Verfahren für ein effektives Funktionieren der Einkaufsabteilung
Verfahren zur effektiven Funktionsweise der Einkaufsabteilung (mit Muster)!
(a) Bestellanforderungen oder Einrücken von Materialien :
Der Einkaufsbeauftragte leitet keine Maßnahmen für den Einkauf von Material auf eigene Faust ein. Mit Hilfe der Bestellanforderungen erfährt der Einkaufsbeauftragte, welche Arten von Materialien in der Organisation benötigt werden.
Eine Bestellanforderung ist ein Formular, das als formale Aufforderung an die Einkaufsabteilung zum Kauf von Materialien verwendet wird. Dieses Formular wird vom Lagerhalter für reguläres Lagermaterial und vom Abteilungsleiter für spezielles Material vorbereitet, das nicht als reguläres Lager geführt wird. Die Anforderung wird von einer Führungskraft, z. B. dem Werksleiter oder dem Werksleiter, zusätzlich zu derjenigen genehmigt, von der die Anforderungen stammen.
Die Bestellanforderung wird in der Regel in dreifacher Ausfertigung erstellt. Die Originalkopie wird an die Einkaufsabteilung gesendet, das Duplikat wird vom Lagerhalter oder von der Abteilung aufbewahrt, die die Bestellanforderung auslöst, und das Triplikat wird an den befugenden Mitarbeiter gesendet.
Die vom Lagerhalter für reguläre Materialien ausgelöste Bestellanforderung wird als "reguläre" Bestellanforderung bezeichnet, und die vom Abteilungsleiter für Spezialmaterialien erstellte Bestellanforderung wird als "spezielle" oder "gelegentliche" Bestellanforderung bezeichnet. Regelmäßige Bestellanforderungen werden erstellt, wenn die Materialpositionen die bestellten Ebenen erreichen, dh die Ebene, auf der der Nachschubauftrag bestellt werden soll.
Dies geschieht mit dem Ziel, Materialknappheit zu vermeiden und eine ununterbrochene Materialversorgung für Arbeitsplätze oder Abteilungen zur Verfügung zu stellen. Das Musterformular einer Bestellanforderung ist unten angegeben.
Aus dem obigen Muster der Bestellanforderung geht hervor, dass es drei grundlegende Informationen enthält, die die Arbeit der Einkaufsabteilung erleichtern.
Diese sind:
(a) Welches Material soll gekauft werden? Die Beschreibung der Artikel- und Filial-Codenummer sollte in der Bestellanforderung eindeutig angegeben werden, damit die richtige Materialqualität erworben werden kann.
(b) Wann soll gekauft werden? Das Material sollte zum richtigen Zeitpunkt eingekauft werden, so dass weder Materialmangel noch übermäßige Investitionen in Aktien möglich sind.
(c) Wie viel ist auf einmal zu bestellen? Was soll wirtschaftliche Bestellmenge sein?
(b) Erkundung der Bezugsquellen und Auswahl des Lieferanten:
Nach Erhalt der Bestellanforderung muss eine Bezugsquelle für Material ausgewählt werden. Die Einkaufsabteilung führt in der Regel für jede Materialgruppe eine Liste der Namen und Adressen der Lieferanten. Angebote können von diesen Anbietern durch Abgabe von Angeboten angefordert werden. Nach Erhalt der Angebote der Lieferanten sollte eine vergleichende Aufstellung der verschiedenen Angebote erstellt und die gewünschten Lieferanten ausgewählt werden.
Bei der Auswahl des Lieferanten, an den die Bestellung für den Materialeinkauf erfolgen soll, sollte die Einkaufsabteilung Folgendes berücksichtigen:
(i) Fertigungskapazitäten
(ii) Zuverlässigkeit des Lieferanten
(iii) Finanzlage des Lieferanten,
(iv) die Geschäftsführung der Lieferfirma,
(v) notierter Preis
(vi) Menge, für die der angegebene Preis gilt,
(vii) Zahlungsbedingungen,
(viii) Lieferbedingungen und
(ix) Spezifikationen, nach denen die Produkte hergestellt werden.
Alle anderen Faktoren; da derselbe gleich ist, sollte der Kaufpreis der niedrigste Preis sein, zu dem ein bestimmtes Material gekauft werden soll. Der Lieferant, von dem das Material gekauft wird, sollte daher verlässlich und in der Lage sein, zu angemessener Zeit Materialien von einheitlicher Qualität zu angemessenen Preisen zu liefern.
