Personalinformationssystem (HRIS)

In diesem Artikel erfahren Sie mehr über das Konzept, die Vorteile und die Infrastruktur des Human Resource Information System (HRIS)!

Konzept:

Das Personalinformationssystem ist zu einem Bestandteil aller großen Organisationen geworden. Es ist ein computergestütztes System, das bei der Verarbeitung von Informationen im Zusammenhang mit der Personalverwaltung hilft. Es ist ein Gerät, das den Anforderungen der Organisation an Arbeitskräfte entspricht. Die Organisation muss einen geringen Betrag für die Installation dieses Systems aufbringen. Das Personalinformationssystem erleichtert es der Organisation, Informationen zu speichern, die sich auf Fähigkeiten, Wissen, Fähigkeiten, Möglichkeiten und Qualifikationen beziehen, die für die Ausführung von Jobs erforderlich sind und unter den Mitarbeitern verfügbar sind. Diese Informationen werden den Managern über ein Computernetzwerk zugänglich gemacht.

HRIS unterscheidet sich vom manuellen System durch die Nutzung der Informationstechnologie oder von Computern. HRIS ist ein Teil eines Managementinformationssystems, das Informationen in Bezug auf Finanzen, Vermögenswerte, Buchhaltung, Vertrieb, Marketing, Produktion usw. enthält. HRIS dient zur Sammlung und Analyse von Daten, die sich auf die Humanressourcen der Organisation beziehen.

Es hilft Managern bei der Entscheidungsfindung in Bezug auf Beförderung, Lohnfestsetzung, Einstellung, Schulung und Entwicklung. Auf diese Weise arbeitet HRIS als Entscheidungshilfesystem. Zu den Inputs von HRIS gehören Informationen zu den Mitarbeitern, ihren Fähigkeiten, Qualifikationen, Möglichkeiten, kreativen Instinkten, Alter, Gehaltsstufen, verschiedenen Jobs in der Organisation, ihren erforderlichen Fähigkeiten und Qualifikationen, der Anzahl der Mitarbeiter und leitenden Angestellten in verschiedenen Positionen, organisatorische Ziele, Richtlinien und Verfahren usw.

Diese Informationen werden in das System geladen. Diese Daten werden in die nützlichsten Informationen analysiert, die von den Managern benötigt werden. Dies ist die Umwandlung von Eingabedaten. Die Informationstechnologie nach der Umwandlung gibt die Ausgabe in mehreren Formularen aus, z. HRIS ist das Gerät, das von den Körperschaften in großem Umfang eingesetzt wird, da es wichtige, genaue, relevante und umfassende Datenbankinformationen in Bezug auf die von der Organisation benötigten Humanressourcen liefert.

Es gibt viele Privatfirmen, die die Datenbank pflegen und pflegen und den Personalabteilungen zur Verfügung stehen, die sich mit Beratungsdiensten im Zusammenhang mit der Einstellung von Führungskräften und anderem Personal befassen, das von den Unternehmen benötigt wird. Diese Beratungsfirmen sind die wichtigen externen Rekrutierungsquellen für Personal aller Art und Art für Unternehmen in Indien und im Ausland. Das HRIS kann nicht nur für Industrie-, Geschäfts-, Dienstleistungs-, Bildungs-, und Regierungsbehörden vorbereitet werden. Organisation, aber auch für die gesamte Stadt, den Bezirk, das Bundesland oder das Land kann vorbereitet und verwendet werden, wann immer dies für eine bestimmte Art von Personal erforderlich ist.

Um Personalprobleme jeglicher Art zu beseitigen, kommt HRIS zur Rettung und Erbringung von Dienstleistungen für die Einstellung von Personalressourcen, wobei die gesamten Personalressourcen erfasst werden. Sie kann jederzeit den verfügbaren Personalbestand aufzeigen.

Das HRIS arbeitet wie folgt:

Eingaben:

Die Eingabe des Informationssystems für Humanressourcen umfasst Informationen in Bezug auf Mitarbeiter wie Bildung, Alter, Erfahrung, Schulung, aktueller Status, gegenwärtiger Lohn, ob gefördert oder nicht, die Vergangenheit und Gegenwart der Organisation, vergangene und gegenwärtige Verfahren sowie weitere erforderliche detaillierte Informationen auf die Humanressourcen in der Organisation. Hierbei handelt es sich um die Rohdaten, die aus den Bürodateien gesammelt und in ein an den Hauptcomputer angeschlossenes Computerterminal eingegeben werden. Diese Informationen werden überprüft und erneut geprüft und geprüft, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind.

Das computergestützte Personalinformationssystem ist dem manuellen System in jeder Hinsicht überlegen, was zeitaufwendig und nicht so kostengünstig ist. Im Gegenteil, HRIS ist zeitsparend und billig und es besteht keine Möglichkeit eines Fehlers. Fehler können beseitigt werden. Der wichtigste Vorteil des Systems sind die Informationen, die sofort nach Bedarf verfügbar sind.

