Top 16 Schritte zur Minimierung des Betrugs bei der Lohnzahlung

Folgende Schritte können unternommen werden, um das Betrugsrisiko zu minimieren:

1. Mit den Zeitkarten am Ende jeder Woche sollte ein Vergleich der Auftragskarten oder der Arbeitskarten und der Zeitkarten für den Leerlauf durchgeführt werden, um zu sehen, ob bei zwei Arten der Erfassung der Arbeitszeit ein Zeitunterschied besteht. Dies macht die Einbeziehung von Scheinarbeitern schwierig, da sowohl eine Arbeitszeitkarte als auch eine Auftrags- oder Stückarbeitskarte zum Betrug gefälscht werden muss.

2. Wenn Löhne nach der Stückpreismethode oder einem Anreizsystem gezahlt werden, sollte die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitsmenge nach ordnungsgemäßer Prüfung und Messung sorgfältig berechnet werden, so dass keine Zahlung für übermäßige Arbeit geleistet werden kann.

3. Überstunden sollten von einem verantwortlichen Mitarbeiter genehmigt werden. Wenn sich der Offizier berechtigt fühlt, sollte er die Beschäftigungsreihenfolge für die Überstunden schriftlich festlegen.

4. Eine Reihe von Personen sollte mit der Erstellung der Lohnlisten beschäftigt sein. Zwei Sachbearbeiter sollten die Zeitkarten und Auftragskarten oder Teilarbeitskarten prüfen, um festzustellen, dass keine Unregelmäßigkeiten vorliegen. Der dritte Angestellte sollte die Namen und die Anzahl der Arbeiter, die Lohnsätze, die Arbeitsstunden und den Bruttobetrag angeben. Der Vierte Sachbearbeiter sollte die bereits geleistete Arbeit überprüfen und den Nettolohn berechnen, nachdem er die Abzugsbeträge in Bezug auf den vorläufigen Fonds, die Einkommensteuer, den ESI (Arbeitnehmerversicherung) und etwaige Geldbußen abgezogen hat. Der fünfte Sachbearbeiter hat die gesamte Arbeit gründlich zu überprüfen, um sicherzustellen, dass das Lohnblatt nicht fehlerhaft ist.

5. Alle Personen, die an der Ausarbeitung des Gehaltsplans beteiligt sind, sollten dieses unterschreiben und es sollte als korrekt bestätigt und vom Werksleiter unterschrieben sein.

6. Der Kassierer muss den genauen Betrag abziehen, der in den Lohnlisten unter der Spalte mit dem Nettolohn angegeben ist. Banknoten und Münzen sollten in der am besten geeigneten Stückelung von der Bank bezogen werden, damit keine Zahlungsschwierigkeiten entstehen. Der Kassierer sollte nicht mit der Erstellung der Lohnlisten verbunden sein.

7. Umschläge mit den Namen der Arbeiter und den darin enthaltenen Beträgen sollten erstellt werden. Es sollte gesehen werden, dass die Person, die die Zahlungen entrichtet, und auch die Person, die die Lohnumschläge erstellt, in keiner Weise mit der Erstellung des Lohnbogens verbunden sein sollte.

8. Um die Einbeziehung von Dummy-Workern zu verhindern, sollten das Lohnblatt und die Lohnumschläge von den zuständigen Beamten gelegentlich nach dem Prinzip der Stichprobenprüfung geprüft werden.

9. Löhne sollten Abteilung für Abteilung bezahlt werden, und Mitarbeiter einer Abteilung sollten gebeten werden, gleichzeitig anwesend zu sein. Der Vorarbeiter der Abteilung sollte ebenfalls anwesend sein, um die Lohnempfänger zu ermitteln. Oder ein Lohnzettel, der Einzelheiten zu den Berechnungen der Löhne eines Arbeitnehmers enthält, sollte jedem Mitarbeiter von seinem Vorarbeiter ausgehändigt werden. Der Mitarbeiter gibt den Beleg an die Kasse und erhält die Zahlung. Das Muster des Gehaltsbelegs finden Sie auf der nächsten Seite.

10. Die Zahlung für abgelehnte und fehlerhafte Produktion und Stillstandszeiten sollte nur erfolgen, wenn sie von einer zuständigen Behörde genehmigt wurde.

11. Bei der Bezahlung von Arbeitern, die zum Zeitpunkt der Zahlung abwesend sind, sollte eine angemessene Vorkehrung getroffen werden. In keinem Fall sollte der Lohn eines Arbeitnehmers an einen Kollegen oder ein Familienmitglied des Arbeitnehmers ausgezahlt werden, es sei denn, er gibt dem betroffenen Arbeitnehmer ein schriftliches Vollmachtschreiben. Ein solches Genehmigungsschreiben sollte vom Werksleiter als korrekt bestätigt werden.

12. Nicht eingeforderte Löhne sollten abgefragt und begründet werden. Die Löhne sollten einige Zeit im Büro des Kassierers aufbewahrt werden, danach sollten sie einem Konto mit einem unbezahlten Gehalt gutgeschrieben und auf ein spezielles Bankkonto bei ausstehender Anfrage eingezahlt werden.

13. Manchmal sollte ein leitender Angestellter des Unternehmens den Ort, an dem die Löhne gezahlt werden, persönlich besuchen, um sicherzustellen, dass das ordnungsgemäße Verfahren der Lohnzahlung befolgt wird.

14. Um die Betrugsmöglichkeiten zu minimieren, sollte die Zahlung an Gelegenheitsarbeiter in Anwesenheit eines verantwortlichen Beamten geleistet werden, und der Beamte, der kausale Arbeitnehmer beschäftigt, sollte nicht mit der Lohnzahlung in Verbindung gebracht werden.

15. Das Lohnblatt sollte rechtzeitig erstellt werden, damit die Arbeitnehmer rechtzeitig bezahlt werden können. Gemäß dem Gesetz über die Zahlung der Löhne müssen die Löhne von 1936 innerhalb von 7 Tagen nach Ende des Zeitraums bezahlt werden, für den die Löhne fällig werden, wenn die Anzahl der Arbeitnehmer 1.000 beträgt, und innerhalb von 10 Tagen, wenn die Anzahl der Arbeitnehmer mehr als 1.000 beträgt .

16. Die Löhne, die an Arbeitnehmer gezahlt werden, die von Standorten beschäftigt werden, sollten von einem Beamten aus der Zentrale bezahlt werden.