Besprechungen: Arten, Zweck, Vorteile und Nachteile

Besprechungen: Arten, Zweck, Vorteile und Nachteile!

Ein Meeting ist ein Zusammentreffen von (im Allgemeinen) drei oder mehr Personen, um Informationen planmäßig auszutauschen und vor ihnen angesprochene Themen zu diskutieren, um zu Entscheidungen zu gelangen, Probleme zu lösen usw.

Ein Meeting kann formell oder informell sein. In Bezug auf eine formelle Versammlung gibt es Regeln für die Einberufung und Durchführung der Sitzung mit einer schriftlichen Aufzeichnung der Verfahren. Es erfordert eine Benachrichtigung, die ein Anruf ist, eine Einladung zur Teilnahme.

Es hat eine Agenda oder eine Liste von Dingen, mit denen man sich befassen muss, und das Ergebnis wird systematisch in Form von Protokollen verfasst. Eine informelle Besprechung kann ohne schriftliche Benachrichtigung erfolgen, z. B. eine Besprechung der Belegschaft im Mittagssaal, um ein Picknick zu besprechen.

Ein Meeting hat einen Veranstalter, der es anruft, und einen Leiter oder Vorsitzenden, der es leitet.

Arten des Treffens:

Es gibt drei Arten von Meetings:

(i) Informativ, wenn die Teilnehmer über ein neues Programm, ein neues Produkt usw. informiert werden sollen.

(ii) beratend, bei dem die Mitglieder zur Lösung eines Problems konsultiert werden.

(iii) Exekutive, in der Entscheidungen von den dazu befugten Personen getroffen werden.

In der Praxis dienen die meisten Besprechungen mehr als einem Zweck. Einige zusätzliche Klassifikationen von Meetings sind - Meeting für Verhandlungszwecke, Meeting für Anweisungen, etc.

Zweck eines Meetings:

Die Besprechungszwecke werden hier in einer Skelettform aufgeführt:

Eine gemeinsame Entscheidung / Einigung erzielen

Ein Problem lösen

Eine Situation verstehen, Ideen und Erfahrungen austauschen

Informieren, erklären, Ideen präsentieren

Geben und Feedback zu neuen Ideen erhalten

Training geben

Planen und sich auf das Handeln vorbereiten

Unterschiede und Missverständnisse aufklären

Begeisterung erzeugen und Zusammenarbeit suchen

Frühere Leistungen überprüfen und bewerten

Ein Gefühl der Kontinuität und Solidarität in der Körperarbeit zu schaffen.

In diesem mechanischen Zeitalter ist Vereinigung Stärke, und vereinte Arbeit wird durch Treffen geleistet. Es wird geschätzt, dass weltweit täglich Millionen von Meetings abgehalten werden und deren Anzahl und Nutzen zunehmen.

Deshalb werden, obwohl viele negative Bemerkungen über die Verwendung von Meetings gemacht werden; Insgesamt finden wir, dass das Treffen ein nützliches Instrument für kollektive Entscheidungen und Maßnahmen ist.

Vorteile von Meetings:

(i) Zeit sparen:

Da man mehrere Personen gleichzeitig interaktiv treffen kann, kann ein Meeting Zeit sparen.

(ii) Adressierungsgruppen:

Man kann das Publikum nach seinem Hintergrund und seinen Bedürfnissen einteilen und es Gruppe für Gruppe ansprechen.

(iii) Umgang mit Informationsexplosion:

Neue Technologien und neue Vorschriften werden immer schneller. Meetings ermöglichen es uns, mit dieser Situation fertig zu werden.

(iv) soziale und emotionale Unterstützung:

Mitglieder erhalten persönliche Unterstützung, wenn sie sich treffen und Ideen austauschen.

(v) Gefühl, konsultiert zu werden:

Die Mitglieder haben das Gefühl, dass sie konsultiert wurden. Dies ist nützlich, um ihre intelligente und willige Zusammenarbeit zu erreichen.

(vi) Demokratisches Funktionieren:

Demokratie zielt darauf ab, das Wohl aller Menschen durch die Beteiligung aller Menschen zu erreichen. Dies ist durch Besprechungen möglich.

(vii) Ideenentwicklung:

Ideen werden systematisch miteinander kombiniert, analysiert und von einer Gruppe verbessert.

(viii) Unruhestifter entschärfen:

Durch die Kollektivität konstruktiver Kräfte können Störenfriede in einer Besprechung isoliert werden und positive Maßnahmen in Gang gesetzt werden. Die Gegner eines Plans erhalten ein Forum, um ihre Opposition zu äußern, die vor einer Gruppe unterstützender Menschen überwunden werden kann.

(ix) Härtere Entscheidungen:

Gemeinsam können wir abenteuerlichere Entscheidungen aufgrund der vereinten Stärke treffen.

(x) Verschiedene Interessengruppen vertreten:

In einer Besprechung können viele Interessengruppen vertreten werden und Minderheiten können ebenfalls gebührend berücksichtigt werden.

(xi) Fehler vermeiden:

Ein Meeting hilft, Fehler durch eine kollektive und vielfache Konzentration auf Themen zu vermeiden.

Nachteile:

1. Zeitraubend:

Für Meetings müssen mehrere Personen zur gleichen Zeit und am selben Ort zusammenkommen. Dies kostet Zeit, da für das Meeting andere Arbeiten vorgesehen werden müssen.

2. Unfähigkeit, eine Entscheidung zu treffen:

Genauso wie „zwei Köpfe sind besser als einer“, stimmt es auch, dass „zu viele Köche die Suppe verderben.“ Die Vielzahl von Ansichten und die persönliche Sturheit der Mitglieder können verhindern, dass ein Meeting eine Entscheidung trifft, die ein Chief Executive allein treffen kann.

3. Mangel an Ernsthaftigkeit

Viele Meetings leiden unter dem Nachteil, dass Mitglieder unvorbereitet vorgehen und das Gefühl haben, dass die anderen denken und sprechen werden. Sie glauben, dass sie eine freie Fahrt machen können. "Jedermanns Job ist niemandes Job."

4. Sachverständige Vorsitz:

So wie ein Flugzeug von einem Piloten gesteuert wird, wird ein Treffen vom Vorsitzenden geleitet. Sein Mangel an Fähigkeiten und persönlichen Versagen / Neigungen kann ein Meeting versagen.

5. Teuer:

Meetings sind teuer in der Organisation - sie erfordern einen Ort, Unterlagen, vorherige Kommunikation und Reisen durch die Teilnehmer.

6. Offen für Störung:

Ein Meeting ist anfällig dafür, von einem Element zerstört zu werden, das sich seinem Ziel widersetzt. Es gibt Zeiten, in denen die Weigerung eines Passagiers, sich anzupassen, den gesamten Flug verzögert. Dasselbe gilt für Meetings. Bei manchen Teilnehmern kann der Geist des Gebens und Nehmens fehlen.