Null-Basis-Budgetierung: Bedeutung, Schritte, Vorteile und Mängel

Null-Basis-Budgetierung: Bedeutung, Schritte, Vorteile und Mängel!

Bedeutung:

Bei diesem Budget handelt es sich um die Vorbereitung eines Budgets ab Null oder von einem sauberen Zustand. Als neue Technik wurde sie von Peter Pyher von Texas Instruments Inc., USA, vorgeschlagen. Diese Technik wurde von Mr. Jimmy Carter, dem damaligen Gouverneur dieses Staates, in Gorgia bei der Budgetierung eingeführt. Als Carter später Präsident der USA wurde, wurde die ZBB im Rahmen des Bundeshaushaltes zur Kontrolle der Staatsausgaben vor Gericht gestellt.

Der Einsatz von Zero-Base-Budgeting (ZBB) als Führungsinstrument wird seit den frühen 70er Jahren immer beliebter. In der Geschäftswelt wird es immer mehr akzeptiert, weil es sich als Werkzeug erweist, das die Managementfunktion von Planung und Kontrolle integriert.

Die ZBB ist eine Budgetierungsmethode, bei der alle Ausgaben für jede neue Periode gerechtfertigt sein müssen. Die ZBB geht von einer „Null-Basis“ aus und jede Funktion innerhalb der Organisation wird auf ihre Bedürfnisse und Kosten hin analysiert. Die Budgets basieren dann auf dem, was für die kommende Periode benötigt wird, unabhängig davon, ob das Budget höher oder niedriger als das vorherige ist. Die ZBB ermöglicht die Umsetzung strategischer Ziele auf oberster Ebene in den Budgetierungsprozess, indem sie an bestimmte Funktionsbereiche der Organisation gebunden werden, in denen die Kosten zuerst gruppiert und dann an früheren Ergebnissen und aktuellen Erwartungen gemessen werden können.

Konventionelle Budgets werden hauptsächlich in Bezug auf die Performance der Vergangenheit und die tatsächlichen Kosten erstellt. Ein herkömmliches Budget stellt somit eine Quantifizierung der Unternehmensziele dar und die Effizienz der Budgetierung als Planungs- und Steuerungsinstrument hängt von der Tätigkeit ab, in der es eingesetzt wird. Budgets werden am besten als Managementkontrolle bei Aktivitäten verwendet, die in direktem Zusammenhang mit dem Endergebnis der Organisation stehen, da die von diesen Aktivitäten verwendeten Inputs mit den Ergebnissen dieser Aktivitäten verglichen werden können.

Somit kann ein genaueres Budget erstellt werden, sobald die Beziehung zwischen Eingaben und Ausgaben hergestellt ist. Es gibt jedoch einige Aktivitäten, die nicht in direktem Zusammenhang mit der Leistung der Firma stehen, wie zum Beispiel das juristische Personal und das Personalbüro.

Ein genaueres Budget für solche Aktivitäten kann nicht entwickelt werden, da die zugewiesenen Aufgaben und die für diese Aktivitäten zugewiesenen Ressourcen nicht direkt mit der Leistung des Unternehmens zusammenhängen und es schwierig ist, Standardkosten für solche Aktivitäten zu entwickeln und zu verwenden. Eine Null-Budget-Budgetierung ist am besten geeignet, um diese Mitarbeiter und Supportbereiche zu kontrollieren (z. B. Gemeinkosten).

Ein herkömmliches Budget wird hauptsächlich nach dem Konzept des Inkrementalismus entwickelt. Bei diesem Ansatz werden die Kostenniveaus des Vorjahres häufig als Grundlage für den Start verwendet, und die Budgeteinheiten konzentrieren sich darauf, festzustellen, welche Änderungen gegenüber dem Vorjahr erforderlich sind. Daher wird ein Budget auf der Grundlage von inkrementellen Änderungen gegenüber den Vorjahreszahlen als Basis erstellt.

Ein inkrementeller Ansatz für die Budgetierung führt zu Ineffizienzen und Extravaganzen des Vorjahres, da die Vorjahreszahlen als Grundlage für die Entwicklung eines Budgets dienen. Daher fördert der inkrementelle Ansatz nicht die betriebliche Effizienz, da die Manager keine früheren Aktivitäten überprüfen müssen.

