So organisieren Sie Ihr Büro: Top 12 Schritte

Dieser Artikel beleuchtet die zwölf wichtigsten Schritte, die zur Organisation eines Büros erforderlich sind. Die Schritte sind: 1. Planung 2. Auswahl des Standortes 3. Platz oder Unterkunft 4. Anordnung 5. Arbeitsbedingungen 6. Ausrüstung 7. Einstellung von Personal 8. Abteilung 9. Zuweisung von Jobs 10. Delegation von Autorität 11. Gründung der Beziehungen 12. Vorbereitung eines Office-Handbuchs.

Organisieren eines Büros Schritt # 1. Planung:

Jede Art von Arbeit muss geplant werden. Zufällige Arbeit führt zu Zeitverschwendung, Geld und Energie. Die Planung eines Büros hängt weitgehend von seiner Vielfalt und seinem Umfang ab. Das wiederum wird durch die Art und Weise der Organisation bestimmt, für die das Büro eingerichtet wird. Neben der physischen Planung ist auch ein Budget vorzubereiten, das sowohl die Investitions- als auch die Einnahmenausgaben berücksichtigt und die verfügbaren Mittel im Auge behält.

Organisieren eines Büros Schritt 2: Auswahl der Site:

Dies ist eine problematische Aufgabe. Verschiedene Faktoren - kommerziell, wirtschaftlich und umständlich - müssen berücksichtigt werden.

Organisieren eines Büroschrittes # 3. Raum oder Unterkunft:

Die Unterkunft muss für die Abteilungsaktivitäten ausreichend sein. Der Umfang soll für zukünftige Erweiterungen vorhanden sein, aber der Mietfaktor kann nicht ignoriert werden.

Organisieren eines Office-Schrittes 4. Layout:

Unterkunft und Einrichtung sind eng miteinander verbunden. Es gibt verschiedene Arten von Layouts, die vom Bürosystem und der Anzahl der Abteilungen abhängen. Das Prinzip der optimalen Raumnutzung muss beachtet werden.

Organisieren eines Büros Schritt 5: Arbeitsbedingungen:

Das Büro muss mit angemessener Beleuchtung, Belüftung, sanitären Einrichtungen usw. ausgestattet werden, von der die Effizienz der Arbeit abhängt.

Ein Büro Schritt 6 organisieren: Ausrüstung:

Für den täglichen Betrieb eines Büros sind verschiedene Arten von Geräten erforderlich, die aus Möbeln, Maschinen, Geräten, Schreibwaren usw. bestehen. Einkäufe müssen mit großer Sorgfalt getätigt werden. Kontinuität der Versorgung, ordnungsgemäße Wartung und regelmäßige Reparaturen und Erneuerungen sind für sie notwendig.

Zu diesem Zweck kann eine separate Einkaufsabteilung eingerichtet werden. Der Sekretär kann mit der Arbeit betraut werden. Mit anderen Worten, alle wesentlichen Elemente müssen beschafft und ihre regelmäßige Versorgung sichergestellt werden.

Ein Büro Schritt 7 organisieren: Rekrutierung von Mitarbeitern:

Dies ist der Umgang mit den menschlichen Elementen in einer Büroorganisation und ist die schwierigste Aufgabe.

Die Rekrutierung von Mitarbeitern ist ein Prozess, der aus den folgenden Schritten und Aspekten besteht:

(a) Spezifikation und Einstufung:

Zunächst muss die Spezifikation des Jobs gemacht werden. Dies bedeutet, dass eine Liste der für den Konzern erforderlichen spezifischen Jobs erstellt werden muss. Dementsprechend muss auch eine Liste mit bestimmten Arten von Männern erstellt werden, die für die Ausführung der Jobs erforderlich sind.

Jobspezifikation und Mannspezifikation sind gleichzeitige Handlungen. Jobs müssen auch benotet werden. Nach Angaben der American Management Association gibt es sechs Arten von Besoldungsgruppen - von A bis F. Je höher die Besoldungsgruppe, desto mehr Denkfunktion als Funktion. Je niedriger die Note, desto mehr Funktion als Denkfunktion.

Folgende Faktoren müssen bei der Bestimmung der Note berücksichtigt werden:

(i) allgemeine und technische Bildung,

(ii) Geschicklichkeit, um eine Arbeit zu erledigen.

(iii) Erfahrung, falls vorhanden.

(iv) Umfang der Aufsicht und Anleitung. Die Vergütungssätze hängen von der Besoldungsgruppe ab.

(b) Einstellungspolitik:

Es muss eine eindeutige Einstellungspolitik geben. Die Rekrutierung kann durch Anzeigen in Zeitungen oder durch Benachrichtigung der Arbeitsvermittlung erfolgen. Andere Rekrutierungsquellen sind: von den Familienmitgliedern des bestehenden Personals, der Gewerkschaft, ehemaligen Bediensteten (insbesondere für das Sicherheitspersonal), Berufsinstituten, Bediensteten für Bürogeräte, Arbeitssuchenden usw.

