Moderne Kommunikationsformen - Fax, E-Mail und Videokonferenzen

Moderne Kommunikationsformen - Fax, E-Mail und Videokonferenzen!

Die technologischen Fortschritte der letzten Jahrzehnte haben es ermöglicht, gedruckte Botschaften, Bilder und sogar Live-Auftritte schnell an alle Besucher der Welt zu übermitteln.

Mit einem einzigen Tastendruck können Sie Kommunikationen an eine Reihe von Zielen senden. Nicht nur große Geschäftshäuser, sondern auch mittlere und kleine nutzen sie im Arbeitsalltag. Zu diesen Mitteln gehören Fax, Internet / E-Mail und Videokonferenzen.

Fax:

So wie das herkömmliche Telefon die Sprache überträgt, trägt ein Fax- oder Faxgerät gedruckte Mitteilungen (Wörter und Bilder in Fotokopieform) vom Sendergerät zum Empfängergerät.

Der Absender einer Faxnachricht bereitet die Kopie auf einem Blatt (im Allgemeinen nicht größer als A4) auf, das in das Faxgerät eingezogen werden kann. Er wählt die Zielnummer, erhält den Faxton und leitet die Nachricht in das Gerät ein.

Die gedruckte Nachricht wird in elektronische Signale umgewandelt, wenn das Papier durch das Faxgerät rollt. Diese Nachricht wird in der gleichen Form am anderen Ende der Papierrolle empfangen, die am Gerät angebracht ist.

Faxgeräte verfügen möglicherweise über diese zusätzlichen Funktionen:

(A) Fernaktivierung:

Der Besitzer kann eine Fernbedienung zur Bedienung der Maschine verwenden.

Trotz Stromausfall:

(B) Das Faxgerät kann sogar während eines Stromausfalls funktionsfähig gemacht werden.

(C) Speicher:

Die gesendete Nachricht kann im Speicher des Geräts gespeichert werden. Auf der Empfangsseite kann bei Nichtvorhandensein von Papier die Nachricht in der Maschine aufgezeichnet werden, um anschließend einen Ausdruck zu entwickeln.

(D) Anrufbeantworter:

Auf der Empfangsseite muss kein Operator vorhanden sein, um eingehende Nachrichten zu empfangen. Sie werden automatisch empfangen.

Vorteile:

(A) Fax ermöglicht eine genaue Übertragung eines Dokuments einschließlich Bildern und Handschrift. Farbfaxe sind ebenfalls möglich.

(B) Das Fax kann über einen Computer gesendet werden. In diesem Fall ist es auf die auf dem Computer erstellten Nachrichten beschränkt.

(D) Faxe sind als Beweismittel vor Gericht zulässig. In dieser Hinsicht sind sie der E-Mail überlegen.

(E) Bei Wahlwiederholung kann eine besetzte Nummer erreicht werden, sobald sie frei ist.

Nachteile:

(a) Es ist im Vergleich zu E-Mail und Post teuer.

(b) Manchmal ist der Empfang aufgrund von Kanaldefekten oder mechanischen Fehlern an beiden Enden verschwommen.

(c) Am Ende des Absenders oder Empfängers kann das Dokument falschen Personen ausgesetzt sein. Daher ist es oft schwierig, die Geheimhaltung beim Senden und Empfangen einer Faxnachricht zu wahren.

(d) Auf der Empfangsseite wird die Nachricht auf Kosten des Empfängers gedruckt. Bei unerwünschten Nachrichten muss der Empfänger die Kosten tragen.

Musterfaxnachrichten:

Es gibt neue Konventionen zum Erstellen und Auslegen einer Faxnachricht. Es besteht die Tendenz, den vertikalen Abstand des Buchstabens zu minimieren.

Wenn ein Geschäftsbrief per Fax gesendet werden soll, wird er auf eine der folgenden Arten formatiert:

Fax-Nr. 1:

ABC Corporation:

1, MG Road, Nagpur

Faxnachricht:

An LMN Inc., Mumbai

Von Joseph De Cunha

Fehlbetrag Ihrer Sendung

Datum 4. Juli 2011

Seite / s 1

Wir möchten, dass Sie den Fehlbetrag Ihrer Sendung vom 1. Juli 2011, der 40 Edelstahlbecken enthalten sollte, aber nur 30 enthält, sofort zur Kenntnis nehmen. Wir hoffen, dass Sie Ihre Versandabteilung überprüfen und den Fehlbetrag beheben frühestens. Bitte bestätigen Sie per Fax.

Joseph De Cunha

Einkaufsleiter

Fax-Nr. 2

Apex Importers-Exporters:

1244 Dock Yard Street, Mumbai.

Faxnachricht:

An Kiran Jhaver Inc. Von Raj Desai

Fax Nr. AIE / 233 Fachgebietserweiterung von L / C

Datum 30. Juni 2011, Seiten 2, einschließlich dieser

Wie von Ihnen gewünscht, haben wir die Verlängerung des Akkreditivs vom 1. Januar 2011, dessen Fälligkeit am 30. Juni ^endet, bis 31. Juli 2011 arrangiert. Eine Kopie davon wird zusammen mitgesendet. Wir hoffen, dass Sie dies nutzen und die Kleidungsstücke innerhalb dieses Datums versenden. Falls Sie dies nicht tun können, müssen wir die Bestellung stornieren. Bitte bleiben Sie in Kontakt und teilen Sie den Fortschritt der Bestellung mit.

