Verwenden Sie Informationstechnologie in Office

Eine Vielzahl von Produkten und Systemen der Informationstechnologie steht nun für das Büro zur Verfügung. Diese reichen von elektronischen Schreibmaschinen und Textverarbeitungsgeräten bis zu elektronischen Nachrichtensystemen. Begriffe wie das papierlose Büro und das Büro der Zukunft werden heute häufig verwendet.

Trotz der Öffentlichkeit gibt es immer noch viele Missverständnisse hinsichtlich der Art der Technologie der Büroautomation. In einer kürzlich durchgeführten Umfrage gaben 71 Prozent der Unternehmen an, dass sie keine klaren und genauen Informationen zu Produkten und Systemen erhalten haben.

Es ist wichtig zu wissen, dass die Büroautomatisierungstechnologie nicht grundlegend neu ist. Wie alle anderen Bereiche der Informationstechnologie ist die Technologie der Büroautomation das Ergebnis der Konvergenz von Computer, Telekommunikation und Mikroelektronik. Die Büroautomation hat sich eher durch einen Evolutionsprozess als durch einen technologischen Durchbruch entwickelt.

Wie in vielen anderen Bereichen besteht bei der Anwendung von Büroautomationsgeräten die Gefahr eines "technologischen Schubes". Die Technologie wird manchmal einfach verwendet, weil sie existiert. Warum ist es so wichtig, dass die Einführung der Informationstechnologie im Büro so viele sehen? Es gibt zwei mögliche Antworten: erstens die ständige Notwendigkeit zur Kostensenkung und zweitens die wachsende Bedeutung von Informationen.

Unternehmen haben im Allgemeinen eine ständige Anforderung, die Kosten zu senken, insbesondere die Personalkosten. Viele Manager hoffen daher, dass sich die Büroautomatisierung in den achtziger Jahren auf den Personalbestand und die Kosten ähnlich auswirkt wie die Einführung der Datenverarbeitung in den sechziger und frühen siebziger Jahren. Es ist natürlich schwierig, die Auswirkungen der Einführung der Büroautomation vorherzusagen.

Informationen werden in der Wirtschaft immer wichtiger. Es wird geschätzt, dass über die Hälfte der Arbeitskräfte in westlichen Ländern mit der Produktion, Verarbeitung und Verteilung von Informationen beschäftigt sind.

In vielen Unternehmen und Organisationen gibt es eine Reihe von Problemen, die durch "Informationsüberflutung" verursacht werden. Diese Probleme können von der langsamen Bereitstellung von Informationen und den Schwierigkeiten bei der Informationsbeschaffung bis hin zu den Schwierigkeiten bei bestimmten Personen mit zu vielen Informationen variieren. Viele Manager hoffen daher, dass der Einsatz von Informationstechnologie im Büro diese Probleme löst.

Die Office-Automatisierungstechnologie ist natürlich, wenn sie richtig eingesetzt wird, äußerst nützlich für die Lösung einer Vielzahl von Problemen beim Umgang mit Informationen. Es sollte jedoch auch erkannt werden, dass die gegenwärtige Generation der Büroautomationstechnologie keine Probleme löst, die mit der Qualität oder Auswahl von Informationen verbunden sind. Weitere Gerätegenerationen, insbesondere „Expertensysteme“, dürften die Arbeitsweise in Büros wesentlich dramatischer beeinflussen, als dies mit heutigen Systemen möglich ist.

Was bewirkt dann die Einführung der Informationstechnologie im Büro?

Es gibt fünf Hauptvorteile:

ich. Effizientere und effektivere Nutzung der Zeit des Managements;

ii. Effizientere Nutzung der Sekretariatszeit;

iii. Verbesserter Zugang zu Informationen durch das Management;

iv. Schnellere Übertragung von Informationen;

v. Effizientere Speicherung und Abfrage von Informationen.

Der fruchtbarste Bereich für Einsparungen bei der Verwaltungszeit liegt in den Bereichen Informationsspeicherung und -abruf, E-Mail-Handling sowie Lesen und Abrufen von Informationen. Es wurde geschätzt, dass bis zu 25 Prozent der Zeit eines Managers verschwendet werden, und dass diese Zahl durch den Einsatz von Informationstechnologie auf 10 Prozent reduziert werden kann.

Textverarbeitung:

In der Büroautomation gibt es eine Reihe unterschiedlicher Technologien. Es ist allgemein anerkannt, dass die einzige im Büro verwendete Informationstechnologie das Textverarbeitungsprogramm ist. Die Nachfrage nach Textverarbeitungsgeräten wächst bereits stark, tatsächlich wird erwartet, dass die Nachfrage nach Textverarbeitungsgeräten etwa ein Zehntel der Anzahl der 1980 verwendeten Schreibmaschinen erreichen wird.

Die Verwendung von Textverarbeitungsgeräten führt wahrscheinlich nicht zu einer erheblichen Kostenersparnis bei allen Anwendungen. Textverarbeitungsprogramme können jedoch in bestimmten Fällen zu erheblichen Vorteilen führen, z. B. bei wiederholten Arbeiten, z. B. Brennen von Buchstaben mit einer Standardstruktur und bei der Typisierung von Entwürfen langer Dokumente.

Textverarbeitungsprogramme werden jedoch nicht nur wegen der unmittelbaren Vorteile bei der Einsparung von Sekretariatszeit als so wichtig angesehen. Durch die Erweiterung von Textverarbeitungssystemen werden Möglichkeiten für die elektronische Post, das Speichern und Abrufen von Informationen usw. geschaffen, was zu einem größeren Nutzen für die Effektivität der Mitarbeiter führt. Textverarbeitungsprogramme bilden somit den Grundstein der Büroautomation.

Im Allgemeinen kann die Hardware für Büroautomationssysteme in vier Komponenten unterteilt werden:

ich. Arbeitsstationen;

ii. Server

iii. Kommunikationen;

iv. Einreichung und Abruf.

Beispiele für Workstations sind Textverarbeitungsgeräte, Videotext-Terminals und Datenverarbeitungsterminals, tatsächlich jedes Gerät, an dem eine Arbeitskraft von einem menschlichen Bediener ausgeführt wird. Ein Server stellt dem Benutzer eines Systems einen Dienst bereit. Der Server befindet sich normalerweise nicht am selben Ort wie der Benutzer. Beispiele für Server sind Drucker, Mainframe-Computer oder Fotosatz.

Kommunikationseinrichtungen in einem Büroautomationssystem können Local Area Networks (LANs) oder Private Automatic Branch Exchanges (PABXs) sein. LANs und PABXs würden für die Kommunikation innerhalb des Büros verwendet. Zu den externen Kommunikationsnetzwerken können gehören: Wide Area Networks (WANs) und PTT-Dienste wie der PSS (Packet Switched Service) oder Satelliten, Mikrowellenverbindungen oder Glasfaserverbindungen.

Das Ablegen und Abrufen in einem Büroautomatisierungssystem würde entweder von einem Dateiserver oder lokal an der Workstation bereitgestellt. Es wird oft nicht gewürdigt, dass Software ein sehr wichtiger Bestandteil der Einführung von Informationstechnologie im Büro ist. Software wird für Schnittstellen zwischen verschiedenen Netzwerken benötigt, z. B. Schnittstellen zu Teletex-, Telex- und lokalen Netzwerken.

