Vertriebs- und Vertriebsgemeinkosten: Buchhaltung und andere Details

Lesen Sie diesen Artikel, um mehr über die Analyse der Buchhaltung, über Kontrollprobleme und -techniken, die Vorteile und Kostenberichte für Vertriebs- und Vertriebsgemeinkosten zu erfahren.

Neben der Herstellung oder dem Kauf von Waren ist die Verkaufsfunktion sowohl im produzierenden als auch im nichtproduzierenden Bereich von Bedeutung. Um diese Funktion effizient wahrzunehmen, fallen in allen Belangen Vertriebs- und Vertriebsaufwendungen an. Die meisten dieser Ausgaben werden nicht mit Produkten identifiziert, weshalb sie in den indirekten Kosten enthalten sind.

Das einzige Ziel des Unternehmens ist die Gewinnmaximierung. Dies ist jedoch nur möglich, indem die Produktionskosten gesenkt oder die Umsätze in den bestehenden Märkten gesteigert werden oder durch den Eintritt in die neuen Märkte. Zweifellos werden die Produktionskosten durch Erhöhung der Produktion reduziert, aber eine Steigerung des Umsatzes ist ein Muss, um der Steigerung der Produktion gerecht zu werden. Um den Umsatz zu steigern, bestehen die meisten Bedenken in der Verkaufsförderung, sie müssen sich jedoch auch einem harten Wettbewerb stellen.

Unter solchen Umständen ist es für ein Unternehmen erforderlich, Vertriebs- und Vertriebskosten zu erheben, und diese sind manchmal so hoch, dass diese sogar noch höher sind als die Herstellungskosten. In einigen Unternehmen gibt es Kundendienstleistungen für spezielle Produkte wie Radios, Fernseher, Kühlschränke, Waschmaschinen, Nähmaschinen und einige Sonderausstattungen sowie Ermäßigungen für Großhändler und Einzelhändler.

Die Bilanzierung und Kontrolle von Vertriebs- und Vertriebsaufwendungen, die in der Regel nach der Herstellung der Waren anfallen (auch Nachproduktionskosten genannt), hat in diesen Tagen eine zunehmende Bedeutung erlangt, um die Umsatzkosten und die Rentabilität jeder Arbeit und jedes Produkts zu bestimmen. die Vertriebs- und Vertriebskosten zu kontrollieren, Preise festzulegen und die Verkaufspreispolitik zu formulieren, optimale Verkaufsniveaus festzulegen und Verkaufsentscheidungen zu treffen, dh den Verkauf unter verschiedenen Bedingungen, Märkten, Regionen und nach verschiedenen Methoden.

Analyse für das Rechnungswesen:

Für die Abrechnung der Vertriebs- und Vertriebsgemeinkosten sind drei Arten der Analyse erforderlich:

(i) Nach Art oder Gegenstand der Ausgaben.

(ii) Nach Funktion oder Kostenstelle.

(iii) Nebenprodukte oder Kostenträger.

(i) Analyse nach Art oder Gegenstand der Ausgaben:

Für die Zwecke der Analyse gibt es eine Reihe von Grund- oder Hauptarten, die der Art oder dem Gegenstand der Ausgaben entsprechen. Jede Ausgabe wird mit Bezug auf eine Dauerauftragsnummer oder Kostennummer, zu der sie gehört, gesammelt. Die Klassifizierung erfolgt im Allgemeinen auf ähnliche Weise wie im Falle eines Fertigungsoverheads.

Die folgenden Einstufungen können angewendet werden, wenn diese Gemeinkosten nach Art oder Gegenstand der Ausgaben analysiert werden:

(i) Vergütung

(ii) Lieferungen

(iii) Sonstige Aufwendungen

(iv) Dienstleistungen

(v) Feste Gebühren

(vi) Fracht

(vii) Pflicht

(viii) Verpackungsmaterialien

(ix) Verkaufsförderung

(x) Rabatt und Vergütungen.