Raj Desai

Dy. Geschäftsführer

Internet und E-Mail:

Internet ist ein internationales Computernetzwerk, das Computer aus Bereichen wie Regierungsbehörden, Geschäftshäusern, Bildungseinrichtungen und Einzelpersonen miteinander verbindet. Sie empfängt Informationen, speichert sie und ermöglicht das Lesen unter bestimmten Bedingungen.

Internet Service Providers (ISPs) ermöglichen es einem, die E-Mail-ID kostenlos zu erstellen, und hofft, die Kosten durch die Anzeigen, denen der Nutzer während der Verwendung von E-Mail ausgesetzt ist, zu erheben. Eine typische E-Mail-Adresse liest [email protected]. Einige andere ISPs sind bsnl, yahoo, hotmail und gmail.

Beachten Sie die Verwendung von nur kleinen (kleinen) Alphabeten-E-Mails in IDs.

Jedes Mal, wenn der Benutzer Nachrichten senden oder die eingehende E-Mail abrufen möchte, kann er seine ID durch Eingabe eines Kennworts erreichen, durch das das E-Mail-Konto privat wird. Sobald Sie sich jedoch mit dem E-Mail-Mechanismus befasst haben, wissen Sie nicht, wer diese "privaten" Informationen in weiter Ferne lesen könnte. Daher garantiert die E-Mail keine 100% ige Geheimhaltung.

Vorteile:

(a) E-Mail ist bei weitem das billigste und schnellste Mittel zum Versenden gedruckter Informationen (mündlich und nicht mündlich). Mit einem Klick auf die Schaltfläche können Hunderte von Seiten mit Informationen an Hunderte von E-Mail-Adressen weltweit gesendet werden (von Empfängern beim Einchecken der eingehenden E-Mail oder des Posteingangs zu beachten).

(b) Es ist kein Papier erforderlich. Nachrichten können direkt auf dem Computer erstellt und aus verschiedenen Computerdateien, CDs, Disketten usw. hinzugefügt werden.

(d) Es ist informell und erlaubt dem Absender anonym zu bleiben (da er einen beliebigen Namen als E-Mail-ID verwenden kann. Beispielsweise kann JK Singh udankhatola als E-Mail-Namen verwenden).

(e) Organisationen und Verlage beachten die per E-Mail eingegangenen Nachrichten. Zeitungen und Zeitschriften drucken E-Mails.

(f) Solange Sie Ihr Passwort bei sich haben, können Sie Ihr E-Mail-Konto auf jedem Computer auf der Welt eröffnen, auf dem sich diese Einrichtung befindet. Sie bleiben auch mit einem Mobiltelefon unbelastet. Sie können einfach ein Internetcafe betreten, die Miete bezahlen und die E-Mail verwenden. E-Mail ist außerordentlich portabel.

(g) Sie können ein Adressbuch in Ihrem E-Mail-Konto einrichten, die eingehenden Mails aufzeichnen, bearbeiten und so weiter.

(h) Wenn Sie auf eine E-Mail-Nachricht antworten, wird die Nachricht des Absenders automatisch als Referenz an ihn zurückgesendet.

(i) Als Leitfaden für menschliches Bedürfnis und Vorstellungsvermögen sind weitere Innovationen möglich.

(j) E-Mail kann eine laufende elektronische Konferenz ermöglichen. Menschen auf der ganzen Welt können sich im Internet „treffen“ und sich auf ein Thema von allgemeinem Interesse beziehen.

(k) Der Empfänger muss nicht sofort wie am Telefon antworten, sondern kann sich Zeit lassen. E-Mail hilft, eine direkte Schnittstelle zu vermeiden.

(l) In einer Organisation kann ein Untergebene per E-Mail schnell und direkt einen Vorgesetzten erreichen. E-Mail macht eine Organisation demokratischer (da Personen eine größere Chance haben, von der richtigen Person gehört zu werden, auch wenn sie mehrere Stufen höher ist).

Nachteil:

(i) E-Mails bleiben aufgrund der potenziellen Anonymität ein informeller Kommunikationskanal.

(ii) Die übermäßige Verwendung und Überflutung unerwünschter Nachrichten (insbesondere von Werbetreibenden) ist ein wesentlicher Nachteil dieses Systems. Wenn nicht unerwünschte Anzeigen blockiert werden, ist der Posteingang voller Angebote, die möglicherweise zweifelhaft und unaufrichtig sind. Das Durchwühlen von E-Mail-Brocken ist eines der größten Probleme für diejenigen, die auf E-Mails angewiesen sind, um ihre Kommunikationsanforderungen zu erfüllen.

