Schritte im Steuerungsprozess
Kontrolle ist ein kontinuierlicher Prozess. Es wird nicht angewendet, wenn alles andere getan wird. Bei der Ausführung von Verwaltungstechniken können einige integrierte Steuerelemente vorhanden sein. Trotzdem kann es zu Abweichungen bei den zu erreichenden Standards und der tatsächlichen Leistung kommen. Dies kann auf menschliche Einschränkungen zurückzuführen sein. Einige Steuermethoden müssen möglicherweise zur Verbesserung der Leistung angewendet werden.
Der Steuerungsprozess umfasst vier Schritte:
(1) Festlegung von Kontrollstandards
(2) Messung der tatsächlichen Leistung
(3) Vergleich der tatsächlichen und der Standardleistung und
(4) Korrekturmaßnahmen ergreifen.
Diese Schritte werden ausführlich besprochen:
1. Festlegung von Kontrollstandards
Jedes Unternehmen plant seine Aktivitäten im Voraus. Auf der Grundlage von Plänen werden die Ziele und Ziele jeder Abteilung, Niederlassung usw. festgelegt. Diese Ziele werden in Menge, Wert, Arbeitsstunde usw. umgerechnet. Diese sollen in Zukunft erreicht werden. Es kann auch qualitative Ziele geben. Für das Erreichen verschiedener Ziele sind bestimmte Personen verantwortlich. Das Leistungsniveau wird ebenfalls im Voraus festgelegt. Ob ein bestimmtes Ergebnis als zufriedenstellend angesehen werden soll, sollte der Durchschnitt oder das schlechte Ergebnis festgelegt werden, damit die für diese Arbeit Verantwortlichen ihre Leistung beurteilen können.
Einige strategische Punkte sollten als Kontrollen oder Maßstäbe ausgewählt werden. Prof. Newman hat vier Richtlinien für die Auswahl strategischer Punkte vorgeschlagen:
(i) Die Kontrollpunkte sollten rechtzeitig sein, damit sie in der Lage sind, eine signifikante Abweichung der Zeit festzustellen, wodurch weitere Verluste eingespart werden.
(ii) Kontrollpunkte sollten so sein, dass eine wirtschaftliche Beobachtung und Berichterstattung möglich ist.
(iii) Kontrollpunkte, insbesondere für Führungskräfte auf höheren Ebenen, sollten umfassenden Mut bieten.
(iv) Kontrollpunkte sollten so sein, dass sie eine ausgeglichene Leistung fördern.
2. Messung der Leistung:
Der zweite Schritt im Steuerungsprozess ist die Messung der Leistung. Die tatsächliche Leistung wird anhand der Standards gemessen. Auf diese Weise kann das Management feststellen, ob die Arbeit nach Plan ausgeführt wird oder nicht. Die Messung quantitativer Ziele ist einfach, da Zahlen der geleisteten Arbeit vorliegen werden. Die qualitativen Leistungen wie menschliche Beziehungen, Mitarbeitermoral usw. können nur durch psychologische Tests und Umfragen gemessen werden.
Die Messung der Leistung ist ein wichtiger Bestandteil des Kontrollprozesses. Wenn die Messung so ist, dass eine Abweichung frühestens erkannt wird, wird eine entsprechende Maßnahme rechtzeitig erfolgen. Ist dies nicht möglich, sollten Abweichungen so früh wie möglich erkannt werden.
3. Vergleichen der tatsächlichen und der Standardleistung:
Der nächste Schritt im Steuerungsprozess ist der Vergleich der tatsächlichen Leistung mit den festgelegten Standards.
Der Zweck dieses Vergleichs ist:
a) um eventuelle Abweichungen herauszufinden, und
b) um die Gründe für diese Abweichung zu ermitteln.
Beim Vergleich der tatsächlichen Leistung mit dem Standard sind einige zulässige Grenzwerte festgelegt. Wenn die Abweichungen innerhalb der vorgeschriebenen Grenzen liegen, besteht kein Grund zur Sorge. Wenn die Abweichungen jedoch mehr als die zulässigen Grenzwerte sind, sind dringende Maßnahmen erforderlich. Dies wird auch als "Ausnahmemanagement" bezeichnet. Wenn alles nach Plan oder innerhalb der zulässigen Grenzen abläuft, muss das Top-Management dies nicht zur Kenntnis nehmen. Auf der anderen Seite, wenn die Leistung nicht auf dem Niveau ist, wird dies vom Top-Management zur Korrekturmaßnahme gebracht. Wenn der Manager auf jede Abweichung achtet, kann er nicht genug Zeit für wichtige Dinge geben.
Wenn die tatsächliche Leistung nicht dem Niveau entspricht, sollten die Ursachen genau bestimmt werden. Notwendige Schritte werden unternommen, um die Performance nicht noch einmal zu beeinträchtigen. Wenn keine Anstrengungen unternommen werden, um die schwachen Bereiche zu korrigieren, ist der gesamte Kontrollprozess zwecklos. Wenn die Leistung unter den Standards liegt, sollten die Gründe dafür sofort gefunden werden.
4. Korrekturmaßnahmen ergreifen:
Der letzte, aber wichtigste Schritt im Kontrollprozess ist das Ergreifen von Korrekturmaßnahmen. Wenn die Leistung unter den Standards liegt, sollten Anstrengungen unternommen werden, um sie zu korrigieren. Unabhängig von den Gründen für die geringe Leistung werden Anstrengungen unternommen, um die organisatorischen Ziele zu erreichen. Kein Steuerungsprozess kann die Fehler in einem System automatisch beheben. Es ist die Aktion, die erforderlich ist, um die Dinge richtig zu stellen. Manchmal sind die Ziele auch mit mehr Aufwand nicht erreichbar, dann müssen diese überarbeitet werden. Die Kontrollaktion kann die Überprüfung von Plänen und Zielen, die Änderung der Arbeitsmethoden, die Änderung der Aufgabenverteilung, die Änderung bestehender Richtungsmethoden und die Änderung der Organisationsstruktur umfassen.
Die Korrekturmaßnahme umfasst im Allgemeinen das Top-Management. Es wird von einigen Personen gesagt, dass Korrekturmaßnahmen nicht Teil der Kontrolle sind, sondern eine gesonderte Leitungsfunktion. Die Überlappung der Kontrollfunktion zeigt nur die Einheit des Jobs des Managers. Es zeigt, dass der Verwaltungsprozess integriert sein sollte.