So ermöglicht die Software die Verknüpfung mehrerer Textverarbeitungsgeräte und die Kommunikation über öffentliche Netzwerke. Die Software kann auch den Austausch von Texten und Dokumenten in Form von elektronischen Nachrichtensystemen oder E-Mail bereitstellen. Neben den oben beschriebenen Hard- und Softwarekomponenten gibt es auch so wichtige Produkte und Systeme wie Faxgeräte, Videotext und Mikrocomputer, die alle einen wichtigen Beitrag zum elektronischen Büro leisten.

Bei der Implementierung der Büroautomationstechnologie sind viele Gefahren vorhanden. Es ist sehr einfach, falsche Investitionsentscheidungen zu treffen und die Vorteile und Auswirkungen der Implementierung von Technologie falsch einzuschätzen. So wurde beispielsweise geschätzt, dass jede vierte Computerinstallation die Funktion, die sie gekauft hat, nicht ausführt.

Daher ist eine Strategie für die Implementierung von Büroautomationsgeräten unbedingt erforderlich. Der potenzielle Benutzer muss ein klares Verständnis der wichtigsten Informationsflüsse innerhalb der Organisation und der Probleme bei der Verarbeitung von Informationen haben, die bei ihnen auftreten. Der Benutzer muss dann die wahrscheinlichen Auswirkungen abschätzen, die die Einführung der Büro- und Automatisierungstechnik in Bezug auf ihre Geschäftsziele haben wird.

Eine Strategie wird

ich. Stellen Sie sicher, dass die Technologie den Informationsbedürfnissen der Organisation entspricht.

ii. Stellen Sie sicher, dass die verschiedenen Technologien kompatibel sind und sich zu einem System entwickeln können.

iii. Verhindern Sie, dass das falsche System zur falschen Zeit am falschen Ort installiert wird.

Eine einfache Drei-Phasen-Strategie hilft dabei, Probleme zu minimieren.

Die drei Phasen sind:

1. identifiziert die Informationsanforderungen des Benutzers;

2. Passen Sie die Systemdefinition an den Marktplatz an.

3. Implementieren Sie beginnend mit Pilotanlagen.

Schließlich ist es sinnvoll, einige Schlüsselkonzepte aufzulisten, die beim Kauf von Bürogeräten berücksichtigt werden sollten.

Textverarbeitung im Büro:

Die Textverarbeitung ist der erste Schritt, den die meisten Büros in der Informationstechnologie machen, und sie bleibt das Hauptelement der Büroautomatisierung außerhalb der Buchhaltungscomputerumgebung. Für die große Mehrheit der Organisationen ist es der Punkt, an dem die schrittweise Entwicklung hin zum elektronischen Büro beginnt oder beginnt.

Abgesehen von den Buchhaltungsfunktionen, die in den Tagen der klimatisierten Zahlenzerkleinerer mit dem Computerisieren begonnen haben, ist die Textverarbeitung seit Jahren die einzige Verwendung der Computertechnologie im Büro insgesamt. Darüber hinaus ist das Erstellen von Texten - zuletzt Informationen in Datenbanken - der größte Einzelvorgang in jedem Büro. Das Tippen und die damit verbundene Arbeit kostet im Durchschnitt 35 Prozent der gesamten Bürokosten, daher ist es nicht verwunderlich, dass es ein Kandidat für die Automatisierung geworden ist.

Die Textverarbeitung entwickelte sich aus der Schreibarbeit, während die Datenverarbeitung aus der Buchhaltung herauswuchs. Nun, mit weniger teuren und leistungsfähigeren kleinen Computertechnologien, haben sie sich kennengelernt und festgestellt, dass sie schon immer die gleichen Gerätetypen verwendet haben und ihre Funktionen zusammenführen. Grundsätzlich gibt es zwei Konzepte, die sich auf die Textbearbeitung von Textverarbeitung und die Wiederholung der Eingabe beziehen.

Die meisten Benutzer von Textverarbeitungsprogrammen verwenden beide Arbeitskategorien, und die meisten beginnen mit der Textbearbeitungsfunktion. Wenn Sie einen langen Brief eingeben oder einen Bericht schreiben, bedeutet dies, dass der Autor wahrscheinlich einige Änderungen vornehmen möchte, bevor Sie ihn versenden. Vorwortverarbeitung bedeutet, dass Sie das Ganze erneut eingeben müssen, wahrscheinlich neue Tippfehler eingehen und die gesamte Arbeit ein zweites Mal überprüfen muss.

Die Verarbeitung von Datensätzen ist eine natürliche Erweiterung der Textbearbeitung und bringt die Informationen, die zum Schreiben von Berichten usw. gespeichert werden, in nützlichere Rollen. Es stellte sich bald heraus, dass es fast aus Versehen eine Datenbank aller eingegangenen Anfragen zusammenstellte und daraufhin Zitate verschickte und weil die Informationen für die Erstellung von Arbeitsanweisungen aufbewahrt wurden, wenn sie den Auftrag erhielten, eine Aufzeichnung ihrer Erfolgsquote. Die Erstellung eines vollständigen Verkaufsaktivitätsdatensystems unter Verwendung dieser Informationsdatenbank erforderte wenig zusätzliche Überlegungen. Ihr Textverarbeitungssystem ermöglicht es ihnen, bis zu 24 verschiedene Parameter einzugeben, nach denen sortiert werden soll, um die Erfolgs- oder Fehlerquote nach Produkt, zu unterschiedlichen Jahreszeiten, an geografischen Standorten auf der ganzen Welt, nach Verkäufer und Verkäufer, abzurufen Wert, Kunde usw.

Dies ist eine Textverarbeitung, die der Datenverarbeitung nahe kommt, außer dass die fraglichen "Daten" aus Textmaterial und nicht aus Zahlen stammen. Kontenmenschen, die sich als begeisterte Textverarbeitungsbenutzer gut verstehen, neigen immer noch dazu, ihre Figurenarbeit getrennt zu halten, obwohl die Technologie zur Kombination der Funktion vorhanden ist. Die automatische Verbindung zwischen Buchhaltungssystem und Textverarbeitungsprogramm ist zwar machbar, wird jedoch nur von wenigen Benutzern genutzt. Es zahlt sich jedoch aus, wenn Sie ein Textverarbeitungsprogramm auswählen, um sicherzustellen, dass es über die erforderlichen Kommunikationsanschlüsse oder das lokale Netzwerk verfügt, um dies zu erreichen. Man wird fast sicher nach direkten Kommunikationsmöglichkeiten innerhalb der Lebensdauer von Textverarbeitungsgeräten suchen, die jetzt gekauft werden.

Die Wiederholung des Schreibens, die andere Hauptkategorie der WP-Arbeit, besteht einfach darin, immer den gleichen Buchstaben aus einem einmal getippten Original zu produzieren. In seiner einfachsten Form wird der Brief speziell für den Job zusammengestellt und an mehrere Empfänger gesendet, deren Namen und Adressen vom Bediener der Textverarbeitung jeweils separat eingegeben werden. Eine weitere Verbesserung besteht darin, die Namen und Adressen selbst auf Textverarbeitungsplatten zu speichern.