Wie bei den Herstellungskosten kann der Vertriebs- und Vertriebsaufwand auch fest, variabel und teilvariabel sein. Das Gehalt des Vertriebsmitarbeiters in der Zentrale ist festgelegt, die Reisekostenpauschale und das Gehalt der Außendienstmitarbeiter sind halbvariabel und die Provision an die Verkäufer ist variabel.

(ii) Funktionsanalyse:

Diese Analyse wird auch auf ähnliche Weise durchgeführt, da die Aufteilung der Abteilung und die Aufteilung des Fertigungsoverheads auf Kostenstellen erfolgt. Die Hauptbetriebsfunktionen in Bezug auf den Verkaufsaufwand können auf folgende Weise klassifiziert werden. Im Allgemeinen wird jede dieser Funktionen, dh Abteilung oder Kostenstelle, einem Verantwortlichen unterstellt, um eine Funktionsanalyse zu erhalten und den Verantwortlichen für die Aktivitäten seines Zentrums verantwortlich zu machen.

1. Direktverkauf

2. Werbung und Verkaufsförderung

3. Transport

4. Lager und Lagerung

5. Gutschrift und Einzug

6. Finanziell

7. Allgemeine Verwaltung

8. Gewährleistungsansprüche

9. Sonstiges.

Die nach den verschiedenen Dauerauftragsnummern analysierten Vertriebs- und Vertriebskosten werden ferner der einen oder anderen Funktion zugeordnet, auf die sie sich beziehen. Posten, die nicht zugeteilt werden konnten, können auf geeigneter Basis aufgeteilt werden, und wenn keine geeignete Basis verfügbar ist, kann die Aufteilung auf beliebiger Basis erfolgen.

Die Analyse kann außerdem auf Standorte ausgedehnt werden, dh auf verschiedene Gebiete, Verkaufsbüros und Kunden und Verkäufer usw. Wie bei der Zusammenfassung des Primär- und Sekundärvertriebs im Falle von Fertigungsgemeinkosten wird jeder Verkaufs- und Vertriebsteil zunächst nach Funktionen und dann nach Funktionen analysiert Standorte. Jede Funktion und jeder Standort bildet eine Kostenstelle für die Abrechnung und Kontrolle der Vertriebs- und Vertriebsgemeinkosten.

Zu den allgemeinen Grundlagen für die Aufteilung des Vertriebs- und Verteilungsaufwands auf Funktionen oder Standorte zählen:

(iii) Analyse nach Produkten oder Produktgruppen:

Vertriebs- und Vertriebskosten können auch nach Produkten oder Produktgruppen analysiert werden. Dies geschieht auf ähnliche Weise wie die Übernahme des Fertigungsaufwandes in die Kosteneinheit. Es gibt jedoch zwei Unterschiede zwischen den beiden bestimmten Verkaufs- und Vertriebsartikeln (Verpackung, Transport usw.), die direkt zugeordnet werden können, aber keine Fertigungsgemeinkosten. Darüber hinaus werden die Vertriebs- und Vertriebsgemeinkosten auf die Kosten der verkauften Waren verteilt, während die Fertigungsgemeinkosten in den Produktionskosten absorbiert werden.

Die Analyse dieser Gemeinkosten kann auch nach Produktgruppen erfolgen. Dazu müssen die Produkte nach ihren gemeinsamen Faktoren wie Preis, Verkaufsmethoden, Verkäufer und Verkaufsaufträge gruppiert werden. Beispielsweise kann analysiert werden, ob die Waren zum Großhandelspreis oder zum Einzelhandelspreis verkauft wurden.

Aus dem Vorstehenden ist klar, dass die Analyse der Vertriebs- und Vertriebsgemeinkosten nach Produkten nichts anderes ist als eine Erweiterung der Analyse nach Funktionen. Eine solche Analyse misst praktisch die Wirksamkeit solcher Kosten in Bezug auf ihre Anwendung auf die verschiedenen Produkte und soll nach der Art der Anwendung analysiert werden.

Dies kann entweder über Vertriebswege oder Verkaufsmethoden oder durch Kunden erfolgen. Die Vertriebskanäle für diesen Zweck können direkt an Kunden, über Einzelhändler und über eine Kette von Großhändlern und Verkäufern gerichtet sein. Kunden können entweder nach der Häufigkeit der von ihnen getätigten Einkäufe oder nach ihrer Geschäftstätigkeit klassifiziert werden.

