4 Schritte bei der Organisation Ihrer Organisation - diskutiert!
Der Prozess des Organisierens besteht aus folgenden Schritten!
1. Identifizierung und Arbeitsteilung:
Die Organisationsfunktion beginnt mit der Aufteilung der Gesamtarbeit in kleinere Einheiten. Jede Einheit der Gesamtarbeit wird als Job bezeichnet.
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Einer Person in der Organisation wird nur ein Job zugewiesen. Die Aufteilung der Arbeit in kleinere Jobs führt zu einer Spezialisierung, da die Jobs den einzelnen Personen entsprechend ihren Qualifikationen und Fähigkeiten zugewiesen werden. Die Arbeitsteilung führt zu systematischem Arbeiten. In einer Bank wird beispielsweise jeder Person ein Job zugewiesen. Ein Kassierer akzeptiert Bargeld, ein Kassierer führt Zahlungen aus, eine Person gibt Scheckbücher aus, eine Person erhält Schecks usw. Bei der Arbeitsteilung in Jobs arbeiten die Banken sehr reibungslos und systematisch.
2. Gruppierung der Jobs und Abteilung
Nachdem die Arbeit in kleinere Jobs aufgeteilt wurde, werden verwandte und ähnliche Jobs in einer Abteilung zusammengefasst. Die Abteilung oder Gruppierung von Jobs kann von der Organisation auf verschiedene Arten durchgeführt werden. Die gebräuchlichsten zwei Möglichkeiten sind:
(a) Funktionsabteilung:
Bei dieser Methode werden Jobs, die sich auf die gemeinsame Funktion beziehen, in einer Abteilung zusammengefasst. Beispielsweise werden alle auf die Produktion bezogenen Jobs in der Produktionsabteilung zusammengefasst. vertriebsbezogene Jobs werden in der Vertriebsabteilung usw. zusammengefasst.
(b) Bereichsabteilung:
Wenn eine Organisation mehr als eine Art von Produkten herstellt, bevorzugt sie eine Divisionsabteilung. In diesem Bereich sind die auf ein Produkt bezogenen Jobs in einer Abteilung zusammengefasst. Wenn zum Beispiel eine Organisation Kosmetika, Textilien und Arzneimittel herstellt, werden die mit der Herstellung, dem Verkauf und der Vermarktung von Kosmetika verbundenen Tätigkeiten in einer Abteilung zusammengefasst, in der Textilbranche unter einer und so weiter.
3. Abtretung von Aufgaben:
Nach der Aufteilung der Organisation in spezialisierte Abteilungen erhält jeder Mitarbeiter, der in verschiedenen Abteilungen tätig ist, eine Aufgabe, die seinen Fähigkeiten und Qualifikationen entspricht. Die Arbeit wird nach den Fähigkeiten des Einzelnen zugewiesen. Den Mitarbeitern werden Aufgaben zugewiesen, indem ihnen ein Dokument mit der Bezeichnung Jobbeschreibung gegeben wird. In diesem Dokument werden der Inhalt und die Verantwortlichkeiten im Zusammenhang mit der Arbeit klar definiert.
4. Aufbau einer Berichterstattungsbeziehung:
Nach der Gruppierung der Aktivitäten in verschiedenen Abteilungen müssen die Mitarbeiter die Arbeit erledigen und die Arbeit ausführen, die jeder Einzelne benötigt. Im vierten Schritt des Organisationsprozesses erhalten alle Einzelpersonen eine Berechtigung, die der zu erledigenden Aufgabe entspricht.
Die Zuweisung der Behörde führt zur Schaffung einer übergeordneten untergeordneten Beziehung und die Frage, wer wem berichtet, wird geklärt. Das Individuum der höheren Autorität wird zum Vorgesetzten und mit weniger Autorität zum Untergeordneten.
Mit der Etablierung der Autorität wird eine Führungshierarchie erstellt (Befehlskette) und das Prinzip der Skalarkette folgt dieser Hierarchie. Die Einrichtung von Autorität hilft auch bei der Schaffung einer Führungsebene.
Die Manager mit der höchsten Befugnis werden als Manager der obersten Ebene angesehen, Manager mit etwas weniger Befugnissen werden Teil des Managements der mittleren Ebene, und die Manager mit den geringsten Befugnissen werden im unteren Managementbereich zusammengefasst. Mit der Einrichtung der Behörde können die Einzelpersonen ihre Arbeit verrichten und jeder weiß, wer an wen berichten wird.
