Ausrüstung für den Umgang mit Büro-E-Mails: Bedarf und Typen

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Geräte für die Handhabung von Office Mail erforderlich sind. Nachdem Sie diesen Artikel gelesen haben, werden Sie Folgendes kennenlernen: 1. Bedarf an Ausrüstung für die Postabwicklung

Bedarf an Ausrüstung für die Postbearbeitung:

Der Umgang mit Post ist eine mühsame Arbeit. Es gibt so viele Operationen zu erledigen. Täglich müssen eine Vielzahl von Postartikeln, sowohl eingehende als auch ausgehende, bearbeitet werden. Die Anzahl ist für eine große Sorge sehr groß. Die Zahl steigt mit zunehmender Größe des Unternehmens. und Aktivitäten werden vervielfacht.

Briefe, Bekanntmachungen oder Rundschreiben müssen häufig an dieselben Personen gesendet werden, und dann müssen dieselben Adressen mehrmals geschrieben oder getippt werden.

Viele Seiten oder Anlagen müssen zusammengestellt werden. Alle diese Arbeiten sind langwierig, müssen aber genau ausgeführt werden. Um die Monotonie zu überwinden, Geschwindigkeit und Genauigkeit zu gewährleisten und Diebstähle zu vermeiden, wurden verschiedene Maschinen eingeführt, die verwendet werden können, sofern das Arbeitsvolumen recht groß ist, um das System wirtschaftlich zu machen.

Ausrüstungstypen für die Postabwicklung:

Die verschiedenen Arten von Maschinen, die bei der Postabwicklung verwendet werden, werden im Folgenden beschrieben:

(1) Brieföffnungsmaschine:

Dieses Gerät dient zum Öffnen von Umschlägen. Briefe werden normalerweise von Hand geöffnet, ein bisschen Unachtsamkeit kann jedoch den Inhalt beschädigen. Mit dieser Maschine kann ein Umschlag geöffnet werden, indem ein schmaler Streifen von einer Kante eines Umschlags sehr fein geschnitten wird.

Die Maschine ist mit selbstschärfenden und umlaufenden Schneidemaschinen oder Klingen ausgestattet. Die Maschine kann von Hand oder elektrisch betrieben werden. Eine elektrisch betriebene Maschine kann innerhalb einer Minute bis zu 500 Umschläge aller Größen öffnen.

(2) Umschlagdichtungsmaschine:

Das Versiegeln von Umschlägen ist langwierig und schmutzige Arbeit. Schmutzig, weil Kaugummi oder Leim verwendet wird. Eine Umschlag-Verschließmaschine kann, wenn sie von Hand betätigt wird, ungefähr 150 Umschläge in einer Minute sauber verschließen, und wenn sie elektrisch betätigt wird, kann die Anzahl 25.000 pro Stunde betragen.

Wasser muss kontinuierlich zugeführt werden. Umschläge mit einer beliebigen Breite, Länge und Dicke können mit einer Standardmaschine versiegelt werden. Eine elektrisch betriebene Maschine hat den zusätzlichen Vorteil, dass Wasser heiß gemacht wird und heißes Wasser schnell auf den Zahnfleisch wirkt.

(3) Zusammentragmaschine:

Eine Anzahl von Gehäusen oder Papierbögen muss vor dem Versand zusammengefügt werden. Dies ist ein mühsamer und riskanter Job. Dies kann riskant sein, da möglicherweise ein Blatt Papier fehlt oder die gleiche Seite unnötig vervielfältigt wird. Es ist auch zeitaufwändig. Eine Zusammentragmaschine löst alle Probleme.

Eine solche Maschine hat viele Arten und Größen. Eine große Maschine sammelt nicht nur die Papiere, sondern bindet sie auch. Eine einfache Zusammentragmaschine kann von einer Schreibkraft verwendet werden, die die erforderliche Anzahl von mit Kohlepapieren verschachtelten Papierblättern auf dem Tisch bereit hält, so dass keine Zeit vergeudet wird, um die Papiere vorzubereiten, wenn eine Anzahl von Kopien an einer Maschine getippt wird Zeit.

(4) Papierfaltmaschine:

Das Falten von Papieren vor dem Einlegen in Umschläge ist nicht so einfach, wie es scheint. Die Faltung muss sauber und elegant erfolgen. Es dürfen keine unnötigen Falten entstehen, die Zeitverschwendung verursachen. Das Falten wird schwierig, wenn ein Bündel Papier zusammengelegt werden muss.

Die Faltung muss der Größe des Umschlags entsprechen. Falls "Fensterumschläge" verwendet werden, muss das Falten so erfolgen, dass die auf dem Brief eingegebene innere Adresse sichtbar wird. Alle diese Probleme können gelöst werden, wenn eine Papierfaltmaschine verwendet wird.

Es steht eine Verbundmaschine zur Verfügung, die die Papiere sortiert, faltet und in einen Umschlag legt und schließlich versiegelt. All dies kann mit einer Geschwindigkeit von 2.500 Umschlägen innerhalb einer Stunde erledigt werden. Vieles hängt jedoch von der Anzahl der zu sammelnden Papiere ab.

(5) Adressiergerät oder Adressograph:

Die Hilfe einer solchen Maschine wird in Anspruch genommen, wenn häufig Briefe oder Rundschreiben oder Mitteilungen an dieselben Adressaten gesendet werden müssen. Zum Beispiel Mitteilungen an Mitglieder eines Vereins oder Unternehmens, Strom- oder Telefonrechnungen an Abonnenten, Prämienmitteilungen an Versicherungsnehmer usw.