Auf der anderen Seite basiert die Null-Basis-Budgetierung nicht auf dem inkrementellen Ansatz, und die Vorjahreszahlen werden nicht als Basis verwendet. Vielmehr wird Null als Basis genommen, wie der Name sagt. Ausgehend von Null wird ein Budget auf der Grundlage voraussichtlicher Aktivitäten für die zukünftige Periode entwickelt.

In der ZBB werden die Fehler der Vergangenheit nicht wiederholt, indem das Budget aus der Vergangenheit gelöscht wird. Die für jede Tätigkeit für den nächsten Haushaltszeitraum erforderlichen Mittel sollten durch Vorlage eines überzeugenden Falls erhalten werden. Mittel stehen selbstverständlich nicht zur Verfügung.

Die Null-Budget-Budgetierung wurde vom Urheber Peter A Pyher wie folgt definiert:

„Ein Planungs- und Budgetierungsprozess, bei dem jeder Manager seine gesamte Budgetanforderung von Grund auf gründlich begründen muss (daher Null Basis) und die Beweislast auf jeden Manager verlagert, um zu begründen, warum er überhaupt Geld ausgeben sollte. Der Ansatz erfordert, dass alle Aktivitäten in "Entscheidungspaketen" analysiert werden, die durch systematische Analyse bewertet und nach Wichtigkeit eingestuft werden. "

CIMA hat dies als eine Methode zur Budgetierung definiert, bei der alle Aktivitäten bei jeder Budgetfestlegung neu bewertet werden. Für jede Aktivität werden diskrete Stufen bewertet und eine Kombination ausgewählt, die den verfügbaren Mitteln entspricht. “ Kurz gesagt, die aufwändige Praxis, dass ein Manager die Aktivitäten von Grund auf rechtfertigt, als ob sie zum ersten Mal gestartet würden.

Ein einzigartiges Merkmal der Zero-Base-Budgetierung ist, dass das Management versucht, die Frage zu beantworten. „Wenn wir unser Geschäft von vorne anfangen sollen, für welche Aktivitäten würden wir unser Geld ausgeben und welchen Aktivitäten würden wir höchste Priorität einräumen? Die Null-Basis-Budgetierung versucht daher, die Schwächen der konventionellen Budgetierung zu überwinden, insbesondere in den Bereichen, in denen die flexible Budgetierung schwierig ist.

Sie kann erfolgreich auf Staatsausgaben angewendet werden und würde innerhalb des Unternehmens andere Ausgabenpositionen als direktes Material, Arbeits- und Gemeinkosten wie Forschung und Entwicklung, Datenverarbeitung, Qualitätskontrolle, Marketing und Transport, rechtliches Personal und Personalbüro umfassen.

Schritte in der ZBB:

Die wichtigen Schritte in der ZBB sind:

(i) Ermittlung der Entscheidungseinheiten, um jede Ausgabenposition in ihrem vorgeschlagenen Haushalt zu begründen.

(ii) Vorbereitung von Entscheidungspaketen. Jedes Paket ist eine separate und identifizierbare Aktivität. Diese Pakete sind mit Unternehmenszielen verknüpft.

(iii) Rang der Entscheidungspakete auf Basis der Kosten-Nutzen-Analyse.

(iv) Zuteilung von Geldern auf der Grundlage des oben genannten Ergebnisses durch Befolgung eines Pyramiden-Ranglistensystems, um optimale Ergebnisse sicherzustellen.

Entscheidungspakete sind in sich geschlossene Module oder Vorschläge, die nach Geld suchen. Jedes Entscheidungspaket wird die Tätigkeit, die Notwendigkeit des Gegenstands, den Betrag, den Nutzen der Umsetzung des Vorschlags, den möglichen Verlust, falls er nicht erledigt wird, eindeutig erläutern.

Vorteile der Null-Basis-Budgetierung:

Nachfolgend die Vorteile der ZBB:

(1) Die Null-Budget-Budgetierung basiert nicht auf einem inkrementellen Ansatz. Daher wird die betriebliche Effizienz gefördert, da Manager die Aktivitäten und die beantragten Mittel überprüfen und begründen müssen. Ineffizienzen der Vergangenheit werden nicht wiederholt.

