Top 8 Arten von Dokumenten, die in der Buchhaltung verwendet werden

Einige der wichtigsten Arten von Dokumenten, die im Rechnungswesen verwendet werden, lauten wie folgt:

1. Kassenmemo:

Verkäufe und Einkäufe sind die Hauptmerkmale eines Unternehmens. Für die Erfassung von Barverkäufen und Bareinkäufen dienen Bargeldvermerke als Quelldokumente. Die Cash-Memo ist ein Quelldokument, in dem alle Transaktionen, die sich auf Barverkäufe oder -einkäufe beziehen, erfasst werden sollen.

Wenn Waren von einem Unternehmen auf Barbasis gekauft werden, erhält die Firma eine Bargeldnotiz und wenn ein Unternehmen Waren verkauft, gibt es eine Bargeldnotiz, in der alle Einzelheiten der Transaktion, die den Kauf oder Verkauf betrifft, erfolgen. Anzahl oder Menge gekauft / verkauft, Preis, Rabatt oder Erlaubnis und Umsatzsteuer erhoben oder hinterlegt. Diese Transaktionen werden dann auf der Basis von Kassenbelegungen im Kontobuch erfasst. Bei der Prüfung besteht die oberste Pflicht des Abschlussprüfers darin, das Kassenbuch anhand der Kassenbelege zu überprüfen.

Das Exemplar der Bargeldnotiz lautet wie folgt:

2. Rechnung und Rechnung:

Rechnung oder Rechnung zeichnet die mit Verkauf oder Kauf verbundenen Kredittransaktionen auf. Dies wird vorbereitet, wenn ein Unternehmen die Waren auf Kredit kauft oder verkauft. Zu dem Zeitpunkt, zu dem die Waren vom Kreditunternehmen auf Kredit verkauft werden, wird eine Verkaufsrechnung erstellt, in der alle Details des Kreditverkaufs angegeben sind. Die Menge, Rate und Gesamtmenge usw. werden erwähnt.

In der Regel werden Rechnungen in zweifacher Ausfertigung erstellt, die Hauptkopie (Original) wird an den Käufer gesendet, und die andere wird vom Geschäftsunternehmen zur Aufzeichnung und späteren Bezugnahme aufbewahrt. Beim Kauf von Waren auf Gutschrift erstellt der Lieferant die Rechnung ebenfalls in zweifacher Ausfertigung. Wenn die Hauptkopie beim Käufer eingeht, wird sie zur Rechnung.

Ein Muster einer Rechnung oder Rechnung ist unten angegeben:

3. Empfang:

Der Beleg ist ein Beleg dafür, dass die Zahlung aufgrund eines Geschäftsvorgangs getätigt wird. Dieses Quelldokument dient dazu, den Nachweis zu erbringen, dass der Partei (die das Bargeld erhält) Bargeld aus irgendeinem Geschäftstransfer ausgezahlt wird. Von jeder Quittung werden mindestens zwei Kopien angefertigt.

Die Originalkopie ist für die Übergabe an die Partei, die die Zahlung leistet, vorbereitet, und eine weitere Kopie wird aufbewahrt. Die Einzelheiten des Geschäftsvorgangs, für den das Bargeld eingeht, sind z. Datum, Betrag, Name der Partei und Art der Zahlung usw. sind in diesem Quelldokument angegeben.

Ein Beleg der Quittung ist unten angegeben:

4. Zahlen Sie in Slip:

Dieses Dokument dient dazu, den Nachweis zu erbringen, dass zu einem bestimmten Zeitpunkt ein bestimmter Betrag bei der Bank hinterlegt wurde. Wenn ein Einleger Geld auf das Bankkonto eingezahlt hat, füllt er ein von der Bank zur Verfügung gestelltes Formular aus, das die Informationen über das Datum, den zu hinterlegenden Betrag und den Namen des Einlegers usw. enthält.

Der Bankangestellte unterschreibt, stempelt das Gegenblatt des Einzahlungsscheins und gibt es dem Einleger zurück. In der Regel erhalten die großen Unternehmen die gesamte Einzahlungsliste und sie alle in einem Buch gebunden. Das Gegenblatt des Einzahlungsscheins wird zu einem Quelldokument, das dem Kunden als Nachweis dient, um diese Transaktion in den Kontobüchern zu erfassen.