Für dieses Gerät muss eine Stammkopie für jeden Namen und jede Adresse erstellt werden. Dies kann durch Prägen auf Metallplatten oder Schablonenschnitte auf dickem Papier oder Plastikfolien usw. erfolgen. Diese Platten oder Karten werden in die Maschine eingezogen. Durch Drücken eines Hebels wird nacheinander eine Platte oder eine Karte in die Druckposition gebracht.

Der Umschlag oder die Karte wird auf die Plattform gelegt und die geprägte Platte oder Karte wird darauf gepresst und trockene Tinte wird zwischengelagert. Ein Aufdruck wird gemacht. Durch das Hinzufügen einiger Anhänge kann die Nummerierung auch gleichzeitig erfolgen oder ein Teil der Gesamtbeschreibung kann gedruckt werden (zB nur der Name) usw.

Alle Namen können nicht gleichzeitig erwünscht sein. Bei einigen automatischen Geräten kann die Maschine die Auswahl treffen. Adressen können mit einer Handmaschine von 800 bis 1.000 pro Stunde und von einer elektrisch betriebenen bis zu 7.000 pro Stunde gedruckt werden.

Diese Maschine wird sogar für Löhne oder Lohnrollen, für die Rechnungsstellung oder für andere Formulierungsarbeiten verwendet. Das hat große Vorteile:

(a) es hat eine enorme Arbeitsgeschwindigkeit,

(b) Es gibt keinen Fehler beim Ausdruck von Name und Adresse.

(d) es kann für eine Reihe von Zwecken und auf verschiedene Weise verwendet werden,

(e) Es führt zu Wirtschaftlichkeit.

Es hat auch Nachteile:

(a) Die Metallplatten sind teuer, aber langlebig.

(b) Es ist schwierig, Änderungen vorzunehmen.

(6) Frankiermaschine:

Dies ist eine Maschine, die zum Bedrucken von Briefumschlägen, Karten usw. von Briefmarken mit unterschiedlichen Nennwerten verwendet wird und Datum, Anzahl, Ort der Stempelung und die registrierte Nummer des Benutzers anzeigt. Zusätzlich kann auch ein Werbeslogan gedruckt werden.

Handelshäuser, Bildungseinrichtungen, Regierungsbüros und verschiedene andere Organisationen verwenden normalerweise solche Maschinen anstelle von üblichen selbstklebenden Briefmarken. Diese Maschine wurde nach der Internationalen Postkonvention von 1922 eingeführt. Eine solche Maschine kann b. gekauft oder erworben, muss aber zur Registrierung und Lizenz in ein Postamt gebracht werden.

Eine Nummer wird von der Post an den Benutzer vergeben. An der Maschine ist ein Zähler angebracht, der den verbrauchten Geldbetrag anzeigt. Ein Betrag, der auf dem voraussichtlichen Verbrauch basiert, muss geschätzt und im Voraus an die Post gezahlt werden.

Dementsprechend stellt die Post den Zähler bis zu dieser Grenze ein, sperrt ihn und versiegelt ihn. Der Benutzer kann die Maschine verwenden, bis diese Grenze des Portowertes erreicht ist, und danach stoppt die Maschine den Betrieb. Wieder muss die Maschine bei Vorauszahlung des Geldes zur Neueinstellung des Zählers zur Post gebracht werden.

Um die Frankierung durchzuführen, müssen folgende Schritte ausgeführt werden:

(1) Die Briefe müssen nach der für sie erforderlichen Portokosten sortiert werden.

(2) Die Maschine wird mit jeweils einer Stückelung eingestellt. Zum Beispiel 25 Paise, 35 Paise usw. Briefe, die 25 Paise-Stempel benötigen, werden auf einmal frankiert. Dann Briefe mit 35 Paise-Stempel und so weiter.

(3) Bei Umschlägen oder schweren Artikeln, die nicht in das Gerät eingegeben werden können, werden separate Blätter frankiert und dann auf die Artikel geklebt.

(4) Bei einem Fehler bleibt ein solcher Umschlag erhalten und kann zur Erstattung bei der Post hinterlegt werden.

(5) Der Datumsdruckmechanismus muss jeden Tag angepasst werden.

(6) Die Maschine ist unter der Verantwortung einer verantwortlichen Person zu halten, so dass kein Missbrauch vorliegt.

Vorteile:

(a) Die Operation spart Zeit. Rund 2.000 Briefe können in einer Stunde von einer Hand bedient werden und 15.000 von einer elektrisch betriebenen Maschine.

(b) Ein Briefmarkenbestand muss nicht gepflegt werden.

(d) Das Postbuch muss nicht gepflegt werden.

(e) Die Post ist schnell zur Auslieferung bereit.

(f) Der Druck von Werbeslogans ist eine billige Werbemethode.

Nachteile:

(a) Es kann zu Verschwendung durch Frankieren falscher Beträge kommen.

(b) Die Post muss jeden Tag nach dem Frankieren zur Post gebracht werden und kann nicht in das Postfach gelegt werden.

(d) Für dringende Briefe, die sofort verschickt werden müssen, können noch immer lose Briefmarken erforderlich sein, aber bis dahin ist das Postamt geschlossen.

(e) Ein guter Betrag muss im Voraus an die Post gezahlt werden.

(f) Es fallen Betriebs- und Wartungskosten an. Der Tintenfluss muss aufrechterhalten werden.