Methoden zur Aufteilung der indirekten Funktionskosten:

Indirekte Funktionskosten können nach folgenden Methoden aufgeteilt werden:

(i) eine Rate pro Artikel:

Bei dieser Methode werden die Gesamtausgaben geschätzt und durch eine geeignete Basis für die verschiedenen Arten von verkauften Produkten geteilt. Die jedem Artikelart zugeteilten festen Gesamtausgaben werden dann durch die geschätzte normale Verkaufsmenge geteilt. Dies gibt den Preis pro Artikel an. Anzeigen-, Transport- und Lagerkosten können nach dieser Methode aufgeteilt werden.

(ii) Ein Prozentsatz der Umsätze:

Wenn der Verkaufspreis jedes Artikels bekannt ist, können die fixen Verkaufskosten als Prozentsatz des Verkaufspreises geltend gemacht werden. Der Prozentsatz wird aus einer Analyse der vergangenen Konten ermittelt. Dies ist geeignet für die Aufteilung der direkten Verkaufskosten, der allgemeinen Verwaltungs- und Finanzierungskosten sowie der sonstigen Aufwendungen.

(iii) Ein Prozentsatz des gesammelten Geldes:

Dies wird für Forderungsausfälle und sonstige Inkassospesen verwendet.

(iv) Ein Prozentsatz der Baukosten:

Diese Methode kann angewendet werden, wenn das Unternehmen nur eine Ware produziert. Diese Methode kann auch verwendet werden, wenn verschiedene Arten von Artikeln hergestellt werden, sofern die Vertriebskosten gering sind. Dies wird häufig für die Aufteilung der festen Vertriebs- und Vertriebskosten verwendet.

(v) Ein Prozentsatz des Fertigwarenbestands.

(vi) Entsprechend der Anzahl der Bestellungen.

(vii) Entsprechend der Anzahl der Rechnungen.

(viii) Ein Prozentsatz der Wertschöpfung, dh Gesamtumsatz abzüglich Materialkosten.

Die beste Methode besteht darin, jeden einzelnen dieser Ausgaben zu analysieren und auf der Grundlage der erbrachten Dienstleistungen verschiedenen Produkten zuzuordnen.

Vorteile aus der Analyse:

Die folgenden Vorteile lassen sich aus der Analyse der Vertriebs- und Vertriebsgemeinkosten nach Produkten, Vertriebsmethoden usw. ableiten.

(i) Es ist möglich, den Gewinn oder Verlust für jedes Produkt, für jede Verkaufsart und für jede Kundenart zu berechnen. Weniger profitable Strecken können entweder durch Anstrengungen auf rentable Strecken gebracht oder ganz fallen gelassen werden.

(ii) Es besteht die Möglichkeit, die übermäßigen Vertriebs- und Vertriebskosten für ein bestimmtes Produkt oder einen bestimmten Kundentyp zu senken.

(iii) Unter Berücksichtigung der Verkaufs- und Vertriebsdienstleistungen können die Verkaufspreise verschiedener Produkte angepasst werden.

Kontrolle der Vertriebs- und Vertriebsgemeinkosten :

Die Kontrolle der Vertriebs- und Vertriebsgemeinkosten ist aufgrund bestimmter Besonderheiten dieser Kosten, die eine detailliertere und genauere Analyse erfordern, vergleichsweise schwierig. Es ist nicht möglich, diese Kosten direkt mit den Produktionskosten zu identifizieren oder zu verknüpfen, da der größte Teil der Kosten nach Abschluss der Produktion anfällt. Die Häufigkeit solcher Gemeinkosten hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie z. B. der Entfernung des Marktes, den Verkaufsbedingungen und dem Ausmaß des Wettbewerbs, aufgrund dessen es nicht möglich ist, Standards festzulegen.

Probleme:

Die Hauptprobleme bei der Kontrolle der Vertriebs- und Vertriebskosten sind wie folgt:

(i) Eine Kontrolle über Kunden oder Wettbewerber ist nicht möglich.