Auf diese Weise kann der allgemeine Brief, der an eine bekannte Liste von Personen gesendet werden soll, entweder aus dem Geschäft generiert oder neu zusammengestellt, aber an Personen verschickt werden, deren Namen und Adressen zu Beginn jedes Buchstaben automatisch vom Textverarbeitungsprogramm und später abgeglichen werden können Bei Bedarf auf den Umschlägen eingeben. In einem guten Multitasking-System kann es als automatischer Ausdruck ausgeführt werden, während der Bediener mit etwas anderem beschäftigt ist.

Dies ist eine Kombination aus Textbearbeitung und wiederholter Eingabe. Es wird beispielsweise von Vertriebsmitarbeitern mit großem Aufwand eingesetzt, die ihre Angebote und Verkaufsberichte mit einem Minimum an Aufwand, aber mit einem Maximum an Verfeinerung für den Kunden erstellen möchten, einen maßgeschneiderten Bericht, der die Fragen des Kunden genau beantwortet, jedoch weitgehend in Form eines Kits zusammengestellt.

Anwälte, Wirtschaftsprüfer und andere Fachleute, die diese Technik heutzutage gerne nutzen, muss jeder Klient so fühlen, dass er der einzige Klient ist oder zumindest der für die Zeit wichtigste Vertreter des Verkaufsprinzips. Es wäre einfach nicht empfehlenswert, jemandem eine Form des Willens zu senden, die auf Normalpapier gedruckt wurde, wobei die Leerzeichen durch falsch ausgerichtete Zeichen gefüllt wurden.

Wenn Textverarbeitungsprogramme für sich allein standen und Schreibarbeiten nur von ihren eigenen Druckern ausführen konnten, waren sie Maschinen, mit denen sich Typisten vervierfachen oder ihre Ausgabe verbessern konnten. Jetzt stehen wir vor der Chance, diese Einheiten in zusammenhängende Systeme zu integrieren, mit denen die Textverarbeitungsleistung überall im Büro verteilt und mit anderen computergestützten Systemen zu Informationsnetzwerken verbunden werden kann. Das ist nicht so imposant, wie es sich anhört, obwohl die Computerindustrie die Dinge nicht durch die fehlenden Kommunikationsstandards erleichtert.

Die Schreibabteilung verfügt jetzt über Textverarbeitungsprogramme, in deren Erinnerung die Altersangaben aller Produkte und Dienstleistungen, technische Passagen usw. enthalten sind. Diese sind für die Aufnahme in Zitate, Standardbriefe, Standardantworten auf Preisanfragen, die Verfügbarkeit der Artikel und viele andere Dinge vorgesehen . Wenn ein Kunde nach einem Produkt fragt, muss die Korrespondenz Informationen über seine Kreditwürdigkeit, die fraglichen Produkte, die Lagerbestände usw. enthalten. Auf herkömmliche Weise erhält der Angestellte diese Informationen per Telefon oder aus seiner eigenen Kopie der Aufzeichnungen - vielleicht auf einem Computerausdruck, der von Hand aktualisiert wurde.

Durch das Verknüpfen der Textverarbeitungsprogramme mit dem Zugriff auf die Kontencomputer können diese Informationen jedoch automatisch abgerufen und in das Antwortschreiben aufgenommen werden. Durch die Verknüpfung der Textverarbeitung mit dem Bestandsbuchcomputer erhält der Kunde automatisch die aktuellste Position in der Korrespondenz. Eine weitere Integration erfolgt, indem den Sachbearbeitern, den Urhebern des Materials, ermöglicht wird, an eigenen Terminals die Lagerbestände, die Gutschriften usw. zu sehen, bevor sie entscheiden, welche Buchstaben den Textverarbeitern für den Kunden zur Verfügung gestellt werden sollen.

Externe Kommunikation:

Theoretisch sollte eine Firma, die Textverarbeitungsprogramme verwendet, die mit einer anderen Firma korrespondieren, die Textverarbeitungsprogramme verwendet, in der Lage sein, Informationen unter Verwendung des externen Kommunikationsprotokolls X.25 direkt von Maschine zu Maschine zu senden. Dies wird hauptsächlich von Organisationen mit mehreren Standorten durchgeführt, die die Hardware an jedem Standort bestimmen können. Für die Kommunikation mit anderen Organisationen stellt teletex zukünftig die beliebtesten WP-to-WP-Links bereit. Teletex ist schneller als das Fernschreiben und, was noch wichtiger ist, in der Lage, dass Textverarbeitungsprogramme direkt mit den Textverarbeitungsprogrammen der Empfänger kommunizieren können. Sie benötigen lediglich die Teletex-Schnittstelle auf eigener Hardware oder in der TK-Anlage.

Effiziente Textverarbeitungseingabe:

Die Textverarbeitung verwendet Textverarbeitungsmaschinen. Die WP-Arbeit beginnt beim Urheber oder Autor, und an diesem Punkt muss auch die Effizienz beginnen. Das zentralisierte Diktieren ist nicht nur eine schnellere und häufig kostengünstigere Methode, um aufgenommenes Material in den "Schreibpool" zu bringen, sondern auch eine mikroprozessorgesteuerte Spracheingabe und kombinierte Schreib- und Textverarbeitungsvorgänge. Die Autoren haben nicht nur die Möglichkeit, von ihrem Schreibtisch aus zu erfassen, wann immer ein Brief oder ein Memo erforderlich ist, sondern die Systeme haben immer mehr eine Rolle als Management-Tool übernommen.

Die Systeme berechnen die Umlaufzeit der Typisten und ordnen die Arbeit effizient auf dieser Grundlage zu. Sie sammeln Informationen über den Arbeitsdurchsatz und so weiter. Diktiergerät war schon immer an vorderster Front der Technologie, die heute als Sprachverarbeitung bekannt ist. Unabhängig davon, ob das Textverarbeitungszentrum zum Erstellen von Ausdrucken oder zum Aktualisieren von Computerdateien und Informationssystemen verwendet wird, muss das Instruktions- und Textmaterial, das von den Sachbearbeitern und Führungskräften der Organisation stammt, schnell, effizient und genau eingegeben werden.

Führungskräfte und Sachbearbeiter verwenden natürlich ihre Schreibtischtelefone, um zu diktieren, und für sie ist das Prinzip gegenüber früheren zentralisierten Diktiersystemen wenig geändert. Sie werden feststellen, dass die Aufnahmequalität durch noch mehr "Reinigungs" -Schaltkreise im System verbessert wird, und sie können von überall auf der Welt diktieren und den Recorder steuern, an den sie angeschlossen sind, als wäre das Telefon selbst ein Diktiergerät. Benutzer haben die Möglichkeit, im Kassettenverarbeitungszentrum automatisch wechselnde Bandkassettenrecorder oder Endlosschleifenrekorder zu verwenden, wobei sich beide Typen auf demselben System befinden, falls dies erforderlich ist.