(iii) Man darf während der E-Mail-Nutzung des Computers nicht privat sein. Insoweit geht die Geheimhaltung verloren.

(iv) Falls der Empfänger sein E-Mail-Konto nicht öffnen kann, sobald eine Nachricht eingeht, kann die Nachricht für ihn nicht funktionieren.

Richtlinien für die Verwendung von E-Mail:

E-Mail ist ein neues und besonderes Kommunikationsmittel, das eigene Konventionen mitbringt:

(1) Ihre E-Mail-Nachricht kann von mehr Personen als beabsichtigt gelesen werden. Du musst also aufpassen.

(2) Bei einer E-Mail-Nachricht müssen alle Elemente einer guten Zusammensetzung wie Kürze, Klarheit und Höflichkeit vorhanden sein.

(3) Sie können die Rechtschreibprüfung des Computers verwenden, um die korrekte Schreibweise sicherzustellen.

(4) Das E-Mail-Format auf dem Computer ermöglicht das Senden und Erwähnen von Kopie (Kopie) und der Betreffzeile. Diese können für die Bequemlichkeit des Empfängers geschrieben werden.

(5) Wenn eine einzelne E-Mail Nachrichten für verschiedene Bereiche einer Organisation enthält, können diese in der Erstellungsphase getrennt werden.

(6) Sie sollten beim Schreiben einer Nachricht nicht alle Großbuchstaben verwenden, da dies unbeholfen und unhöflich aussieht.

(7) Bei der Beantwortung einer Nachricht darf nur der wesentliche Teil der Nachricht zitiert und der Rest gelöscht werden.

(8) Sie können die Nachricht in einem anderen Programm (z. B. WordPad oder Notepad) erstellen und in Ihre E-Mail übertragen.

(9) Wenn Sie auf dem Computerbildschirm Korrekturlesen durchführen, seien Sie besonders vorsichtig.

Es wird darauf hingewiesen, dass Datum und Uhrzeit der Übermittlung der Nachricht und die E-Mail-ID des Absenders automatisch per E-Mail übermittelt werden. Es ist jedoch üblich, Ihre E-Mail-Adresse in den Nachrichtentext der E-Mail einzutragen.

Die E-Mail-ID wird im Nachrichtentext der Nachricht angegeben, insbesondere wenn Sie eine Antwort unter einer anderen ID einladen. Wenn es eine Zeitverzögerung zwischen dem Erstellen einer Nachricht und dem Versenden der Nachricht gibt, aus welchem Grund auch immer, kann das Erstellungsdatum geschrieben werden.

Videokonferenzen und Telekonferenzen:

Diese Art der Kommunikation beginnt bei der Telekonferenz. Mehrere Telefone sind gleichzeitig miteinander verbunden. Telekonferenzen sind eine Einrichtung, die es Menschen in verschiedenen Teilen der Welt ermöglicht, ein Audio-Meeting abzuhalten (im Gegensatz zum Dialog), wodurch Transitzeit und Hotelaufenthalt eingespart werden. Es hilft, verschiedene Meinungen zu einem Thema auszuprügeln, um schneller zu einem Ergebnis zu kommen.

Ein weiterer Fortschritt in dieser Technologie sind Computer-Telekonferenzen. Die Teilnehmer können auf die Nachrichten und Eingaben für das Wissen der anderen reagieren. Sie sind möglicherweise nicht einmal gleichzeitig für die Computertelekonferenz anwesend, fügen jedoch ihren Beitrag nach Belieben hinzu.

Videokonferenzen sind jedoch am nächsten, um einander zu sehen und zu hören, ohne zusammen anwesend zu sein. Die in einer Videokonferenz verwendeten Technologien sind: Bildschirm, Kamera, Mikrofon, Codec (Compressor-Decompress oder), Gerätesteuerungstasten an jedem Standort und Internetverbindung. Im Laufe der Zeit wird dies beliebter und einfacher zu bedienen. Sie sehen es oft in Fernsehinterviews.

Sie sehen es oft in Fernsehinterviews. Für eine Videokonferenz gelangen die Teilnehmer in einen speziellen Raum an ihren jeweiligen Standorten, der mit den Geräten ausgestattet ist. Sie können sehen, hören, mit anderen sprechen und Exponate ohne körperliche Präsenz gemeinsam zeigen.

Das gesamte Verfahren kann auf Videobändern aufgezeichnet werden. Jemand hat es, außer den Snacks und Kaffee, scherzhaft ausgedrückt, alles andere ist in einer Videokonferenz übertragbar. Derzeit ist das Privileg der reicheren Geschäftshäuser, Videokonferenzen, an Popularität zu gewinnen.

Video-Klassenzimmer sind eine weitere Möglichkeit in diesem Bereich, in dem ein fachkundiges Fakultätsmitglied in mehreren Städten gleichzeitig mehrere Klassen unterrichten und die Fragen der Teilnehmer beantworten kann.