5. Überprüfen Sie:

Ein vom Hersteller unterzeichneter Scheck in einer bedingungslosen Reihenfolge, die von einem bestimmten Hanker gezahlt wird, und den Bankier dazu auffordert, auf Verlangen einen bestimmten Geldbetrag nur an die Anordnung einer Person oder des Inhabers der Urkunde zu zahlen. -Negotiable Instruments Act, 1881

Ein Scheck ist ein Instrument, das von einem Bankier abgerufen wird und bei Bedarf zahlbar ist. Die Bank stellt ihren Kontoinhabern eine Broschüre mit Scheckformularen aus. Ziffern, die unten auf den Schecks angegeben sind, bezeichnen den Code "Staat", "Bank", "Zweigstelle", "Scheck" und "Kontotyp".

Durch Schecks kann die Zahlung an eine bestimmte Person geleistet werden, indem der Name der Partei nach den Worten "Pay" und das Wort "Inhaber" mit einer auf den Scheck gedruckten Zeile gestrichen wird. In diesem Fall wird die Prüfung als Auftragsprüfung bezeichnet. Um Betrug zu vermeiden, werden die Prüfungen gekreuzt, indem zwei parallele Querlinien über die Prüfung gezogen werden. Manchmal werden die Wörter '& Co', 'Nur A / C-Zahlungsempfänger', 'Nicht verhandelbar' oder 'Name der Bank' in diese Zeilen geschrieben.

In diesem Fall wird die Prüfung zu einer Verrechnungsprüfung. Die Zahlung gegen Verrechnungsscheck kann nicht einfach durch Einreichung des Schecks erfolgen. Der Verrechnungsscheck muss zuerst auf dem Bankkonto des Kontoinhabers hinterlegt werden, zu dessen Gunsten der Scheck in Anspruch genommen wird, und nur über sein Konto kann die Zahlung abgehoben werden.

Die Zahlung kann auch an jede Person geleistet werden, die den Scheck trägt und vorlegt. In diesem Fall wird Scheck als Inhaberüberprüfung bezeichnet. Von der Schublade wird ein Scheck unterzeichnet, in dem der Betrag und der Name der Partei angegeben sind, an die die Zahlung erfolgen soll. Betroffene Person kann es direkt eingezogen bekommen. Der Kontoinhaber kann das Geld auch von seinem Konto abheben, indem er das Wort "Selbst" schreibt.

Muster eines Inhabers und eines gekreuzten Schecks sind unten aufgeführt:

6. Lastschrift:

Eine Lastschrift ist ein Dokument, aus dem hervorgeht, dass das Unternehmen die Partei, an die dieses Dokument gesendet wird, für ein anderes Geschäft als den Kreditverkauf belastet. Das Unternehmen kann gegenüber dem Lieferanten eine Belastungsanzeige für einen Betrag erstellen, der von ihm einzuziehen ist, wenn das Unternehmen einige fehlerhafte Waren zurücksendet oder nicht gemäß den Spezifikationen.

Bei Überzahlung an eine der Parteien kann auch eine Lastschrift erstellt werden. In diesem Dokument werden alle Details zu Datum und Betrag der Transaktion, der Name der Partei, deren Konto belastet wird, sowie der Grund für die Belastung seines Kontos genannt.

Das Muster der Lastschrift lautet wie folgt:

7. Gutschrift:

Eine Gutschrift ist ein Dokument, aus dem hervorgeht, dass das Unternehmen der Partei, an die dieses Dokument gesendet wird, die Gutschrift für einen anderen Geschäftsvorgang als den Kreditkauf erteilt hat. Wenn ein Unternehmen die verkauften Waren zurückerhält, macht es eine Gutschrift zugunsten des Käufers, aus der hervorgeht, dass sein Konto in den Büchern des Unternehmers gutgeschrieben wurde.

Eine Gutschrift kann auch erstellt werden, wenn an eine der Parteien weniger bezahlt wird. In diesem Dokument werden alle Details zu Datum und Betrag der Transaktion, der Name der Partei, deren Konto gutgeschrieben wird, sowie der Grund für die Gutschrift seines Kontos genannt. Um sie von einer Lastschrift zu unterscheiden, wird sie üblicherweise in roter Tinte hergestellt.