Tatsächlich gibt es für jede Methode Pluspunkte und sie sind in vielerlei Hinsicht komplementär, zum Beispiel sind Bänder mit automatischer Änderung besser für eine starke Nutzung außerhalb der Arbeitszeiten, während die Endlosschleife sofortige Transkription ermöglicht, während das Diktieren immer noch stattfindet dringende Arbeit. Mit den Endlosschleifenrekordern im Textverarbeitungszentrum kann der Supervisor die WP-Operatoren nach Belieben von einem Autor zum anderen ändern, indem er einfach kurze Tastatureingaben an der Steuerkonsole vornimmt.

Der Austausch ist in der Tat so flexibel, dass Schreibkräfte je nach ihren Fähigkeiten von Job zu Job gewechselt werden können, unabhängig davon, auf welchem ​​Rekorder die Jobs gerade aktiv sind. Das Sprachverarbeitungssystem sollte sich in den Steuercomputer des Vorgesetzten einwählen, wann und von wem jeder einzelne Auftrag abgeschlossen wurde. Das System wusste bereits, wann es empfangen wurde und von welcher Telefon-Nebenstelle es kam, wie lange es war, welche Art von Arbeit es war und so weiter. Auf diese Weise können vollständige Aufzeichnungen von Tausenden einzelner Jobs geführt werden.

Die Arbeitsaufzeichnung kann in guter Wort- / Datensatzverarbeitungspraxis nach Autor, Tastaturbediener, Abteilung, Daten, Zeit, Status, Client usw. analysiert werden. Der Supervisor hat sofortigen Zugriff auf Informationen über den Arbeitsaufwand jedes Bedieners und der gesamten Einheit, Durchsatzraten, Rückstand und Rückstände, den Status der aktuellen Prioritätsaufträge und langfristige Leistungsinformationen, die alle in Tabellen- oder Tabellenform angezeigt werden grafische Form.

Funktionen der Textverarbeitung:

Die Schreib- und Textverarbeitungsfunktion in Büros wird schnell als Kern der gesamten Bürooperation anerkannt. Hier entsteht das Endprodukt der Arbeit der Menschen, sei es in den Köpfen, als Ergebnis anderer Datenbanken usw. Daraus folgt, dass die Verwendung von Textverarbeitungsprogrammen mit hohem Output, die flexible Bearbeitung von Textmaterial auf beliebige Art und Weise, ein effizientes Diktat von Eingabematerial und Anweisungen an die Bediener und eine enge Managementkontrolle des gesamten Vorgangs all dieser Faktoren erforderlich sind Aspekte bilden das wahre Studium der Textverarbeitung als elektronische Bürofunktion.

Kompatibilität:

Die Informationstechnologie wird selbstverständlich schrittweise installiert. Es ist wichtig zu wissen, dass es bei Kommunikationsgeräten viele Fälle gibt, in denen Unternehmen ältere Technologien noch einige Zeit verwenden werden. Neue Systeme sollten daher, wo immer dies möglich ist, mit bestehenden Systemen kompatibel sein, so dass im Fall von Teletex eine Möglichkeit zur Umwandlung von Telex vorhanden wäre.

Anpassungsfähigkeit:

Jedes neue System sollte in der Lage sein, sich an die zukünftige Technologie anzupassen. Beim Kauf von Textverarbeitungsprogrammen sollte beispielsweise darauf geachtet werden, dass diese mit lokalen Netzwerken und untereinander verbunden werden können.

Standards:

Der Bereich internationaler Standards in der Computer- und Kommunikationsbranche ist äußerst komplex. Aufgrund der Notwendigkeit von Kompatibilität und Anpassungsfähigkeit sind Standards wichtig. Bei der Installation von Systemen sollten daher vorhandene und sich entwickelnde Standards berücksichtigt werden.

Elektronisches Büro:

Bevor die Netzwerke, Dienste und Ausrüstungen, die British Telecom für die Einrichtung und Wartung des heutigen elektronischen Büros zur Verfügung stellt, untersucht werden, ist es nützlich, die Entstehung und Beziehungen der aktuellen Entwicklungen zu überprüfen. Bis in die 70er Jahre hinein kam es bei technischen Innovationen zu einem Tempo, das es ermöglichte, sie schrittweise in bestehende Büroprozesse aufzunehmen. Dann verschmolzen verschiedene Elemente der elektronischen Informationstechnologie.

Viele Geräte, die wahrscheinlich im elektronischen Büro üblich sind, basieren auf Produktdesign und Technologie, die seit dem 20. Jahrhundert allgemein bekannt sind, aber der zunehmenden Verwendung von Computertechniken in Telekommunikationsanlagen und -netzen und der wachsenden Abhängigkeit von den Prinzipien der Telekommunikationsnetzwerke Datenverarbeitungsanlagen haben eine völlig neue, konvergente Technologie geschaffen.

Die Pionierdesigner der ersten automatisierten Telefonvermittlungsstellen mussten sich mit Problemen befassen, wie sie mehrere Switches im Tandem optimal nutzen können und wie sie die Signalimpulse der Wählscheibe verwenden, um den Anruf durch eine Sequenz von zu ihren Zielen zu leiten Koffer und Tausch.

Anstatt die Wählimpulse direkt zur Betätigung der Schalter zu verwenden, nahm die gemeinsame Steuereinheit die Wählimpulse in einen Zwischenspeicher auf und übersetzte sie in eine Maschinensprache. Die gespeicherten Signale wurden unter der Leitung eines eingebauten Programms dazu verwendet, den Schaltvorgang zu steuern, die empfangende Station zu alarmieren und den Fortschritt des Anrufs mitzuteilen.

Moderne Telekommunikations- und Computersysteme werden auch durch das gemeinsame Festhalten an zwei Grundprinzipien der elektronischen Informationstechnologie vereint: erstens die digitale Informationsdarstellung und zweitens die automatische Programmsteuerung der Informationsverarbeitung. Durch die Kombination der Fähigkeit der digitalen Telekommunikation, eine Mischung aller Arten von Kommunikationsnachrichten zu handhaben, mit computerbasierten Techniken zum Speichern von Informationen in computergestützten Bibliotheken und zum Verarbeiten von Informationen ist eine kraftvolle neue technologische Kraft entstanden.

Die Begriffe Informationstechnologie und Computerkommunikation beschreiben es am besten. Es ist allgemein anerkannt, dass die zunehmende Anzahl und Vielfalt der Telekommunikationshardware und -dienste hauptsächlich auf die sinkenden Kosten und die zunehmenden Ressourcen, die Zuverlässigkeit und die Robustheit des Mikroprozessors aus Siliziumchips zurückzuführen ist. Der Mikrochip mit seinem enormen Potenzial für Speicher- und Verarbeitungsschaltungen wurde schnell zum zentralen Punkt, um den sich die Technologien der Telekommunikation und des Datenverarbeitungssystems konvergierten.

