Top 4 Arten von Berichten, die für das Management vorbereitet wurden (mit Diagramm)

Die folgenden Punkte heben die vier wichtigsten Arten von Berichten hervor, die für das Management erstellt werden, dh (1) Klassifizierung nach Objekt und Zweck (2) Klassifizierung nach Natur (3) Klassifizierung nach Zeitraum (4) Berichte auf Funktionsbasis.

Berichte für Verwaltungstyp Nr. 1: Klassifizierung nach Objekt und Zweck:

(a) Externe Berichte:

Die für externe Benutzer oder für Personen außerhalb des Unternehmens erstellten Berichte werden als externe Berichte bezeichnet. Externe Nutzer können Aktionäre, Investoren, Gläubiger, Lieferanten und Bankiers sein. Das Unternehmen ist zwar möglicherweise nicht für Außenstehende verantwortlich, aber einige Berichte sind für Außenstehende gedacht.

Die Gesellschaft veröffentlicht die Gewinn- und Verlustrechnung und die Bilanz am Ende eines jeden Geschäftsjahres. Diese Berichte werden beim Registrar of Companies und an den Börsen eingereicht. Es wird erwartet, dass die endgültigen Rechnungsabschlüsse bestimmten grundlegenden Details des India Companies Act 1956 entsprechen müssen, weshalb es vorgeschrieben ist, einige Mindestinformationen in den endgültigen Abschlüssen offenzulegen. Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung, die für externe Benutzer im Jahresbericht der MRO-TEK LIMITED 2007-2008 dargestellt wird.

(b) interne Berichte:

Interne Berichte beziehen sich auf Berichte, die für verschiedene Managementebenen bestimmt sind. Interne Berichte sind keine öffentlichen Dokumente und es wird nicht erwartet, dass sie Standards entsprechen. Diese Berichte werden erstellt, indem die zur Verfügung stehenden Entsorgungsbedürfnisse berücksichtigt werden.

Diese Berichte können für die oberste, mittlere und untere Ebene gedacht sein. Der für verschiedene Managementebenen bestimmte Bericht kann als interner Bericht betrachtet werden. Die Häufigkeit dieser Berichte hängt vom jeweiligen Zweck ab.

Einige der häufig verwendeten internen Berichte sind! Periodenbericht über Gewinn- und Verlustrechnung und Finanzlage, Kapitalflussrechnung, Änderungen des Umlaufvermögens, Bericht über Produktionskosten, Produktionstrends und Kapazitätsauslastung. Arbeitsumgebungsberichte, Berichte über die Materialauslastung, periodische Berichte über Verkäufe, Krediteinzugszeiten Vertriebs- und Vertriebskosten, Bericht über Lagerbestand usw.

Zum Beispiel folgt der Bericht über Produktionstrends:

Berichte für das Management Typ 2: Klassifizierung nach der Natur:

Je nach Natur können Berichte in drei Kategorien unterteilt werden:

(a) Unternehmensberichte:

Diese Berichte werden für das gesamte Unternehmen erstellt. Diese Berichte dienen als Kommunikationskanal mit Außenstehenden. Unternehmensberichte können alle Aktivitäten des Unternehmens betreffen oder sich auf verschiedene Aktivitäten beziehen. Unternehmensberichte können Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Einkommensteuererklärungen, Beschäftigungsbericht, Bericht des Vorsitzenden umfassen.