Der Einkaufsbeauftragte sollte bei der Auswahl eines Lieferanten alle oben genannten Kriterien berücksichtigen. er darf jedoch nicht penny-weise und pummelig werden. Er muss keine Angst davor haben, manchmal mehr Geld des Unternehmens auszugeben, um die geforderten Lieferpläne, Qualitätsstandards und Zahlungsbedingungen einzuhalten.
Der Einkaufsmanager erhält die erforderlichen Informationen aus dem Angebotsplan, früheren Aufzeichnungen, Katalogen, Einkäufern und anderen Büchern. Kurz gesagt, er sollte alle erforderlichen Aufzeichnungen führen und dabei das wichtigste Ziel der Einkaufsabteilung berücksichtigen, dh die richtige Menge und Qualität der Materialien zum günstigsten Zeitpunkt zum günstigsten Zeitpunkt zu erwerben, um einen reibungslosen Ablauf der Produktionsfunktion zu ermöglichen.
Das Muster eines Angebotsformulars, das den verschiedenen Lieferanten zur Angebotsabgabe zur Verfügung gestellt wird, lautet wie folgt:
Lieferanten sollten regelmäßig bewertet werden, und diejenigen, deren Leistung hinsichtlich Qualität, Lieferzeit, Verkaufsrichtlinien und wettbewerbsfähigen Preisen als schlecht befunden wird, sollten von der Liste der Lieferanten gestrichen werden. Künftig sollten Angebote von solchen Lieferanten nicht eingeladen werden, bis ihre Leistung gut ist.
Materialien können durch offene Ausschreibungsmethode, eingeschränkte Ausschreibungsmethode und einzelne Ausschreibungsmethode erworben werden. Die offene Ausschreibungsmethode hilft dabei, Angebote von vielen Parteien einzuladen, indem sie in der Presse Werbung macht. Sie wird befolgt, wenn der Kauf erhebliche Mengen und einen erheblichen Wert mit sich bringt.
Diese Methode erhöht den Materialbestand, da ausgeschriebene Angebote länger dauern, um Angebote abzuwickeln und Aufträge zu vergeben. Bei einer begrenzten Ausschreibungsmethode werden Angebote von einer begrenzten Anzahl von Lieferanten eingereicht. Bei begrenzten Ausschreibungen sind die Lieferanten in der Regel mit den Materialien vertraut und können realistische Angebote einreichen.
Lieferanten sind in der Vergangenheit bewährte Lieferanten. Folglich kann eine kontinuierliche Versorgung gemäß den angegebenen Bedingungen sichergestellt werden. In einem solchen Ausschreibungssystem ist Wettbewerbsfähigkeit auch möglich, da der vorherige Preis mit dem notierten Preis verglichen werden kann und wenn die Angebotspreise höher sind, kann das Angebot aufgefordert werden, die Erhöhung zu rechtfertigen. Diese Methode ist aufgrund ihrer Vorteile beliebter. Auf die Methode der Einzelausschreibung wird zurückgegriffen, wenn der Lieferant ein einziger Lieferant ist.
(c) Bestellung:
Nach der Auswahl des Lieferanten bereitet die Einkaufsabteilung eine Bestellung für die Belieferung von Filialen vor. Die Bestellung ist die schriftliche Genehmigung des Lieferanten zur Lieferung des jeweiligen Materials oder Materials. Der Nachweis des Vertrages zwischen dem Käufer und dem Lieferanten bindet sowohl den Käufer als auch den Lieferanten an die Bedingungen, unter denen die Bestellung aufgegeben wird.
Der Lieferant ist verpflichtet, Materialien gemäß den Bedingungen der Bestellung zu liefern, und der Käufer ist verpflichtet, die vereinbarte Lieferung und Lieferung von Materialien zu akzeptieren. Darüber hinaus ist es das Dokument, das der empfangenden Abteilung die Befugnis erteilt, die bestellten Materialien zu erhalten, und der Buchhaltung, die Rechnung vom Lieferanten zur Zahlung anzunehmen.
Die Anzahl der zu erstellenden Exemplare der Bestellung ist von Organisation zu Organisation unterschiedlich. Je nach Größe der Organisation werden drei bis fünf Exemplare erstellt.
Wenn fünf Kopien erstellt werden, kann folgende Verwendung möglich sein:
(i) Die Originalkopie wird an den Lieferanten gesendet.
(ii) Eine Kopie wird an die empfangende Abteilung gesendet.