Die Prinzipien der Mikroprozessorsteuerung können kaum als neu oder mystisch bezeichnet werden. Jede Prozessoroperation, wie Addition oder Multiplikation, besteht aus vielen kleineren Schritten, die auf einem Logiksystem basieren, das vom Mathematiker George Boole aus dem 19. Jahrhundert entwickelt wurde. Wie das binäre Zahlensystem und der Morsecode basiert die boolesche Logik auf einer Darstellung mit zwei Zuständen. In diesem Fall sind 'true' und 'false' die zwei möglichen Werte.

In Computern können diese Werte in einem "Bit" gespeichert werden. Mikroprozessoren bestehen aus Schaltungen, die durch Zusammenschalten von Schaltern in logischen Mustern gebildet werden, die gemäß den Regeln der Booleschen Logik definiert sind. Halbleiter fungieren als 'Schalter' und die Werte von 'wahr' und 'falsch' bedeuten, ob ein winziger elektrischer Strom ein- oder ausgeschaltet ist oder nicht.

Wenn viele solcher Schalter in einer Reihe angeordnet sind, wird ein "Zustand" hergestellt. Stellen Sie eine Reihe solcher Bedingungen zusammen und ein "Prozess" wird eingerahmt. Auf diese Weise können Informationen, die als elektrische Energie kommuniziert werden, verschiedenen Prozessen unterzogen werden. Auf diese Weise wird in einem mikroskopisch kleinen Maßstab ein Mikroprozessor hergestellt. Zuvor wurde festgestellt, dass der Aufschwung der elektronischen Bürotechnik in den 70er Jahren begann.

Der erste Mikroprozessor wurde 1971 hergestellt, als die in den USA ansässige Intel Corporation den ersten kompletten Computerprozessor mit revolutionärem Speicher auf einem kleinen Siliziumchip mit mehr als 2.000 Transistoren herstellte. In den frühen achtziger Jahren stieg diese Zahl stetig an. Erste Chips mit 4.000 "Bits", dann 16.000, wurden alltäglich. 64.000 folgten schnell und Chips mit Speicher, die sich auf 256.000 Bit erstrecken, wurden möglich.

Halbleiterchips haben inzwischen praktisch alle anderen Formen des Maschinenspeichers ersetzt. Diese rasanten Entwicklungen in der Mikroelektronik haben entscheidend dazu beigetragen, die verfügbaren Methoden für den Informationstransfer zu verbessern. Dazu gehören Telefax, Teletex, Videotext, Telex, Kommunikation von Textverarbeitungsgeräten, Computer-Mailbox, Sprachmailbox, Drahtübertragung und sogar Standard-Fernsehtechniken.

Büroautomation:

Die Büroautomation oder das elektronische Büro war immer schwer zu beschreiben. Einige behaupten, dass nur eine der oben genannten Nachrichtenfunktionen in diese Kategorie fällt - andere reichen aus, wenn zwei oder drei zu einer einzigen Workstation zusammengeführt werden. British Telecom hat die weitest mögliche Auffassung vertreten, um die ehrgeizigsten Interpretationen zu berücksichtigen. Was benötigt wird, ist nicht nur eine clevere Methode, verschiedene Geräte anzuschließen.

Ein richtig konzipiertes Büroautomationssystem muss das Abrufen, Verarbeiten und Übertragen von Informationen in einer einzigen Einheit vollständig integrieren, was für Fachleute und Laien wirtschaftlich und problemlos möglich ist. British Telecom hat eine Reihe von digitalen Netzwerkdiensten entwickelt, die zusammen als X-Stream bezeichnet werden und einzeln oder als Komponente eines vollständigen Kommunikationspakets verfügbar sind.

BT Merlin bietet eine Vielzahl fortschrittlicher Geschäftssysteme an, die in diesen Netzwerkdiensten eingesetzt werden können. Gemeinsam können sie das elektronische Büro an die Bedürfnisse der einzelnen Unternehmen anpassen. Dieser koordinierte Ansatz ist so universell, dass er die vielen widersprüchlichen Kriterien erfüllt, die die Büroautomatisierung mit sich bringt. Das heutige nationale Telefonnetz war so ausgelegt, dass Sprachsignale auf analoge Weise übertragen werden konnten. Von der Stimme erzeugte Schallwellen werden in elektrische Wellen umgewandelt, die am Empfänger wiedergegeben werden.

Im wachsenden digitalen Netzwerk von BT werden Informationen in der kodierten Form von Binärziffern gesendet. Das binäre System verwendet nur zwei Zustände: Ein oder Aus, Eins oder Null. Binärziffern werden als Bits bezeichnet und die Übertragungsgeschwindigkeit wird als Bits pro Sekunde ausgedrückt. Die digitale Übertragung und Vermittlung steht im Mittelpunkt des Programms von British Telecom zur vollständigen Umstrukturierung des nationalen Netzes. Die modulare Familie computergesteuerter digitaler Vermittlungssysteme von System X bietet wesentliche Verbesserungen im Betrieb und ebnet den Weg für die breite Einführung der neuen Dienste, die zur Unterstützung des elektronischen Büros erforderlich sind.

Parallel dazu bieten digitale Übertragungssysteme zunehmend effiziente und leistungsfähige Kommunikationsverbindungen über Kabel, Funk und Lichtleiter. Die Verschmelzung von System X und digitaler Übertragung ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur vollständigen Integration aller Telekommunikationsdienste in ein einziges Netzwerk - das Integrated Services Digital Network (ISDN) -, da alle Formen der Kommunikation über den einen Pfad übertragen werden können. Text-, Daten-, Fernsehsendungen, Telefax- oder Videotexteinrichtungen wie Prestel. Dies ist äußerst wirtschaftlich, da kein separater Zugriff auf das vorhandene BT-Netzwerk erforderlich ist. In der Vergangenheit konnten nur die größten Organisationen ihre eigenen privaten Netzwerke finanziell rechtfertigen.

Durch die Einführung neuer Dienste wie der X-Stream-Reihe für die Informationsübertragung und die Zusammenschaltung von Terminals und durch die Reduzierung der Kosten für moderne Kommunikationsgeräte wie digitale PABX-Anlagen ermöglicht BT nun kleineren Organisationen den Betrieb eines Unternehmensnetzwerks. Lokale Netzwerke können aufgebaut werden, um die Verteilung von Daten zwischen elektronischen Büros zu organisieren. Sie bestehen in der Regel aus einem Breitband-System mit hoher Kapazität, das in der Lage ist, sehr viele Bits pro Sekunde zu übertragen.

Viele Geräte und Maschinen, Textverarbeitungsgeräte, Fernschreibgeräte, Computerterminals und Datenbankspeicher können in das lokale Netzwerk eingesteckt werden, das ständig Informationen über die gesamte Netzwerkschaltung verbreitet. Mit Einrichtungen können Bürogeräte die im Netzwerk fließenden Informationen überwachen oder "hören". Wenn ein "Listener" Informationen findet, die an ihn adressiert sind, werden die Daten aus dem Netzwerk abgerufen und auf dem betreffenden Endgerät gespeichert oder präsentiert.

Die Konfiguration solcher Unternehmensnetzwerke variiert erheblich und hängt von den Informationsanforderungen jedes Kunden ab. British Telecom betreibt eine Vielzahl öffentlicher und privater Netzwerke in ganz Großbritannien. Durch die Verwendung von Elementen aus allen diesen Bereichen werden individuelle Unterstützungssysteme für jedes elektronische Büro eingerichtet.