(ii) Die Vertriebskapazität der Organisationen kann nicht ordnungsgemäß definiert werden.

(iii) Es gibt keine direkte Aufsicht über das Personal, das außerhalb arbeitet, und dies erfordert die Verwendung von Anreizsystemen zur Vergütung dieses Personals.

(iv) Einzelunternehmen können den Marktpreis ohne Bezug zu den Produktionskosten ermitteln.

(v) Es ist schwierig, Marktdaten zu erhalten.

(vi) Es ist schwierig, die Marktkapazität zu bestimmen.

(vii) Der Unterschied zwischen machen oder nicht machen ist nicht klar.

(viii) Diese Kosten sind von der Art der Policenkosten und daher schwer zu kontrollieren.

Die meisten Positionen der Vertriebs- und Vertriebsgemeinkosten haben die Natur der Policenkosten und sind auf den unteren Managementebenen nicht kontrollierbar.

Techniken:

Nachfolgend sind die wichtigsten Techniken aufgeführt, mit denen die Kontrolle über die Vertriebs- und Vertriebsgemeinkosten ausgeübt werden kann:

(i) Vergleich mit früheren Ergebnissen:

Jede Vertriebs- und Vertriebskosten wird mit der einer vorherigen Periode verglichen. Solche Ausgaben können auch als Prozentsatz des Umsatzes oder der Produktionskosten ausgedrückt und dann mit dem Prozentsatz der vergangenen Periode verglichen werden. Diese Methode wird im Allgemeinen bei Bedenken angewandt, bei denen es nicht möglich ist, eine Haushaltskontrolle und / oder Standardkostenrechnung einzuführen. Darüber hinaus ist dies eine grobe Methode und hat bei großen Unternehmen einen geringen praktischen Wert. Da es keine geeigneten Ziele für die Messung der Leistung gibt, können keine effektiven Schlussfolgerungen gezogen werden.

ii) Haushaltskontrolle:

Bei dieser Methode werden Vertriebs- und Vertriebskosten budgetiert und mit den tatsächlichen Ausgaben verglichen, um die Ausnahmestellen zu ermitteln. Ein solches Budgetsystem funktioniert auf ähnliche Weise wie das Budget für die Herstellung von Gemeinkosten. Die gesamten Ausgaben werden zur Aufstellung eines Budgets in fest, variabel und halbvariabel unterteilt.

(iii) Standardkalkulation:

Die Einrichtung eines Systems der Standardkalkulation für Vertriebs- und Vertriebsgemeinkosten ist im Vergleich zum Fertigungsaufwand schwierig. Darüber hinaus ist es einfach, im Vergleich zu den Vertriebskosten ein System der Standardkalkulation bei Vertriebskosten einzuführen, da Vertriebskosten direkt mit dem Umsatz in Zusammenhang stehen können. In diesen Bedenken werden, wenn das Standardkalkulationssystem in Betrieb ist, die Standardkosten pro Einheit berechnet, um einen Vergleich mit dem Istwert zu erhalten, und die Abweichung kann entsprechend bestimmt werden.

Umsatzanalyse :

Die Umsatzanalyse ist der Beitrag zur Planung und Kontrolle. Der Verkauf kann auf verschiedene Arten und Methoden analysiert werden.

Die Zwecke, die einer solchen Analyse dienen, sind nachstehend aufgeführt:

(i) Von Verkäufern:

Der Umsatz jedes Verkäufers wird ermittelt:

(a) Damit die tatsächlichen Verkäufe mit den budgetierten Verkäufen oder Verkaufsquoten verglichen werden können, um gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen einzuleiten,

(b) Damit das Verkaufsvolumen mit den Verkaufskosten verglichen werden kann, um die Verkaufsbetten zu kontrollieren,

(c) zur Kontrolle und Messung der relativen Effizienz jedes Verkäufers und (d) zur Bereitstellung nützlicher Daten für die Festlegung der an die Verkäufer zu zahlenden Verkaufsprovision und des Bonus.