Diese Berichte enthalten standardisierte Informationen und sind für Außenstehende von Vorteil. Die Interpretation der Finanzausweise kann auch aus diesen Berichten erfolgen. Die Berichte sind aus Sicht der Finanzanalyse wichtig. Zum Beispiel folgt der Bericht des Vorsitzenden, der vom ShashiRuia-Vorsitzenden von Essar Steel Ltd. zur Information wiedergegeben wurde:

Erklärung des Vorsitzenden:

Sehr geehrter Aktionär,

Inzwischen wird von Wirtschaftsexperten und Studien auf der ganzen Welt akzeptiert, dass Indien und China die Weltwirtschaft im 21. Jahrhundert dominieren werden. Indien ist heute in Bezug auf die Kaufkraftparität die viertgrößte Volkswirtschaft und wird voraussichtlich Japan überholen und nach den Vereinigten Staaten von Amerika und China vor dem Ende des Jahrzehnts die drittgrößte Wirtschaftsmacht werden. Indem sich Indien darauf vorbereitet, eine wirtschaftliche Supermacht zu werden, muss es das Tempo der Reformen und der Liberalisierung weiter beschleunigen, indem es die Entwicklung einer Weltklasse-Infrastruktur, eine wettbewerbsfähige Produktion in Bezug auf Umfang und Technologie sowie eine nachhaltige Entwicklung ermöglicht.

BIP-Wachstum von über 6, 5% bedeutende Investitionen in die Infrastruktur, eine gute landwirtschaftliche Produktion und ein Anziehen der Verbrauchernachfrage in allen Sektoren sorgen für die Industrie. Wenn wir ein jährliches BIP-Wachstum von 8% erzielen können, wird Indien die am schnellsten wachsende Demokratie auf dem freien Markt der Welt sein.

Stahl das Rückgrat der Industrie:

Die Stahlindustrie ist für die wirtschaftliche Wettbewerbsfähigkeit und Sicherheit eines Landes von entscheidender Bedeutung. Stahl ist ein wesentlicher Bestandteil beim Bau von Brücken, Eisenbahnen, Wohnhäusern, Automobilen, Geräten und vielem mehr. Die heutigen Stähle unterscheiden sich grundlegend von denen, die vor zehn Jahren verfügbar waren. Sie sind leichter, fester und vielseitiger.

Die Branche hat sich in den letzten Jahren grundlegend gewandelt. Unternehmen investieren in neue Prozess- und Produkttechnologien, Kapazitätsverbesserungen und Kundendienstinitiativen. Indische Stahlunternehmen sind auf dem neuesten Stand der Technik und investieren beträchtlich in Forschung und Entwicklung.

Die Industrie und insbesondere Ihr Unternehmen können sich in Technologie, Qualität und Preis international behaupten und haben gezeigt, dass das Indien von morgen indischen Unternehmern und indischen Konsumenten gehört. Die Regierung muss die Industrie mit einer realistischeren Eisenerzpolitik fördern und unterstützen, die gleiche Wettbewerbsbedingungen schafft.

Essar Steel - ein ereignisreiches Jahr:

Die hervorragenden Ergebnisse von Essar Steel zeigen den Erfolg des Unternehmens bei der strukturellen Verbesserung der operativen Leistung infolge strategischer Maßnahmen und der rechtzeitigen Ausführung von Projekten. Wir haben auf den internationalen Märkten Anzeichen eines Überangebots gesehen, aber wir sehen dies nicht als langfristiges Problem. Ihr Unternehmen ist aufgrund seiner geografischen Abdeckung und seines Produktportfolios auch viel besser für ein zyklisches Management in Märkten gerüstet.

Essar Steel ist jetzt ein vollständig integrierter Hersteller, der alle Prozesse rund um die Stahlherstellung durchgängig kontrolliert. Die Übernahme von Hy-Grade Pellets Ltd. und Steel Corporation aus Gujarat Ltd. macht Ihr Unternehmen zu einem vollständig integrierten Stahlproduzenten. Das Unternehmen hat eine Reihe von Initiativen in seinen Fertigungsstätten ergriffen, um seine Mission zu erfüllen, einer der kosteneffizientesten Stahlproduzenten der Welt zu sein.