Keine zwei Lösungen sind genau die gleichen, aber es gibt gemeinsame Themen. Die X-Stream-Dienste sind ein Beispiel für ein solches Thema: Sie errichten eine neue Telekommunikationsinfrastruktur für das elektronische Büro von heute, die eine sichere Möglichkeit bietet, Kommunikation, Datenverarbeitung und die vielen Facetten der Informationsverarbeitung zu integrieren.

Paketschalter-Stream:

Packet Switch Stream (PSS) ist der landesweite paketvermittelte Datendienst von BT. Es bietet eine neue Art der Übertragung von Computerinformationen, indem Daten in Paketen verpackt werden. Paketvermittlung verwendet eine codierte Adresse an der Vorderseite jedes digitalen Datenpakets als Mittel, um es zu seinem Ziel zu führen. PSS stellt ein Netzwerk bereit, das speziell für die Kommunikation zwischen Computern entwickelt wurde.

Durch die kostengünstige gemeinsame Nutzung des Dienstes zwischen den Kunden können Informationen kostengünstig zwischen den Büros übertragen werden. Es hat besondere Anwendung für Transaktionszwecke und interaktive Anwendungen mit geringem Volumen gefunden und wird häufig in Finanznetzen, Datentransfer und POS-Terminals verwendet. Der Dienst ist auch ein ideales Medium für die Textkommunikation und verbindet eine Reihe von E-Mail-Einrichtungen.

PSS ist ein Gateway zu Dutzenden von paketvermittelten Netzwerken in Ländern auf der ganzen Welt. KiloStream bietet Hochgeschwindigkeitsverbindungen zwischen Computern und verschiedenen Terminals für die Text-, Fax-, Teletex- oder Sprachübertragung. KiloStream-Schaltungen werden ausschließlich für den Eigenbedarf des Kunden bereitgestellt und bieten einen kostengünstigen, vollständig digitalen Service, der Zentrale, Depots, Fabriken und Geschäfte miteinander verbindet. Es ist mit Geschwindigkeiten von 48.000 und 64.000 Bit / Sek verfügbar und bietet eine kostengünstige Alternative zur Datenübertragung über analoge private Leitungen und Modems.

KiloStream kombiniert hohe Datenraten mit einfacher Bedienung und arbeitet über digitale private Schaltkreise zur Verbindung von Mikro- und Minicomputern, computergesteuerten Telefonanlagen, Textverarbeitungsgeräten und lokalen Netzwerken, Slow-Scan-TV, E-Mail und Kreditprüfung. Dieser X-Stream-Dienst bedient zunächst große Geschäftszentren. Eine schnelle Expansion ist geplant und wird von der Marktnachfrage geprägt. Ein wesentlicher Bestandteil des Dienstes ist das Network Terminating. Einheit (NTU) an jedem Ende der Schaltung.

Die NTU fungiert als international vereinbarte Schnittstelle, über die Kunden ihre eigenen Geräte anschließen können. Die NTU hat auch die wesentliche Funktion, Steuersignale an das Netzwerk zurückzugeben, um die Wartung zu erleichtern. Die NTU fügt jedem vom Benutzer übertragenen Signal zwei Überwachungsbits hinzu.

Diese dienen zur Überwachung und Steuerung; Die NTU am Ziel entfernt sie automatisch und stellt einen transparenten Datenpfad für den Benutzer bereit. Das KiloStream-Netzwerk verfügt über ausgefeilte Überwachungs-, Diagnose- und Alarmfunktionen, die eine hohe Zuverlässigkeit und schnelle Reaktion auf Fehler gewährleisten. Die Wartung wird von den X-Stream-Servicecentern kontrolliert, die rund um die Uhr an sieben Tagen in der Woche besetzt sind. Kunden berichten Störungen direkt an das Fachpersonal in diesen Zentren. BT bietet von diesen Zentren ein Paket von Einrichtungen an, um den Kunden eine sichere Wartungsunterstützung zu bieten.

NTUs sind kompakte Einheiten, die die neuesten Fortschritte in der Mikroelektronik beinhalten und Standardschnittstellen für den Anschluss von Büroterminals bieten. NTUs sind für die Desktop-Montage konzipiert und können in größeren Installationen in kompakten Racks gestapelt werden.

Mega Stream:

Mega Stream ist ideal für große Unternehmensnetzwerke, die große Mengen an Sprache, Daten und Bildern für Videokonferenzen verarbeiten. Es handelt sich um den privaten Dienst mit der höchsten Kapazität, der speziell für die Übertragung von Informationen mit Geschwindigkeiten zwischen 2 und 140 Millionen Bit / Sek entwickelt wurde. Mega Stream kann für sehr schnelle Daten oder für die Verbindung zwischen digitalen Telefonanlagen verwendet werden. Eine 2-MBit / s-Verbindung kann bis zu 30 Sprachkanäle übertragen. Im elektronischen Büro müssen PABXs, Mainframe-Computer, Textverarbeitungsgeräte und Remote-Terminals zwischen einer Reihe von Unternehmensstandorten miteinander kommunizieren.

Mega Stream bietet den idealen privaten Punkt-zu-Punkt-Schaltkreis. It is also the network solution to such electronic office needs as transferring data to terminal equipment at a distant location along a high-speed digital path. It interconnects a fast, multiplexed circuit to a number of analogue or digital PABXs, telephones or data terminals.

Multiplexing involves the use of a common channel to make two or more channels, either by splitting the common channel frequency band into narrower bands, each of which is used to create a distinct channel known as frequency division multiplexing or by allotting the common channel to multiple users in turn, to constitute different intermittent channels time division multiplexing.

Mega Stream uses the latter technique. The service is available between all major business and commercial centres nationally. It is provided by specially installed cable between customers' premises and the nearest exchange equipped for digital transmission. British Telecom offers a wide range of multiplexers, to channel the circuit into a number of lower- speed data or speech paths.

Mega Stream circuits can also be connected, using a wall-mounted interface, to terminal equipment not supplied by British Telecom. This contains line- powered regenerators, system alarms and an electrical safely device. Like Kilo Stream, Mega Stream is provided with a full alarm system for monitoring equipment and line performance and fast fault location.

Sat Stream:

The fourth X-Stream service is Sat Stream—offering an international small-dish satellite network. The service, opening in 1984, will provide high-capacity private links for multinational organisations. It will initially cover Western Europe, extending to North America and other parts of the world later in the decade. Sat Stream will also offer point-to-multipoint and temporary circuits within the UK.

Digital links can be provided at speeds up to 64 kbitg/sec. Equipment can be located at customers' premises, perhaps on the roof or in the car park for sole use, or it may be shared, between users. The service is well suited to providing the urgent communications links required by remote locations, such as oil production platforms. The dish and its transmission equipment are so compact that they can be housed together on the back of a 35-foot lorry, and easily moved to different locations.

These services together form a telecommunications environment enabling customers to install and operate new kinds of electronic office business systems-systems that can handle data processing, communications and complex commercial management in one open, yet integrated, electronic package.