(ii) Nach Vertriebsgebieten:

Das Umsatzvolumen wird nach den Regionen analysiert:

(a) Damit die Umsatzprognose für jedes Gebiet erstellt werden kann,

(b) Zur Aufstellung des Budgets für die Vertriebskosten

(c) Vergleich des Budgets mit dem tatsächlichen Betrag zur Messung und Kontrolle der relativen Leistung in jedem Gebiet,

(d) zur Kontrolle der Verkaufskosten durch Zusammenwirken mit dem Verkaufsvolumen und

e) Bewertung des Ausmaßes der Durchdringung des Wettbewerbs in diesem Bereich durch Marktforschung in jedem Gebiet.

(iii) Nach Produkt oder Produktlinien:

Eine solche Analyse ist notwendig, um

(a) Ermitteln Sie den Nettogewinn für jedes Produkt und vergleichen Sie ihn zu Kontrollzwecken mit den vergangenen Daten.

(b) Planung der Produktion nach Rentabilität, dh Entscheidung über den besseren Produktmix zur Stärkung oder Verwerfung der schwachen Linien usw.

c) Ermittlung der Umsatzentwicklung jedes Produkts und

(d) Unterstützung bei der Kontrolle dieser Kosten durch Verknüpfung mit dem Verkaufsvolumen für jedes Produkt.

(iv) Von Kunden:

Eine solche Analyse ist nützlich für:

(a) Ermitteln Sie den Nettogewinn für jede Kundenart.

(b) Aufrechterhaltung eines angemessenen Gleichgewichts zwischen verschiedenen Kundentypen und dem für jeden Kundentyp gewährten Rabatt.

(c) Ermittlung des kundenbezogenen Potenzials, um den zukünftigen Vertriebsschub zu unterstützen oder um die Auswirkungen bereits durchgeführter Vertriebsschübe zu kennen, und

(d) Feststellung der Präferenz des Kunden in Bezug auf Qualität und Produktart.

(v) Nach Vertriebskanälen:

Eine solche Analyse kann durchgeführt werden, um:

(a) Ermitteln Sie die Gewinne verschiedener Kanäle, z. B. Großhandel, Einzelhandel usw., und

(b) Bewertung der relativen Rentabilität jedes Kanals, was letztendlich bei der zukünftigen Planungspolitik hilft.

(vi) Nach Stückpreis:

Eine solche Analyse wird durchgeführt an:

(a) Bereiten Sie für jedes Produkt eine Bedarfsliste vor.

(b) den optimalen Verkaufspreis für jedes Produkt ermitteln und

(c) Gewinnmaximierung durch Diskriminierung des Verkaufspreises in verschiedenen Märkten oder an verschiedene Kundengruppen. Diese Analyse liefert Informationen über die Preisentwicklung, die letztendlich für die Formulierung der Preispolitik nützlich ist.

(vii) Nach Perioden:

Der Vergleich über einen bestimmten Zeitraum hilft dabei,

a) Tendenzen, periodische oder zyklische Bewegungen, saisonale oder schwankende Merkmale aufzuzeigen und

(b) Unterstützung bei der Formulierung einer Vertriebspolitik auf lange Sicht.

(viii) Nach Größe oder Reihenfolge:

Eine solche Analyse ist nützlich für:

(a) Vergleichen Sie die Bearbeitungs- und Transportkosten mit den Verkaufsmengen verschiedener Größen

(b) Bestimmen Sie den Handelsrabatt auf die Menge für die verschiedenen Größen.

Gemeinkostenberichte:

Für Berichte zur Gemeinkostenkontrolle, die unter allen Umständen und für alle Arten von Organisationen gelten, können keine allgemeinen Regeln festgelegt werden. Die Bedürfnisse der Organisation bestimmen die Art der Berichte, die zur Kontrolle der Gemeinkosten zu erstellen und einzureichen sind, die vorgefertigten Berichte und die Häufigkeit der Erstellung solcher Berichte.

