Präzise: Bedeutung und Vorbereitung
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Bedeutung von Precis:
Zu Verwaltungszwecken müssen verschiedene Arten von Informationen und eine große Anzahl von Aufzeichnungen gleichzeitig verarbeitet werden. Viel Zeit kann unnötig vergeudet werden, wenn alle im Detail durchlaufen werden sollen. Die hervorstechenden Punkte jedes Protokolls reichen aus, um sich mit einer Angelegenheit zu befassen. Dies gilt für die Führungskräfte des Top-Managements, die in kürzester Zeit verschiedenste Probleme angehen müssen.
Die Papiere kommen zu ihnen und werden durch verschiedene Abteilungen mit Notizen der jeweiligen Abteilungsleiter für Entscheidungen bearbeitet. Die Führungskräfte des Top-Managements müssen sich in hohem Maße auf die leitenden Angestellten verlassen, da die Entscheidungen hauptsächlich von der Art und Weise abhängen, in der die leitenden Angestellten den jeweiligen Fall präsentieren.
Wenn jedoch die Mitarbeiter des Top-Managements eine kurze Zusammenfassung oder einen Überblick über alle Fakten eines bestimmten Problems haben, wird die Entscheidungsfindung rationaler und basiert auf Fakten.
Die von den unterstellten Mitarbeitern erstellten Notizen haben wenig Anlass zur Verzerrung. Daher ist es wünschenswert, dass solche Böen zur Verfügung stehen. Die Führungskräfte des oberen Managements müssen möglicherweise eine Entscheidung in einer Angelegenheit treffen, die ein leitender Angestellter an sie gerichtet hat, aber in der Zwischenzeit wurden möglicherweise eine Reihe von Briefen ausgetauscht.
Die Entscheidungsträger müssen eine kurze Zusammenfassung dieser Briefe vorlegen. Eine Präzision ist definiert als „eine kurze Zusammenfassung wesentlicher Punkte, Aussagen oder Fakten“. Aus der Definition geht klar hervor, dass ein Präzec nicht nur eine Zusammenfassung, sondern eine knappe Zusammenfassung ist und nur aus den wesentlichen Punkten besteht.
Für die Verwaltung müssen genaue Angaben zu verschiedenen Arten von Dokumenten oder Erklärungen vorbereitet werden - Geschäftskorrespondenz, Berichte, Memoranden usw. Unter Geschäftskorrespondenz versteht man Geschäftsschreiben mit entsprechenden Antworten.
Jeder Brief, entweder ein Original oder eine Antwort darauf, besteht aus verschiedenen Angelegenheiten, einschließlich Formalitäten, von denen jedoch nur die wesentlichen Punkte einen nützlichen Zweck haben. Wenn ein Brief geschrieben wird, werden oft die wesentlichen Punkte hervorgehoben oder wenn ein Brief gelesen wird, werden die wesentlichen Punkte unterstrichen, um die Aufmerksamkeit auf sich zu ziehen.
Berichte werden auch vorbereitet, um die wesentlichen Punkte hervorzuheben. Wenn der richtige Schreibstil für einen Bericht verwendet wird, werden die wesentlichen Punkte automatisch fokussiert. Die Berichte können umfangreich und umfangreich sein, daher kann eine Zusammenfassung davon für eine schnelle Referenz erforderlich sein.
Memoranden sind mehrere Memorandum. Der Begriff Memorandum bedeutet "ein informelles Protokoll oder eine schriftliche Notiz zu einer Transaktion". Offizielle oder förmliche Anordnungen werden von den verschiedenen Abteilungen eines Amtes als Handlungsanweisungen verwendet. Diese werden in Form von Briefen an Außenstehende ausgegeben. Diese werden als DO-Briefe bezeichnet. Innerhalb des Büros werden jedoch Handlungsempfehlungen oder Vorschläge oder Informationen gesendet, die als Memoranden oder Office-Memos bezeichnet werden.
Ein Kassenmemo ist ein Memorandum, das gleichzeitig den verkauften Artikel, seinen Wert und die Tatsache beschreibt, dass die Zahlung eingegangen ist. Es handelt sich nicht genau um eine Quittung, die ein förmliches Dokument ist, und den Namen oder die Angaben der Person oder Partei, von der die Zahlung erhalten wurde, angeben.
Eine Geldnotiz ist ein informelles Dokument und gibt nicht den Namen des Käufers der Ware an. Ein Kassenbon enthält eine kurze Beschreibung der verkauften Artikel, eine Rechnung enthält jedoch, sofern sie erstellt wurde, viele Details zu den Artikeln.
Vorbereitung von Precis:
Die obige Diskussion reicht aus, um die Wichtigkeit von präzisem Schreiben in der Büroarbeit zu rechtfertigen. Die Vorbereitung einer genauen Geschäftskorrespondenz, von Berichten oder von Memoranden ist eine Sekretariatsarbeit. Die Sekretärin muss das Präzis für die Berücksichtigung des Top-Managements vorbereiten. Ein Briefpapier der besonderen Art: In Büros werden Papierbögen mit Linealen verwendet, die auf der linken Seite einen großen Rand zum Schreiben von Notizen oder wichtigen Punkten haben.
Es gibt spezielle Regeln für die Erstellung eines Precis:
(1) Es ist eine kurze Zusammenfassung eines Themas oder Textes. Im Allgemeinen wird der Gegenstand durch Verdichtung auf ein Drittel reduziert.
(2) Es muss eine Überschrift geben, die den Inhalt des Gegenstands bezeichnet.
(3) Es ist in Vergangenheitsform und indirekter Rede geschrieben.
(4) Etwaige Zitate in der Sache dürfen niemals in einer genauen Form erscheinen.
(5) Der Autor verwendet seine eigene Sprache.
(6) Die Reihenfolge der Punkte oder die Reihenfolge der Tatsachen im Gegenstand muss beibehalten werden.
(7) Es soll kurz und präzise sein.