Merlin:

Merlin is British Telecom's specialist marketing organisation for advanced business terminal equipment. Many offices already depend upon microprocessor-based systems like the Monarch and Herald PABXs, and advanced machines like the Puma and Cheetah telex terminals.

Merlin's approach to the electronic office acknowledges the important convergence between telecommunications and computing. A new range of intelligent business terminals – the Ml 100, ' M2226 and M3300 – is designed to achieve maximum integration of office functions, while remaining sufficiently 'open' in both hardware and software to offer maximum interface with other office equipment. All three models are simple to operate and designed to evolve and change to meet the new needs of a growing business.

The Ml 100 desktop visual display unit gives access to computer bureau services, remote databases, videotext networks like Prestel, Packet Switch Stream and electronic mail facilities like Telecom Gold. The Ml 100's intelligent modem will store access numbers preprogrammed by the user, making them available at the touch of a single key. It can perform the functions of a remote computer terminal, using all the storage and processing power of the chosen database.

Outgoing messages are typed at the keyboard and simply des-patched over a computer-based electronic mail service. Incoming messages are summoned from the unit's 'mailbox' and the contents of a user's 'in-tray' are displayed on the screen when needed. The Ml 100 can also be used for data transmission.

The M2226 small business computer offers similar press- button access to public and private databases. It can interface with all the services available on the Ml 100, with the, additional benefit of working to the national and international telex services, various Datel-type transfer facilities on the PSTN or private circuits, and full interconnection to teletex. It provides 5 Mbytes of Winchester disk drive storage, as well as 800 kbytes on floppy disk.

Merlin's M3300 has 256 Kbytes of storage on' two floppy disk drives. As well as the usual word-processing functions, the M3300 will handle all kinds of office forms, columns of figures, diagrams, flowcharts, and 'newspaper' layouts. This makes it ideal for composing, editing, distributing and updating customer and company bulletins, files and project documents.

This Merlin hardware is complemented with a variety of software packages. WordStar is the most widely accepted microcomputer word-processing program, and is regarded as something of a standard. It organises typed text into a preferred format, moving automatically from 'page' to 'page'. WordStar makes deletions, additions and, changes of format at a single command. M2226 comes complete with WordStar and also features Merlin Master Interface software, which guides the operator to each computing application by simple options displayed on the screen.

The Business Desk program is a complete business administration package, enabling the user to computerise bookkeeping, invoicing and stock control. It can generate management accounts in the form best suited to individual users, and is sufficiently advanced for the professional accountant, but also well suited to the small business manager with no special training.

Data Star will do whatever might otherwise be done with a number of card index systems. It files address lists, inventories, invoice and order records, accounting and employee information.

Mail Merge and Spell Star are companion packages to WordStar. Mail Merge is a file-merging program which draws information from other files and builds it into the documents prepared by WordStar, while Spell Star 'proof reads' documents and instructs WordStar to correct spelling when necessary. With a vocabulary of 20, 000 words, Spell Star is a dictionary on a disk.

Merlin's range of software packages includes Calc Star, an electronic 'spread sheet', which lays out figures on the screen in columns and rows, according to a predetermined formula. The user can design formulae which will present the information in the manner best for particular problems. It builds and automatically maintains a data model and carries out any necessary calculation.

Finally, Sales Desk is an electronic record keeping system, specifically designed to meet the needs of a sales department. In one package it provides a customer card index, a reporting system and a cost-effective direct mail facility. The WordStar software together with this first-generation Merlin hardware combine to make a bridge between the technologies of computing and telecommunications. They are a natural expression of the unity and integration with which British Telecom approaches the electronic office.

Teletex:

The publicity bandwagon for Teletex is Underway. Those who have not yet heard the word will probably very soon do so. Opinions vary over what Teletex is. On the one hand, it is referred to as 'super telex'—a method, similar to telex, of allowing business organisations to communicate with each other in written form.

On the other hand', it is considered as a revolutionary method of allowing word processors from different manufacturers to communicate with each other. The reality is that there is some truth in both these statements and that neither view encapsulates the service to the exclusion of the other. However, the service probably doesn't go far enough to satisfy fully either group of protagonists in this difference of opinion.

Nevertheless in practical terms, the Teletex service can bring decided benefits to businesses who choose to use it, and these benefits occur where it counts-in reducing costs and improving corporate image.

Ziele:

The fundamental objective of the CCITT series of Teletex recommendation was to provide an international standard method of communication between the various types of text- preparation equipment commonly found in offices typewriters, text-editing visual display units, word processors, business computers, and latterly microcomputers and office automation systems.

The outcome of these national and international studies was a series of recommendations for a, method of international delivery:

ich. Amongst various types of office text-preparation equipment,

ii. Of textual documents,

iii. Of a quality similar to that provided by conventional office typewriter.

The transmission of these documents was to be:

ich. Rapid (by electronic means)

ii. Secure against corruption and

iii. Automatic (the text-preparation equipment should be able to continue to be used in local mode, even during transmission and reception of other documents).

Furthermore, the standards defined were to be

ich. Able to be extended in future with changing requirements and'

ii. Able to accommodate differing national requirements, eg different alphabets or transmission networks.

To achieve the above, CCITT proposed a basic teletex service, the more salient elements of which were to be:

ich. An international character set containing upper and lowercase Roman characters, accents, some non-Roman characters currency symbols, punctuation, numerals and other more specialized characters.

ii. A definition of a printable page area with defined margin areas and specific print sizes and line spacing's.

iii. A definition of the minimum features and facilities which were to be implemented in terminal equipment for use in the Teletex service.

iv. A requirement that national PTTs providing a Teletex service should also provide a connection between Teletex and the existing telex network thus immediately providing Teletex users with approximately one million organisations internationally with whom they might wish to communicate.

Following these 'internationally ratified' recommendations, the national PTTs throughout the world were then able to plan for the introduction of their own national Teletex services. In the UK, for instance, British Telecom has decided to implement Teletex on the Public Switched Telephone Network (PSTN) and on the Packet-Switched Service (PSS). Other PTTs have chosen different networks. In the UK, Teletex over the PSTN is particularly attractive to a large class of business organisations because, the PSTN is already widespread and is relatively less expensive in terms of connection costs than other networks.

Benefits of Teletex:

With the increasing amount of business correspondence and other textual information being generated by electronic means, and cheap and accurate transmission of the information, the provision of an internationally agreed service with the objectives described above is, indeed, timely.

The benefits which will accrue to users of the Teletex service will be both quantitative' and qualitative, and it is worth examining both types in more detail. The most readily measurable benefits of the teletex service are transmission costs, although other additional savings are possible. Teletex can be cheaper than mail, telex or facsimile transmission of textual information. The number of A4 pages of text that can be sent for a given number of charge units over the PSTN in the UK to one destination

The actual amount of money which Teletex can save for any particular organisation will depend 'the circumstances of that organisation:

ich. How much existing mail, fax or telex communication can be transferred to Teletex?

ii. How much text needs to be transmitted?

iii. To how many destinations?

iv. With what urgency

v. Can different transmissions to the same destination be combined?

