Anmeldemethoden: Top 3 Methoden der Hinterlegung
Dieser Artikel beleuchtet die drei wichtigsten Einreichungsmethoden, die in einem Amt durchgeführt werden. Die Methoden sind: 1. Horizontal 2. Lateral 3. Vertikal.
Anmeldemethode 1. Horizontal:
Bei dieser Methode werden Dateien (flach oder gebunden oder kartoniert) horizontal auf einem Regal oder auf einem Tisch oder in einer Schublade übereinander abgelegt. Flache Schubladen oder Schreibtischablagen sind ebenfalls horizontale Methoden. Dies ist die älteste oder häufigste Methode. Dies wird praktiziert, wenn die Anzahl der Dateien klein ist und moderne Ablagesysteme nicht erworben werden können.
Vorteile:
(a) Es ist eine einfache und einfache Methode,
(b) es ist keine kostspielige Akteneinrichtung erforderlich,
(c) Es ist geeignet, großformatige Papiere (vorzugsweise in flachen Schubladen) wie einen Plan eines Gebäudes oder einer Stätte aufzubewahren, die nicht gefaltet werden sollten.
(d) Der Gegenstand und die Nummer der Datei, die am Verbindungsende geschrieben ist, sind leicht lesbar.
Nachteile:
(a) Immer wenn eine Datei, die sich unten befindet, verwaltet wird, müssen alle darüber befindlichen Dateien entfernt werden.
(b) Ordner kann nicht horizontal im offenen Regal aufbewahrt werden.
(c) Es ist mehr Speicherplatz erforderlich, wenn die Dateien geheim gehalten werden müssen.
Anmeldemethode # 2 seitlich:
Dateien können wie Bücher in einem Regal nebeneinander stehen. Dies wird als seitliche Ablage bezeichnet. Dies ist auch eine alte und gängige Methode. Dies kann auch dann ausgeführt werden, wenn die Anzahl der Dateien groß ist.
Vorteile:
(a) Es ist eine einfache und einfache Methode,
(b) es ist keine kostspielige Akteneinrichtung erforderlich,
(c) Es ist geeignet, Dateien zu speichern, die mit Hartkarton
(d) Der Gegenstand und die Nummer der Datei, die am Verbindungsende geschrieben ist, sind leicht lesbar.
Nachteile:
(a) Wenn keine Seitenunterstützung vorhanden ist, sacken und fallen Dateien nach rechts oder links.
(b) Durch ständiges Ziehen am Verbindungsende wird dieser Teil der Feile beschädigt und gibt schließlich nach. (Harte Feilen mit einem Fingerloch schützen den Schaden).
Anmeldemethode Nr. 3. Vertikal:
Bei dieser Methode werden die Dateien vertikal hintereinander platziert, wobei sich das Verbindungsende oben befindet (worauf der Gegenstand und die Nummer der Datei geschrieben werden). Die Akten werden in einer hängenden Position aufgehängt, so dass ein Aufhängevorrichtung vorhanden sein muss.
Es können sich Taschen oder Säcke befinden, in denen Dateien oder Ordner aufbewahrt werden können. Daher ist für dieses Verfahren eine vertikale Ablage und die Verwendung eines Schranks unerlässlich. Dies ist die moderne Methode und wird von den meisten modernen Büros praktiziert.
Vorteile:
(a) Bei vertikaler Einreichung bestehen folgende Nachteile nicht:
(i) Im Gegensatz zur horizontalen Ablage muss eine Datei nicht entfernt werden, um eine andere zu erhalten.
(ii) Im Gegensatz zur seitlichen Ablage gibt es kein Durchhängen, da dies durch den Mechanismus des Ablageschranks verhindert wird.
(b) Dateien und Ordner können auf diese Weise aufbewahrt werden. Ordner sind in modernen Büros vorzuziehen.
(c) Es kann eine einfache Klassifizierung der durch Leitkarten, Tags usw. angezeigten Dateien oder Ordner geben.
(d) Platz sparend ist, da ein Aktenschrank eine große Anzahl von Dateien oder Ordnern aufnehmen kann,
(e) Es besteht eine größere Sicherheit, da die Schubladen des Schrankes verriegelt werden können.
(f) Die Elastizität ist größer, da eine große Anzahl von Dateien oder Ordnern eingeklemmt werden kann.
(g) Langfristig ist es wirtschaftlich zu betreiben.
Nachteile:
(a) Es ist eine kostenintensive Methode, da für den Kauf der Aktenausrüstung Kapitalausstattung erforderlich ist.
(b) Das Personal muss mit der Arbeitsweise geschult sein. Ihre Lohnskala kann hoch sein,
(c) Es eignet sich nicht für kleine Unternehmen mit einer geringen Anzahl von Akten und weniger Kapital.
Die vertikale Anmeldemethode gilt als die beste, weil sie „viele Vorteile hat. Es gibt einige Anfangsinvestitionskosten, da verschiedene Arten von Aktenausrüstungen wie ein vertikaler Aktenschrank, speziell geeignete Ordner usw. gekauft werden müssen und das Personal eine Schulung erfordert, um der Methode zu folgen. Auf lange Sicht wird dies jedoch wirtschaftlich, wenn eine große Anzahl von Dateien gepflegt wird.