(iii) Eine Kopie wird an die Person gesendet, die die Bestellanforderung ausgelöst hat.
(iv) Eine Kopie wird an die Buchhaltung gesendet.
(v) Die letzte Kopie wird von der Einkaufsabteilung zum späteren Nachschlagen aufbewahrt.
Ein Musterformular der Bestellung ist unten angegeben:
Die Bestellungen sollten regelmäßig nachverfolgt werden, damit die Materialien rechtzeitig eingehen können. Anfragen sollten in regelmäßigen Abständen zu den vereinbarten Lieferterminen gestellt werden. Es können geeignete Abhilfemaßnahmen getroffen oder alternative Bezugsquellen erschlossen werden, wenn sie Schwierigkeiten haben, das Material zu den versprochenen Lieferterminen zu liefern.
Nach Ablauf der Liefertermine sollten die Lieferanten gebeten werden, die Termine anzugeben, bis zu denen sie voraussichtlich die Materialien liefern werden. Eine Verlängerung der Lieferungen sollte nur mit Vertragsstrafen gewährt werden. Die Nachverfolgung von Aufträgen gewährleistet somit einen reibungslosen Materialeinkauf und Schutz gegen die Schließung des Werks durch Nichterhalt der Materialien.
(d) Erhalt und Prüfung von Materialien :
In großen Unternehmen sollte eine separate Wareneingangs- und Inspektionsabteilung eingerichtet werden, die die Lagerbestände unabhängig von den Lagerbeständen aufnimmt, um die Materialien zu erhalten und zu inspizieren. Bei kleinen Bedenken kann jedoch die Arbeit der Entgegennahme der Ware dem Ladenbesitzer übertragen werden.
Die Funktionen der Empfangs- und Inspektionsabteilung sind:
1. Pflege der Bestelldateien.
2. Entgegennahme, Entladung und Auspacken des von den Lieferanten gelieferten Materials unter Lieferbedingungen. Diese Challans werden von einem Sachbearbeiter in der Annahmeabteilung unterschrieben und ein Exemplar des Challans wird an den Lieferanten zurückgegeben, um den Erhalt der vom Lieferanten unter dem Challan gelieferten Materialien zu bestätigen.
3. Überprüfung der Menge und des physischen Zustands der erhaltenen Materialien. Dies geschieht durch einen Vergleich der Bestellung mit dem Lieferprogramm. Jeder Mangel oder Bruch sollte dem Lieferanten mitgeteilt werden.
4. Überprüfung der Qualität der erhaltenen Materialien. Der Ingenieur oder der Chemiker können angerufen werden, um die Qualität der Materialien zu überprüfen. Er muss sicherstellen, dass die Qualität der Bestellung entspricht. Nach der Prüfung der Materialqualität legt die Abteilung einen Bericht über die Qualität vor und legt fest, ob einige Materialien abgelehnt wurden.
5. Nach Abschluss der Prüfung muss der Sachbearbeiter die Angaben zu den in der Filiale oder im Wareneingangsschein erhaltenen Materialien eingeben. Es sollten fünf Exemplare der Notiz vorbereitet werden. Eine Kopie wird von der Empfangsabteilung aufbewahrt, und vier Kopien werden zusammen mit den Materialien an den Ladenbesitzer gesendet.
Er überprüft erneut die Materialmenge und vergleicht sie mit der auf der Notiz angegebenen Menge. Er wird alle vier Exemplare unterschreiben.
Eine Kopie wird vom Ladenbesitzer aufbewahrt, und die anderen drei Kopien werden an folgende Abteilungen gesendet (eine Kopie an jede Abteilung):
(i) die Einkaufsabteilung,
(ii) die Buchhaltung,
(iii) Die Abteilung, die die Anforderung veranlasst hat.
Die Form der erhaltenen Waren (oder Waren) ist unten angegeben:
Es ist zu beachten, dass die Tarif- und Betragsspalten von der Kostenabteilung ausgefüllt werden.
Wareneingang ist ein Dokument, anhand dessen Käufe überprüft und die Zahlung an den Lieferanten geleistet wird. Es ist auch hilfreich bei der Einreichung von Ansprüchen für kurze Lieferungen. Es liefert eine vollständige Aufzeichnung aller erhaltenen Materialien.