Das Muster der Gutschrift lautet wie folgt:

8. Gutscheine:

Die Dokumente, die zur Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen in den Geschäftsbüchern erstellt werden, werden als Gutscheine bezeichnet. Der Beleg wird auf Basis der Quelldokumente erstellt. Für die Erfassung von Geschäftsvorfällen in den Kontobüchern werden die Quelldokumente weiter analysiert und es wird festgestellt, welches Konto belastet wird und welches Konto gutgeschrieben wird. Das Dokument, auf das diese Schlussfolgerung geschrieben wird, wird als Beleg oder Buchungsbeleg bezeichnet.

Funktionen des Gutscheins:

(i) Es ist ein Dokument.

(ii) Es wird durch Analyse der Quelldokumente vorbereitet.

(iii) Sie enthält eine Entscheidung über die zu belastenden Konten.

(iv) Es hilft bei der Verbuchung eines Buchhaltungseintrags in den Rechnungsbüchern.

(v) Es wird vom Wirtschaftsprüfer vorbereitet und unterzeichnet und vom Zeichnungsberechtigten des Unternehmens gegengezeichnet.

Vorbereitung der Gutscheine:

Geschäftsvorgänge in den Kontobüchern sind in den Quelldokumenten verfügbar. Diese Dokumente werden weiter analysiert und es wird geschlossen, welches Konto belastet wird und welches Konto gutgeschrieben wird. Nachdem entschieden wurde, dass der Leiter des Kontos belastet und gutgeschrieben wurde, werden Gutscheine vorbereitet. In der Regel sind leere Formulare in gedruckter Form auf dem Markt erhältlich.

Buchungsbelege gibt es in zwei Arten:

(i) Bargeldschein und

(ii) Non-Cash-Gutschein.

1. Gutscheine:

Barschecks sind Gutscheine, die zum Zeitpunkt des Eingangs oder der Zahlung von Bargeld erstellt werden. Es beinhaltet auch den Erhalt und die Zahlung per Scheck.

Gutscheine gibt es in zwei Arten:

(i) Gutscheine und

(ii) Lastschriftgutscheine.

(i) Gutscheine:

Gutscheine sind Gutscheine, die zum Zeitpunkt des Bargeldempfangs erstellt werden.

Bargeld kann eingehen, wenn:

(i) Ware wird verkauft

(ii) Verkauf von Vermögenswerten oder Investitionen usw.

Format des Gutscheins:

Inhalt der Gutscheine:

1. Name und Anschrift der Entität

2. Datum der Vorbereitung des Gutscheins

3. Rechnungsbelegnummer

4. Titel der Rechnungslegung gutgeschrieben

5. Nettobetrag der Transaktion.

6. Erzählung (eine kurze Beschreibung der Transaktion).

7. Unterschrift der Person, die den Gutschein vorbereitet hat.

8. Unterschrift des Zeichnungsberechtigten.

9. Unterstützende Belegnummer.

(ii) Lastschriftgutscheine:

Lastschriftgutscheine sind Gutscheine, die bei Zahlung vorbereitet werden. Die Zahlung kann auf Kosten von Ausgaben, Einkäufen, Ziehung des Inhabers, Zahlung an den Gläubiger usw. erfolgen.

Format des Lastschriftbelegs:

Inhalt des Lastschriftbelegs:

1. Name und Addierer der Entität

2. Datum der Vorbereitung des Gutscheins.

3. Rechnungsbelegnummer.

4. Titel des belasteten Kontos.

5. Netto-Transaktionsbetrag.

6. Erzählung (dh eine kurze Beschreibung der Transaktion).

7. Unterschrift der Person, die es vorbereitet hat.

8. Unterschrift des Prokuristen der Organisation.

9. Unterstützende Belegnummer.

10. Ein neues Dokument des Belegs.

2. Gutscheine (Überweisungsgutscheine):

Non-Cash-Gutscheine sind Gutscheine, die für die Übergänge vorbereitet sind, die weder den Geldfluss noch den Geldfluss betreffen. Zum Beispiel Lastschrift, Gutschrift, Rechnungen usw. Diese werden vorbereitet, wenn Übergänge wie Kreditverkäufe, Krediteinkäufe usw. aufgezeichnet werden sollen.