(c) Einstellungsverfahren:

Das Verfahren besteht aus Abhalten verschiedener schriftlicher und mündlicher Prüfungen, Befragung, medizinischer Untersuchung usw. Es ist ein Ausschlussverfahren, und schließlich werden einige Personen ausgewählt.

(d) Ausbildung:

In vielen Belangen müssen die ausgewählten Männer ein Induktionstraining absolvieren. Manchmal muss man vor einer Anstellung eine Lehrzeit absolvieren. Oder nach der Anstellung muss eine Probezeit vom Mitarbeiter gedeckt werden, bevor die Dienstleistung dauerhaft wird. Schulungen werden auch für Beförderungen oder Transfers zwischen Abteilungen angeboten.

Organisieren eines Büros Schritt # 8. Abteilung:

Abteilung ist eine spezialisierte Arbeit. Es bedeutet das Gruppieren von Jobs. Eine Gruppe verbündeter Jobs wird funktional als Abteilung bezeichnet.

Zum Beispiel umfasst die Buchhaltungsabteilung alle damit zusammenhängenden Aufgaben in Bezug auf die Buchhaltung, die Erstellung von Abschlüssen und Konten, die Berechnung der Produktionskosten und des Verkaufspreises, die Erteilung von Zahlungsaufträgen, die Pflege von Beziehungen zu Banken, Gläubigern, Schuldnern usw. und solche anderen verbündeten Funktionen tun.

Bevor die Gesamtfunktionen einer Organisation in Abteilungen unterteilt werden, müssen verschiedene Faktoren berücksichtigt werden. Vor der Abteilung kann eine Unterteilung erforderlich sein. Es stellt sich auch die Frage der Zentralisierung und Dezentralisierung von Bürofunktionen. Das Bürosystem muss ermittelt werden.

Organisieren eines Office-Schrittes 9. Zuordnung von Jobs:

Jedem Mitarbeiter werden bestimmte Aufgaben zugewiesen. Jobs, die ihnen zugewiesen werden sollen. Jeder soll wissen, wer sein Vorgesetzter ist, von wem er Befehle erhalten muss und wem er Rechenschaft ablegen muss. Nach der Aufgabe des Jobs wird die Routine vorbereitet, um den Job nach einem festgelegten Verfahren oder einer bestimmten Methode auszuarbeiten.

Organisieren eines Büros Schritt # 10. Delegierung der Behörde:

Delegation von Autorität ist die Lebenskraft einer Organisation. Jeder Vorgesetzte überträgt oder erteilt einen Teil seiner Befugnisse an seinen Untergebenen. Durch diese Vollmacht ist der Untergebene befugt, seine Arbeit auszuführen, und er kann seinem Untergebenen Befehle erteilen. Mit der Delegation von Befugnissen wird eine gleichwertige Verantwortung geschaffen. Je höher die Autorität, desto größer ist die Verantwortung.

Die Autorität bewegt sich vom Vorgesetzten zum Untergebenen, die Verantwortlichkeit wird geschaffen, und die Rechenschaftspflicht steigt vom Untergebenen zum Vorgesetzten. Verantwortlichkeit bedeutet, von den Untergebenen durch den Vorgesetzten einen Bericht zu erhalten, um festzustellen, wie weit sie ihre Pflichten erfüllt haben. Durch die Rechenschaftspflicht übt der Vorgesetzte die Kontrolle über seine Untergebenen aus.

Organisieren eines Büros Schritt # 11. Erstellen von Beziehungen:

Dies ist die entscheidende Aufgabe bei der Organisation. Innerhalb der Organisation werden viele Personen zusammengebracht. Sie müssen ihre jeweiligen Aufgaben erfüllen, aber es muss eine perfekte Koordination in ihrem Funktionieren vorhanden sein, um die gemeinsamen Ziele der Organisation zu erreichen.

Die Beziehung zwischen den Mitarbeitern der Organisation basiert auf Autorität. Der Begriff Autorität bedeutet die Fähigkeit, Entscheidungen zu treffen und anderen Anweisungen zu erteilen, damit diese Entscheidungen ausgeführt werden. Innerhalb einer Organisation gibt es eine Kette übergeordneter Beziehungen zwischen den Mitarbeitern.

Jede Person ist ihrer nächsten Person überlegen, aber ihrer vorherigen Person untergeordnet. Und die Autorität bewegt sich nach unten und die Verantwortlichkeit zwischen einem Vorgesetzten und seinen Untergebenen. Ein Vorgesetzter kann eine Reihe von Untergebenen unter sich haben. Dies ist eine Kontrollspanne. Aber jeder Untergebene darf nur einen Vorgesetzten über sich haben. Dies wird als Prinzip der Befehlseinheit bezeichnet.

Wenn wir in einem Büro die Buchhaltung betrachten, wird die Konzeption klar sein. Die Befugnis zur Buchführung wird vom Sekretär, der der Chef ist, zum Hauptbuchhalter oder Finanzmanager (was auch immer der Name der Stelle sein kann) bewegt. Der Hauptbuchhalter selbst erledigt nicht die gesamte Buchhaltungsarbeit.