(2) Die Null-Budget-Budgetierung eignet sich am besten für die Personal- und Unterstützungsbereiche (dh Gemeinkosten), die nicht zu den Fertigungskosten gehören, da die Ergebnisse dieser Bereiche nicht direkt mit den endgültigen Ergebnissen der Organisation zusammenhängen.

(3) Bei der Null-Basis-Budgetierung werden jedes Mal alternative Wege zur Ausführung desselben Jobs berücksichtigt, da bei der Erstellung eines Budgets jedes Mal Null als Basis verwendet wird. Das Management hat somit die Möglichkeit, eine kritische Bewertung seiner Aktivitäten zu erhalten.

(4) Der Managementprozess konzentriert sich auf Analyse und Entscheidungsfindung, da Manager ihre Aktivitäten jedes Mal überprüfen müssen, wenn ein Budget erstellt wird.

(5) Es ist für das Management hilfreich, eine optimale Verteilung knapper Ressourcen zu erreichen, da ein einzigartiger Aspekt der Null-Basis-Budgetierung darin besteht, sowohl die laufenden als auch die vorgeschlagenen Ausgaben zu bewerten und in eine Rangordnung zu bringen. Die Mittel werden vorrangig eingesetzt, und daher werden die Mittel besser zugewiesen.

(6) Die Koordination innerhalb der Firma wird verbessert und die Kommunikationskanäle werden gestärkt.

(7) Eine erhöhte Beteiligung an der ZBB wirkt motivierend.

(8) Die ZBB ist besonders für Dienstleistungsabteilungen und Regierungen von Nutzen.

(9) Es macht Manager kostenbewusst und hilft ihnen, Prioritäten im Gesamtinteresse der Organisation zu identifizieren.

So bietet es einen systematischen Ansatz für die Bewertung verschiedener Aktivitäten, um sie für die Ressourcenzuteilung einzustufen, stellt sicher, dass die zur Erreichung der Unternehmensziele unternommenen Aktivitäten bestmöglich ausgeführt werden, und ermöglicht eine Ressourcenzuteilung nach einer gründlichen Kosten-Nutzen-Analyse ermöglicht es dem Management, verschwenderische Ausgaben zu identifizieren und zu beseitigen, hilft bei der Einführung des Systems "Management by Objectives" und stellt sicher, dass die Abteilungsbudgets an die Unternehmensziele gekoppelt sind.

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die ZBB kein Allheilmittel ist, aber sie kann sicherlich die Nützlichkeit des Budgetierungsprozesses erhöhen, da sie versucht, die Schwächen der konventionellen Budgetierung zu überwinden.

Mängel der ZBB:

Folgende Mängel der ZBB sind:

(i) Die Schreibarbeit wird aufgrund einer großen Anzahl von Entscheidungspaketen regelmäßig zunehmen. Es ist also zeitaufwändig und kostspielig.

(ii) Die Kosten für die Vorbereitung der verschiedenen Pakete können in großen Unternehmen mit einer großen Anzahl von Entscheidungspaketen sehr hoch sein.

(iii) Die Einstufung von Paketen ist sehr oft subjektiv und kann zu Konflikten führen.

(iv) Schlechte Manager widersetzen sich möglicherweise neuen Ideen und Änderungen, da sie sich von der ZBB bedroht fühlen.

(v) Einige Aktivitäten können eher qualitativen als quantitativen Nutzen haben, da es sehr schwierig ist, Aktivitäten wie Forschung und Entwicklung und allgemeine Verwaltung zu quantifizieren.

(vi) Es kann möglicherweise mehr Wert auf kurzfristige Vorteile als Einfluss auf die langfristigen Ziele der Organisation gelegt werden.

(vii) Kosten und Nutzen jedes Pakets müssen ständig auf dem neuesten Stand sein, um relevant zu sein, und neue Pakete müssen entwickelt werden, sobald neue Aktivitäten auftauchen.

(viii) Der Erfolg hängt von der Unterstützung des Top-Managements ab.

Trotz dieser Mängel wurde die ZBB von mehreren Regierungen auf der ganzen Welt eingeführt, um ihre Haushaltsfähigkeiten zu verbessern. Es findet Anwendung zur Kontrolle der Kosten der Serviceabteilung. Für die Kontrolle der direkten Kosten wie direkter Materialkosten und direkter Arbeitskosten usw. kann jedoch die Standardkostenermittlung sinnvoller sein.