Transformation:

Die in den Computer eingegebenen Informationen können in aussagekräftigere und notwendige Informationen umgewandelt werden, die von der Organisation genau benötigt werden. Dies ist die Konvertierungsphase des computergestützten HRIS. Die Transformationen von HRIS hängen eng mit der Computersoftware zusammen. Dies sind die Anweisungen oder Befehle, mit denen der Computer das Notwendige erledigen kann.

Organisationen verfügen möglicherweise über ein funktionales HRIS, um sich an ihre Bedürfnisse anzupassen. Sie können über HRIS für Marketing, Werbung, Produktion, Finanzen, Buchhaltung, Materialien usw. verfügen. Dies sind die verschiedenen Arten von HRIS, die leicht erstellt und verwaltet werden können.

Die Informationen, die in aussagekräftige Berechnungen umgewandelt werden, sind auch für die Manager und die Organisation sehr nützlich. Dies funktioniert als Entscheidungshilfesystem. Wöchentliche, monatliche, vierteljährliche, jährliche Vergleichsstatistiken können den Managern leicht zur Verfügung gestellt werden, um geeignete Entscheidungen zu treffen. Statistische Analyse- und Betriebsforschungstechniken können verwendet werden.

Ausgabe:

Das transformierte Material kann möglicherweise verwendet werden. Die Ausgabe bezog sich auf die Ausdrucke des umgewandelten Materials vom Computerdrucker, z. B. Gehaltsabrechnung, an die Parteien auszustellende Schecks, Bericht über die Leistung eines Arbeitnehmers, Budgetvoranschläge, durchschnittliche Produktionskosten von Waren usw. All dies ist möglich Die Form von Ausdrucken, Terminalscreens usw. Ein gut verarbeitetes HRIS ist ein wertvolles Entscheidungshilfesystem von sehr hoher Qualität. Die qualitativ hochwertige Ausgabe muss genau, relevant, konsistent, lesbar und umfassend sein, nicht partiell.

Feedback und Kontrolle:

Die erhaltenen Ergebnisse sind relevant und nützlich oder müssen nicht bekannt sein. Die Methode, dies zu gewährleisten, wird als Feedback bezeichnet. Rückkopplung stellt die Kontrolle über das System her.

Vorteile von HRIS:

1. Es gibt genaue Informationen.

2. Es erfolgt eine schnelle Bearbeitung.

3. Es ist ein wertvolles Instrument für die strategische Planung und deren Umsetzung.

4. Es gibt sofortige Informationen über vorhandene Humanressourcen, Fähigkeiten, Kategorien, Vergütungsstrukturen, Qualifikationen, Alter, Spezialisierung, Ausbildung und Entwicklung, Erfahrung usw.

5. Es dient als Entscheidungshilfesystem.

6. Es ist ein Expertensystem.

7. Es ist zeiteffizient und nicht sehr teuer.

8. Es erleichtert die zuverlässige Information.

9. Informationen zu Humanressourcen werden durch HRIS leicht zugänglich gemacht.

10. Es schafft eine starke Managementkontrolle.

11. Ermöglicht Konfigurationen verschiedener Designs, wie z. B. mehrere Systeme, Mischen von Systemdesigns, zentrale Computereinrichtungen. Es erzählt von der Haltung der Organisation bezüglich ihrer Humanressourcen.

Von HRIS benötigte Infrastruktur:

Ein computergestütztes Personalinformationssystem ist eine einmalige Investition. Die Anfangsinvestitionen sind sehr hoch. Die Installation des gesamten Netzwerks von Computern, Software und spezialisierten Mitarbeitern erfordert sehr hohe Investitionen. Aber auf lange Sicht ist es sehr kostengünstig. Das ist ziemlich billig. Für die Verwendung werden nur die Computer-Verbrauchsmaterialien benötigt.

HRIS ist das System, das schnelle Personalentscheidungen ermöglicht. Es hat jedoch einige Nachteile. Diese Informationen sind für jedermann leicht zugänglich und daher besteht die Gefahr, dass sie missbräuchlich verwendet werden. Dies setzt voraus, dass die Mitglieder der Organisation, die HRIS einsetzen, bestimmte ethische Grundsätze einhalten und es unterlassen müssen, wichtige Informationen an unbefugte Personen weiterzugeben.

Es ist ein strategisches Instrument in den Händen des Managements für eine effektive Zukunftsplanung. Daher muss die Geheimhaltung der Informationen um jeden Preis gewährleistet werden. Die Mitarbeiter der Organisation müssen in Bezug auf bestimmte Ethik geschult werden, damit sie von allen befolgt werden können.