspolizist":

Der Vorsitzende muss den Ideenverkehr lenken. Er sollte nicht defensiv (Torhüter) oder Prediger (Dozent) sein.

7. Nennen Sie den Zweck:

Zu Beginn des Treffens sollte er den Zweck angeben und erneut bei der Einführung jedes neuen Tagesordnungspunkts, damit die Mitglieder wissen, was sie tun sollen - prüfen, vorschlagen oder annehmen.

8. "Zeigen Sie Ihre Präferenz nicht auf":

Der Vorsitzende sollte sich eine eigene Meinung für das Ende vorbehalten.

9. Schränken Sie das Gespräch auf das Thema ein:

Mitglieder können gesprächig sein, sie können stecken bleiben. Der Vorsitzende muss den einen Typ stoppen und den anderen ermutigen.

10. Befolgen Sie die Anweisungen:

Eine Organisation - oder das Gesetz - kann verlangen, dass ein bestimmtes Verfahren befolgt wird. Der Vorsitzende muss es wissen und umsetzen.

11. Zeit beibehalten:

Das Treffen sollte pünktlich beginnen, die Tagesordnung mit angemessener Zeit zu allen Themen abdecken und pünktlich schließen. In der Praxis erhalten die frühen Elemente zu viel Zeit und die letzten Elemente werden schnell ausgeführt.

12. Sprechen Sie nicht mehr als 20% der Zeit:

Er muss die verschiedenen Elemente verknüpfen und die Mitglieder leiten. Dafür ist er der führende Sprecher. Die Erfahrung besagt jedoch, dass im Namen der Fairness 20% die Grenze für seine Unterhaltung sind.

13. Antworten Sie auf die Stimmung:

Das ist wirklich der Kern der Aufgabe. Der Vorsitzende kann die Stimmung festlegen, und wenn eine Veranstaltung oder ein Gespräch eines Mitglieds eine falsche Stimmung gesetzt hat, muss er sie umwandeln. Er kann Humor verwenden, sogar eine Ablenkung, und seine gesamte Persönlichkeit ausbauen, um die richtige Stimmung zu erhalten. Entscheidungen werden getroffen, wenn die Mitglieder für sie bereit sind.

14. Bei Streitigkeiten einschreiten:

Wenn sich Mitglieder untereinander streiten, muss der Vorsitzende eingreifen und sie auf die Strecke bringen.

15. Sorgen Sie für eine ordnungsgemäße Aufnahme:

Die Sitzungen eines Meetings müssen sachlich festgehalten werden. Der Vorsitzende muss dies während des Treffens sicherstellen. Der Job sollte bei einer kompetenten Person sein, und er muss möglicherweise beaufsichtigt werden. Er sollte in der Nähe des Vorsitzenden sitzen.

16. Betreuung der Anwesenden:

Er muss sich auf die Anwesenden konzentrieren und nicht auf die Abwesenden. Dies gilt insbesondere für den Beginn eines Meetings mit geringer Anwesenheit. Natürlich ist für das Treffen ein Quorum erforderlich (erforderliche Mindestteilnehmerzahl).

17. Umgang mit Spot-Problemen:

Er muss über das Fachwissen und die Präsenz des Geistes verfügen, um Probleme anzugehen, die während des Meetings auftreten, insbesondere wenn das Meeting mit seiner Erlaubnis offen für neue Probleme ist.

18. Sagen Sie "nein" mit Takt:

Unter Verwendung von Analogien, Zitaten, Präzedenzfällen, gesundem Menschenverstand und gutem Willen muss der Vorsitzende unerwünschte Themen angehen. (Ein Senatsmitglied schlug einmal vor: "Der Krieg ist vorbei, wir sollten die Armee auf die Hälfte reduzieren." Der Vorsitzende antwortete: "Und wir sollten gleichzeitig feststellen, dass der Feind auch seine Armee auf die Hälfte reduzieren soll.")

19. Nach dem Treffen:

Der Vorsitzende sollte dafür sorgen, dass rechtzeitig Folgemaßnahmen getroffen werden, um die Verpflichtungen zu erfüllen, die sich aus den getroffenen Entscheidungen ergeben. Er sollte das Protokoll schreiben und prüfen lassen.

Rolle der Teilnehmer an einem Meeting:

1. Hausaufgaben machen:

Sobald der Zweck eines Meetings bekannt ist, muss der Teilnehmer seine Rolle visualisieren und Informationen und Inputs für das Meeting sammeln, um das Produkt produktiv zu machen. Er kann andere Mitglieder konsultieren, um Rollen zuzuweisen.

2. Seien Sie pünktlich:

Wir in Indien müssen das Pünktliche besonders hervorheben. Unsere Züge, Busse und Flugzeuge fahren pünktlich, wenn wir lernen, für Routinetreffen pünktlich zu sein.

3. Aktiv teilnehmen:

Ein Mitglied sollte aufmerksam zuhören (damit es in der Lage ist, das Gesagte zusammenzufassen). Er sollte planen, was er sagen soll, und es kurz und präzise sagen.

4. PREP-Formel:

Er sollte rational und kraftvoll sein. PREP bedeutet:

Geben Sie Ihre Position an

Grund, raus

Nenne Beispiele

Positionieren Sie neu

5. Zeigen Sie Ihr Talent:

Ein Treffen ist eine Gelegenheit, um sein Talent zu demonstrieren und Anerkennung für nützliche Ideen zu erhalten.

6. Initiative ergreifen:

Es kann vorkommen, dass ein Mitglied eine Bewegung oder eine zweite Bewegung vorschlägt, wenn es richtig klingt. Dies erfordert Schnelligkeit. Francis Bacon sagt: "Konferenz macht einen Mann bereit."

7. Regeln befolgen:

Er sollte sprechen, wenn er darf. Er sollte das Übersprechen vermeiden.

8. Verantwortung übernehmen:

Wenn Aufgaben zugewiesen werden, sollte ein Mitglied vorkommen, um geeignete Verantwortlichkeiten zu übernehmen. Ist ihm eine Aufgabe zugewiesen, ist auch eine willige Annahme ein Zeichen der Dynamik.

9. stimme nicht zu:

Alle Unterschiede sollten mit Höflichkeit und einem freundlichen Gefühl ausgedrückt werden.

10. Helfen Sie, das Treffen zu lenken:

Wenn die Besprechung von der Strecke abkommt, kann er / sie den Vorsitzenden daran erinnern, dass er auf Kurs bleibt.

11. Bleiben Sie mit der vorherigen Diskussion verbunden:

Jeder Beitrag zum Treffen muss im Rahmen der vorangegangenen Diskussion erfolgen. Eine bereits vorgeschlagene Idee muss nicht wiederholt werden, sondern kann geändert oder verbessert werden.

12. Seien Sie dabei:

Das Mitglied sollte in seinem höheren Eigeninteresse am Kollektivismus beteiligt sein. Ein guter Teilnehmer wird ein guter Anführer - so wie ein guter Soldat einen guten General darstellt.