Von Bailadilla - wo sich die Eisenerzaufbereitungsanlage befindet, in der Nähe der Eisenminen bis zum Endstadium, an dem die Endprodukte an nationale und internationale Bestimmungsorte geliefert werden, hat Ihr Unternehmen dafür gesorgt, dass jede Fertigungsstufe nahtlos integriert ist. Dies ermöglicht es uns, hochqualitative, maßgeschneiderte Produkte für die unterschiedlichsten Branchen wie Automobil- und Automobilkomponenten, Haushaltsgeräte, Bauwaren und Gebrauchsgüter anzubieten.

Wir konzentrieren uns auf die Wertschöpfung in jeder Phase der Herstellung und richten unsere Anstrengungen auch auf Märkte mit hohen Umsätzen. Dies geschieht durch gezieltes Marketing in spezialisierten Kundensegmenten sowie durch technische Unterstützung und Kundendienst. Wir erwarten, dass diese Mehrwertprodukte im kommenden Jahr über 35% des Umsatzes des Unternehmens beitragen werden.

Vorausschauen:

Derzeit produzieren wir mit einer Kapazität von 3 Millionen Tonnen, und wir haben vor, diese bis Juni 2006 auf 4, 6 Millionen Tonnen aufzustocken. Damit sind wir der größte Hersteller von Flachstahl im privaten Sektor in Indien. Dies erfordert eine zusätzliche Investition von 2000 Mrd. Rupien, die weit unter dem Branchendurchschnitt liegt und unsere Produktionskosten erheblich senkt. In Visakhapatnam planen wir auch, die Pelletierungskapazität in diesem Geschäftsjahr von 4 auf 8 Millionen Tonnen zu erhöhen.

Die Akquisitionen, Kapazitätserweiterungen, Technologieerweiterungen und andere Maßnahmen zur Produktivitätssteigerung verschaffen Ihrem Unternehmen einen erheblichen Wettbewerbsvorteil auf nationalen und internationalen Märkten. Unser Bestreben, die Kostenführerschaft durch integrierte Fertigungsprozesse, Forschung und neue Innovationen sowie eine hohe Produktivität aufrechtzuerhalten, bietet eine zyklische Absicherung.

Verwalten der finanziellen Wende:

Ihr Unternehmen konnte eine Plattform für die Konsolidierung aufbauen und die Erneuerung seiner Leistung unterstützen. Im Oktober 2002 hatte die Gesellschaft zum Zeitpunkt der Bekanntgabe des CDR-Pakets eine Laufzeit von? 5371 crore, die zum 31. März 2005 auf 422 Mrd. Rupien gesunken war, eine Verringerung um über 1100 Rupien. Die bedeutende finanzielle Wende der Gesellschaft in so kurzer Zeit ist in der Tat bemerkenswert. Da alle anderen Parameter der finanziellen Leistung erheblich verbessert werden, ist Ihr Unternehmen in der Lage, aggressiveres Wachstum zu planen.

Unsere treibende Kraft:

Essar Steel befindet sich heute an einem wichtigen Punkt in seiner Geschichte. Aus der Vergangenheit haben wir gelernt, dass wir eine Sicherheitsplattform für die Zukunft aufgebaut haben. Ich muss die enormen Anstrengungen anerkennen, die von den Mitarbeitern auf allen Ebenen unternommen werden, die sich bewundernswert den Herausforderungen stellen müssen, die der Wandel zwangsläufig mit sich bringt. Organisationen müssen sich ständig ändern, um zu überleben und zu gedeihen. Die Essar-Familie hat die Fähigkeit und Widerstandsfähigkeit bewiesen, diese Veränderung zu bewältigen. Wir blicken mit Zuversicht in die Zukunft, wenn wir uns auf die „Schöne Neue Welt“ vorbereiten.

Bei dieser Gelegenheit möchte ich mich auch bei unseren Kunden, Händlern, Geschäftspartnern und Bankiers bedanken, die uns geholfen haben, so weit zu kommen, und freue mich auf ihre weitere Unterstützung auf unserem Weg zur Globalisierung.

