Die 10 wichtigsten Befüllungsgrundsätze, die in einem Amt zu beachten sind

Dieser Artikel beleuchtet die zehn wichtigsten Abfüllungsgrundsätze, die in einem Amt zu beachten sind. Die Grundsätze sind: 1. Einfachheit 2. Eignung 3. Zugänglichkeit 4. Gebrauchstauglichkeit 5. Kompaktheit 6. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit 7. Ökonomie 8. Aufbewahrung 9. Aktualität 10. Klassifizierung.

Füllprinzip Nr. 1. Einfachheit:

Das angewendete System, das angewendete Verfahren und die verwendete Ausrüstung müssen für jeden Mitarbeiter aufgrund der gewöhnlichen Intelligenz einfach und verständlich sein. In den meisten Fällen werden die Mitarbeiter natürlich geschult.

Abfüllprinzip Nr. 2. Eignung:

Das System und das Verfahren müssen der Art der Aktivitäten der Organisation entsprechen.

Abfüllprinzip Nr. 3. Zugänglichkeit:

Die Dateien müssen so angeordnet sein, dass sie für alle Betroffenen leicht zugänglich sind.

Abfüllprinzip Nr. 4. Gebrauchstauglichkeit:

Das System muss so beschaffen sein, dass eine Datei schnell auffindbar ist, bequem gehandhabt werden kann und jederzeit für die Verfügbarkeit aufbewahrt werden kann.

Füllprinzip Nr. 5 : Kompaktheit:

Unnötig viel Platz darf das Ablagesystem nicht einnehmen. Es wurde entdeckt, dass neue Ausrüstungsformen mehr Nutzen haben, aber weniger Platz benötigen.

Abfüllprinzip Nr. 6. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit:

Das System muss über Erweiterungsmöglichkeiten verfügen, um mit den wachsenden Aktivitäten des Konzerns eine größere Anzahl von Dateien aufnehmen zu können. Es muss in der Lage sein, sich an Änderungen im Anmeldeverfahren anzupassen, z. B. Änderungen in der Klassifizierungsmethode.

Abfüllprinzip Nr. 7. Wirtschaftlichkeit:

Welches System auch immer eingesetzt wird, es muss wirtschaftlich sein. Alle unnötigen Ausgaben müssen vermieden werden. Die Einreichung ist eine regelmäßige Arbeit. Wenn es teuer wird, steigen die Kosten für die Einrichtung enorm.

Füllprinzip Nr. 8. Aufbewahrung:

Zeitweise müssen nicht benötigte Dokumente und Dokumente gelöscht oder unnötige Dateien zerstört werden. Andernfalls werden Dateien unnötig umfangreich, nehmen Platz in Anspruch und erlauben nicht die Aufnahme wichtiger neuer Dokumente.

Füllprinzip Nr. 9. Aktuell:

Akten werden durch Einfügen von Papieren ohne Verzögerung auf den neuesten Stand gebracht.

Abfüllprinzip Nr. 10. Einstufung:

Die Dateien müssen für eine einfache Handhabung ordnungsgemäß klassifiziert und mit Querverweisen indiziert werden.