An analysis of these and other factors should be performed by any potential purchaser of Teletex equipment. However, it can be said that in most cases, Teletex is cheaper and faster than other comparable methods of communication. The international Teletex standards also state that where Teletex terminals provide both text-preparation and communication features, the two processes should operate independently. This means that the Teletex devices themselves can lead to quantifiable benefits for their users, in addition to the, transmission cost savings described above.

The text-preparation facilities of the terminals will provide the increasingly familiar benefits of word processors, eg ease of correction, alteration of text, production of standard letters and distribution of documents to multiple addresses that can be measured in terms of savings in clerical or typing effort, or increases in output and productivity. Once a prepared Teletex document has been committed to the transmission facilities of the device, then dispatch to the destination is automatic, thus reducing the loading on support services such as internal mail delivery, post room or telex and facsimile operators.

Qualitative Benefits :

In addition to benefits that can be measured, the Teletex service provides a second set of benefits to its users. These benefits aren't so easily assessed in terms of cost savings or improvements in efficiency as the former category, but they will be important for some users. The following benefits occur in a number of areas, but tend to be drawn together by the theme of improving the service by the user organisation.

Better quality of presentation of transmitted documents compared to its nearest predecessor” telex, the teletex service provides a much higher quality, of presentation of transmitted documents. Use of typewriter —quality printers, with a character set comprising upper and lower-case letters, foreign characters, punctuation, specialist symbols, variable line spacing and A4 paper results in a better, more familiar, more professional standard of document arriving at its destination.

The transmission speed of Teletex compared to the postal services will obviously be attractive to these types of businesses. Enabling clients or other organisations to reduce their communication costs the provision of a Teletex receiving station may not directly benefit the owner organisation, but may allow clients or other business partners to reduce their communication costs where traffic is predominantly one way into the terminal. This, in turn, reflects back into the 'image' of the organisation.

Types of Teletex Device:

The Teletex service is intended to allow interchange of text information amongst a wide variety of types of text-preparation equipment from different manufacturers. Accordingly a variety of different types of Teletex equipment is being made available by different manufacturers to exploit the service. The available devices will provide a broad range of sophistication and facilities, and consequently will cover a range of prices.

Different Teletex users will require different features and different degrees of sophistication from their Teletex equipment and thus will vary in their opinion of the usefulness of the different types in their particular circumstances. The types are distinguished according to whether they are single or clustered systems, and whether they are new devices or 'adaptors' for existing equipment.

New Single-station Devices:

These will cover a range of devices from electronic typewriters, through micro and personal computers to sophisticated word processors. They will all have been designed to generate and display the complete Teletex character set and document formats. Each device will have a single keyboard and print device plus the mandatory minimum' document store which must be able to hold incoming and outgoing documents for the mandatory minimum time. Some devices will also possess optional VDUs and optional memory devices such as floppy or Winchester disks, which will improve their text and document-handling capabilities.

Each single-station device will require its own connection to the Teletex service and will thus be able to function as a totally self-contained Teletex station either as the only Teletex point within a small organisation, or as one of a number of Teletex points within a larger organisation.

New clustered devices:

In the same way as there have been available conventional message switches, small business computers and office automation facilities which, share common resources amongst a number of terminals, new devices are being introduced which share a teletex connection between a numbers of terminals.

This results in the necessity for fewer teletex lines into an organisation and permits these lines to be used more efficiently. As an example, teletex documents generated by a number of different terminals in different departments, but addressed to the same organisation, could be batched together and transmitted in one call by a clustered device, whereas they would require a number of teletex calls by single-station devices. Hence in these circumstances, teletex call charges with clustered systems are likely to be lower than with single-station devices.

New clustered devices are designed to be able to accept full teletex documents from the service and to store them arid distribute them internally with the ability to display the full character set and document formats on their terminal screens.

Clustered devices are likely to find greatest use in medium to large organisations in which a number of departments wish to exploit the benefits of the teletex service, yet for which the provision of a relatively large number of teletex connection points would be uneconomic.

Single-station Adaptors:

There currently exists a large installed base of text-preparation equipment which, as far as their users are concerned, have considerable economic life left. The owners and users of this type of equipment are, quite rightly, reluctant to replace it with new teletex equipment with all attendant disruption to capital depreciation plans and the requirement for operator training on new devices. It is for type of organisation, which wishes to exploit the benefits of teletex, that devices such, as the Ferranti Teletex Adaptor been designed.

These devices are essentially self-contained 'black boxes' or printed circuit boards which' can be installed retrospectively within the host device. They permit existing word processors and similar host devices to use the teletex service. The host device is responsible for generating the document to be transmitted.

At the touch of a few keys the operator then transfers the prepared document from the host to the adaptor, and from that point, transmission via teletex is automatically performed by the adaptor. The adaptor converts the documents from the character set of the host to the teletex character set, establishes contact with the destination, transmits the document, ensuring that all protocols and checks are obeyed, and keeps a log of the transaction as required by the service regulations.

Similarly for incoming teletex documents, the adaptor will automatically receive the document, obeying all protocols and checks, log the transaction and inform the operator that a document has been received. When convenient, the operator can, at the touch of a few keys, transfer the document from adaptor to host device where it can be displayed, stored or printed at will.

It is highly likely that such host devices cannot display or print the complete teletex character set, but where an incoming document contains characters which the host cannot represent accurately, then the adaptor should drive an optional teletex printer so that a hard copy of the document can be obtained.

This type of device is likely to appeal to small or medium-sized organisations for whom the full teletex character set is not vitally important, yet who want to achieve the reduced transmission costs, whilst retaining and increasing the usefulness of their existing investment in text-processing equipment,

Clustered Adaptor Devices:

These devices perform similar functions to single-station adaptor devices whilst allowing a number of host devices to share one or more teletex lines. Clustered adaptors exist either as devices in their own right or exist as devices such as the Ferranti Teletex Manager. This is a clustered teletex message which can also interface non-teletex devices to the service.

These products are likely to appeal to the larger organisation for which, once again, the full teletex character set is of less importance, but which wants to obtain the full transmission benefits of the service by connecting a number of text sources to a small number of lines.

Teletex is a modern international electronic text exchange service that provides cost savings in the transmission and reception of documents prepared on electronic typewriters, word processors, office automation systems and other modern text-preparation equipment. It provides faster delivery of better quality documents than comparable services such as the mail, telex and facsimile, thus enhancing the corporate image of the user's organisation.

However, the service has arrived at a time when there are a large number of text-preparation devices already in use. Therefore prospective teletex users are faced with the choice of having either to replace their existing equipment with new devices designed for teletex, or to buy additional equipment for the service.

This choice depends on how important the features of the service are in any particular case and the cost of the relevant devices compared to the benefit which can be achieved. The two most important features of the service appear to be saving in transmission cost and the ability to represent a high-quality international character set on received documents.

All teletex devices should be able to provide transmission-cost savings. However, depending on how important the latter issue is, users have the choice between purchasing completely new devices which can fully represent teletex documents on printers and VDU screens, or purchasing adaptor devices which will allow their existing word processors to operate, with teletex.