Danke dir.

ShashiRuia Vorsitzender

(b) Kontrollberichte:

Kontrollberichte behandeln zwei Aspekte. Ein Aspekt bezieht sich auf die persönliche Leistung und der andere auf die wirtschaftliche Leistung. Die erste Art von Berichten wird erstellt und berichtet, um die Leistung von Managern und Leitern verschiedener Verantwortungszentren zu beurteilen, welche Leistung unter den gegebenen Umständen hätte sein sollen.

Die Gründe für Leistungsabweichungen werden ebenfalls identifiziert. Die zweite Art von Berichten zeigt, wie gut sich das Verantwortungszentrum als wirtschaftliche Aktivität entwickelt hat. Eine solche Analyse wird periodisch durchgeführt. Diese Art der Analyse erfordert die Verwendung einer Vollkostenabrechnung anstelle der Verantwortlichkeitsabrechnung.

Kontrollberichte sollten Folgendes berücksichtigen:

(i) Kontrollberichte sollten sich auf die persönliche Verantwortung beziehen.

(ii) Sie sollten die tatsächliche Leistung mit den Standards vergleichen.

(iii) Sie sollten wichtige Informationen hervorheben.

(iv) Diese Berichte sollten zu einem geeigneten Zeitpunkt gesendet werden, damit Korrekturmaßnahmen ergriffen werden können.

(v) Wenn möglich, können verschiedene Abrechnungskennzahlen wie Kapazität, Effizienz, Aktivität und Kalenderkennzahlen berechnet werden.

(c) Untersuchungsberichte:

Diese Berichte sind mit Kontrollberichten verknüpft. Wenn ein ernstes Problem auftritt, werden die Ursachen dieser Situation untersucht und analysiert, Untersuchungsberichte basieren auf den Ergebnissen spezieller Lösungsstudien. Diese Berichte sind intermittierend und werden nur erstellt, wenn eine Situation auftritt. Sie werden entsprechend der Natur jeder Situation vorbereitet. Sie helfen dem Management, die Ursachen einiger Probleme zu analysieren.

Beispiel eines Untersuchungsberichts:

Die folgenden Informationen sind aus dem monatlichen Kostenbericht von M / s Hard Engineering Co. verfügbar: -

Berichte für Verwaltungstyp Nr. 3. Klassifizierung auf Basis der Periode:

Nach dem Zeitraum können Repots wie folgt klassifiziert werden:

(a) Routineberichte:

Diese Berichte werden über die tägliche Arbeit des Konzerns erstellt. Sie werden regelmäßig an verschiedene Managementebenen gesendet. Diese Personen können sich je nach Art der Informationen über die zu übermittelnden Daten unterscheiden, soweit sie den Zeitpunkt betreffen, sie können täglich, wöchentlich, monatlich oder vierteljährlich gesendet werden.

Routineberichte können sich auf Verkaufsinformationen, Produktionszahlen, Investitionen, Rohstoffeinkäufe, Markttrends usw. beziehen. Routinemeldungen werden von allen Empfängern aufgrund ihres routinemäßigen Charakters ignoriert. Wichtige Informationen im Bericht sollten hervorgehoben oder anders dargestellt sein oder in einer anderen Tinte geschrieben sein.

Beispiel für zwei Routineberichte sind:

1. Aufstellung der Produktion

2. Kostenaufstellung

b) Sonderberichte:

Das Management kann mit einigen Schwierigkeiten konfrontiert sein, und Routinemeldungen geben möglicherweise keine ausreichenden Informationen, um solche Situationen anzugehen. Unter solchen Umständen sind Sonderberichte erforderlich. Sonderberichte sind nur für spezielle Zwecke erforderlich.