(e) Prüfen und Übergeben von Rechnungen zur Zahlung :
Wenn die Rechnung vom Lieferanten erhalten wird, wird sie an die Buchhaltung der Filialen gesendet, um sowohl die Echtheit als auch die Rechengenauigkeit zu prüfen. Die in der Rechnung angegebene Menge wird mit Bezug auf Filialeinnahmen geprüft, während der in der Rechnung enthaltene Preis aus der Bestellung geprüft wird. Der Materialpreis muss um Rabatte, Transportkosten, Zölle, Verbrauchsteuern, Containerkosten usw. angepasst werden.
Bevor Sie die endgültige Rechnung überprüfen, müssen folgende Punkte beachtet werden:
1. Ein etwaiger Handelsrabatt ist vom Kaufpreis des Materials abzuziehen.
2. Der vom Lieferanten für Mengeneinkäufe gewährte Mengenrabatt ist auch vom Materialpreis abzuziehen.
3. Skonto wird nur beansprucht, wenn die Zahlung in bar erfolgt. Einige Experten befürworten jedoch, dass Skonti ein rein finanzieller Charakter ist. Daher sollte er nicht auf Kostenrechnungen geführt werden.
4. Transportkosten, die anfallen, wenn das Material zur Organisation gebracht wird, sind Teil der Materialkosten. Wenn der Lieferant diese Kosten für den Käufer trägt, sollte die Materialrechnung um die Transportkosten erhöht werden.
5. Vom Lieferanten gezahlte Versicherungskosten sind ebenfalls zum Materialpreis hinzuzurechnen.
6. Umsatzsteuer, Verbrauchsteuer usw. sind ebenfalls hinzuzufügen.
7. Auf den Restbetrag des Lieferanten fällige Zinsen sind zuzurechnen.
8. Die Kosten von Behältern werden zum Einkaufspreis des Materials hinzugerechnet, wenn sie nicht an den Lieferanten zurückgegeben werden. Der Kaufpreis beinhaltet jedoch keine Kosten für Container, wenn diese zum vollen Wert zurückgegeben werden können. Bei Behältern, die zu einem reduzierten Wert zurückgegeben werden können, wird die Miete, dh die Differenz zwischen dem vom Lieferanten berechneten Preis und dem Rücknahmepreis, zum Materialpreis addiert.
Nach Überprüfung der Echtheit der Rechnung sollte auch die Rechengenauigkeit überprüft werden. Die Buchhaltungsabteilung der Filialen genehmigt schließlich die Rechnungsprüfung und übergibt sie zur Zahlung und auf dieser Basis kann der Kassierer die Zahlung vornehmen. Die Zahlung erfolgt zu den in der jeweiligen Bestellung vereinbarten Bedingungen.
Abbildung 1:
Bei einer Ausschreibung für ein Geschäft gingen Angebote ein wie unter:
Lieferant A:
(a) Rate Rs 2 jeweils; (b) Handelsabschlag 10%; (c) 5% Skonto, wenn Rechnungen innerhalb von 14 Tagen nach Erhalt bezahlt werden; (d) Transportkosten 1 Rs pro 100 Einheiten.
Lieferant B:
(a) Rate Rs 1.80 (bis zu 1.000 Einheiten), Rs 1.60 (für Bestellungen über 1.000 Einheiten); (b) 6% Zinsen pro Jahr werden addiert, wenn Rechnungen nicht innerhalb von 14 Tagen nach Erhalt des Materials bezahlt werden; (c) Transportkosten Rs 3 pro 100 Einheiten.
Unter der Annahme, dass jeden Monat etwa 5.000 Einheiten erforderlich sind und die Qualitäts- und sonstigen Lieferbedingungen gleich sind, geben Sie Ihre Anmerkungen dazu an, von wem die Bestellung ausgestellt werden kann. Die Fabrik zahlt alle 14 Tage 50% ihrer gesamten monatlichen Rechnungen.
Lösung:
Die Bestellung sollte wegen des geringsten Materialaufwands an Lieferanten B erteilt werden.
Abbildung 2:
Nach Aufforderung zur Einreichung von Angeboten werden zwei Angebote wie folgt übermittelt:
(a) Rs. 4, 20 pro Einheit.
(b) Rs. 4, 00 pro Einheit plus Rs. 2.000 Festbeträge werden unabhängig von den bestellten Einheiten hinzugefügt.
Beraten Sie mit Ihren Argumenten, bei wem die Bestellung aufgegeben werden soll und welche Menge bestellt werden soll.
Abbildung 3:
Eine Lastwagenladung mit Material für gemischte Waren wurde für Rs gekauft. 9.000. Diese wurden in die folgenden Klassen eingeteilt, deren Marktzinsen jeweils gegeneinander angegeben sind:
