Schritte zum Planen eines Jobdesigns

Bei der Planung eines Auftragsentwurfs müssen die folgenden Schritte ausgeführt werden:

1. Job Informationen:

Jobinformationen sind eine wesentliche Voraussetzung für eine effektive Jobanalyse. Es erleichtert nicht nur die Beurteilung von Arbeitsplätzen bei der Gestaltung von Vergütungen, sondern hilft auch, die Mitarbeiter über ihre Pflichten und Verantwortlichkeiten zu informieren.

Unvollständiges Wissen über ihre Pflichten und Verantwortlichkeiten beeinflusst auch die Leistung der Mitarbeiter und die gesamte organisatorische Produktivität. Die Verbreitung von Stelleninformationen im Ernennungsschreiben ist möglicherweise nicht angemessen. Die richtige Dokumentation und Kommunikation während des Einführungsschulungen ist der richtige Ansatz.

Ziele der Jobinformation:

Das erste Ziel von Jobinformationen besteht darin, den Mitarbeitern die Pflichten und Verantwortlichkeiten, die mit einem Job verbunden sind, zu vermitteln, um ihnen ein klares Verständnis zu vermitteln. Dies hilft den Mitarbeitern auch, die organisatorischen Erwartungen von ihnen zu verstehen. Ein weiteres Ziel von Jobinformationen ist die Organisationsanalyse. Es hilft bei der Workflow-Analyse in Bezug auf einen Job und hilft bei der Identifizierung redundanter Arbeitselemente in einem Job. Somit erleichtert es die Umstrukturierung von Arbeitsplätzen.

Für das organisatorische Verhalten hilft die Arbeitsinformation dabei, die Verhaltensanforderungen des einzelnen Mitarbeiters zu analysieren, so dass die Organisationen geeignete Maßnahmen zur Verbesserung des Verhaltens ergreifen können, um die Kompetenzen der Mitarbeiter zu stärken, um im Markt wettbewerbsfähig zu bleiben. Job-Informationen helfen Organisationen auch dabei, den Umfang der internen Einstellungen und die Anforderungen der externen Einstellungen für die Besetzung verschiedener Positionen in der Organisation zu bestimmen.

Bei der Festlegung von Leistungsstandards und der Festlegung von Beschäftigungszielen sind Berufsinformationen sowohl in qualitativer als auch in quantitativer Hinsicht unerlässlich. Dies erleichtert es auch, die Leistung eines Mitarbeiters anhand solcher gesetzten Standards wissenschaftlicher zu bewerten. Für andere HR-bezogene Entscheidungen wie Beförderung, Versetzung, Standortverlagerung, Entlassung von Redundanzen und Entschädigung liefern die Auftragsinformationen entscheidende Beiträge.

2. Jobanalyse:

Die Jobanalyse ist der Prozess des Sammelns von Informationen über den Job und das Bewerten dieser Informationen im Hinblick auf das Notwendige und Relevante. Im Wesentlichen beinhaltet die Jobanalyse drei Fragen: Was ist ein Job? Was soll analysiert werden? Welche Analysemethoden sollten verwendet werden?

Ein Job ist eine Gruppe von im Wesentlichen ähnlichen Aktivitäten oder Aufgaben, die von einer Person oder einer Gruppe von Personen ausgeführt werden. Diese Aktivitäten oder Aufgaben werden zusammen zum Job. Offensichtlich müssen Aufgaben oder Aktivitäten von Jobs nicht identisch sein. Es kann an verschiedenen Orten mit unterschiedlichen Geräten in einer anderen Reihenfolge durchgeführt werden.

Einige Mitarbeiter können zusätzlich zu ihrer Haupttätigkeit bestimmte Tätigkeiten ausüben. Oder einige Mitarbeiter üben gelegentlich oder vorübergehend anstelle der abwesenden Personen eine Arbeit aus. Diese Definition eines Jobs wird normalerweise beim Vergütungsdesign und für andere Verwaltungspraktiken verwendet.

Es wird jedoch eine allgemeinere Beschreibung eines Jobs verwendet, die durch 'position' anstelle von 'job' gekennzeichnet wird. Eine Position ist eine Familie von Jobs, in denen bestimmte Aufgaben variieren, aber eine gewisse Austauschbarkeit der Arbeit ist möglich und die Funktionsweise der Arbeit ist ähnlich. Beispiele hierfür sind Assembler, Schreibarbeiter und Buchhalter.

Die umfassendere Definition eines Jobs erleichtert die Entwicklung genauer Jobinformationen und spiegelt die Arbeit jedes einzelnen Mitarbeiters genau wider. Auf der anderen Seite ist es umso schwieriger, die Arbeitsplatzunterschiede zu identifizieren, je genauer die Definition der Arbeit ist, was das Management der Mitarbeiter zusätzlich erschwert.

Eine weitere grundlegende Frage für die Jobanalyse ist, ob die Organisation die zugewiesenen Arbeiten oder die tatsächlich ausgeführten Arbeiten messen soll. Einige Experten für Kompensationsentscheidungen argumentieren, dass die Organisation den Mitarbeitern möglicherweise keine Anerkennung für das, was sie tatsächlich tun, macht, wenn die Arbeitsanalyse die geleistete Arbeit nicht berücksichtigt.

Auf der anderen Seite kann die Analyse der geleisteten Arbeit bedeuten, dass den Mitarbeitern die Möglichkeit gegeben wurde, sich selbst Arbeit zuzuweisen. In Wirklichkeit liegt es in der Verantwortung des Managers, einen Job zuzuweisen. Die Aufgabe eines Analytikers besteht im Wesentlichen darin, Jobinformationen zu sammeln und nicht die Logik der Arbeitsaufträge zu bewerten. Er ist in erster Linie für die Erfassung der Verantwortlichkeiten verantwortlich, die ein Manager einem Mitarbeiter zugewiesen hat.

Was muss analysiert werden:

Die Art der Jobinformationen für die Jobanalyse hängt von einer Reihe von Überlegungen ab - ob die Analyse zu Evaluierungszwecken oder auch zu anderen Zwecken erforderlich ist; Welches Jobniveau soll analysiert werden? welche Art von Bewertungsplan verwendet wird; und welches Job-Wissen der Analytiker hat, der die Bewertung durchführt.

Einige grundlegende Informationsbereiche können Folgendes umfassen:

(a) Grundlegender Zweck der Arbeit

(b) Arbeitselemente am Arbeitsplatz - erfordern das Studium spezifischer Aufgaben, Verantwortungsbereiche und Arbeitsbeispiele

(c) Allgemeine Bedeutung jedes einzelnen Jobelements und seiner Beziehung zur Gesamtoperation - die Art und Weise, in der es in die gesamte Jobposition integriert ist

(d) Ungefähre Zeit für jede Aufgabe oder einen bestimmten Verantwortungsbereich

(e) Umfang der Arbeit und ihre Auswirkungen auf die Operation

(f) Inhärente Autorität (nicht nur formelle Delegation, sondern auch Handlungsspielraum) und formale oder informelle Arbeitsprüfungen

(g) Arbeitsbeziehungen (einschließlich Supervision)

(h) spezifische Methoden, Ausrüstungen oder Techniken, die für die Tätigkeit erforderlich sind

(i) Arbeitsklima, einschließlich Ziele und Arbeitsumfeld

(j) Arbeitsbedingungen wie körperliche Anstrengung, Gefahren, Unbehagen, Fristenjagd, Reiseanforderungen, Kreativität und erforderliche Innovationen

Welche Analysemethoden müssen verwendet werden?

Auftragsinformationen können auf verschiedene Weise von einem Mitarbeiteranalytiker oder vom einzelnen Vorgesetzten abgerufen werden. Es ist immer besser, die Vorgesetzten aufgrund der funktionalen Nähe in die Erstellung von Auftragsinformationen einzubeziehen. Eine relativ einfache und kostengünstige Analysemethode ist das Sammeln von Jobinformationen über die Antwort auf den Fragebogen.

Die direkte Beobachtung der geleisteten Arbeit ist eine weitere wichtige Methode der Arbeitsanalyse. Die Beobachtung der Arbeit ist wichtig, um die Rolle des Jobs zu verstehen. Dies ist jedoch kostspieliger und zeitraubender. Wertvolle Jobinformationen können auch aus Organisationshandbüchern, Zeitstudienberichten, früheren Jobbeschreibungen und Methodenstudien abgerufen werden.

3. Jobfragebogen:

Ein Jobfragebogen ist ein spezielles Werkzeug zur Konsolidierung von Jobinformationen. Hierbei handelt es sich um ein gedrucktes Formular, in dem wichtige Informationen über den Job entweder vom Mitarbeiter oder von seinen Vorgesetzten aufgelistet werden können. Der große Vorteil des Job-Fragebogens besteht darin, dass er das Wissen derjenigen nutzt, die nahe am Job sind. Darüber hinaus gibt es jedem Mitarbeiter die Möglichkeit, sich zu beteiligen und Beiträge zu leisten, indem er auf den Fragebogen Antworten gibt, was die sofortige Erfassung von Arbeitsinformationen erleichtert.

Ein weiterer wichtiger Vorteil des Job-Fragebogens besteht darin, dass gesammelte Informationen als Jobbeschreibungen verwendet werden können. Dadurch entfällt das Erfordernis des weiteren Beschreibens von Stellenbeschreibungen. Darüber hinaus profitieren Organisationen von einem Job-Fragebogen, indem sie den Mitarbeitern aktuelle Job-Informationen zur Verfügung stellen.

Die größten Nachteile des Jobfragebogens bestehen jedoch darin, dass sein Erfolg vom Verständnis und der Schreibfähigkeit der einzelnen Mitarbeiter und Vorgesetzten abhängt. Bei Wahrnehmungsinkongruenz können Inkonsistenzen im Antwortmuster auftreten.

Solche Inkonsistenzen im Antwortmuster können sich weiter multiplizieren, wenn mehrere Personengruppen an der Antwort / Umfrage des Fragebogens teilnehmen. Darüber hinaus kann es bei der Zusammenstellung von Jobinformationen aus der Antwort auf den Fragebogen zu Übertreibungen kommen. Dies sind die inhärenten Probleme der Informationsqualität durch den Jobfragebogen.

Um solche inhärenten Nachteile des Erstellens von Jobinformationen durch einen Jobfragebogen zu beseitigen, ist es immer besser, die Informationen durch eine Kombination aus direkter Beobachtung und Jobfragebogen zusammenzustellen. Dieser Ansatz kann zeitaufwändig sein und enorme Kosten verursachen, er ist jedoch wissenschaftlicher, da er die Fehlerwahrscheinlichkeit eliminiert, indem er die wahrnehmenden Unterschiede zwischen dem, was er wahrnimmt und was er tut, berücksichtigt.