Grundlagen eines guten Berichts
Grundlagen eines guten Berichts!
1. Der Bericht sollte einen richtigen Titel haben, um die darin gemeldeten Themen zu beschreiben. Der Bericht sollte in einer guten Form sein und sollte Unterüberschriften und Absatzunterteilungen haben. Der Name des Empfängers des Berichts sollte oben auf dem Bericht stehen.
2. Der Bericht sollte sachlich sein. Die Launen und Ideen der Person, die den Bericht vorbereitet, dürfen den Bericht nicht beeinflussen.
3. Der Bericht sollte sich auf einen bestimmten Zeitraum beziehen, und der Zeitraum sollte oben im Bericht angegeben werden.
4. Der Bericht sollte klar, kurz und prägnant sein. Klarheit sollte nicht auf Kosten der Kürze geopfert werden.
5. Die Berichterstellung muss sofort erfolgen, da verspätete Informationen abgelehnt werden. Wenn eine beträchtliche Zeitspanne zwischen dem Auftreten von Ereignissen und der Berichterstattung verstrichen ist, kann die Gelegenheit zum Ergreifen geeigneter Maßnahmen verloren gehen oder das Management kann mangels Informationen falsche Entscheidungen treffen.
Die Periodizität eines Berichts sollte berücksichtigt werden, und Berichte sollten rechtzeitig vorgelegt werden. Der Bericht sollte in einer guten Form sein und sollte Unterüberschriften und Absatzunterteilungen haben.
6. In einem Bericht sollte zwischen kontrollierbaren und nicht kontrollierbaren Faktoren unterschieden und diese getrennt angegeben werden. Dies liegt daran, dass das Management hinsichtlich steuerbarer Faktoren geeignete Maßnahmen ergreifen kann.
7. Im Bericht sollten entsprechende Anmerkungen gemacht werden. Es spart wertvolle Zeit für das Management und sorgt für eine sofortige Aufmerksamkeit. Es sollten ausreichende Daten zur Verfügung gestellt werden, um mögliche Handlungsmöglichkeiten vorzuschlagen.
8. Ein Bericht sollte regelmäßig überprüft werden. Form und Inhalt eines Berichts sollten nicht dauerhaft sein. Sie sollten sich mit den veränderten Umständen weiter verändern; Andernfalls wird der Empfänger sie als veraltet nutzlos und routinemäßig betrachten.
9. Der Bericht sollte innerhalb des zulässigen Ungenauigkeitsgrades als korrekt betrachtet werden. Die zulässige Fehlerquote hängt von dem Zweck ab, für den der Bericht erstellt wird.
10. In dem Bericht sollte der Manager sofort auf die außergewöhnlichen Angelegenheiten aufmerksam gemacht werden, damit das Management ausnahmsweise effektiv durchgeführt werden kann. Daher sollten Berichte signifikante Abweichungen von den Standards aufzeigen.
11. Visuelle Berichte mit Grafiken, Diagrammen und Diagrammen sollten gegenüber beschreibenden Berichten bevorzugt werden, da visuelle Berichte das Auge schneller anziehen und einen bleibenden Eindruck beim Verstand hinterlassen.
12. Wenn der Vergleich in einem Bericht zum Ausdruck kommt, sollte sichergestellt werden, dass derselbe zwischen vergleichbaren (dh gleichartigen) Dingen besteht, so dass ein sinnvoller Vergleich möglich ist und eine Vorstellung von Effizienz oder Ineffizienz gebildet werden kann.
13. In allen möglichen Fällen sollte eine detaillierte Analyse für alle sich ergebenden Abweichungen zwischen den tatsächlichen Werten für den Zeitraum und den Standards / Budgets vorgenommen werden, z. B. Verkäufe, Einkäufe, Produktion, Gewinn oder Verlust, Investitionen, Betriebskapital usw. So können genaue Ursachen für eine geringe Leistung bekannt sein und rechtzeitige Korrekturmaßnahmen eingeleitet werden.
14. Das Format eines Berichts sollte nicht von Periode zu Periode geändert werden. Wenn das Format zur Verbesserung geändert werden soll, muss eine Begründung für die Änderung des Formats oder des Inhalts gegeben werden.