Er delegiert einen Teil seiner Befugnisse an seine Assistenten, und der Assistent delegiert Teile ihrer Befugnisse an die Sachbearbeiter. Die Rechenschaftspflicht steigt von den Sachbearbeitern zu den Assistenten, von den Assistenten zum Hauptbuchhalter und vom Chefbuchhalter zum Sekretär. Der Sekretär, der die Vollmacht von den obersten Führungskräften erhalten hat, ist ihnen gegenüber rechenschaftspflichtig.

Verschiedene Aspekte einer Organisation:

Die Behördenbeziehung in einer Organisation besteht aus zwei Teilen:

(eine Linie:

Diejenigen, die die grundlegenden oder Hauptfunktionen einer Organisation ausüben, wie Produktion, Marketing, Einkauf usw., werden als Linienmenschen bezeichnet. Ihre Autorität wird Linienautorität genannt. Die Delegation von Befugnissen erfolgt hauptsächlich durch die

(b) Personal:

Diejenigen, die in Service- oder Beratungsfunktionen wie Finanzen, Personalmanagement usw. tätig sind, werden als "Mitarbeiter" bezeichnet. Diese Personen sind Spezialisten und beraten die Linienleute durch ihre spezialisierten Dienste, damit die Haupt- oder Grundfunktionen effizient ausgeführt werden können.

Ein Büro ist ein Sitz für beide Arten von Menschen - Linie und Personal. Wenn eine Abteilung erstellt wird, muss diese Gruppierung von Funktionen berücksichtigt werden. Dies ist sehr wichtig, da häufig ein Konflikt zwischen der Leitung und den Mitarbeitern des Personals besteht.

Hier geht es um die formale Organisation eines Büros, das von Führungskräften auf der Grundlage von Autoritätsbeziehungen eingerichtet wird. Neben dieser formellen Organisation wächst die informelle Organisation in einem Büro.

Personen, die in einem Büro arbeiten, das verschiedenen Abteilungen und verschiedenen Autoritätsebenen angehört, können sich aus folgenden Gründen zu informellen Gruppen zusammenschließen:

(a) die gleiche Sprache sprechen;

(b) den Wohnsitz in demselben Bundesstaat oder Bezirk haben;

(d) Zugehörigkeit zu derselben Religionsgemeinschaft; usw.

Informelle Organisation ist oft stärker als formale Organisation. Was nicht durch behördliche oder förmliche Anordnungen erreicht werden kann, kann durch informelle Anfragen erreicht werden.

Organisationsplan und Handbuch:

Es ist wünschenswert, dass ein Diagramm erstellt wird, das die formalen Positionen und formalen Beziehungen zeigt. Wenn man sich die Tabelle ansieht, kann man seine Position in Bezug auf seine Vorgesetzten und Untergebenen verstehen. Ein Organigramm kann vertikal oder horizontal oder kreisförmig sein. Aber das Organigramm reicht nicht aus. Es beschreibt nicht die Funktionen der Personen, die die verschiedenen Posten innehaben.

Es wird ein Organisationshandbuch erstellt, das wie ein Tagebuch ist und die spezifischen Funktionen für die verschiedenen Stellen beschreibt. Eine Kopie dieses Handbuchs wird jedem Mitarbeiter zum besseren Verständnis der Organisation und ihrer Mitarbeiter gegeben. Man kann seine Pflichten und die Grenzen seiner Autorität kennen. Die Sekretärin hat die Hauptaufgabe, den Organisationsplan und das Organisationshandbuch zu erstellen.

Organisieren eines Büros Schritt # 12. Vorbereitung eines Office-Handbuchs:

In einem guten Büro wird ein Amtshandlungsverfahren erstellt und jedem Mitarbeiter wird eine Kopie zur Orientierung zur Verfügung gestellt. Die Regierung veröffentlicht ein Amtshandbuch für das Abteilungsverfahren und die Formalitäten und wird der Öffentlichkeit zu einem Nominalpreis zum Verkauf angeboten.

Ein gut durchdachtes Handbuch für das Amtsverfahren dient folgenden Zwecken:

(a) Es ist ein ständiger Arbeitsplan,

(b) es wird als Mittel zur internen Kommunikation angesehen,

Ein Bürohandbuch besteht aus Flussdiagrammen.

Die Vorteile des Office-Handbuchs sind:

(a) es hilft bei der Koordinierung verschiedener Aktivitäten,

(b) Er beschleunigt die Entscheidungsfindung und stützt sich auf die Zweckmäßigkeit.

(d) Es zeichnet die Lehren aus der Vergangenheit der Organisation auf und aus diesem bequemsten Verfahren wird herausgearbeitet.

(e) Es ist ein sehr wirksames Instrument zur Kontrolle und Messung der Arbeit.

(f) Sie bildet die Grundlage für die O & M-Studie.