Diese Berichte werden je nach Situation erstellt. Die verfügbaren Buchhaltungsinformationen sind möglicherweise nicht ausreichend, daher müssen Daten speziell erfasst werden. Möglicherweise müssen zusätzliche Mitarbeiter für die Erstellung dieser Berichte eingesetzt werden. Dies kann auch die Koordination verschiedener Abteilungen und Managementebenen beinhalten. Laut J. Batty33 sollten Sonderberichte in Abschnitte unterteilt werden, die jeweils die folgenden Hauptziele abdecken: 1. Begründung des Berichts 2. Durchgeführte Untersuchung 3. Feststellung einer Schlussfolgerung und Empfehlungen.

Sonderberichte können sich mit folgenden Themen befassen:

(i) Informationen zur Marktanalyse und Vertriebsmethoden von Wettbewerbern.

(ii) Technologische Veränderungen in der Industrie.

(iii) Probleme beim Kauf von Materialien.

(iv) Berichte über Änderungen bei Produktionsmethoden und deren Auswirkungen.

(v) Angelegenheiten der Berufsgenossenschaft.

(vi) Sekretariat über Unternehmensangelegenheiten.

(vii) Politische Entwicklung im In- und Ausland mit Auswirkungen auf die Wirtschaft.

(ix) Bericht über die Auswirkungen der Kapazitätsauslastung auf die Produktionskosten.

(x) Entscheidungen treffen oder kaufen.

(xi) Die am besten geeignete Methode zur Mittelbeschaffung angeben.

(xii) Auswirkungen von Arbeitskonflikten auf Produktion und Produktionskosten.

(xiii) Bericht über die allgemeine Wirtschaftsprognose.

(xiv) Machbarkeitsstudie für ein Projekt.

(xv) Bericht über die Auswirkungen von Änderungen in der Regierungspolitik.

Berichte für Verwaltungstyp Nr. 4. Klassifizierung von Berichten auf Grundlage von Funktionen:

Je nach Funktion können die Berichte in zwei Kategorien unterteilt werden:

(a) Betriebsberichte

(b) Finanzberichte

(a) Betriebsberichte:

Diese Berichte enthalten Informationen zu Vorgängen des Konzerns.

Die Betriebsberichte können aus folgenden Elementen bestehen:

(i) Kontrollberichte:

Diese Berichte werden für Verwaltungssteuerungszwecke verwendet. Sie sollen Abweichungen von der budgetierten Leistung ohne Zeitverlust erkennen, so dass Korrekturmaßnahmen ergriffen werden können. Kontrollberichte werden auch verwendet, um die Leistung von Einzelpersonen zu bewerten.

(ii) Informationsberichte:

Diese Berichte sollen nützliche Informationen liefern, die eine Planung und Politikgestaltung für die Zukunft ermöglichen. Informationsberichte können in Form von Trendberichten und Analyseberichten vorliegen. Trendberichte liefern über einen bestimmten Zeitraum Informationen in vergleichender Form. Die grafische Darstellung kann effektiv in Trendberichten verwendet werden. Im Gegensatz zu Trendberichten liefern analytische Berichte klassifiziert Informationen über die Zusammensetzung bestimmter Ergebnisse, sodass bestimmte Faktoren in der Gesamtsumme ermittelt werden können.

(b) Finanzberichte:

Diese Berichte enthalten Informationen über die Finanzlage des Konzerns zu bestimmten Terminen oder zur Bewegung der Finanzen in einem bestimmten Zeitraum. Die Bilanz enthält Informationen zu einem Anlass an einem bestimmten Datum. Auf der anderen Seite liefert die Kapitalflussrechnung Daten über die Bewegung von Bargeld während eines bestimmten Zeitraums. Diese Berichte können entweder statisch oder dynamisch sein. Bilanz- und andere Tochterberichte sind Beispiele für statische Berichte. Cash Flow, Fund Flow Statements und andere Berichte, die die Finanzlage im Vergleich zu den budgetierten Werten zeigen, sind Beispiele für dynamische Berichte.