Eine endgültige Liste für solche Berichte / Aussagen kann nicht erstellt werden. Die folgenden wichtigen Berichte können jedoch zur Kontrolle der Gemeinkosten verwendet werden:

1. Leerlaufzeitbericht:

Dieser Bericht wird täglich dem Vorarbeiter zur Analyse der Leerlaufzeit vorgelegt. Der Betriebsleiter kann diesen Bericht wöchentlich nach den steuerbaren und unkontrollierbaren Ursachen und Kosten der Leerlaufzeit erhalten. Der Hauptzweck dieses Berichts besteht darin, die Ursachen und Kosten der Leerlaufzeit zu ermitteln und zu kontrollieren.

2. Überstundenbericht:

Dieser Bericht wird auch täglich dem Vorarbeiter und wöchentlich dem Werksleiter vorgelegt, um eine Analyse der Überstunden nach Ursachen und Kosten der Überstunden zu erstellen. Der Hauptzweck dieses Berichts besteht darin, Ursachen für Überstunden zu ermitteln und Maßnahmen zu ihrer Minimierung zu ergreifen.

3. Betriebsauslastungsbericht:

Der Betriebsauslastungsbericht zeigt für jede Anlage oder Maschine die installierte Kapazität, die normale Kapazität, die genutzte Kapazität und die freie Kapazität nach den Gründen für die unzureichende Auslastung der Kapazität. Dieser Bericht wird wöchentlich dem Vorarbeiter und dem Werksleiter übermittelt, um die Leerlaufkapazität nach steuerbaren und nicht kontrollierbaren Ursachen und Kosten der Leerlaufkapazität zu analysieren. Dieser Bericht wurde erstellt, um die Ursachen für die freie Kapazität zu ermitteln und zu kontrollieren. Das Management kann Maßnahmen ergreifen, um die freie Kapazität auf eine für das Unternehmen profitabelste Weise zu nutzen.

4. Abteilungsbudgetberichte:

Diese Berichte können für jede der Abteilungen für Fabrik, Verwaltung, Verkauf und Vertrieb sowie für Forschung und Entwicklung separat erstellt und den Abteilungsleitern monatlich vorgelegt werden, um die tatsächlichen Ausgaben mit den budgetierten Vergütungen zu vergleichen. Zweck dieser Berichte ist es, die Ausgaben durch Analyse der Ausgaben zu kontrollieren und durch die Geschäftsführung Abhilfemaßnahmen zu treffen, um die Wiederholung solcher Änderungen zu vermeiden.

5. Abteilungsbetriebsangaben:

Derartige Berichte können monatlich an die oberste Geschäftsleitung übermittelt werden, um die tatsächlichen Gemeinkosten der Fabrik mit den Standardkosten für jede Produktionsabteilung zu vergleichen und die Abweichungen zu analysieren. Der Hauptzweck eines solchen Berichts ist die Kontrolle der Gemeinkosten der Fabrik.

6. Aussage über Über- oder Unterabsorption von Gemeinkosten:

Eine solche Erklärung wird erstellt, um die tatsächliche Höhe der angefallenen Gemeinkosten und die Höhe der Gemeinkosten darzustellen, und die Differenz ist entweder die Über- oder Unterabsorption der Gemeinkosten in Bezug auf jede Abteilung. Eine gesonderte Spalte kann für einen zusätzlichen Tarif bereitgestellt werden, um die unter- oder überabsorbierten Gemeinkosten zuzuteilen oder aufzuteilen. Andernfalls kann das Top-Management angeben, wie auf die Über- oder Unterabsorption von Gemeinkosten verzichtet werden kann.

7. Vergleichende Gewinn- und Verlustrechnung:

Es zeigt die produktbezogene Verteilung der allgemeinen Verwaltungskosten und Vertriebs- und Vertriebskosten sowie die Höhe des Nettogewinns für jedes Produkt. Diese Aussage erleichtert den Vergleich zwischen Produkten, die einen höheren Gewinnanteil erzielen, und solchen, die einen niedrigeren Gewinnanteil erzielen können. Dies kann dem Management die Entscheidung erleichtern, die Produktion eines Produkts zu erhöhen und die Produktion anderer Produkte oder Produkte zu reduzieren oder zu verwerfen.